Als onderdeel van het geplande economische stimuleringspakket van de Duitse regering zullen de btw-tarieven in Duitsland in de nabije toekomst waarschijnlijk worden verlaagd. In de gFM-Business ERP-software BTW-tarieven kunnen flexibel worden opgeslagen en gespecificeerd voor elke klant, elk artikel en elk document.
Om u in staat te stellen de omschakeling van btw-tarieven met gFM-Business te optimaliseren zonder al te veel tijd te verliezen, beschrijven we in het volgende artikel in detail waar de btw-tarieven in gFM-Business zijn opgeslagen en hoe ze kunnen worden gewijzigd voor de geplande btw-verlaging.
Inhoudsopgave
Opmerking voor FileMaker Server-gebruikers
Als gFM-Business is geïnstalleerd op een FileMaker Server voor toegang via de Netwerk is geïnstalleerd, stop je de share en open je de databases lokaal met FileMaker Pro (of -Advanced). Stel vervolgens het globale btw-tarief in de lokaal geopende versie in. Vervolgens kunt u de lokaal geopende Database en start opnieuw op de FileMaker Server. De instellingen voor de artikel- en klantgerelateerde btw-tarieven kunnen ook worden gemaakt in de versie die wordt gedeeld met FileMaker Server op het netwerk.
Globale instelling van het btw-tarief
Met gFM-Business is een globale voorinstelling van het normale en verlaagde btw-tarief mogelijk. Deze twee waarden kunnen worden ingesteld in de programma-instellingen onder:
[Instellingen > Voorkeuren > Factuur]
kunnen worden opgegeven. De hier ingevoerde waarden hebben de laatste prioriteit bij het bewerken van processen bij het aanmaken van bonnen. De boekingsrekeningen kunnen worden opgegeven rechts van de velden voor de belastingtarieven; het derde veld bevat de rekening voor de invoerbelasting.
Specificatie van de waardenlijst voor selectie in dialogen
De Waardelijst van de btw-tarieven voor selectie in dialogen kan worden aangepast onder [Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten]. Voer regel voor regel alle btw-tarieven in die u in uw documenten wilt gebruiken.
Artikelgerelateerde btw-tarieven
In de Artikel beheer het btw-tarief waartegen het standaard moet worden aangerekend, kan in elk artikel worden opgegeven. Het btw-tarief kan worden bewerkt op de hoofdpagina onder [Item > Item master].
BTW-tarief in meerdere artikelen tegelijk wijzigen
Als je het btw-tarief in meerdere artikelen tegelijk wilt wijzigen, maak dan eerst een selectie van alle gegevensrecords waarin je de wijziging wilt doorvoeren met dezelfde waarde (bijvoorbeeld alle artikelen met 19% btw of alle voedingsmiddelen met een verlaagd belastingtarief).
- Gebruik hiervoor het symbool [Zoeken] om over te schakelen naar de Zoekmodus en voer de gewenste zoektermen in en bevestig de zoekopdracht met [Enter] of klik op de knop [Zoeken]. U kunt controleren hoeveel gegevensrecords uw selectie bevat onder "Opgevraagd" in de linkernavigatiekolom.
- Klik in het veld [BTW-tarief] en voer de gewenste nieuwe waarde in.
- Selecteer de functie [Gegevensrecords > Veldinhoud vervangen] in de menubalk.
- Bevestig de dialoog met de knop [Vervangen]. De waarde die u hebt ingevoerd, wordt nu automatisch ingevoerd in alle gegevensrecords die in uw selectie worden opgeroepen.
Prijsberekening bijwerken in prijsgroepen
Als er ook prijsgroepen of staffelprijzen worden gebruikt om artikelprijzen te berekenen, moeten de prijzen in de prijsgroepen mogelijk opnieuw worden berekend op basis van het BTW-tarief voor het artikel. Hiervoor is het voldoende om de prijs die hetzelfde moet blijven bij te werken. Dit kan ook worden gedaan met de functie "Veldinhoud vervangen" in alle opgeroepen artikelen tegelijk. Voer hiervoor de volgende stappen uit:
- Roep alle artikelen op die prijsgroepen hebben (zoekmodus, voer dan een sterretje (*) in een prijsgroepveld in en voer de zoekopdracht uit).
- Als de nettoprijs moet worden herberekend, klik dan in het veld "Brutoprijs"; als de brutoprijs moet worden herberekend, klik dan in het veld "Nettoprijs".
- Selecteer de functie [Gegevensrecords > Veldinhoud vervangen] in de menubalk.
- Selecteer "Vervangen door berekend resultaat" en klik op [Specificeren] als het venster niet automatisch wordt geopend.
- Selecteer de relatie "Artikel master_Prijsgroepen" in het selectiemenu rechtsboven in het formulevenster.
- Als de nettoprijs moet worden herberekend, dubbelklik je op het veld "Price_gross" in de linkerkolom; als de brutoprijs moet worden herberekend, dubbelklik je op het veld "Price_net" in de linkerkolom. Afhankelijk van je selectie moet het centrale gegevensgebied nu "Item_master_price_groups::Price_gross" of "Item_master_price_groups::Price_net" weergeven.
