Links überspringen
ERP-Software so flexibel wie Ihr unternehmen.

Telefonische Beratung +49 (0) 441-30 43 76 40

gofilemaker.de

Daten in FileMaker eingeben und verwalten

3.1 Daten in FileMaker eingeben und verwalten

Effizientes Datenmanagement ist das Herzstück jeder erfolgreichen Datenbankanwendung. In diesem Tutorial werden wir uns darauf konzentrieren, wie Sie in FileMaker Datensätze erstellen und bearbeiten, Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten nutzen sowie Daten sortieren und gruppieren können. Diese Fähigkeiten sind entscheidend, um große Datenmengen übersichtlich zu verwalten und schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen.

 

1. Erstellen und Bearbeiten von Datensätzen

Schritt 1: Neuen Datensatz erstellen

Das Erstellen eines neuen Datensatzes in FileMaker ist ein grundlegender Prozess, der es Ihnen ermöglicht, neue Informationen in Ihre Datenbank einzugeben.

  1. Wechsel in den Blättern-Modus: Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Blättern-Modus befinden. Diesen erreichen Sie über das Menü Ansicht > Blättern-Modus oder durch die Tastenkombination Cmd + B (macOS) bzw. Ctrl + B (Windows).
  2. Neuen Datensatz hinzufügen: Klicken Sie in der Statussymbolleiste oben auf die Schaltfläche für neuen Datensatz (dargestellt durch ein „+“ Symbol) oder wählen Sie Datensätze > Neuer Datensatz aus dem Menü. Alternativ können Sie die Tastenkombination Cmd + N (macOS) oder Ctrl + N (Windows) verwenden.
  3. Daten eingeben: Nachdem der neue Datensatz erstellt wurde, werden die Felder leer angezeigt. Klicken Sie in die jeweiligen Felder und geben Sie die gewünschten Daten ein. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.
  4. Datensatz speichern: FileMaker speichert Änderungen in der Regel automatisch. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass Ihre Eingaben gespeichert wurden, können Sie in ein anderes Feld klicken oder einen anderen Datensatz auswählen.
Schritt 2: Bestehenden Datensatz bearbeiten

Das Bearbeiten vorhandener Datensätze ist ebenso einfach und ermöglicht es Ihnen, Daten aktuell und korrekt zu halten.

  1. Datensatz auswählen: Navigieren Sie zu dem Datensatz, den Sie bearbeiten möchten. Dies kann über die Navigationsschaltflächen in der Statussymbolleiste oder über Suchfunktionen erfolgen (dazu später mehr).
  2. Felder bearbeiten: Klicken Sie in das Feld, das Sie ändern möchten, und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor.
  3. Änderungen speichern: Wie beim Erstellen werden Änderungen in FileMaker automatisch gespeichert. Sie können jedoch auch manuell speichern, indem Sie in ein anderes Feld klicken oder den Datensatz wechseln.
Schritt 3: Datensatz löschen

Manchmal ist es notwendig, irrelevante oder falsche Datensätze aus der Datenbank zu entfernen.

  1. Datensatz auswählen: Navigieren Sie zu dem Datensatz, den Sie löschen möchten.
  2. Datensatz löschen: Klicken Sie auf Datensätze > Datensatz löschen oder verwenden Sie die Tastenkombination Cmd + E (macOS) oder Ctrl + E (Windows).
  3. Bestätigung: FileMaker fordert eine Bestätigung an, bevor der Datensatz gelöscht wird. Bestätigen Sie den Löschvorgang, um den Datensatz endgültig zu entfernen.

Hinweis: Gelöschte Datensätze können nicht wiederhergestellt werden. Seien Sie daher vorsichtig und stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Datensatz löschen.

gFM-Business Open Source FileMaker Basis-ERP

Die Software zum Crashkurs

Gratis herunterladen
Open Source ERP auf Basis von Claris FileMaker

2. Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten

Die Fähigkeit, schnell bestimmte Datensätze zu finden, ist entscheidend für die effiziente Nutzung einer Datenbank. FileMaker bietet leistungsstarke Such- und Filterfunktionen, die Ihnen dabei helfen.

Schritt 1: Einfache Suche durchführen
  1. Wechsel in den Suchen-Modus: Klicken Sie auf Ansicht > Suchen-Modus oder verwenden Sie die Tastenkombination Cmd + F (macOS) oder Ctrl + F (Windows).
  2. Suchkriterien eingeben: In den Feldern werden nun leere Eingabefelder angezeigt. Geben Sie in die entsprechenden Felder die Suchkriterien ein. Beispielsweise können Sie im Feld „Name“ den Namen des gesuchten Kontakts eingeben.
  3. Suche ausführen: Klicken Sie auf die Suchen-Schaltfläche in der Statussymbolleiste oder drücken Sie die Eingabetaste. FileMaker zeigt nun alle Datensätze an, die den Suchkriterien entsprechen.
Schritt 2: Erweiterte Suchfunktionen nutzen

FileMaker ermöglicht komplexere Suchvorgänge durch die Kombination mehrerer Kriterien.

