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Elektronische Rechnung mit der gFM-Business ERP-Software

Elektronische Rechnungen mit der gFM-Business ERP-Software

Die gFM-Business ERP-Software ist eine leistungsstarke Unternehmenslösung, die sich besonders durch ihre Flexibilität und Anpassbarkeit auszeichnet. Sie ermöglicht Unternehmen eine umfassende Verwaltung sämtlicher Geschäftsprozesse, von der Kunden- und Auftragsverwaltung bis hin zur Lager- und Finanzbuchhaltung. Besonders hervorzuheben sind die Funktionen zur Erzeugung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, die mit den steigenden Anforderungen an digitale Prozesse und gesetzliche Vorgaben immer mehr an Bedeutung gewinnen. Seit Dezember 2020 bietet gFM-Business mit der Version 5.0 die Möglichkeit, elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung zu erzeugen, wodurch es Unternehmen erleichtert wird, ihre Rechnungslegung an internationale und nationale Standards anzupassen.

Welche Regelungen gelten 2025 und wer ist betroffen?

Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland neue Verpflichtungen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Kraft. Diese Änderungen basieren auf dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde, und entsprechen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA).

Hauptverpflichtungen ab 2025:
  • Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen. Das betrifft alle B2B-Transaktionen zwischen steuerpflichtigen Personen.

  • Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen: Zwar müssen Unternehmen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen, die Pflicht zur Ausstellung solcher Rechnungen tritt schrittweise in Kraft. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen haben bis Ende 2027 Zeit, sich anzupassen, und können weiterhin Papier- oder andere elektronische Rechnungsformate mit Zustimmung des Empfängers verwenden. Ab 2028 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen.

Übergangsfristen:
  • 2025-2026: Unternehmen dürfen weiterhin Rechnungen auf Papier oder in einem nicht strukturierten elektronischen Format (z. B. PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
  • Ab 2027: Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen, während kleinere Unternehmen noch bis Ende 2027 andere Formate verwenden dürfen.
Ausnahmen:

Für Kleinbeträge (Rechnungen unter 250 Euro) und Tickets gelten Ausnahmeregelungen, bei denen weiterhin herkömmliche Rechnungen ausgestellt werden dürfen.

Unternehmen sollten sich frühzeitig auf diese Änderungen vorbereiten, insbesondere in Bezug auf ihre IT-Infrastruktur, um sicherzustellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

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Erzeugung elektronischer Rechnungen mit gFM-Business

Mit der Einführung von gFM-Business 5.0 wurde die Erstellung von elektronischen Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung erstmals integriert. Diese Formate bieten eine strukturierte und standardisierte Rechnungsstellung, die von immer mehr Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen gefordert wird. Insbesondere in Deutschland ist die XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber seit November 2020 verpflichtend, weshalb diese Funktionalität in gFM-Business einen großen Mehrwert für Unternehmen darstellt, die öffentliche Aufträge annehmen.

ZUGFeRD und Factur-X kombinieren die PDF- und XML-Technologie und ermöglichen damit sowohl eine visuell lesbare Rechnung als auch eine maschinenlesbare, strukturierte Datenübertragung. XRechnung ist rein XML-basiert und bietet ebenfalls eine maschinenlesbare Struktur, die von vielen öffentlichen Auftraggebern in der EU erwartet wird. Mit der Funktionalität in gFM-Business können Sie diese Rechnungen direkt aus dem System heraus erstellen, ohne dass zusätzliche Software oder aufwendige manuelle Prozesse erforderlich sind.

Empfang von elektronischen Rechnungen

Mit der Veröffentlichung von gFM-Business 7.5 wurde die Verwaltung von Eingangsrechnungen in die Software integriert. Dieses Modul erlaubt es Ihnen, Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern übersichtlich zu verwalten, zu archivieren und für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung aufzubereiten. 

