3.1 Introducción y gestión de datos en FileMaker
La gestión eficaz de los datos es la base del éxito de cualquier aplicación de base de datos. En este tutorial, nos centraremos en cómo crear y editar registros en FileMaker, utilizar funciones de búsqueda y opciones de filtro, y ordenar y agrupar datos. Estas habilidades son cruciales para gestionar grandes cantidades de datos y acceder rápidamente a la información que necesita.
Índice
1. creación y edición de registros de datos
Paso 1: Crear un nuevo registro de datos
Crear un nuevo registro en FileMaker es un proceso básico que permite introducir nueva información en la base de datos.
- Cambiar al modo de navegaciónAsegúrese de que se encuentra en el modo Explorar. Puede acceder a él a través del menú Ver > Modo navegación o pulsando la combinación de teclas
Cmd + B(macOS) oCtrl + B(Windows). - Añadir nuevo registro de datosEn la barra de herramientas de estado de la parte superior, haga clic en el botón Botón para nuevo registro de datos (representado por el símbolo "+") o seleccione Registros de datos > Nuevo registro de datos del menú. También puede utilizar la combinación de teclas
Cmd + N(macOS) oCtrl + N(Windows). - Introducir datosUna vez creado el nuevo registro de datos, los campos aparecen vacíos. Haga clic en los campos correspondientes e introduzca los datos necesarios. Asegúrese de que se rellenan todos los campos obligatorios.
- Guardar registro de datosFileMaker suele guardar los cambios automáticamente. Sin embargo, si desea asegurarse de que sus entradas se han guardado, puede hacer clic en un campo diferente o seleccionar un registro de datos distinto.
Paso 2: Editar el registro de datos existente
Editar los registros de datos existentes es igual de fácil y le permite mantener los datos actualizados y correctos.
- Seleccionar conjunto de datosNavegue hasta el registro de datos que desea editar. Para ello, puede utilizar los botones de navegación de la barra de herramientas de estado o las funciones de búsqueda (más información al respecto más adelante).
- Editar camposHaga clic en el campo que desee modificar y realice los ajustes necesarios.
- Guardar cambiosAl igual que al crear, los cambios se guardan automáticamente en FileMaker. Sin embargo, también puede guardar manualmente haciendo clic en otro campo o cambiando el registro de datos.
Paso 3: Borrar registro de datos
A veces es necesario eliminar de la base de datos registros de datos irrelevantes o incorrectos.
- Seleccionar conjunto de datosNavegue hasta el registro de datos que desea eliminar.
- Borrar registro de datosPulse en Fichas > Suprimir ficha o utilice la combinación de teclas
Cmd + E(macOS) oCtrl + E(Windows). - ConfirmaciónFileMaker solicita confirmación antes de eliminar el registro de datos. Confirme la eliminación para eliminar permanentemente el registro.
SugerenciaLos registros de datos borrados no se pueden restaurar. Por lo tanto, tenga cuidado y asegúrese de borrar el registro de datos correcto.
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2. funciones de búsqueda y opciones de filtro
La capacidad de encontrar rápidamente registros de datos específicos es crucial para el uso eficaz de una base de datos. FileMaker ofrece potentes funciones de búsqueda y filtrado para ayudarle a conseguirlo.
Paso 1: Realice una búsqueda sencilla
- Cambiar al modo de búsquedaPulse en Ver > Modo de búsqueda o utilice la combinación de teclas
Cmd + F(macOS) oCtrl + F(Windows). - Introducir criterios de búsqueda: Los campos de entrada vacíos aparecen ahora en los campos. Introduzca los criterios de búsqueda en los campos correspondientes. Por ejemplo, puede introducir el nombre del contacto que busca en el campo "Nombre".
- Ejecutar búsquedaHaga clic en el botón Botón de búsqueda en la barra de herramientas de estado o pulse la tecla Intro. FileMaker mostrará ahora todos los registros que coincidan con los criterios de búsqueda.
Paso 2: Utilizar las funciones de búsqueda avanzada
FileMaker permite procesos de búsqueda más complejos combinando varios criterios.
- Introducir varios criteriosEn el modo de búsqueda, puede introducir criterios en varios campos al mismo tiempo. Por ejemplo, puede introducir "Berlín" en el campo "Ciudad" e "Ingeniero" en el campo "Profesión" para encontrar todos los ingenieros de Berlín.
- Utilizar operadores de búsquedaFileMaker admite varios operadores de búsqueda, por ejemplo
- ComodínUtiliza "" para cualquier número de caracteres o "?" para un solo carácter. Ejemplo: "Basura" encuentra "molinero", "basurero", etc.
- ZonasIntroduzca "1...10" para buscar valores entre 1 y 10.
- Signo de desigualdadUtilice "≠" o "" para valores desiguales, menores o mayores.
- Combinar varias consultas de búsquedaAcerca del Añadir consulta-permite combinar varias consultas de búsqueda. Esto resulta útil, por ejemplo, si desea buscar registros de datos que cumplan uno u otro criterio.
