3.1 FileMaker'da veri girme ve yönetme
Verimli veri yönetimi, her başarılı veritabanı uygulamasının merkezinde yer alır. Bu eğitimde, FileMaker'da kayıt oluşturma ve düzenleme, arama işlevlerini ve filtre seçeneklerini kullanma ve verileri sıralama ve gruplama konularına odaklanacağız. Bu beceriler, büyük miktarda veriyi yönetmek ve ihtiyacınız olan bilgilere hızlı bir şekilde erişmek için çok önemlidir.
İçindekiler tablosu
1. veri kayıtlarının oluşturulması ve düzenlenmesi
Adım 1: Yeni bir veri kaydı oluşturun
FileMaker'da yeni bir kayıt oluşturmak, veritabanınıza yeni bilgiler girmenizi sağlayan temel bir işlemdir.
- Göz atma moduna geçme: Gözat modunda olduğunuzdan emin olun. Buna menü üzerinden erişebilirsiniz Görünüm > Gözat modu veya tuş kombinasyonuna basarak
Cmd + B(macOS) veyaCtrl + B(Windows). - Yeni veri kaydı ekleme: Üstteki durum araç çubuğunda Yeni veri kaydı için düğme ("+" sembolü ile gösterilir) veya Veri kayıtları > Yeni veri kaydı menüden. Alternatif olarak, şu tuş kombinasyonunu kullanabilirsiniz
Cmd + N(macOS) veyaCtrl + N(Windows). - Veri girinYeni veri kaydı oluşturulduktan sonra alanlar boş olarak görüntülenir. İlgili alanlara tıklayın ve gerekli verileri girin. Gerekli tüm alanların doldurulduğundan emin olun.
- Veri kaydını kaydetFileMaker genellikle değişiklikleri otomatik olarak kaydeder. Ancak, girdilerinizin kaydedildiğinden emin olmak istiyorsanız, farklı bir alana tıklayabilir veya farklı bir veri kaydı seçebilirsiniz.
Adım 2: Mevcut veri kaydını düzenleyin
Mevcut veri kayıtlarını düzenlemek de aynı derecede kolaydır ve verileri güncel ve doğru tutmanıza olanak tanır.
- Veri setini seçinDüzenlemek istediğiniz veri kaydına gidin. Bu, durum araç çubuğundaki gezinme düğmeleri veya arama işlevleri kullanılarak yapılabilir (bu konuda daha sonra daha fazla bilgi verilecektir).
- Alanları düzenleDeğiştirmek istediğiniz alana tıklayın ve gerekli ayarlamaları yapın.
- Değişiklikleri kaydetOluşturmada olduğu gibi, değişiklikler FileMaker'da otomatik olarak kaydedilir. Ancak, başka bir alana tıklayarak veya veri kaydını değiştirerek manuel olarak da kaydedebilirsiniz.
Adım 3: Veri kaydını silme
Bazen alakasız veya yanlış veri kayıtlarının veritabanından kaldırılması gerekir.
- Veri setini seçinSilmek istediğiniz veri kaydına gidin.
- Veri kaydını silüzerine tıklayın Veri kayıtları > Veri kaydını sil veya tuş kombinasyonunu kullanın
Cmd + E(macOS) veyaCtrl + E(Windows). - OnaylamaFileMaker veri kaydı silinmeden önce onay ister. Kaydı kalıcı olarak kaldırmak için silme işlemini onaylayın.
İpucuSilinen veri kayıtları geri yüklenemez. Bu nedenle dikkatli olun ve doğru veri kaydını sildiğinizden emin olun.
gFM-Business Açık Kaynak FileMaker Basis-ERP
Çarpışma kursu için yazılım
Ücretsiz indirin
2. Arama fonksiyonları ve filtre seçenekleri
Belirli veri kayıtlarını hızlı bir şekilde bulabilme yeteneği, bir veritabanının verimli kullanımı için çok önemlidir. FileMaker bunu yapmanıza yardımcı olmak için güçlü arama ve filtreleme işlevleri sunar.
Adım 1: Basit bir arama yapın
- Arama moduna geçüzerine tıklayın Görünüm > Arama modu veya tuş kombinasyonunu kullanın
Cmd + F(macOS) veyaCtrl + F(Windows). - Arama kriterlerini girin: Boş giriş alanları artık alanlarda görüntülenmektedir. Arama kriterlerini ilgili alanlara girin. Örneğin, aradığınız kişinin adını "Ad" alanına girebilirsiniz.
