Mehrwertsteuer umstellen in der gFM-Business ERP-Software

Mehrwertsteuersätze einstellen in der gFM-Business ERP-Software für Mac, Windows und iOSIm Rahmen des geplanten Konjunkturpakets der Bundesregierung wird es in naher Zukunft voraussichtlich zu einer Senkung der Mehrwertsteuersätze in Deutschland kommen. In der gFM-Business ERP-Software können Mehrwertsteuersätze flexibel kunden- artikel- und belegbezogen gespeichert und vorgegeben werden.

Damit Sie die Umstellung der Mehrwertsteuersätze mit gFM-Business optimal und ohne größeren Zeitverlust durchführen können, beschreiben wir im folgenden Beitrag im Detail, an welchen Stellen Mehrwertsteuersätze in gFM-Business gespeichert werden und wie diese für die geplante Senkung der Mehrwertsteuer umgestellt werden können.

Hinweis für Nutzer von FileMaker Server

Wenn gFM-Business auf einem FileMaker Server für den Zugriff über das Netzwerk installiert ist, stoppen Sie die Freigabe und öffnen Sie die Datenbanken lokal mit FileMaker Pro (oder -Advanced). Nehmen Sie dann die Einstellung des globalen Mehrwertsteuersatzes in der lokal geöffneten Version vor. Danach können Sie die lokal geöffnete Datenbank schließen und wieder auf dem FileMaker Server starten. Die Einstellungen der artikel- und kundenbezogenen Mehrwertsteuersätze können auch in der mit FileMaker Server im Netzwerk freigegebenen Version vorgenommen werden.

Globale Voreinstellung des Mehrwertsteuersatzes

gFM-Business erlaubt eine globale Voreinstellung des regulären und des verminderten Mehrwertsteuersatzes. Diese beiden Werte können in den Programmeinstellungen unter:

[Einstellungen > Vorgaben > Faktura]

Voreinstellungen zur Mehrwertsteuer

vorgegeben werden. Die hier eingetragenen Werte haben in der Prozessbearbeitung bei der Erstellung von Belegen die letzte Priorität. Rechts neben den Feldern für die Steuersätze können die Buchungskonten angegeben werden, das dritte Feld enthält das Konto für die Vorsteuer.

Vorgabe der Werteliste zur Auswahl in Dialogen

Die Werteliste der Mehrwertsteuersätze zur Auswahl in Dialogen können Sie anpassen unter [Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten]. Tragen Sie dort zeilenweise alle Mehrwertsteuersätze ein, die Sie in Ihren Belegen verwenden möchten.

Artikelbezogene Mehrwertsteuersätze

In der Artikelverwaltung kann in jedem Artikel der Mehrwertsteuersatz angegeben werden, mit dem er standardmäßig abgerechnet werden soll. Der Mehrwertsteuersatz kann auf der Hauptseite unter [Artikel > Artikelstamm] bearbeitet werden.

Artikelbezogene Mehrwertsteuersätze

Mehrwertsteuersatz in mehreren Artikeln gleichzeitig ändern

Wenn Sie den Mehrwertsteuersatz in mehreren Artikeln gleichzeitig ändern möchten, erstellen Sie zunächst eine Selektion aller Datensätze, in denen Sie die Änderung mit gleichem Wert vornehmen möchten (z.B. alle Artikel mit 19% MwSt. oder alle Lebensmittel mit vermindertem Steuersatz).

  • Wechseln Sie dazu mit dem Symbol [Suchen] in den Suchenmodus und tragen Ihre gewünschten Suchbegriffe ein und bestätigen die Suche mit [Enter] oder Klick auf die Schaltfläche [Suchen]. In der linken Navigationsspalte können Sie unten unter „Aufgerufen“ überprüfen, wieviele Datensätze sich in Ihrer Selektion befinden.
  • Klicken Sie in das Feld [MwSt.-Satz] und tragen den gewünschten neuen Wert ein.
  • Wählen Sie in der Menüleiste die Funktion [Datensätze > Feldinhalt ersetzen].
    Feldinhalt in mehreren Datensätzen ersetzen
  • Bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [Ersetzen]. Der von Ihnen eingetragene Wert wird nun automatisch in allen aufgerufenen Datensätzen Ihrer Selektion eingetragen.

