O negócio gFM Software ERP é uma poderosa solução empresarial que se caracteriza particularmente pela sua flexibilidade e adaptabilidade. Permite às empresas gerir de forma abrangente todos os processos empresariais, desde a gestão de clientes e encomendas até ao armazém e à contabilidade financeira. Destacam-se, em particular, as funções de geração e processamento de facturas electrónicas, que se estão a tornar cada vez mais importantes devido às crescentes exigências dos processos digitais e aos requisitos legais. Desde dezembro de 2020, a versão 5.0 do gFM-Business oferece a opção de gerar faturas eletrónicas nos formatos ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung, facilitando às empresas a adaptação da faturação às normas internacionais e nacionais.
Que regulamentos se aplicam em 2025 e quem é afetado?
A partir de 1 de janeiro de 2025, entrarão em vigor na Alemanha novas obrigações em matéria de faturação eletrónica para as empresas. Estas alterações baseiam-se na Lei das Oportunidades de Crescimentoque foi adoptada em março de 2024, e correspondem à iniciativa da UE "IVA na Era Digital" (ViDA).
Principais obrigações a partir de 2025:
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Obrigação de receber facturas electrónicasA partir de 1 de janeiro de 2025, todas as empresas na Alemanha devem poder receber facturas electrónicas num formato estruturado (por exemplo, XRechnung ou ZUGFeRD). Isto aplica-se a todas as transacções B2B entre sujeitos passivos.
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Obrigação de emitir facturas electrónicasEmbora as empresas sejam obrigadas a receber facturas electrónicas a partir de 2025, a obrigação de emitir essas facturas entrará em vigor gradualmente. A partir de 1 de janeiro de 2027, as empresas com um volume de negócios anual superior a 800.000 euros devem emitir facturas electrónicas. As empresas mais pequenas têm até ao final de 2027 para se adaptarem e podem continuar a utilizar o papel ou outros formatos de fatura eletrónica com o consentimento do destinatário. A partir de 2028, todas as empresas terão de emitir facturas electrónicas.
Períodos de transição:
- 2025-2026As empresas podem continuar a enviar facturas em papel ou num formato eletrónico não estruturado (por exemplo, PDF), desde que o destinatário dê o seu acordo.
- A partir de 2027As empresas com um volume de negócios superior a 800 000 euros devem emitir facturas electrónicas, enquanto as empresas mais pequenas podem continuar a utilizar outros formatos até ao final de 2027.
Excepções:
As excepções aplicam-se aos pequenos montantes (facturas inferiores a 250 euros) e aos bilhetes, para os quais podem continuar a ser emitidas facturas convencionais.
As empresas devem preparar-se para estas mudanças numa fase inicial, especialmente no que diz respeito à sua infraestrutura de TI, para garantir que podem receber e processar facturas electrónicas.
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Mais informações
Geração de facturas electrónicas com o gFM-Business
Com a introdução do gFM-Business 5.0, foi integrada pela primeira vez a criação de facturas electrónicas nos formatos ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung. Estes formatos oferecem uma faturação estruturada e normalizada, que está a ser exigida por cada vez mais empresas e administrações públicas. Na Alemanha, em particular, o XRechnung é obrigatório para facturas a clientes públicos desde novembro de 2020, razão pela qual esta funcionalidade no gFM-Business representa um grande valor acrescentado para as empresas que aceitam contratos públicos.
O ZUGFeRD e o Factur-X combinam a tecnologia PDF e XML, permitindo assim uma fatura visualmente legível e uma transferência de dados estruturada e legível por máquina. O XRechnung é puramente baseado em XML e também oferece uma estrutura legível por máquina, o que é esperado por muitos clientes públicos na UE. Com a funcionalidade do gFM-Business, é possível criar estas facturas diretamente a partir do sistema, sem necessidade de software adicional ou de processos manuais complexos.