- Aramayı yürütüzerine tıklayın. Arama düğmesi veya Enter tuşuna basın. FileMaker şimdi arama kriterlerine uyan tüm kayıtları görüntüleyecektir.
Adım 2: Gelişmiş arama işlevlerini kullanın
FileMaker, çeşitli kriterleri birleştirerek daha karmaşık arama işlemlerine olanak tanır.
- Birden fazla kriter girinArama modunda, aynı anda birkaç alana kriter girebilirsiniz. Örneğin, Berlin'deki tüm mühendisleri bulmak için "Şehir" alanına "Berlin" ve "Meslek" alanına "Mühendis" girebilirsiniz.
- Arama operatörlerini kullanmaFileMaker çeşitli arama operatörlerini destekler, örn:
- Wildcard: Kullan "" herhangi bir sayıda karakter için veya "?" tek bir karakter için. Örnek: "Çöp" "değirmenci", "tozcu" vb. bulur.
- Alanlar1 ile 10 arasındaki değerleri aramak için "1...10" girin.
- Eşitsizlik işaretiEşit olmayan, daha küçük veya daha büyük değerler için "≠" veya "" kullanın.
- Birden fazla arama sorgusunu birleştirin: Hakkında Talep ekle-fonksiyonu birkaç arama sorgusunu birleştirmenize olanak tanır. Bu, örneğin, bir veya diğer kriteri karşılayan veri kayıtlarını aramak istediğinizde kullanışlıdır.
Adım 3: Veri kayıtlarını filtreleyin
Bir arama yaptıktan sonra, bulunan veri kayıtlarını daha fazla filtreleyebilirsiniz.
- Hızlı filtre kullanınBunu destekleyen düzenlerde, görüntülenen veri kayıtlarını daha da daraltmak için hızlı filtreleri kullanabilirsiniz. Hızlı filtre alanına bir terim girmeniz yeterlidir.
- Portallardaki verileri filtrelemePortallar kullanıyorsanız, bunları yalnızca belirli ilgili veri kayıtlarını gösterecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu, düzen modundaki portal ayarları aracılığıyla yapılır.
gFM-Business'ta kayıtları arayın
gFM-Business, araç çubuğundaki [Ara] simgesini kullanarak her ekranda veri kayıtlarını aramanıza olanak tanır. Bu simgeye tıklamak, tüm alanları bir büyüteç simgesiyle görüntüleyen arama modunu etkinleştirir.
Arama modunu etkinleştirdikten sonra, istediğiniz arama kriterlerini herhangi bir alana girin. Birden fazla alandaki bir sorgu içindeki arama terimleri bir VE işlemi olarak değerlendirilir, yani sonuç her iki kriterle de eşleşmelidir. Bir VEYA bağlantısı kullanarak birkaç değer aramak istiyorsanız, [Yeni] simgesini kullanarak araç çubuğunda yeni bir sorgu oluşturabilir ve diğer arama terimlerini yeni sorguya girebilirsiniz. Ok simgelerini kullanarak araç çubuğundaki farklı sorgular arasında gezinin.
Arama modunda tüm arama seçeneklerini ve ilgili örneklerle birlikte yer tutucuları içeren bir açılır pencereyi görüntülemek için araç çubuğundaki [Yardım] simgesine tıklayın.
3. Verileri sıralama ve gruplama
Verilerin sıralanması ve gruplandırılması, bilgilerin analiz edilmesini ve sunulmasını kolaylaştırır.
Adım 1: Verileri sıralayın
- Sıralama işlevini çağırın: Göz atma modunda, üzerine tıklayın Veri kayıtları > Sırala veya tuş kombinasyonunu kullanın
Cmd + S(macOS) veyaCtrl + S(Windows). - Sıralama kriterlerini seçinAçılan diyalog penceresinde, sıralamak istediğiniz alanları seçebilirsiniz. Örneğin, "Soyadı" alanını seçin ve artan veya azalan sırada sıralamak istediğinizi belirtin.
- Çeşitli kriterler tanımlayınÇok seviyeli bir sıralama gerçekleştirmek için birkaç alan ekleyebilirsiniz. Örneğin, önce "Şehir" ve sonra "Soyadı "na göre.
- Sıralama gerçekleştirinüzerine tıklayın Sıralaveri kayıtlarını buna göre düzenlemek için.
Adım 2: Grup verileri
Verilerin gruplandırılması özellikle raporlar oluştururken veya verileri belirli kategorilere göre analiz ederken kullanışlıdır.
