Die Unternehmenssoftware gFM-Business deckt mit Customer Relationship Management (CRM), Fakturierung und Warenwirtschaft mit Artikelverwaltung, Dokumentmanagement sowie Inventar- und Fahrtenbuchverwaltung viele Bereiche eines Unternehmens ab. Wird gFM-Business im Netzwerk eingesetzt, arbeiten oftmals mehrere Benutzer unterschiedlicher Abteilungen mit der Software. Dabei unterscheiden sich meist auch die Anforderungen: Während Vertriebsmitarbeiter oftmals nur das CRM und Dokumentmanagement nutzen, wird im Tagesgeschäft hauptsächlich die Fakturierung und Artikelverwaltung eingesetzt. Mitarbeiter der Buchhaltung benötigen oftmals nur die Fakturierung und die Funktionen im Kassenbuch. Um diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, kann gFM-Business Light und Professional für jeden Benutzer individuell eingerichtet werden. Sowohl im Hauptmenü als auch in der Navigation können einzelne Menüpunkte benutzerbezogen ein- oder ausgeblendet werden. Auch das Verhalten der Software kann in vielen Punkten pro Benutzer eingerichtet werden, um für jeden Benutzer ein optimales Umfeld zu schaffen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche individuellen Einstellungen in der Unternehmenssoftware gFM-Business vorgenommen werden können.
Allgemeine Einstellungen und Benutzerstandards
Alle Voreinstellungen und Stammdaten werden innerhalb von gFM-Business im Modul [Einstellungen] vorgenommen, das sich im Hauptmenü in der rechten Spalte unter den grau gefärbten Schaltflächen befindet. Allgemeine Voreinstellungen und Benutzerstandards für gFM-Business werden unter [Einstellungen > Firmenstamm] vorgenommen:
Inline-Beschriftungen – Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob alle Felder in gFM-Business über graue Inline-Beschriftungen verfügen sollen. Benutzerstandard: Diese Einstellung kann auch pro Benutzer vorgenommen werden. Bei der Erstellung eines neuen Benutzers wird der hier eingestellte Wert standardmäßig für den neuen Benutzer verwendet.
Quickinfos – Legt fest, ob beim Überfahren eines Feldes mit der Maus ein Infotext zum jeweiligen Feld angezeigt werden soll. Benutzerstandard: Diese Einstellung kann auch pro Benutzer vorgenommen werden. Bei der Erstellung eines neuen Benutzers wird der hier eingestellte Wert standardmäßig für den neuen Benutzer verwendet.
Echtzeit-Berechnungen – Um die Performance im Netzwerk zu verbessern, können Echtzeitberechnungen wie statistische Auswertungen und die Anzeige der Datensatz-Summierungen in der Navigation an- oder abgeschaltet werden. Benutzerstandard: Diese Einstellung kann auch pro Benutzer vorgenommen werden. Bei der Erstellung eines neuen Benutzers wird der hier eingestellte Wert standardmäßig für den neuen Benutzer verwendet.
Belege öffnen als – Legt fest, ob Belege in der Fakturierung aus dem Hauptmenü als Liste oder als Formular geöffnet werden sollen.
Benutzerstandards für Dialoge
gFM-Business erlaubt für viele Dialoge die Eintragung von Standardwerten, um die Arbeit mit der Software so weit wie möglich zu erleichtern. Da Benutzer teils unterschiedliche Daten eintragen, können die Standardwerte für jeden Benutzer separat vorgegeben werden. In der Maske [Einstellungen > Vorgaben > Dialoge] können alle Benutzerstandards vorgegeben werden, die bei der Erstellung eines neuen Benutzer automatisch für den Benutzer übernommen werden. Alle Standardwerte können daraufhin in der Maske [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer individuell angepaßt werden. Standardwerte können für folgende Dialoge vorgegeben werden:
- CRM: Neue Adresse (Adressart und Ländercode)
- CRM: Neue Kontaktperson (Funktion und Bemerkungen)
- CRM: Neue Aktion (Aktionsart, Aktionsgrund und Aktionstext)
- CRM: Neue Dienstleistung (Fachbereich, Artikelnummer und Texthinweis)
- Artikelstamm: Neuer Artikel (Geschäftsbereich, Kategorie und Hersteller)
- Fakturierung: Neue Position (Anzahl und Artikelnummer für alle Belegarten separat)
- Fakturierung: Neue Buchung im Kassenbuch (Texthinweis und Kostenstelle)
- Fakturierung: Standard-Lagerort
- Druckdialog (Datensatzauswahl)
- Standard-Eigenkonto (Eigenkonto, Zahlungsart und Land)
Benutzerstandards für Favoriten-Schaltflächen
Auf jeder Maske können in gFM-Business in der Funktionsleiste am unteren Bildschirmrand bis zu fünf Favoritenschaltflächen für die am häufigsten genutzten Funktionen platziert werden. Diese Einstellungen können für jeden Benutzer separat vergeben werden, um den unterschiedlichen Anforderungen aller Benutzer gerecht zu werden.
Nehmen Sie in der Maske [Einstellungen > Erscheinungsbild > Schaltflächen] alle Einstellungen vor, die bei der Erstellung neuer Benutzer automatisch verwendet werden sollen. Die Liste enthält Einträge für jedes Bildschirmlayout in gFM-Business und Einstellungsmöglichkeiten für jeweils bis zu fünf Schaltflächen pro Layout. Wählen Sie einfach für jede Schaltfläche im Popup-Menü die gewünschte Funktion aus.