Aktuell befindet sich die Entwicklung einer Schnittstelle für den Empfang von elektronischen Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung in vollem Gange. Diese Schnittstelle wird mit der kommenden Version gFM-Business 8.0, die Ende 2024 erscheint, verfügbar sein. Mit dieser Neuerung wird die gFM-Business ERP-Software nicht nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden, sondern auch den direkten Empfang und die Weiterverarbeitung solcher Dokumente ermöglichen. Dies bietet Unternehmen eine durchgehende digitale und effiziente Verwaltung ihrer gesamten Rechnungsprozesse.

Mit gFM-Business 8.0 wird auch die Schnittstelle zur Erzeugung elektronischer Rechnungen vollständig neu entwickelt. Wenn Sie elektronische Rechnungen in diesem Jahr noch nicht benötigen, empfehlen wir die Nutzung der Schnittstelle ab der kommen Version 8.0.

Aktivierung der elektronischen Rechnung in gFM-Business

Um die Funktion zur Erzeugung von elektronischen Rechnungen in gFM-Business zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: In den „Einstellungen“ der ERP-Software wählen Sie den Punkt „Vorgaben“ aus. Hier finden Sie die Option „Export als E-Rechnung“. Indem Sie diese Option aktivieren, stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen zukünftig in den Formaten ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung erstellt werden können. Diese Option ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen automatisch nach den geforderten Standards zu exportieren und den Austausch mit Ihren Geschäftspartnern und Behörden zu erleichtern.

Für Schweizer Nutzer bietet gFM-Business zusätzlich die Möglichkeit, Rechnungen als Schweizer QR-Rechnung zu erstellen. Dazu aktivieren Sie in den „Einstellungen > Vorgaben“ die Option „Swiss-QR“. Diese Funktion wurde speziell für den Schweizer Markt entwickelt und erlaubt es Ihnen, Rechnungen im landesspezifischen Format zu erstellen, das den standardisierten QR-Code enthält, der alle relevanten Zahlungsinformationen strukturiert darstellt. Dies vereinfacht den Rechnungs- und Zahlungsprozess erheblich und sorgt für eine schnellere und fehlerfreiere Abwicklung.

Über die E-Rechnung hinaus: Flexible Prozesse mit gFM-Business

Mit der anpassbaren, FileMaker-basierten gFM-Business ERP-Software haben Unternehmen die Möglichkeit, nicht nur elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen, sondern auch weitere Geschäftsprozesse nahtlos in den Workflow zu integrieren. Dank der hohen Flexibilität der Software lassen sich zusätzliche Abläufe und Datenverknüpfungen rund um die Rechnungsstellung individuell umsetzen. So können beispielsweise die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen automatisiert werden, indem die Rechnungsdaten direkt mit dem entsprechenden Bestellvorgang oder Wareneingang abgeglichen werden. Sollte eine Abweichung festgestellt werden, kann gFM-Business automatisch eine Benachrichtigung an die zuständigen Mitarbeiter senden und eine Überprüfung anstoßen.

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Ein weiteres Beispiel ist die Möglichkeit, elektronische Rechnungen in den Zahlungsworkflow zu integrieren. Nach dem Erhalt oder der Erstellung einer Rechnung kann die gFM-Business ERP-Software automatisch den Zahlungsprozess initiieren und die Daten an die Finanzbuchhaltung oder die entsprechende Bankanbindung übergeben. Diese Prozesse sind individuell anpassbar und können so gestaltet werden, dass sie exakt den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen. Damit ermöglicht gFM-Business nicht nur eine effiziente Rechnungsverwaltung, sondern bietet eine ganzheitliche Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Zusammenfassung

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den steigenden Anforderungen an die elektronische Rechnungslegung bietet gFM-Business ERP eine umfassende Lösung, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden. 

Die Funktionen zur Erzeugung und demnächst auch zum Empfang elektronischer Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung machen gFM-Business zu einer zukunftssicheren ERP-Software, die Sie in der effizienten Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Indem Sie die E-Rechnungsfunktion aktivieren, optimieren Sie Ihre Rechnungsstellung und erfüllen zugleich die gesetzlichen Anforderungen. Schweizer Nutzer profitieren zudem von der Möglichkeit, QR-Rechnungen zu erstellen, die den Zahlungsprozess vereinfachen und beschleunigen.

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