- Gruplama için düzeni hazırlayınDüzen moduna geçin ve örneğin bir rapor düzeni gibi gruplamaları destekleyen bir düzen oluşturun.
- Gruplama alanları eklemeEkle : Ekle Alt bölüm alanları gruplandırmaları tanımlar. Bunlar aşağıdaki gibi alanlar olabilir Alt bölümlere göre, Alt Toplamlar veya Tahsisler ol.
- Gruplama alanlarını tanımlamaGruplama için hangi alanların kullanılacağını tanımlayın. Örneğin, tüm çalışanları departmanlarına göre düzenlemek için "Departman" alanına göre gruplayabilirsiniz.
- Verileri gruplamaya göre sıralama: Gruplamanın doğru görüntülenmesi için veri kayıtlarının gruplama alanına göre sıralandığından emin olun.
- Test raporuGözat moduna geçin ve gruplandırmaların istediğiniz gibi görüntülenip görüntülenmediğini kontrol edin.
Adım 3: Alt toplamları ve hesaplamaları ekleyin
Gruplandırılmış verilerde, her grup için alt toplamları veya diğer hesaplamaları görüntülemek genellikle yararlı olur.
- Hesaplama alanları oluşturmaToplamlar, ortalamalar veya sayılar gibi hesaplamaları gerçekleştiren alanlar oluşturun.
- Hesaplama alanlarını gruplama alanlarına ekleme: Bu alanları ilgili alanlara yerleştirin Alt bölüm alanları her bir grup için hesaplamaları gösterecek şekilde yerleştirin.
- Raporu kontrol edinHesaplamaların her grup için doğru şekilde görüntülendiğinden emin olmak için raporu Gözat modunda test edin.
gFM-Business'ta kayıtları sıralama
Veri kayıtlarını sıralamak için, araç çubuğundaki [Sırala] simgesine tıklayın, bu simge veri kayıtlarını sıralama diyaloğunu açar. Sol taraftaki sütunda, geçerli düzendeki tüm alanların bir listesini bulacaksınız. Düzenin tablosunu veya başka bir tabloyu seçmek için üstteki açılır menüyü de kullanabilirsiniz.
Sıralama alanlarını üzerlerine çift tıklayarak ekleyin veya sol sütundaki bir alana tıklayın ve [>> Kopyala >>] düğmesine tıklayın. Sıralama dizisinin önceliği alan dizisine karşılık gelir. Yukarıdaki örnekte, alanlar önce posta koduna ve ardından şirket adına göre sıralanmıştır.
Sıkça sorulan sorular
- FileMaker'da nasıl yeni veri kayıtları oluşturabilirim?
- Yeni bir veri kaydı oluşturmak için, istediğiniz düzeni açın ve durum araç çubuğundaki "Yeni veri kaydı" düğmesine tıklayın. Alternatif olarak menüden "Kayıtlar" > "Yeni kayıt" seçeneğini de seçebilirsiniz. Yeni bir boş veri kaydı eklenir ve ilgili alanlara verileri girebilirsiniz.
- FileMaker'da mevcut veri kayıtlarını nasıl düzenleyebilirim?
- İstediğiniz veri kaydını göz atma modunda açarak ve değiştirmek istediğiniz alana tıklayarak mevcut veri kayıtlarını düzenleyebilirsiniz. Yeni bilgileri girin ve değişiklikler otomatik olarak kaydedilecektir. FileMaker, girişlerinizi manuel olarak kaydetmenize gerek kalmadan doğrudan veritabanına kaydeder.
- Aynı anda birden fazla veri kaydını düzenleyebilir miyim?
- Evet, FileMaker seri değişiklikleri yapma seçeneği sunar. Değiştirmek istediğiniz kayıtları seçin ve "Kayıtlar" altında bulabileceğiniz "Alan içeriğini değiştir" işlevini kullanın. Örneğin, seçilen tüm kayıtlar için belirli bir alanın içeriğini aynı anda değiştirebilirsiniz.
- Belirli veri kayıtlarını bulmak için FileMaker'daki arama işlevini nasıl kullanabilirim?
- Arama modunda, belirli veri kayıtlarını kriterlere göre arayabilirsiniz. Durum araç çubuğundaki "Ara" düğmesine tıklayın veya "Modlar" menüsünden "Ara "yı seçin. Arama kriterlerini uygun alanlara girin ve sonuçları görüntülemek için Enter tuşuna basın. Tam olarak istediğiniz kayıtları bulmak için birden fazla kriter içeren karmaşık arama sorguları oluşturabilirsiniz.
