De gFM-business ERP-software is een krachtige bedrijfsoplossing die vooral wordt gekenmerkt door zijn flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Het stelt bedrijven in staat om alle bedrijfsprocessen uitgebreid te beheren, van klant- en orderbeheer tot magazijn en financiële boekhouding. Bijzonder opmerkelijk zijn de functies voor het genereren en verwerken van elektronische facturen, die steeds belangrijker worden door de toenemende eisen voor digitale processen en wettelijke vereisten. Sinds december 2020 biedt gFM-Business versie 5.0 de mogelijkheid om elektronische facturen te genereren in de formaten ZUGFeRD/Factur-X en XRechnung, waardoor het voor bedrijven eenvoudiger wordt om hun facturatie aan te passen aan internationale en nationale normen.
Welke voorschriften zijn van toepassing in 2025 en op wie heeft dit betrekking?
Vanaf 1 januari 2025 worden in Duitsland nieuwe verplichtingen van kracht met betrekking tot elektronische facturering voor bedrijven. Deze veranderingen zijn gebaseerd op de Wet groeikansendie in maart 2024 werd aangenomen, en komen overeen met het EU-initiatief "BTW in het digitale tijdperk" (ViDA).
Belangrijkste verplichtingen vanaf 2025:
-
Verplichting om elektronische facturen te ontvangenVanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland elektronische facturen kunnen ontvangen in een gestructureerd formaat (bijv. XRechnung of ZUGFeRD). Dit geldt voor alle B2B-transacties tussen belastingplichtigen.
-
Verplichting om elektronische facturen uit te reikenHoewel bedrijven vanaf 2025 elektronische facturen moeten ontvangen, zal de verplichting om dergelijke facturen uit te reiken geleidelijk van kracht worden. Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een jaaromzet van meer dan 800.000 euro elektronische facturen uitreiken. Kleinere bedrijven hebben tot eind 2027 de tijd om zich aan te passen en kunnen met toestemming van de ontvanger papieren of andere elektronische factuurformaten blijven gebruiken. Vanaf 2028 moeten alle bedrijven elektronische facturen uitreiken.
Overgangsperioden:
- 2025-2026Bedrijven mogen facturen op papier of in een niet-gestructureerd elektronisch formaat (bijv. PDF) blijven versturen, mits de ontvanger hiermee akkoord gaat.
- Vanaf 2027Bedrijven met een omzet van meer dan 800.000 euro moeten elektronische facturen uitgeven, terwijl kleinere bedrijven tot eind 2027 andere formaten mogen blijven gebruiken.
Uitzonderingen:
Uitzonderingen gelden voor kleine bedragen (facturen onder de 250 euro) en tickets, waarvoor conventionele facturen mogen blijven worden uitgeschreven.
Bedrijven moeten zich in een vroeg stadium voorbereiden op deze veranderingen, vooral met betrekking tot hun IT-infrastructuur, om ervoor te zorgen dat ze elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.
FileMaker ERP-software met goederenbeheer, CRM en facturering, flexibel aanpasbaar.
Meer informatie
Elektronische facturen genereren met gFM-Business
Met de introductie van gFM-Business 5.0 werd het maken van elektronische facturen in de formaten ZUGFeRD/Factur-X en XRechnung voor het eerst geïntegreerd. Deze formaten bieden gestructureerde en gestandaardiseerde facturering, waar steeds meer bedrijven en overheidsinstellingen om vragen. Met name in Duitsland is XRechnung sinds november 2020 verplicht voor facturen aan publieke klanten, waardoor deze functionaliteit in gFM-Business van grote toegevoegde waarde is voor bedrijven die overheidsopdrachten aannemen.
ZUGFeRD en Factur-X combineren PDF- en XML-technologie en maken zo zowel een visueel leesbare factuur als een machineleesbare, gestructureerde gegevensoverdracht mogelijk. XRechnung is puur op XML gebaseerd en biedt ook een machineleesbare structuur, wat door veel publieke klanten in de EU wordt verwacht. Met de functionaliteit in gFM-Business kunt u deze facturen rechtstreeks vanuit het systeem maken zonder dat er extra software of complexe handmatige processen nodig zijn.
Ontvangst van elektronische facturen
Met de release van gFM-Business 7.5 is het beheer van inkomende facturen geïntegreerd in de software. Met deze module kunt u facturen van leveranciers en dienstverleners overzichtelijk beheren, archiveren en klaarzetten voor verdere verwerking op de boekhoudafdeling.
