Nabídka
4.2 Automatizace úloh
Automatizace je jednou z klíčových předností aplikace FileMaker, která umožňuje efektivněji organizovat opakující se úlohy a zlepšuje uživatelskou přívětivost. Pomocí skriptů, spouštěčů a automatizačních technik lze zjednodušit složité pracovní postupy. V tomto podrobném výukovém kurzu se seznámíte se základy automatizace v aplikaci FileMaker, včetně použití spouštěčů, vytváření a správy tlačítek skriptů a automatizované aktualizace dat a vytváření zpráv.
Obsah
- 4.2 Automatizace úloh
- Použití spouštěčů pro automatizaci
- gFM-Business Open Source FileMaker Basis ERP Software pro rychlokurz
- Vytváření a správa tlačítek skriptů
- FileMaker ERP s jasnou a plně zdokumentovanou strukturou skriptů
- Automatizovaná aktualizace dat a sestavy
- Tipy, návody a rozhraní pro FileMaker a gFM-Business ERP
- Často kladené otázky o automatizaci v aplikaci FileMaker
Použití spouštěčů pro automatizaci
Úvod do funkce Trigger
Spouštěč v aplikaci FileMaker jsou události, které automaticky spouštějí skript při provedení určité akce v databázi. Jsou mocným nástrojem pro automatizaci procesů, aniž by uživatelé museli skript explicitně spouštět. Spouštěče mohou být založeny na různých akcích, např. když uživatel vstoupí do rozvržení nebo jej opustí, změní pole nebo vytvoří či odstraní záznam.
Časté používání spouštěčů
- Pro zadání rozvrženíSkript se může spustit automaticky, když uživatel zadá určité rozložení. To je užitečné pro aktualizaci dat, použití filtrů nebo provedení určitých výpočtů.
- Při změně poleKdyž uživatel změní obsah pole, spouštěč může spustit skript, který například provede validaci, upozorní uživatele nebo aktualizuje související data.
- Při opuštění datové větySkript lze spustit také při odchodu uživatele od záznamu, aby bylo zajištěno, že byly provedeny všechny potřebné akce, například uložení změn nebo kontrola podmínek.
Nastavení spouštěče
- Vytvoření skriptu v pracovní oblasti skriptůPrvním krokem je vytvoření skriptu, který má být spouštěčem spuštěn. Přejděte do pracovní oblasti skriptů a vytvořte nový skript. Ujistěte se, že skript plní požadované úkoly, např. aktualizuje pole nebo zobrazí varování.
- Definice spouštěče: Přepnutí do režimu rozložení (
Cmd + Lv systému macOS neboCtrl + Lv systému Windows), klikněte pravým tlačítkem myši na požadované rozložení nebo pole a vyberte možnost Definice spouštěčů skriptů z. - Výběr typu spouštěčeV dialogovém okně vyberte požadovaný typ spouštěče. Oblíbené možnosti jsou
Pro zadání rozvržení,U vchodu do poleneboPři opuštění datové věty. - Přiřazení skriptuVyberte dříve vytvořený skript a přiřaďte jej vybrané spoušti.
- Testovací spouštěčPřepněte se do režimu procházení a proveďte akci, která má spouštěč spustit, abyste se ujistili, že skript funguje podle očekávání.
gFM-Business Open Source FileMaker Basis-ERP
Software pro rychlokurz
Stáhnout zdarma
Vytváření a správa tlačítek skriptů
Úvod do tlačítek skriptů
Tlačítka skriptů jsou interaktivní prvky v rozvržení aplikace FileMaker, které spouštějí přizpůsobené skripty stisknutím tlačítka. Tato tlačítka nabízejí intuitivní způsob, jak zpřístupnit složité funkce nebo pracovní postupy a zlepšit orientaci uživatelů.
Vytvoření tlačítka skriptu
- Příprava scénářePřed vytvořením tlačítka je třeba vytvořit skript, který provede požadovanou akci. Otevřete pracovní plochu skriptů a vytvořte nový skript, který provede například vytvoření datové věty, výpočet nebo export dat.
- Přidat tlačítko: Přepněte do režimu rozvržení a vyberte Tlačítkový nástroj z palety objektů. Klikněte na místo v rozvržení, kde se má tlačítko zobrazit, a přetáhněte jej na požadovanou velikost.
- Přiřazení skriptuJakmile je tlačítko umístěno, otevře se dialogové okno, ve kterém můžete vybrat skript, který se má po kliknutí na tlačítko spustit. Vyberte dříve vytvořený skript.
- Označování a design tlačítekTlačítku dejte smysluplný popisek, například "Uložit záznam" nebo "Vytvořit sestavu". V inspektoru můžete dále přizpůsobit vzhled tlačítka, včetně barvy, písma a rámečku.