Paso 3: Filtrar registros de datos
Tras realizar una búsqueda, puede filtrar aún más los registros de datos encontrados.
- Utilizar filtro rápidoEn las presentaciones que lo admiten, puede utilizar filtros rápidos para limitar aún más los registros de datos mostrados. Basta con introducir un término en el campo de filtro rápido.
- Filtrar datos en portalesSi utiliza portales, puede configurarlos para que sólo muestren determinados registros de datos relacionados. Esto se hace a través de los ajustes del portal en el modo de diseño.
Buscar registros en gFM-Business
gFM-Business le permite buscar registros de datos en cada pantalla utilizando el icono [Buscar] de la barra de herramientas. Al hacer clic en este icono se activa el modo de búsqueda, que muestra todos los campos con el icono de una lupa.
Tras activar el modo de búsqueda, introduzca los criterios de búsqueda que desee en cualquier campo. Los términos de búsqueda dentro de una consulta en varios campos se tratan como una operación AND, es decir, el resultado debe coincidir con ambos criterios. Si desea buscar varios valores utilizando un enlace O, puede crear una nueva consulta en la barra de herramientas utilizando el icono [Nuevo] e introducir los demás términos de búsqueda en la nueva consulta. Navegue entre las diferentes consultas en la barra de herramientas utilizando los iconos de flecha.
Haga clic en el icono [Ayuda] de la barra de herramientas para mostrar un cuadro de diálogo emergente en el modo de búsqueda que contiene todas las opciones de búsqueda y los marcadores de posición con los ejemplos correspondientes.
3. clasificación y agrupación de datos
Clasificar y agrupar los datos facilita el análisis y la presentación de la información.
Paso 1: Ordenar los datos
- Llamar a la función de ordenaciónEn el modo de navegación, haga clic en Registros > Ordenar o utilice la combinación de teclas
Cmd + S(macOS) oCtrl + S(Windows). - Seleccionar criterios de clasificaciónEn el cuadro de diálogo que se abre, puede seleccionar los campos según los cuales desea ordenar. Por ejemplo, seleccione el campo "Apellidos" y especifique si desea ordenar en orden ascendente o descendente.
- Definir varios criteriosPuede añadir varios campos para realizar una ordenación multinivel. Por ejemplo, primero por "Ciudad" y luego por "Apellidos".
- Realizar la clasificaciónPulse en Ordenarpara organizar los registros de datos en consecuencia.
Paso 2: Agrupar los datos
La agrupación de datos es especialmente útil a la hora de crear informes o analizar datos según categorías específicas.
- Preparar el diseño para la agrupaciónCambie al modo de presentación y cree una presentación que admita agrupaciones, por ejemplo, una presentación de informe.
- Añadir áreas de agrupaciónAñadir : Añadir Zonas de subdivisión que definen las agrupaciones. Pueden ser áreas como Subdivisiones según, Subtotales o Asignaciones ser.
- Definir campos de agrupaciónDefina los campos que se utilizarán para la agrupación. Por ejemplo, puede agrupar por el campo "Departamento" para organizar a todos los empleados según sus departamentos.
- Ordenar los datos según la agrupaciónAsegúrese de que los registros de datos están ordenados según el campo de agrupación para que la agrupación se muestre correctamente.
- Informe de la pruebaCambie al modo Examinar y compruebe si las agrupaciones se muestran como desea.
Paso 3: Añadir subtotales y cálculos
Con datos agrupados, a menudo resulta útil mostrar subtotales u otros cálculos para cada grupo.
- Crear campos de cálculoCree campos que realicen cálculos como totales, medias o recuentos.
- Insertar campos de cálculo en áreas de agrupación: Coloque estos campos en los correspondientes Zonas de subdivisión de la presentación para que muestren los cálculos de cada grupo.
- Comprobar informePruebe el informe en el modo Visualizar para asegurarse de que los cálculos se muestran correctamente para cada grupo.
Ordenar registros en gFM-Business
Para ordenar los registros de datos, haga clic en el icono [Ordenar] de la barra de herramientas, que abre el cuadro de diálogo para ordenar los registros de datos. En la columna de la izquierda encontrará una lista de todos los campos de la presentación actual. También puede utilizar el menú emergente superior para seleccionar la tabla de la presentación u otra tabla.
Añada campos de ordenación haciendo doble clic sobre ellos o haga clic en un campo de la columna de la izquierda y pulse el botón [>> Copiar >>]. La prioridad de la secuencia de ordenación corresponde a la secuencia de los campos. En el ejemplo anterior, los campos se ordenan primero por código postal y después por nombre de la empresa.
Preguntas más frecuentes
- ¿Cómo puedo crear nuevos registros de datos en FileMaker?