Momenteel is de ontwikkeling van een Interface voor de Receptie van elektronische facturen in de formaten ZUGFeRD/Factur-X en XRechnung is in volle gang. Deze interface zal beschikbaar zijn met de komende versie gFM-Business 8.0, die eind 2024 wordt gelanceerd beschikbaar komen. Met deze innovatie zal de gFM Business ERP-software niet alleen elektronische facturen kunnen versturen, maar ook de directe ontvangst en verdere verwerking van dergelijke documenten mogelijk maken. Dit biedt bedrijven een end-to-end digitaal en efficiënt beheer van hun volledige facturatieprocessen.
Met gFM-Business 8.0 wordt ook de interface voor het genereren van elektronische facturen volledig opnieuw ontwikkeld. Als u dit jaar nog geen elektronische facturen nodig hebt, raden we u aan de interface vanaf versie 8.0 te gebruiken.
Activering van de elektronische factuur in gFM-Business
Ga als volgt te werk om de functie voor het genereren van elektronische facturen in gFM-Business te activeren: Selecteer in de "Instellingen" van de ERP-software het item "Voorkeuren". Hier vindt u de optie "Exporteren als e-factuur". Door deze optie te activeren, zorgt u ervoor dat alle facturen in de toekomst in de formaten ZUGFeRD/Factur-X en XRechnung kunnen worden aangemaakt. Met deze optie kun je je facturen automatisch exporteren volgens de vereiste standaarden en de uitwisseling met je zakenpartners en overheden vergemakkelijken.
Voor Zwitserse gebruikers biedt gFM-Business ook de optie om facturen te maken als Zwitserse QR-facturen. Activeer hiervoor de optie "Swiss-QR" in "Instellingen > Voorkeuren". Deze functie is speciaal ontwikkeld voor de Zwitserse markt en stelt u in staat om facturen te maken in het landspecifieke formaat, dat de gestandaardiseerde QR-code bevat die alle relevante betalingsinformatie op een gestructureerde manier weergeeft. Dit vereenvoudigt het facturatie- en betalingsproces aanzienlijk en zorgt voor een snellere en meer foutloze verwerking.
Verder dan e-facturatie: flexibele processen met gFM-Business
Met de aanpasbare, op FileMaker gebaseerde gFM Business ERP-software kunnen bedrijven niet alleen elektronische facturen maken en ontvangen, maar ook andere bedrijfsprocessen naadloos in de workflow integreren. Dankzij de hoge mate van flexibiliteit van de software kunnen aanvullende processen en gegevenskoppelingen met betrekking tot facturatie worden aangepast. De controle en goedkeuring van inkomende facturen kan bijvoorbeeld worden geautomatiseerd door de factuurgegevens direct te vergelijken met het corresponderende orderproces of de goederenontvangst. Als er een discrepantie wordt gedetecteerd, kan gFM-Business automatisch een melding sturen naar de verantwoordelijke medewerkers en een controle starten.
Een ander voorbeeld is de mogelijkheid om elektronische facturen te integreren in de betalingsworkflow. Zodra een factuur is ontvangen of aangemaakt, kan de gFM Business ERP-software automatisch het betalingsproces starten en de gegevens doorsturen naar de financiële boekhouding of de bijbehorende bankverbinding. Deze processen zijn aanpasbaar en kunnen zo worden ontworpen dat ze precies voldoen aan de specifieke eisen van een bedrijf. Hierdoor maakt gFM-Business niet alleen efficiënt factuurbeheer mogelijk, maar biedt het ook een holistische oplossing voor het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Samenvatting
Met de progressieve Digitalisering en de toenemende eisen voor elektronische facturatie, biedt gFM-Business ERP een allesomvattende oplossing om deze uitdagingen aan te gaan.
De functies voor het genereren en binnenkort ook voor het ontvangen van elektronische facturen in de formaten ZUGFeRD/Factur-X en XRechnung maken van gFM-Business een toekomstbestendige ERP-software die u ondersteunt bij het efficiënte beheer van uw bedrijfsprocessen. Door de e-factuurfunctie te activeren, kunt u uw facturatie optimaliseren en tegelijkertijd aan de wettelijke eisen voldoen. Zwitserse gebruikers profiteren ook van de mogelijkheid om QR-facturen te maken, die het betalingsproces vereenvoudigen en versnellen.
Markus Schall ontwikkelt sinds 1994 databases, interfaces en bedrijfsapplicaties op maat op basis van Claris FileMaker. Hij is Claris-partner, FMM Award-winnaar 2011 en ontwikkelaar van de ERP-software gFM-Business. Hij is ook auteur van boeken en oprichter van de M. Schall Uitgevers.