  1. Mehrere Kriterien eingeben: Im Suchen-Modus können Sie in mehreren Feldern gleichzeitig Kriterien eingeben. Beispielsweise könnten Sie im Feld „Stadt“ „Berlin“ und im Feld „Beruf“ „Ingenieur“ eingeben, um alle Ingenieure in Berlin zu finden.
  2. Suchoperatoren verwenden: FileMaker unterstützt verschiedene Suchoperatoren, wie z.B.:
    • Jokerzeichen: Verwenden Sie „“ für eine beliebige Anzahl von Zeichen oder „?“ für ein einzelnes Zeichen. Beispiel: „Müll“ findet „Müller“, „Müllmann“ etc.
    • Bereiche: Geben Sie „1…10“ ein, um nach Werten zwischen 1 und 10 zu suchen.
    • Ungleichheitszeichen: Verwenden Sie „≠“ oder „<“ bzw. „>“ für ungleiche, kleinere oder größere Werte.
  3. Mehrere Suchanfragen kombinieren: Über die Anfrage hinzufügen-Funktion können Sie mehrere Suchanfragen kombinieren. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise nach Datensätzen suchen möchten, die entweder das eine oder das andere Kriterium erfüllen.
Schritt 3: Datensätze filtern

Nach der Durchführung einer Suche können Sie die gefundenen Datensätze weiter filtern.

  1. Schnellfilter verwenden: In Layouts, die dies unterstützen, können Sie Schnellfilter nutzen, um die angezeigten Datensätze weiter einzugrenzen. Geben Sie einfach einen Begriff in das Schnellfilterfeld ein.
  2. Daten in Portalen filtern: Wenn Sie Portale verwenden, können Sie diese so einrichten, dass sie nur bestimmte verwandte Datensätze anzeigen. Dies erfolgt über die Portal-Einstellungen im Layout-Modus.
Datensätze suchen und finden in gFM-Business
Datensätze suchen in gFM-Business

gFM-Business bietet die Suche von Datensätzen in jeder Maske mit dem Symbol [Suchen] in der Symbolleiste an. Mit Klick auf dieses Symbol wird der Suchen-Modus aktiviert, der alle Felder mit einem Lupen-Symbol darstellt.

Nach Aktivieren des Suchen-Modus tragen Sie Ihre gewünschten Suchkriterien in ein beliebiges Feld ein. Suchbegriffe innerhalb einer Abfrage in mehreren Feldern werden als UND-Verknüpfung behandelt, das Ergebnis muß also beiden Kriterien entsprechen. Soll die Suche mehrerer Werte über eine ODER-Verknüpfung erfolgen, können Sie in der Symbolleiste mit dem Symbol [Neu] eine neue Abfrage erzeugen und die weiteren Suchbegriffe in der neuen Abfrage eintragen. Navigieren Sie zwischen verschiedenen Abfragen in der Symbolleiste mit den Pfeil-Symbolen.

Durch Klick auf das Symbol [Hilfe] in der Symbolleiste wird im Suchen-Modus ein Popoverdialog angezeigt, der alle Suchmöglichkeiten und Platzhalter mit entsprechenden Beispielen enthält. 

3. Sortieren und Gruppieren von Daten

Die Sortierung und Gruppierung von Daten erleichtert die Analyse und Präsentation von Informationen.

Schritt 1: Daten sortieren
  1. Sortieren-Funktion aufrufen: Im Blättern-Modus klicken Sie auf Datensätze > Sortieren oder verwenden Sie die Tastenkombination Cmd + S (macOS) oder Ctrl + S (Windows).
  2. Sortierkriterien auswählen: Im sich öffnenden Dialog können Sie die Felder auswählen, nach denen sortiert werden soll. Wählen Sie z.B. das Feld „Nachname“ und legen Sie fest, ob aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll.
  3. Mehrere Kriterien definieren: Sie können mehrere Felder hinzufügen, um eine mehrstufige Sortierung durchzuführen. Beispielsweise zuerst nach „Stadt“ und dann nach „Nachname“.
  4. Sortierung ausführen: Klicken Sie auf Sortieren, um die Datensätze entsprechend anzuordnen.
Schritt 2: Daten gruppieren

Das Gruppieren von Daten ist besonders nützlich bei der Erstellung von Berichten oder der Analyse von Daten nach bestimmten Kategorien.