- Testovací tlačítkoPřepněte se zpět do režimu procházení a kliknutím na tlačítko se ujistěte, že se skript provedl správně. Zkontrolujte, zda se provedla očekávaná akce.
Správa tlačítek skriptů
Časem může být nutné aktualizovat tlačítka skriptu nebo přidat nové funkce. To lze provést jednoduše úpravou přiřazeného skriptu v pracovním prostoru skriptů nebo změnou možností tlačítek v režimu rozvržení.
FileMaker ERP s jasnou a plně zdokumentovanou strukturou skriptů
Více informací
Automatizovaná aktualizace dat a sestavy
Automatizovaná aktualizace dat
Automatické aktualizace dat zajišťují, že vaše databáze je vždy aktuální, aniž by uživatelé museli zasahovat ručně. To může být užitečné zejména v případě, že jsou data pravidelně importována z externích zdrojů, je třeba aktualizovat vypočtená pole nebo provádět aktualizace v rámci celého systému.
Příklad: Automatizovaná aktualizace dat
- Vytvoření skriptu pro aktualizaci datVytvořte v pracovním prostoru skript, který provede aktualizaci dat. Může to být například importní skript, který automaticky importuje údaje o prodeji ze souboru CSV a aktualizuje je v databázi.
- Použití spouštěčů pro automatizaci: Použijte spouštěč, např.
Při otevírání souboruaby se skript spustil automaticky, jakmile se otevře databáze. To je užitečné zejména proto, aby byla vždy k dispozici nejnovější data. - Nastavení časově řízeného prováděníPokud používáte FileMaker Server, můžete nastavit plán automatického spouštění skriptu v určitou dobu nebo v pravidelných intervalech, například denně o půlnoci.
Automatizované generování zpráv
Automatizovaný reporting umožňuje vytvářet a distribuovat pravidelně aktualizované reporty bez nutnosti manuální práce. To je obzvláště užitečné pro opakující se úlohy, jako je generování měsíčních zpráv nebo zasílání denních statistik prodeje.
Příklad: Automatizované sestavy
- Vytvoření skriptu sestavyV pracovní oblasti skriptů vytvořte skript, který vygeneruje sestavu, např. sestavu o prodeji za poslední měsíc. Skript by měl shromažďovat, filtrovat a formátovat požadovaná data.
- Přidání funkce exportuPřidejte do skriptu funkci exportu, která zprávu uloží do souboru PDF nebo Excel. Tím zajistíte, že zpráva bude snadno dostupná a k dispozici v široce používaném formátu.
- Odeslání zprávy e-mailemRozšiřte skript o funkci, která automaticky odešle zprávu e-mailem na předem definovaný seznam příjemců. To lze provést přímo z aplikace FileMaker pomocí funkce
Odeslat e-mail-funkce. - Automatizace prostřednictvím plánováníNastavte na serveru FileMaker Server plán pravidelného spouštění skriptu sestavy, např. každé pondělí ráno. Tím zajistíte, že všechny relevantní strany budou mít vždy aktuální informace, aniž by bylo nutné zasahovat ručně.
Tipy, návody a rozhraní pro FileMaker a gFM-Business ERP
Tipy a pokyny
Často kladené otázky o automatizaci v aplikaci FileMaker
- Jak mohu automatizovat úlohy v aplikaci FileMaker?
- V aplikaci FileMaker můžete automatizovat úlohy pomocí skriptů, které řídí opakující se procesy, jako je zadávání dat, sestavy nebo změny rozvržení. Skripty lze spouštět pomocí tlačítek nebo spouštěčů. Skript vytvoříte v pracovní oblasti skriptů a přidáte do něj příkazy, jako je "Nový záznam", "Exportovat data" nebo "Vytisknout sestavu", které automatizují určité úlohy.
- Co jsou to spouštěče v aplikaci FileMaker a jak je lze použít pro automatizaci?
- Spouštěče jsou mechanismy, které automaticky spouštějí skripty při výskytu určitých událostí, například při změně rozložení nebo úpravě pole. Spouštěče můžete aktivovat v režimu rozvržení nebo ve vlastnostech pole. Existují různé typy spouštěčů, například "Při otevření souboru", "Při opuštění pole" nebo "Při změně datového záznamu". Spouštěče jsou ideální pro automatické provádění procesů bez ručního zásahu.
- Jak mohu použít tlačítka ke spuštění skriptů v aplikaci FileMaker?
- Tlačítka umožňují snadné spouštění skriptů. V režimu rozvržení můžete přidat tlačítko, které je propojeno se skriptem. Když uživatel na tlačítko klikne, skript se spustí. Tlačítka mohou být užitečná pro často používané akce, jako je vytvoření nové datové sady, export dat nebo provádění výpočtů. Tlačítka můžete také navrhnout tak, aby byla uživatelsky přívětivá a snadno přístupná.
