3.1 Zadávání a správa dat v aplikaci FileMaker
Efektivní správa dat je základem každé úspěšné databázové aplikace. V tomto kurzu se zaměříme na vytváření a úpravy záznamů v aplikaci FileMaker, používání funkcí vyhledávání a možností filtrování a třídění a seskupování dat. Tyto dovednosti jsou klíčové pro správu velkého množství dat a rychlý přístup k potřebným informacím.
Obsah
1. vytváření a úprava datových záznamů
Krok 1: Vytvoření nové datové věty
Vytvoření nového záznamu v aplikaci FileMaker je základní proces, který umožňuje zadat nové informace do databáze.
- Přepnutí do režimu procházení: Ujistěte se, že jste v režimu Procházení. Do tohoto režimu se dostanete přes nabídku Zobrazení > Režim procházení nebo stisknutím kombinace kláves
Cmd + B(macOS) neboCtrl + B(Windows). - Přidání nového datového záznamu: Na stavovém panelu v horní části klikněte na tlačítko Tlačítko pro nový datový záznam (symbol "+") nebo vyberte možnost Datové záznamy > Nový datový záznam z nabídky. Případně můžete použít kombinaci kláves
Cmd + N(macOS) neboCtrl + N(Windows). - Zadejte údajePo vytvoření nové datové věty se pole zobrazí prázdná. Klikněte do příslušných polí a zadejte požadované údaje. Ujistěte se, že jsou vyplněna všechna požadovaná pole.
- Uložení datového záznamuFileMaker obvykle ukládá změny automaticky. Pokud se však chcete ujistit, že byly vaše záznamy uloženy, můžete kliknout do jiného pole nebo vybrat jiný datový záznam.
Krok 2: Úprava stávajícího datového záznamu
Úprava stávajících datových záznamů je stejně snadná a umožňuje udržovat data aktuální a správná.
- Výběr datové sadyPřejděte na datový záznam, který chcete upravit. To lze provést pomocí navigačních tlačítek na stavovém panelu nástrojů nebo pomocí vyhledávacích funkcí (více o tom později).
- Upravit poleKlikněte na pole, které chcete změnit, a proveďte potřebné úpravy.
- Uložení změnStejně jako při vytváření se změny ve FileMakeru ukládají automaticky. Můžete je však uložit i ručně kliknutím do jiného pole nebo změnou datového záznamu.
Krok 3: Odstranění datového záznamu
Někdy je nutné z databáze odstranit irelevantní nebo nesprávné datové záznamy.
- Výběr datové sadyPřejděte na datový záznam, který chcete odstranit.
- Odstranění datového záznamu: Klikněte na Datové záznamy > Odstranit datový záznam nebo použijte kombinaci kláves
Cmd + E(macOS) neboCtrl + E(Windows). - PotvrzeníPřed odstraněním datového záznamu si FileMaker vyžádá potvrzení. Potvrzením vymazání záznam trvale odstraníte.
NápovědaOdstraněné datové záznamy nelze obnovit. Proto buďte opatrní a ujistěte se, že jste smazali správný datový záznam.
gFM-Business Open Source FileMaker Basis-ERP
Software pro rychlokurz
Stáhnout zdarma
2. funkce vyhledávání a možnosti filtrování
Pro efektivní využívání databáze je zásadní schopnost rychle najít konkrétní datové záznamy. FileMaker k tomu nabízí výkonné funkce vyhledávání a filtrování.
Krok 1: Proveďte jednoduché vyhledávání
- Přepnutí do režimu vyhledávání: Klikněte na Zobrazení > Režim hledání nebo použijte kombinaci kláves
Cmd + F(macOS) neboCtrl + F(Windows). - Zadejte kritéria vyhledávání: V polích se nyní zobrazují prázdná vstupní pole. Zadejte kritéria vyhledávání do příslušných polí. Do pole "Jméno" můžete například zadat jméno hledaného kontaktu.