  1. Layout für Gruppierung vorbereiten: Wechseln Sie in den Layout-Modus und erstellen Sie ein Layout, das Gruppierungen unterstützt, z.B. ein Berichts-Layout.
  2. Gruppierungsbereiche hinzufügen: Fügen Sie Unterteilungsbereiche hinzu, die die Gruppierungen definieren. Dies können Bereiche wie Unterteilungen nach, Zwischensummen oder Überteilungen sein.
  3. Gruppierungsfelder festlegen: Definieren Sie, nach welchen Feldern gruppiert werden soll. Beispielsweise können Sie nach dem Feld „Abteilung“ gruppieren, um alle Mitarbeiter nach ihren Abteilungen zu ordnen.
  4. Daten sortieren entsprechend der Gruppierung: Stellen Sie sicher, dass die Datensätze nach dem Gruppierungsfeld sortiert sind, damit die Gruppierung korrekt angezeigt wird.
  5. Bericht testen: Wechseln Sie in den Blättern-Modus und prüfen Sie, ob die Gruppierungen wie gewünscht dargestellt werden.
Schritt 3: Zwischensummen und Berechnungen hinzufügen

Bei gruppierten Daten ist es oft hilfreich, Zwischensummen oder andere Berechnungen für jede Gruppe anzuzeigen.

  1. Berechnungsfelder erstellen: Erstellen Sie Felder, die Berechnungen wie Summen, Durchschnitte oder Anzahl durchführen.
  2. Berechnungsfelder in Gruppierungsbereiche einfügen: Platzieren Sie diese Felder in den entsprechenden Unterteilungsbereichen des Layouts, sodass sie die Berechnungen für jede Gruppe anzeigen.
  3. Bericht überprüfen: Testen Sie den Bericht im Blättern-Modus, um sicherzustellen, dass die Berechnungen korrekt für jede Gruppe angezeigt werden.
Sortieren von Datensätzen in FileMaker und gFM-Business
Datensätze sortieren in gFM-Business

Zum Sortieren von Datensätzen klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol [Sortieren], woraufhin sich der Dialog zum Sortieren von Datensätzen öffnet. In der linken Spalte finden Sie eine Liste aller Felder auf dem aktuellen Layout. Mit dem oberen Popup-Menü können Sie auch die Tabelle des Layouts oder eine andere Tabelle wählen.

Fügen Sie Sortierfelder mit einem Doppelklick hinzu oder klicken Sie ein Feld in der linken Spalte an und klicken auf die Taste [>> Kopieren >>]. Die Priorität der Sortierfolge entspricht der Feldreihenfolge. Im oberen Beispiel wird also zunächst nach PLZ und dann nach Firmennamen sortiert.