Receção de facturas electrónicas
Com o lançamento do gFM-Business 7.5, a gestão das facturas recebidas foi integrada no software. Este módulo permite-lhe gerir e arquivar claramente as facturas de fornecedores e prestadores de serviços e prepará-las para processamento posterior no departamento de contabilidade.
Atualmente, o desenvolvimento de um Interface para o Receção de facturas electrónicas nos formatos ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung está em pleno andamento. Esta interface estará disponível na próxima versão gFM-Business 8.0, que será lançado no final de 2024 estará disponível. Com esta inovação, o software gFM Business ERP não só poderá enviar facturas electrónicas, como também permitirá a receção direta e o processamento posterior desses documentos. Desta forma, as empresas podem gerir de forma digital e eficiente todos os seus processos de faturação.
Com a versão 8.0 do gFM-Business, a interface para a geração de facturas electrónicas será também completamente renovada. Se ainda não necessitar de facturas electrónicas este ano, recomendamos que utilize a interface a partir da versão 8.0.
Ativação da fatura eletrónica no gFM-Business
Para ativar a função de geração de facturas electrónicas no gFM-Business, proceda da seguinte forma: Nas "Configurações" do software ERP, selecione o item "Preferências". Aqui encontra a opção "Exportar como fatura eletrónica". Ao ativar esta opção, garante que, no futuro, todas as facturas possam ser criadas nos formatos ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung. Esta opção permite-lhe exportar automaticamente as suas facturas de acordo com as normas exigidas e facilitar o intercâmbio com os seus parceiros comerciais e autoridades.
Para os utilizadores suíços, o gFM-Business também oferece a opção de criar facturas como notas QR suíças. Para tal, active a opção "Swiss-QR" em "Definições > Preferências". Esta função foi desenvolvida especificamente para o mercado suíço e permite-lhe criar facturas no formato específico do país, que contém o código QR normalizado que apresenta todas as informações de pagamento relevantes de forma estruturada. Isto simplifica consideravelmente o processo de faturação e pagamento e garante um processamento mais rápido e sem erros.
Para além da faturação eletrónica: processos flexíveis com a gFM-Business
Com o software gFM Business ERP, personalizável e baseado em FileMaker, as empresas podem não só criar e receber facturas electrónicas, mas também integrar facilmente outros processos empresariais no fluxo de trabalho. Graças ao elevado nível de flexibilidade do software, é possível personalizar processos adicionais e ligações de dados relacionados com a faturação. Por exemplo, a verificação e a aprovação das facturas recebidas podem ser automatizadas através da comparação direta dos dados da fatura com o processo de encomenda correspondente ou com a entrada de mercadorias. Se for detectada uma discrepância, o gFM-Business pode enviar automaticamente uma notificação aos funcionários responsáveis e iniciar uma revisão.
Outro exemplo é a opção de integrar facturas electrónicas no fluxo de trabalho de pagamento. Uma vez recebida ou criada uma fatura, o software gFM Business ERP pode iniciar automaticamente o processo de pagamento e transferir os dados para a contabilidade financeira ou para a ligação bancária correspondente. Estes processos são personalizáveis e podem ser concebidos para responder exatamente às necessidades específicas de uma empresa. Desta forma, o gFM-Business não só permite uma gestão eficiente das facturas, como também oferece uma solução holística para a automatização dos processos empresariais.
Resumo
Com o progressivo Digitalização e as crescentes exigências de faturação eletrónica, o gFM-Business ERP oferece uma solução completa para responder a estes desafios.
As funções de geração e, em breve, também de receção de facturas electrónicas nos formatos ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung fazem do gFM-Business um software ERP preparado para o futuro que o apoia na gestão eficiente dos seus processos empresariais. Ao ativar a função de faturação eletrónica, pode otimizar a sua faturação e, ao mesmo tempo, cumprir os requisitos legais. Os utilizadores suíços beneficiam igualmente da possibilidade de criar facturas QR, que simplificam e aceleram o processo de pagamento.