- Provést vyhledávání: Klikněte na Tlačítko Hledat na stavovém řádku nebo stiskněte klávesu Enter. FileMaker nyní zobrazí všechny záznamy, které odpovídají kritériím vyhledávání.
Krok 2: Použijte pokročilé funkce vyhledávání
FileMaker umožňuje složitější procesy vyhledávání kombinací několika kritérií.
- Zadejte více kritériíV režimu vyhledávání můžete zadávat kritéria do několika polí současně. Můžete například zadat "Berlín" do pole "Město" a "Inženýr" do pole "Profese", abyste našli všechny inženýry v Berlíně.
- Použití vyhledávacích operátorůFileMaker podporuje různé vyhledávací operátory, např:
- Divoká karta: Použijte "" pro libovolný počet znaků nebo "?" pro jeden znak. Příklad: "Rubbish" najde "mlynáře", "prachovku" atd.
- OblastiZadejte "1...10" pro vyhledání hodnot mezi 1 a 10.
- Znak nerovnostiPro nestejné, menší nebo větší hodnoty použijte "≠" nebo "".
- Kombinace více vyhledávacích dotazů: O projektu Přidat poptávku-funkce umožňuje kombinovat několik vyhledávacích dotazů. To je užitečné například v případě, že chcete vyhledat datové záznamy, které splňují jedno nebo druhé kritérium.
Krok 3: Filtrování datových záznamů
Po provedení vyhledávání můžete nalezené datové záznamy dále filtrovat.
- Použití rychlého filtruV rozvrženích, která to podporují, můžete použít rychlé filtry k dalšímu zúžení zobrazených datových záznamů. Stačí zadat termín do pole rychlého filtru.
- Filtrování dat v portálechPokud používáte portály, můžete je nastavit tak, aby zobrazovaly pouze určité související datové záznamy. To se provádí prostřednictvím nastavení portálu v režimu rozvržení.
Vyhledávání záznamů v gFM-Business
Aplikace gFM-Business umožňuje vyhledávat datové záznamy na každé obrazovce pomocí ikony [Hledat] na panelu nástrojů. Kliknutím na tuto ikonu aktivujete režim vyhledávání, který zobrazí všechna pole s ikonou lupy.
Po aktivaci režimu vyhledávání zadejte do libovolného pole požadovaná kritéria vyhledávání. Hledané výrazy v rámci dotazu ve více polích jsou považovány za operaci AND, tj. výsledek musí odpovídat oběma kritériím. Pokud chcete vyhledat několik hodnot pomocí vazby OR, můžete na panelu nástrojů vytvořit nový dotaz pomocí ikony [Nový] a zadat další vyhledávací termíny v novém dotazu. Mezi jednotlivými dotazy na panelu nástrojů můžete přecházet pomocí ikon šipek.
Kliknutím na ikonu [Nápověda] na panelu nástrojů se v režimu vyhledávání zobrazí vyskakovací dialog, který obsahuje všechny možnosti vyhledávání a zástupné symboly s odpovídajícími příklady.
3. třídění a seskupování dat
Třídění a seskupování dat usnadňuje analýzu a prezentaci informací.
Krok 1: Třídění dat
- Vyvolání funkce třídění: V režimu procházení klikněte na Datové záznamy > Třídit nebo použijte kombinaci kláves
Cmd + S(macOS) neboCtrl + S(Windows). - Výběr kritérií tříděníV otevřeném dialogu můžete vybrat pole, podle kterých chcete třídit. Vyberte například pole "Příjmení" a určete, zda chcete řadit vzestupně nebo sestupně.
- Definujte několik kritériíPro víceúrovňové třídění můžete přidat několik polí. Například nejprve podle "Města" a poté podle "Příjmení".
- Provádění třídění: Klikněte na Tříditabyste mohli odpovídajícím způsobem uspořádat datové záznamy.
Krok 2: Seskupení dat
Seskupování dat je užitečné zejména při vytváření sestav nebo analýze dat podle konkrétních kategorií.