- FileMaker'da aynı anda birden fazla kriter için arama yapabilir miyim?
- Evet, FileMaker'da aynı anda birkaç kriter için arama yapabilirsiniz. Çeşitli arama kriterlerini ilgili alanlara girmeniz yeterlidir. Daha da kesin sonuçlar elde etmek için, gelişmiş aramayı kullanarak AND/OR koşulları gibi daha karmaşık sorgular formüle edebilirsiniz. VEYA koşulu için, arama sorgusu sırasında ile yeni bir sorgu oluşturun.
- FileMaker'da veri kayıtlarını nasıl filtreleyebilirim?
- Veri kayıtlarını filtrelemek için arama sorgularını kullanabilir veya veri kayıtlarını belirli kriterlere göre görüntüleyen bir kod oluşturabilirsiniz. Kullanıcıların daha sonra verilere uygulanacak filtre kriterlerini girdiği genel alanları da kullanabilirsiniz. Örneğin, yalnızca belirli bir durum veya tarihe sahip veri kayıtları görüntülenebilir.
- FileMaker'da kayıtları belirli kriterlere göre sıralayabilir miyim?
- Evet, FileMaker'da kayıtları bir veya daha fazla alana göre sıralayabilirsiniz. Bunu yapmak için durum araç çubuğuna gidin ve "Sırala "ya tıklayın ya da menüden "Kayıtlar" > "Sırala "yı seçin. Kayıtların artan mı yoksa azalan sırada mı sıralanacağını belirleyebilir ve ayrıntılı bir sıralama oluşturmak için birden fazla sıralama ölçütü tanımlayabilirsiniz.
- FileMaker'da kayıtları nasıl gruplandırabilirim?
- Kayıtları gruplamak için alt toplamlar içeren raporlar oluşturabilirsiniz. Düzen modunda, kayıtları müşteri veya kategori gibi belirli bir alana göre gruplandıran bir düzen oluşturabilirsiniz. FileMaker, her grup için alt toplamları, ortalamaları veya diğer istatistikleri hesaplamak üzere özet alanları ayarlama olanağı sağlar.
- Filtre ayarlarını ve arama kriterlerini daha sonra kullanmak üzere nasıl kaydedebilirim?
- Filtre ayarlarını ve arama kriterlerini komut dosyalarına kaydedebilirsiniz. Arama sorgularınızı ve filtre eylemlerinizi yürüten bir komut dosyası oluşturun. Bu, her seferinde kriterleri manuel olarak girmek zorunda kalmadan tek bir tıklamayla verilere aynı filtreleri tekrar tekrar uygulamanıza olanak tanır. İşlemi daha da hızlı hale getirmek için komut dosyası düzendeki bir düğmeye entegre edilebilir.
- FileMaker'da verilerin görünümünü özelleştirebilir miyim?
- Evet, FileMaker farklı görünüm seçenekleri sunar. Verileri ihtiyaçlarınıza göre görüntülemek için form görünümü, liste görünümü ve tablo görünümü arasında geçiş yapabilirsiniz. Liste görünümü birden fazla kaydı aynı anda görmenizi sağlarken, form görünümü tek tek kayıtları girmek ve düzenlemek için idealdir. Tablo görünümünde, verileri elektronik tabloya benzer bir tablo yapısında görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.
- Veri kayıtlarını FileMaker'a nasıl aktarabilirim?
- Veri kayıtlarını dışa aktarmak için menüden "Dosya" > "Veri kayıtlarını dışa aktar" seçeneğini seçin. CSV, Excel, XML veya sekmeyle ayrılmış metin dosyaları gibi istediğiniz dosya biçimini seçebilir ve ardından hangi alanların ve veri kayıtlarının dışa aktarılacağını belirleyebilirsiniz. Bu işlev, verileri diğer sistemlerle paylaşmak veya raporlarda kullanmak için kullanışlıdır.
- FileMaker'da bazı kayıtları yanlışlıkla sildiysem geri yükleyebilir miyim?
- FileMaker'da silinen veri kayıtları için entegre bir geri alma işlevi yoktur. Veritabanının düzenli olarak yedeklenmesi önerilir. Kayıtlar yanlışlıkla silinmişse, yedeği geri yükleyebilir veya silinen kayıtları bir yedekleme setinden dışa aktarabilir ve bunları veritabanına geri aktarabilirsiniz.