Preisberechnung in Preisgruppen aktualisieren

Werden für die Berechnung von Positionspreisen auch Preisgruppen bzw. Staffelpreise verwendet, müssen ggf. die Preise in den Preisgruppen auf Basis des Artikel-Mehrwertsteuersatzes neu berechnet werden. Hierzu genügt es, den Preis, der gleich bleiben soll, zu aktualisieren. Dies kann ebenfalls mit der Funktion „Feldinhalt ersetzen“ in allen aufgerufenen Artikeln gleichzeitig durchgeführt werden. Führen Sie hierzu folgende Schritte aus:

  • Rufen Sie alle Artikel auf, die Preisgruppen besitzen (Suchenmodus, dann einen Stern (*) in ein Feld der Preisgruppe eintragen und Suche ausführen).
  • Wenn der Nettopreis neu berechnet werden soll, klicken Sie in das Feld „Bruttopreis“, wenn der Bruttopreis neu berechnet werden soll, klicken Sie in das Feld „Nettopreis“.
  • Wählen Sie in der Menüleiste die Funktion [Datensätze > Feldinhalt ersetzen] aus.
  • Wählen Sie „Durch berechnetes Ergebnis ersetzen“ aus und klicken ggf. auf [Angeben], wenn sich das Fenster nicht von selbst öffnen sollte.
  • Wählen Sie im Formeldialog oben rechts im Auswahlmenü die Beziehung „Artikelstamm_Preisgruppen“ aus.
  • Wenn der Nettopreis neu berechnet werden soll, doppelklicken Sie in der linken Spalte das Feld „Preis_brutto“, wenn der Bruttopreis neu berechnet werden soll, doppelklicken Sie in der linken Spalte das Feld „Preis_netto“. Im mittleren Datenbereich sollte jetzt je nach Auswahl entweder „Artikelstamm_Preisgruppen::Preis_brutto“ oder „Artikelstamm_Preisgruppen::Preis_netto“ stehen.
  • Bestätigen Sie den Dialog und klicken im Dialog „Feldinhalt ersetzen“ auf die Schaltfläche [Ersetzen].

Mit diesem Vorgang werden dann automatisch alle Preise in den Preisgruppen in allen aufgerufenen Artikeln auf Basis des im Artikel gespeicherten Mehrwertsteuersatzes neu berechnet.

Kundenbezogene Mehrwertsteuersätze

Um z.B. ausländische Kunden automatisch ohne Mehrwertsteuer abrechnen zu können, kann auch in jedem Kundendatensatz ein Standard-Mehrwertsteuersatz eingestellt werden. Diese Vorgabe kann direkt auf der Hauptseite des CRM unter [Kunden > Übersicht > Stammdaten] vorgenommen werden.

CRM: Kundenbezogene Mehrwertsteuer

Mehrwertsteuersatz in mehreren Kunden gleichzeitig ändern

Wenn Sie den Mehrwertsteuersatz in mehreren Kunden gleichzeitig ändern möchten, erstellen Sie zunächst eine Selektion aller Datensätze, in denen Sie die Änderung mit gleichem Wert vornehmen möchten (z.B. alle Kunden mit 19% MwSt. oder alle ausländischen Kunden oder alle Kunden aus dem EU-Ausland).