- Příprava rozvržení pro seskupeníPřepněte se do režimu rozvržení a vytvořte rozvržení, které podporuje seskupení, např. rozvržení sestavy.
- Přidání oblastí seskupeníPřidat : Přidat Oblasti subdivizí které definují seskupení. Mohou to být oblasti jako např. Dělení podle, Dílčí součty nebo Přidělení prostředků být.
- Definice polí pro seskupováníDefinujte, která pole se mají použít pro seskupení. Můžete například seskupit podle pole "Oddělení" a uspořádat všechny zaměstnance podle jejich oddělení.
- Seřadit data podle seskupení: Ujistěte se, že jsou datové záznamy seřazeny podle pole seskupení, aby se seskupení správně zobrazilo.
- Zpráva o zkoušcePřepněte do režimu Procházení a zkontrolujte, zda se seskupení zobrazují podle potřeby.
Krok 3: Přidání mezisoučtů a výpočtů
U seskupených dat je často užitečné zobrazit mezisoučty nebo jiné výpočty pro každou skupinu.
- Vytvoření polí pro výpočetVytvářejte pole, která provádějí výpočty, například součty, průměry nebo počty.
- Vložení polí pro výpočet do oblastí seskupení: Umístěte tato pole do příslušných Oblasti subdivizí rozvržení tak, aby zobrazovaly výpočty pro každou skupinu.
- Kontrolní zprávaVyzkoušejte sestavu v režimu procházení, abyste se ujistili, že se výpočty pro každou skupinu zobrazují správně.
Třídění záznamů v gFM-Business
Chcete-li seřadit datové záznamy, klikněte na ikonu [Seřadit] na panelu nástrojů, čímž se otevře dialog pro seřazení datových záznamů. V levém sloupci najdete seznam všech polí na aktuálním rozložení. Pomocí horní rozbalovací nabídky můžete také vybrat tabulku rozvržení nebo jinou tabulku.
Přidejte třídicí pole dvojitým kliknutím na ně nebo klikněte na pole v levém sloupci a klikněte na tlačítko [>> Kopírovat >>]. Priorita řazení odpovídá pořadí polí. Ve výše uvedeném příkladu jsou pole seřazena nejprve podle PSČ a poté podle názvu společnosti.
Často kladené otázky
- Jak mohu v aplikaci FileMaker vytvořit nové datové záznamy?
- Chcete-li vytvořit nový datový záznam, otevřete požadované rozložení a klikněte na tlačítko "Nový datový záznam" na stavovém panelu nástrojů. Případně můžete v nabídce zvolit "Záznamy" > "Nový záznam". Přidá se nový prázdný datový záznam a vy můžete zadat údaje do příslušných polí.
- Jak mohu upravovat existující datové záznamy v aplikaci FileMaker?
- Existující datové záznamy můžete upravovat tak, že otevřete požadovaný datový záznam v režimu prohlížení a kliknete na pole, které chcete změnit. Zadejte nové údaje a změny se automaticky uloží. FileMaker ukládá záznamy přímo do databáze, aniž byste je museli ukládat ručně.
- Mohu upravovat několik datových záznamů najednou?
- Ano, FileMaker nabízí možnost provádět změny sérií. Vyberte záznamy, které chcete změnit, a použijte funkci "Nahradit obsah pole", kterou najdete v části "Záznamy". Můžete například změnit obsah určitého pole u všech vybraných záznamů najednou.
- Jak mohu použít funkci vyhledávání v aplikaci FileMaker k nalezení konkrétních datových záznamů?
- V režimu vyhledávání můžete vyhledávat určité datové záznamy podle kritérií. Klikněte na tlačítko "Hledat" na stavovém panelu nástrojů nebo vyberte možnost "Hledat" v nabídce "Režimy". Zadejte kritéria vyhledávání do příslušných polí a stisknutím klávesy Enter zobrazte výsledky. Můžete vytvářet složité vyhledávací dotazy s více kritérii, abyste našli přesně ty záznamy, které chcete.