- Para crear un nuevo registro de datos, abra la presentación deseada y haga clic en el botón "Nuevo registro de datos" de la barra de herramientas de estado. También puede seleccionar "Registros" > "Nuevo registro" en el menú. Se añadirá un nuevo registro de datos vacío y podrá introducir los datos en los campos correspondientes.
- ¿Cómo edito los registros de datos existentes en FileMaker?
- Puede editar los registros de datos existentes abriendo el registro de datos deseado en modo examinar y haciendo clic en el campo que desee modificar. Introduzca la nueva información y los cambios se guardarán automáticamente. FileMaker guarda las entradas directamente en la base de datos sin que usted tenga que guardarlas manualmente.
- ¿Puedo editar varios registros de datos al mismo tiempo?
- Sí, FileMaker ofrece la opción de realizar cambios en las series. Seleccione los registros que desee cambiar y utilice la función "Reemplazar contenido de campo", que encontrará en "Registros". Por ejemplo, puede cambiar el contenido de un campo específico para todos los registros seleccionados al mismo tiempo.
- ¿Cómo se utiliza la función de búsqueda en FileMaker para encontrar registros de datos específicos?
- En el modo de búsqueda, puede buscar determinados registros de datos según unos criterios. Pulse el botón "Buscar" en la barra de herramientas de estado o seleccione "Buscar" en el menú "Modos". Introduzca los criterios de búsqueda en los campos correspondientes y pulse la tecla Intro para ver los resultados. Puede crear consultas de búsqueda complejas con múltiples criterios para encontrar exactamente los registros que desea.
- ¿Puedo buscar varios criterios al mismo tiempo en FileMaker?
- Sí, puede buscar varios criterios simultáneamente en FileMaker. Sólo tiene que introducir los distintos criterios de búsqueda en los campos correspondientes. Para obtener resultados aún más precisos, también puede utilizar la búsqueda avanzada para formular consultas más complejas, por ejemplo, con condiciones Y/O. Para una condición OR, cree una nueva consulta con durante la consulta de búsqueda.
- ¿Cómo puedo filtrar registros de datos en FileMaker?
- Para filtrar los registros de datos, puede utilizar consultas de búsqueda o crear un script que muestre los registros de datos según criterios específicos. También puede utilizar campos globales en los que los usuarios introducen criterios de filtrado que luego se aplican a los datos. Por ejemplo, sólo pueden mostrarse los registros de datos con un determinado estado o fecha.
- ¿Puedo ordenar los registros en FileMaker según determinados criterios?
- Sí, puede ordenar los registros en FileMaker por uno o varios campos. Para ello, vaya a la barra de herramientas de estado y haga clic en "Ordenar", o seleccione "Registros" > "Ordenar" en el menú. Puede especificar si los registros deben ordenarse en orden ascendente o descendente y definir varios criterios de ordenación para crear una ordenación detallada.
- ¿Cómo puedo agrupar registros en FileMaker?
- Para agrupar registros, puede crear informes con subtotales. En el modo Presentación, puede crear una presentación que agrupe los registros en función de un campo específico, como por cliente o categoría. FileMaker ofrece la posibilidad de configurar campos de sumario para calcular subtotales, medias u otras estadísticas para cada grupo.
- ¿Cómo guardo la configuración de los filtros y los criterios de búsqueda para utilizarlos más tarde?
- Puede guardar la configuración de los filtros y los criterios de búsqueda en secuencias de comandos. Cree un script que ejecute sus consultas de búsqueda y acciones de filtrado. Esto le permite aplicar repetidamente los mismos filtros a los datos con un solo clic sin tener que introducir los criterios manualmente cada vez. El script puede integrarse en un botón de la presentación para agilizar aún más el proceso.
- ¿Puedo personalizar la vista de los datos en FileMaker?
- Sí, FileMaker ofrece diferentes opciones de vista. Puede cambiar entre vista de formulario, vista de lista y vista de tabla para mostrar los datos según sus necesidades. La vista de lista le permite ver varios registros a la vez, mientras que la vista de formulario es ideal para introducir y editar registros individuales. En la vista de tabla, puede visualizar y editar los datos en una estructura tabular, similar a la de una hoja de cálculo.
- ¿Cómo puedo exportar registros de datos a FileMaker?
- Para exportar registros de datos, seleccione "Archivo" > "Exportar registros de datos" en el menú. Puede seleccionar el formato de archivo deseado, por ejemplo CSV, Excel, XML o archivos de texto delimitados por tabuladores, y luego especificar qué campos y registros de datos deben exportarse. Esta función es útil para compartir datos con otros sistemas o utilizarlos en informes.
- ¿Puedo restaurar registros en FileMaker si he eliminado algunos accidentalmente?
- En FileMaker no existe una función integrada de deshacer para los registros de datos eliminados. Se recomienda realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos. Si se han eliminado registros accidentalmente, puede restaurar la copia de seguridad o exportar los registros eliminados de un conjunto de copias de seguridad e importarlos de nuevo a la base de datos.