- Bevestig het dialoogvenster en klik op de knop [Vervangen] in het dialoogvenster "Veldinhoud vervangen".
Dit proces herberekent dan automatisch alle prijzen in de prijsgroepen in alle opgeroepen artikelen op basis van het btw-tarief dat in het artikel is opgeslagen.
Klantgerelateerde btw-tarieven
Om bijvoorbeeld buitenlandse klanten automatisch zonder btw te kunnen factureren, kan ook een standaard btw-tarief worden ingesteld in elke klantgegevensrecord. Deze standaard kan direct worden ingesteld op de hoofdpagina van de CRM onder [Klanten > Overzicht > Stamgegevens].
BTW-tarief voor meerdere klanten tegelijk wijzigen
Als je het btw-tarief in meerdere klanten tegelijk wilt wijzigen, maak dan eerst een selectie van alle gegevensrecords waarin je de wijziging wilt doorvoeren met dezelfde waarde (bijvoorbeeld alle klanten met 19% btw of alle buitenlandse klanten of alle klanten uit andere EU-landen).
- Schakel hiervoor over naar de zoekmodus met het symbool [Zoeken] en voer uw gewenste zoektermen in en bevestig de zoekopdracht met [Enter] of klik op de knop [Zoeken]. U kunt controleren hoeveel gegevensrecords uw selectie bevat onder "Opgevraagd" in de linker navigatiekolom.
- Klik in het veld [BTW-tarief] en voer de gewenste nieuwe waarde in.
- Selecteer de functie [Gegevensrecords > Veldinhoud vervangen] in de menubalk.
- Bevestig de dialoog met de knop [Vervangen]. De waarde die u hebt ingevoerd, wordt nu automatisch ingevoerd in alle gegevensrecords die in uw selectie worden opgeroepen.
Prioriteit voor procesafhandeling
Als onderdeel van het bewerken van processen worden btw-tarieven ingevoerd met de volgende prioriteit bij het maken van voucheritems:
- Klantgerelateerd btw-tarief, indien beschikbaar, anders
- Artikelgerelateerd BTW-tarief, indien beschikbaar, anders
- BTW-tarief van de standaardinstellingen
Het btw-tarief van een documentitem kan op elk moment direct in de factuur worden bewerkt (met uitzondering van reeds geposte documenten).
Alle wijzigingen in vooraf ingestelde btw-tarieven hebben hetzelfde effect alleen voor de toekomstDe module [Factuur] heeft geen invloed op bestaande documenten in de module [Factuur].
Speciale functies voor bestaande documenten
Als er al bonnen zijn aangemaakt waarin 19% BTW is ingevoerd, worden deze bonnen ook voortgezet met 19%. Als ze moeten worden voortgezet met het nieuwe btw-tarief, kan het btw-tarief in de artikelen dienovereenkomstig worden aangepast. Als er een artikelkorting is ingevoerd, moet de nettowaarde van de artikelkorting eenmalig opnieuw worden ingevoerd. Het totaalbedrag van het document wordt automatisch herberekend onmiddellijk na de invoer.
Opmerkingen over het economische stimuleringspakket
Als onderdeel van het economische stimuleringspakket Corona wordt het btw-tarief verlaagd van 19% naar 16% van 1 juli 2020 tot 31 december 2020, of het verlaagde tarief van 7% naar 5%. De ERP-software moet snel worden geconverteerd, omdat onjuist gerapporteerde btw-bedragen nog steeds moeten worden afgedragen aan de belastingdienst en niet kunnen worden geclaimd als voorbelasting door de ontvanger. Onjuiste facturen worden dus als het ware dubbel gestraft.
Welke tarieven zijn van toepassing op welke diensten? In principe is de datum van levering of dienst bepalend en niet de factuurdatum. Voor diensten die zich over een langere periode uitstrekken, is de datum van voltooiing van de dienst bepalend. Als een dienst in verschillende delen wordt geleverd met deelfacturen, is de datum van voltooiing van de respectieve deeldienst doorslaggevend. Er moet hier dus een onderscheid worden gemaakt tussen deelfacturen, deelfacturen, eindfacturen, abonnementsfacturen, enz.
Restaurateurs moeten er ook rekening mee houden dat het btw-tarief voor voedsel (geen drank) dat ter plaatse wordt geserveerd 5% in plaats van 19% zal zijn van 1 juli 2020 tot en met 31 december 2020. Van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2021 geldt een belastingtarief van 7% in plaats van 19%. Van 1 juli 2020 tot en met 31 december 2020 geldt voor de verkoop van dranken een belastingtarief van 16% in plaats van 19%.
De regelgeving met betrekking tot de btw-verlaging als onderdeel van het economische stimuleringspakket is daarom relatief verwarrend. Bij twijfel raden we je aan je belastingadviseur te raadplegen.
Markus Schall ontwikkelt sinds 1994 databases, interfaces en bedrijfsapplicaties op maat op basis van Claris FileMaker. Hij is Claris-partner, FMM Award-winnaar 2011 en ontwikkelaar van de ERP-software gFM-Business. Hij is ook auteur van boeken en oprichter van de M. Schall Uitgevers.