Häufig gestellte Fragen

  • Wie kann ich in FileMaker neue Datensätze erstellen?
    • Um einen neuen Datensatz zu erstellen, öffnen Sie das gewünschte Layout und klicken Sie in der Statussymbolleiste auf die Schaltfläche „Neuer Datensatz“. Alternativ können Sie im Menü „Datensätze“ > „Neuer Datensatz“ auswählen. Ein neuer leerer Datensatz wird hinzugefügt, und Sie können die Daten in die entsprechenden Felder eingeben.
  • Wie bearbeite ich bestehende Datensätze in FileMaker?
    • Sie können bestehende Datensätze bearbeiten, indem Sie den gewünschten Datensatz im Blätternmodus öffnen und auf das Feld klicken, das Sie ändern möchten. Geben Sie die neuen Informationen ein, und die Änderungen werden automatisch gespeichert. FileMaker speichert Ihre Eingaben direkt in der Datenbank, ohne dass Sie manuell speichern müssen.
  • Kann ich mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeiten?
    • Ja, FileMaker bietet die Möglichkeit, Serienänderungen vorzunehmen. Wählen Sie die Datensätze aus, die Sie ändern möchten, und nutzen Sie die Funktion „Ersetze Feldinhalt“, die Sie unter „Datensätze“ finden. So können Sie beispielsweise den Inhalt eines bestimmten Feldes für alle ausgewählten Datensätze gleichzeitig ändern.
  • Wie nutze ich die Suchfunktion in FileMaker, um bestimmte Datensätze zu finden?
    • Im Suchmodus können Sie bestimmte Datensätze nach Kriterien durchsuchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“ in der Statussymbolleiste oder wählen Sie „Suchen“ im Menü „Modi“. Geben Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder ein und drücken Sie die Enter-Taste, um die Ergebnisse anzuzeigen. Sie können komplexe Suchanfragen mit mehreren Kriterien erstellen, um genau die gewünschten Datensätze zu finden.
  • Kann ich in FileMaker nach mehreren Kriterien gleichzeitig suchen?
    • Ja, Sie können in FileMaker nach mehreren Kriterien gleichzeitig suchen. Geben Sie einfach die verschiedenen Suchkriterien in die entsprechenden Felder ein. Um noch genauere Ergebnisse zu erhalten, können Sie auch die erweiterte Suche verwenden, um komplexere Anfragen zu formulieren, z. B. mit UND/ODER-Bedingungen. Für eine ODER-Bedingung erstellen Sie während der Suchabfrage eine neue Abfrage mit <ctrl/cmd – n>.
  • Wie filtere ich Datensätze in FileMaker?
    • Um Datensätze zu filtern, können Sie Suchabfragen nutzen oder ein Skript erstellen, das Datensätze nach bestimmten Kriterien anzeigt. Sie können auch globale Felder verwenden, in die Benutzer Filterkriterien eingeben, die dann auf die Daten angewendet werden. So lassen sich beispielsweise nur Datensätze mit einem bestimmten Status oder Datum anzeigen.
  • Kann ich Datensätze in FileMaker nach bestimmten Kriterien sortieren?
    • Ja, Sie können Datensätze in FileMaker nach einem oder mehreren Feldern sortieren. Gehen Sie dazu in die Statussymbolleiste und klicken Sie auf „Sortieren“, oder wählen Sie „Datensätze“ > „Sortieren“ aus dem Menü. Sie können festlegen, ob die Datensätze auf- oder absteigend sortiert werden sollen, und mehrere Sortierkriterien definieren, um eine detaillierte Sortierung zu erstellen.
  • Wie kann ich Datensätze in FileMaker gruppieren?
    • Um Datensätze zu gruppieren, können Sie Berichte mit Zwischensummen erstellen. Im Layoutmodus können Sie ein Layout erstellen, das die Datensätze basierend auf einem bestimmten Feld gruppiert, z. B. nach Kunde oder Kategorie. FileMaker bietet die Möglichkeit, Zusammenfassungsfelder einzurichten, um Zwischensummen, Durchschnittswerte oder andere Statistiken für jede Gruppe zu berechnen.
  • Wie speichere ich Filtereinstellungen und Suchkriterien für die spätere Verwendung?
    • Sie können Filtereinstellungen und Suchkriterien in Skripten speichern. Erstellen Sie ein Skript, das Ihre Suchanfragen und Filteraktionen ausführt. Dies ermöglicht es Ihnen, mit einem Klick wiederholt dieselben Filter auf die Daten anzuwenden, ohne jedes Mal die Kriterien manuell eingeben zu müssen. Das Skript kann in einem Button im Layout eingebunden werden, um den Prozess noch schneller zu gestalten.
  • Kann ich die Ansicht der Daten in FileMaker anpassen?
    • Ja, FileMaker bietet verschiedene Ansichtsoptionen. Sie können zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht wechseln, um die Daten entsprechend Ihren Bedürfnissen anzuzeigen. In der Listenansicht können Sie mehrere Datensätze gleichzeitig sehen, während die Formularansicht ideal für die Eingabe und Bearbeitung einzelner Datensätze ist. In der Tabellenansicht können Sie Daten in einer tabellarischen Struktur anzeigen und bearbeiten, ähnlich wie in einer Tabellenkalkulation.
  • Wie kann ich Datensätze in FileMaker exportieren?
    • Um Datensätze zu exportieren, wählen Sie im Menü „Datei“ > „Datensätze exportieren“. Sie können das gewünschte Dateiformat auswählen, z. B. CSV, Excel, XML oder Tab-getrennte Textdateien, und dann festlegen, welche Felder und Datensätze exportiert werden sollen. Diese Funktion ist nützlich, um Daten mit anderen Systemen zu teilen oder in Berichten zu verwenden.
  • Kann ich Datensätze in FileMaker wiederherstellen, wenn ich versehentlich welche gelöscht habe?
    • In FileMaker gibt es keine integrierte Rückgängig-Funktion für gelöschte Datensätze. Es wird empfohlen, regelmäßig Backups der Datenbank zu erstellen. Wenn Datensätze versehentlich gelöscht wurden, können Sie das Backup wiederherstellen oder die gelöschten Datensätze aus einem Sicherungssatz exportieren und in die Datenbank zurückimportieren.
3.1 Daten in FileMaker eingeben und verwalten

Diese Seite teilen:

ERP-Software so flexibel wie Ihr Unternehmen.
Wir beraten Sie gern.

Anpassbare ERP-Software für Mac, Windows und iOS.

Mehr Infos
Sie sind hier: Daten in FileMaker eingeben und verwalten | Kapitel 3.1