- Pokud chcete umístit několik tlačítek vedle sebe nebo pod sebe, můžete v aplikaci FileMaker použít objekt "Panel tlačítek", který umožňuje vytvořit několik tlačítek v rámci jednoho objektu.
- Jak vytvořím automatickou aktualizaci dat v aplikaci FileMaker?
- Aktualizace dat ve FileMakeru můžete automatizovat pomocí skriptů, které pravidelně importují nebo synchronizují data. Tyto skripty lze spouštět automaticky pomocí spouštěčů nebo naplánovaných úloh na serveru FileMaker. Typickým příkladem může být skript, který denně importuje seznam aktualizací zákazníků a aktualizuje stávající záznamy. Ke sledování stavu aktualizace můžete použít také globální proměnné.
- Mohu automatizovat sestavy v aplikaci FileMaker?
- Ano, vytváření a odesílání sestav můžete v aplikaci FileMaker automatizovat. Nejprve vytvoříte skript, který sestavu vygeneruje, např. pomocí příkazu "Tisk" nebo "Uložit záznamy jako PDF". Tento skript lze naprogramovat tak, aby generoval sestavy pravidelně nebo při splnění určitých podmínek. Na serveru FileMaker Server můžete naplánovat automatické spouštění skriptu, například na denní nebo týdenní bázi.
- Jak mohu pomocí aplikace FileMaker odesílat automatické e-maily?
- FileMaker umožňuje automatické odesílání e-mailů vytvořením skriptu, který použije příkaz "Odeslat e-mail". Skript můžete nakonfigurovat tak, aby vkládal dynamický obsah, například příjemce, předmět a zprávu, na základě údajů v databázi. To je užitečné například pro automatické odesílání potvrzovacích e-mailů nebo upomínek. Skript lze spustit ručně nebo pomocí spouštěčů, např. po uložení datového záznamu.
- Jak mohu automaticky ověřovat a opravovat data?
- Můžete vytvořit skript, který automatizuje ověřování a opravy dat pomocí podmínek a příkazů if. Skript kontroluje pole a opravuje nebo označuje nesprávné údaje. Skript může například zkontrolovat, zda je telefonní číslo správně naformátováno, a pokud ne, upozorní uživatele nebo údaje upraví. Tyto validace mohou být spuštěny při uložení datového záznamu nebo při opuštění pole.
- Jak mohu nastavit naplánované úlohy v aplikaci FileMaker Server?
- Na serveru FileMaker Server můžete nastavit naplánované úlohy, které automaticky spouštějí skripty v zadaný čas. To je užitečné pro úlohy, jako je vytváření sestav, denní aktualizace dat nebo zasílání e-mailových připomínek. V konzole správce serveru FileMaker Server vyberte funkci "Naplánovat skript" a zadejte, kdy a jak často se má skript spustit.
- Jak mohu automatizovat úlohy v závislosti na akcích uživatele?
- Pomocí spouštěčů můžete automatizovat skripty v závislosti na akcích uživatele. Skript můžete spustit například tehdy, když uživatel opustí pole, vytvoří nový záznam nebo změní rozložení. Skript může automaticky odeslat e-mail, když je vyplněn určitý formulář, nebo vytvořit nový záznam v propojené tabulce, když uživatel uloží záznam.
- Jak zajistit, aby automatizované procesy běžely na pozadí a nerušily uživatele?
- FileMaker umožňuje nakonfigurovat skripty tak, aby běžely na pozadí, aniž by si uživatel procesu všiml. K tomu můžete použít příkaz "Nastavit zaznamenávání chyb" v editoru skriptů, který potlačí chybová hlášení a minimalizuje změnu rozvržení, aby nedocházelo ke zbytečnému zobrazování obrazovky. To je užitečné zejména u procesů, jako jsou aktualizace dat nebo validace, které by měly běžet na pozadí.
- Mohu použít skripty k dynamickému přizpůsobení uživatelského rozhraní?
- Ano, pomocí skriptů můžete dynamicky přizpůsobovat uživatelské rozhraní změnou rozvržení na základě určitých podmínek nebo akcí uživatele. Můžete například použít skript, který automaticky přesměruje uživatele na jiné rozvržení, když jsou vyplněna určitá pole, nebo dynamicky řídit viditelnost tlačítek a polí. Tím se zlepší uživatelský komfort a uživatel se intuitivně provede celou aplikací.
- Jak mohu sledovat provádění automatizovaných úloh a zajistit jejich úspěšné dokončení?
- Chcete-li sledovat provádění automatizovaných úloh, můžete do skriptů zahrnout protokoly o chybách. Příkaz "Get(LastErrorNo)" lze použít k detekci chyb a jejich uložení do pole protokolu nebo zobrazení uživateli. Můžete také nastavit zasílání e-mailových upozornění, která se odešlou v případě úspěšného dokončení skriptu nebo výskytu chyby.
4.2 Automatizace úloh
Nabídka