Benutzerdefinierte Einstellungen
gFM-Business erlaubt umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für jeden einzelnen Benutzer. Dabei können in der Maske [Einstellungen > Benutzer > Einstellungen] folgende Standardwerte für jeden Benutzer vorgegeben werden:
Quickinfos – Legt fest, ob beim Überfahren eines Feldes mit der Maus ein Infotext zum jeweiligen Feld angezeigt werden soll.
Inline-Beschriftungen – Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob alle Felder in gFM-Business über graue Inline-Beschriftungen verfügen sollen.
Zoom – Legt fest, ob gFM-Business für den angegebenen Benutzer in der Standardansicht (100%) oder in vergrößerter Ansicht (150%) erscheinen soll.
Echtzeit-Berechnungen – Um die Performance im Netzwerk zu verbessern, können Echtzeitberechnungen wie statistische Auswertungen und die Anzeige der Datensatz-Summierungen in der Navigation an- oder abgeschaltet werden.
Kalender – Mit dieser Einstellung kann der integrierte Gruppenkalender für den angegebenen Benutzer ein- oder abgeschaltet werden. Zusätzlich kann für den Benutzer eine Farbe angegeben werden, in der die Termine des Benutzers im Kalender erscheinen sollen.
Hauptmenü und Navigation benutzerdefiniert
Das Hauptmenü und die Navigation können in gFM-Business für jeden Benutzer separat konfiguriert werden. In der Maske [Einstellungen > Benutzer > Hauptmenü] legen Sie für jeden Benutzer fest, welche Menüpunkte direkt in der Navigation und über das Hauptmenü erreichbar sein sollen. Jede Zeile entspricht dabei einem Menüpunkt im Hauptmenü bzw. in der Navigation. Wählen Sie im Feld [Aktueller Benutzer] oben rechts zunächst aus, für welchen Benutzer Sie Änderungen an der Anzeige des Hauptmenüs oder der Navigation vornehmen möchten.
Legen Sie in der Spalte „Sichtbarkeit“ fest, welche Auswahlpunkte in der Navigation von gFM-Business erscheinen sollen. Untermenüpunkte (hell gefärbt) können nicht separat ausgeblendet werden, weil sich diese Register auf den jeweiligen Hauptmasken befinden. Im Hauptmenü können alle Auswahlpunkte separat ein- oder ausgeblendet werden. Das folgende Beispiel zeigt die Navigation von gFM-Business mit ausgeblendetem Fakturierung-Modul.
In der Spalte „Hauptmenü“ können Sie jeden Auswahlpunkt benutzerbezogen ein- oder ausblenden. Das folgende Beispiel zeigt ein benutzerdefiniertes Hauptmenü, in dem alle Untermenüpunkte entfernt wurden. Selbstverständlich lassen sich auch ganze Module pro Benutzer ein- oder ausblenden.
Benutzerdefinierte Favoriten-Schaltflächen
Auf jeder Maske können in gFM-Business in der Funktionsleiste am unteren Bildschirmrand bis zu fünf Favoritenschaltflächen für die am häufigsten genutzten Funktionen platziert werden. Diese Einstellungen können für jeden Benutzer separat vergeben werden, um den unterschiedlichen Anforderungen aller Benutzer gerecht zu werden.
Nehmen Sie in der Maske [Einstellungen > Benutzer > Schaltflächen] alle Einstellungen vor, die für den unter [Aktueller Benutzer] ausgewählten Benutzer gelten sollen. Die Liste enthält Einträge für jedes Bildschirmlayout in gFM-Business und Einstellungsmöglichkeiten für jeweils bis zu fünf Schaltflächen pro Layout. Wählen Sie für jede gewünschte Schaltfläche im Popup-Menü die gewünschte Funktion aus.
Benutzerdefinierte Dialog-Standardwerte
gFM-Business erlaubt für viele Dialoge die Eintragung von Standardwerten, um die Arbeit mit der Software so weit wie möglich zu erleichtern. Da Benutzer teils unterschiedliche Daten eintragen, können die Standardwerte für jeden Benutzer separat vorgegeben werden. In der Maske [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] können alle Benutzerstandards vorgegeben werden, die für den unter [Aktueller Benutzer] ausgewählten Benutzer gelten sollen.
Weitere benutzerdefinierte Einstellungen und Vorgaben
Neben den genannten Funktionen können weitere benutzerdefinierte Einstellungen und Vorgaben wie beispielsweise das Erscheinungsbild oder detaillierte Angaben zum Benutzer gespeichert werden. Die Benutzerverwaltung von gFM-Business Light und Professional enthält eine Mitarbeiterverwaltung mit Angaben zu Adressdaten und Bankverbindung sowie zum Beschäftigungsverhältnis.
Mehr Informationen zur gFM-Business Unternehmenssoftware
Markus Schall entwickelt seit 1994 individuelle Datenbanken, Schnittstellen und Geschäftsanwendungen auf Basis von Claris FileMaker. Er ist Claris-Partner, FMM-Award-Gewinner 2011 und Entwickler der ERP-Software gFM-Business. Zudem ist er Buchautor und Gründer des M. Schall Verlags.