  • Wechseln Sie dazu mit dem Symbol [Suchen] in den Suchenmodus und tragen Ihre gewünschten Suchbegriffe ein und bestätigen die Suche mit [Enter] oder Klick auf die Schaltfläche [Suchen]. In der linken Navigationsspalte können Sie unten unter „Aufgerufen“ überprüfen, wieviele Datensätze sich in Ihrer Selektion befinden.
  • Klicken Sie in das Feld [MwSt.-Satz] und tragen den gewünschten neuen Wert ein.
  • Wählen Sie in der Menüleiste die Funktion [Datensätze > Feldinhalt ersetzen].
    Feldinhalt in mehreren Datensätzen ersetzen
  • Bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [Ersetzen]. Der von Ihnen eingetragene Wert wird nun automatisch in allen aufgerufenen Datensätzen Ihrer Selektion eingetragen.

Priorität bei der Prozessbearbeitung

Im Rahmen der Prozessbearbeitung werden Mehrwertsteuersätze bei der Erstellung von Belegpositionen mit folgender Priorität eingetragen:

  1. Kundenbezogener Mehrwertsteuersatz, wenn vorhanden, sonst
  2. Artikelbezogener Mehrwertsteuersatz, wenn vorhanden, sonst
  3. Mehrwertsteuersatz aus den Voreinstellungen

Der Mehrwertsteuersatz einer Belegposition kann direkt in der Faktura jederzeit beliebig bearbeitet werden (mit Ausnahme bereits gebuchter Buchungsbelege).

Alle Änderungen an voreingestellten Mehrwertsteuersätzen wirken sich nur auf künftige, nicht bereits auf im Modul [Faktura] ggf. vorhandene Belege aus.

Besonderheiten bei bereits bestehenden Belegen

Wenn bereits Belege angelegt wurden, in denen 19% Mehrwertsteuer eingetragen wurden, werden diese Belege auch mit 19% weitergeführt. Sollen diese mit dem neuen Mehrwertsteuersatz weitergeführt werden, kann der Mehrwertsteuersatz in den Positionen entsprechend angepaßt werden. Wenn ein Positionsrabatt eingetragen wurde, muss in diesem einmal der Nettowert des Positionsrabatts neu eingetragen werden. Die Gesamtsumme des Belegs wird direkt nach der Eingabe automatisch neu berechnet.

Hinweise zum Konjunkturpaket

Im Rahmen des Corona-Konjunkturpakets wird der Mehrwertsteuersatz vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 von 19% auf 16% bzw. der verminderte Satz von 7% auf 5% gesenkt. Die ERP-Software sollte zeitnah umgestellt werden, da steuerlich falsch ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge dennoch an das Finanzamt abzuführen sind und außerdem vom Empfänger nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden können. Fehlerhafte Rechnungen werden demnach also sozusagen doppelt sanktioniert.

Welche Sätze sind für welche Leistungen anzuwenden? Grundsätzlich entscheidend ist das Datum der Lieferung bzw. der Leistung und nicht das Rechnungsdatum. Bei Leistungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, kist das Fertigstellungsdatum der Leistung entscheidend. Wenn eine Leistung in mehreren Teilen mit Teilrechnungen erbracht wird, zählt der Abschluß der jeweiligen Teilleistung. Hier ist also zu unterscheiden zwischen Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Schlußrechnungen, Abo-Rechnungen usw.

Für Gastronomen ist außerdem zu beachten, daß der Umsatzsteuersatz für Speisen (nicht Getränke), die im Haus serviert werden, vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 5% statt 19% beträgt. Vom 1. Januar 2021 bis zum 30. Juni 2021 gilt hierfür ein Steuersatz von 7% statt 19%. Für den Verkauf von Getränken gilt vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 der Steuersatz von 16% statt vorher 19%.

Die Regelungen in Bezug auf die Mehrwertsteuersenkung im Rahmen des Konjunkturpakets sind demnach relativ unübersichtlich. Wir empfehlen Ihnen, sich im Zweifelsfall an Ihren Steuerberater zu wenden.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken und Schnittstellen zu Drittsystemen seit 1994. Mitglied der FileMaker Business Alliance und FileMaker Developers Subscription sowie FMM Experte, FMM Award 2011 Preisträger. Entwickler der FileMaker-basierten gFM-Business ERP-Software mit persönlicher Beratung aus Oldenburg.

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