- Mohu v aplikaci FileMaker vyhledávat podle několika kritérií najednou?
- Ano, ve FileMakeru můžete vyhledávat podle několika kritérií současně. Stačí zadat různá vyhledávací kritéria do příslušných polí. Chcete-li získat ještě přesnější výsledky, můžete také použít pokročilé vyhledávání a formulovat složitější dotazy, např. s podmínkami AND/OR. Pro podmínku OR vytvořte během vyhledávacího dotazu nový dotaz pomocí .
- Jak mohu filtrovat datové záznamy v aplikaci FileMaker?
- K filtrování datových záznamů můžete použít vyhledávací dotazy nebo vytvořit skript, který zobrazí datové záznamy podle určitých kritérií. Můžete také použít globální pole, do kterých uživatelé zadají kritéria filtrování, která se pak použijí na data. Například lze zobrazit pouze datové záznamy s určitým stavem nebo datem.
- Mohu v aplikaci FileMaker řadit záznamy podle určitých kritérií?
- Ano, záznamy v aplikaci FileMaker můžete třídit podle jednoho nebo více polí. To provedete tak, že přejdete na stavový panel nástrojů a kliknete na tlačítko "Seřadit" nebo v nabídce zvolíte "Záznamy" > "Seřadit". Můžete určit, zda se mají záznamy řadit vzestupně nebo sestupně, a definovat více kritérií řazení a vytvořit tak podrobné řazení.
- Jak mohu v aplikaci FileMaker seskupovat záznamy?
- Chcete-li záznamy seskupit, můžete vytvořit sestavy s mezisoučty. V režimu Rozložení můžete vytvořit rozložení, které seskupí záznamy na základě určitého pole, například podle zákazníka nebo kategorie. FileMaker poskytuje možnost nastavit souhrnná pole pro výpočet mezisoučtů, průměrů nebo jiných statistik pro každou skupinu.
- Jak mohu uložit nastavení filtru a kritéria vyhledávání pro pozdější použití?
- Nastavení filtru a kritéria vyhledávání můžete uložit do skriptů. Vytvořte skript, který provede vaše vyhledávací dotazy a akce filtru. To vám umožní opakovaně aplikovat stejné filtry na data jedním kliknutím, aniž byste museli pokaždé zadávat kritéria ručně. Skript lze integrovat do tlačítka v rozvržení, aby byl proces ještě rychlejší.
- Mohu si přizpůsobit zobrazení dat v aplikaci FileMaker?
- Ano, FileMaker nabízí různé možnosti zobrazení. Můžete přepínat mezi formulářovým zobrazením, zobrazením seznamu a tabulkovým zobrazením a zobrazovat tak data podle svých potřeb. Zobrazení seznamu umožňuje zobrazit více záznamů najednou, zatímco zobrazení formuláře je ideální pro zadávání a úpravy jednotlivých záznamů. V zobrazení tabulky můžete zobrazovat a upravovat data v tabulkové struktuře, podobně jako v tabulkovém procesoru.
- Jak mohu exportovat datové záznamy do aplikace FileMaker?
- Chcete-li exportovat datové záznamy, zvolte v nabídce "Soubor" > "Exportovat datové záznamy". Můžete vybrat požadovaný formát souboru, např. CSV, Excel, XML nebo textové soubory s oddělovačem tabulek, a poté určit, která pole a datové záznamy mají být exportovány. Tato funkce je užitečná pro sdílení dat s jinými systémy nebo pro jejich použití v sestavách.
- Mohu obnovit záznamy v aplikaci FileMaker, pokud jsem některé omylem smazal?
- Pro smazané datové záznamy není v aplikaci FileMaker k dispozici integrovaná funkce zrušení. Doporučujeme provádět pravidelné zálohování databáze. Pokud byly záznamy omylem odstraněny, můžete obnovit zálohu nebo exportovat odstraněné záznamy ze sady záloh a importovat je zpět do databáze.
