Koppelingen overslaan
ERP-software zo flexibel als uw bedrijf.

Telefonische counseling +49 (0) 441-30 43 76 40

gofilemaker.com

Automatisering van taken in FileMaker

  • Scripttriggers, scriptknoppen en scripts gebruiken voor automatisering

4.2 Automatisering van taken

Automatisering is een van de sterke punten van FileMaker. Het maakt het mogelijk om terugkerende taken efficiënter te organiseren en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. Door gebruik te maken van scripts, triggers en automatiseringstechnieken kunnen complexe workflows worden vereenvoudigd. In deze diepgaande tutorial leert u de basisprincipes van automatisering in FileMaker, waaronder het gebruik van triggers, het maken en beheren van scriptknoppen en het automatisch bijwerken en rapporteren van gegevens.

 

Gebruik van triggers voor automatisering

Inleiding tot Trigger

Trekker in FileMaker zijn gebeurtenissen die automatisch een script activeren wanneer een bepaalde actie wordt uitgevoerd in de database. Ze zijn een krachtig hulpmiddel om processen te automatiseren zonder dat gebruikers expliciet een script hoeven te starten. Triggers kunnen op verschillende acties gebaseerd zijn, bijvoorbeeld wanneer een gebruiker een lay-out binnengaat of verlaat, een veld wijzigt of een record aanmaakt of verwijdert.

Frequent gebruik van triggers
  • Voor lay-outinvoerEen script kan automatisch worden uitgevoerd wanneer een gebruiker een bepaalde lay-out invoert. Dit is handig voor het bijwerken van gegevens, het toepassen van filters of het uitvoeren van bepaalde berekeningen.
  • Bij het wijzigen van een veldWanneer een gebruiker de inhoud van een veld wijzigt, kan een trigger een script starten dat bijvoorbeeld validaties uitvoert, de gebruiker op de hoogte stelt of gerelateerde gegevens bijwerkt.
  • Bij het verlaten van een gegevensrecordEen script kan ook worden geactiveerd wanneer een gebruiker een record verlaat om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke acties zijn voltooid, zoals het opslaan van wijzigingen of het controleren van voorwaarden.
Een trigger instellen
  1. Script maken in de scriptwerkruimteDe eerste stap is het maken van het script dat moet worden geactiveerd door de trigger. Ga naar de scriptwerkruimte en maak een nieuw script. Zorg ervoor dat het script de gewenste taken uitvoert, bijvoorbeeld een veld bijwerken of een waarschuwing weergeven.
  2. Trigger definiërenSchakel over naar de lay-outmodus (Cmd + L op macOS of Ctrl + L op Windows), klik met de rechtermuisknop op de gewenste lay-out of het gewenste veld en selecteer Scripttriggers definiëren van.
  3. Selecteer triggertypeSelecteer het gewenste triggertype in het dialoogvenster. Populaire opties zijn Voor lay-outinvoer, Bij de ingang van het veld of Bij het verlaten van het gegevensrecord.
  4. Script toewijzenSelecteer het script dat je eerder hebt gemaakt en wijs het toe aan de geselecteerde trigger.
  5. Test triggerSchakel over naar browsemodus en voer de actie uit die de trigger moet triggeren om ervoor te zorgen dat het script werkt zoals verwacht.

gFM-Bedrijf Open Source FileMaker Basis-ERP

De software voor de spoedcursus

Gratis downloaden
Open source ERP gebaseerd op Claris FileMaker

Scriptknoppen maken en beheren

Inleiding tot scriptknoppen

Scriptknoppen zijn interactieve elementen in een FileMaker lay-out die aangepaste scripts uitvoeren met een druk op een knop. Deze knoppen bieden een intuïtieve manier om complexe functies of workflows toegankelijk te maken en de gebruikersbegeleiding te verbeteren.

Een scriptknop maken
  1. Script voorbereidenVoordat je een knop maakt, heb je een script nodig dat de gewenste actie uitvoert. Open de scriptwerkruimte en maak een nieuw script dat bijvoorbeeld een gegevensrecord aanmaakt, een berekening uitvoert of gegevens exporteert.
  2. Knop toevoegenSchakel over naar de lay-outmodus en selecteer de Knop gereedschap in het objectpalet. Klik op de positie in de lay-out waar je de knop wilt hebben en sleep hem naar de gewenste grootte.
  3. Script toewijzenZodra de knop is geplaatst, wordt een dialoogvenster geopend waarin je het script kunt selecteren dat moet worden uitgevoerd wanneer op de knop wordt geklikt. Selecteer het eerder gemaakte script.
  4. Etikettering en ontwerp van knoppenGeef de knop een betekenisvol label, zoals "Record opslaan" of "Rapport genereren". In de inspector kun je het uiterlijk van de knop verder aanpassen, inclusief kleur, lettertype en rand.
  5. TestknopSchakel terug naar de browsemodus en klik op de knop om te controleren of het script correct wordt uitgevoerd. Controleer of de verwachte actie wordt uitgevoerd.
Scriptknoppen beheren

Na verloop van tijd kan het nodig zijn om je scriptknoppen bij te werken of nieuwe functies toe te voegen. Dit kan eenvoudig worden gedaan door het toegewezen script in de scriptwerkruimte te bewerken of door de knopopties in de lay-outmodus te wijzigen.

FileMaker ERP met duidelijke en volledig gedocumenteerde scriptstructuur

Meer informatie
Professionele ERP-software

Geautomatiseerde gegevensupdates en rapporten

Geautomatiseerde gegevensupdate

Geautomatiseerde gegevensupdates zorgen ervoor dat je database altijd up-to-date is zonder dat gebruikers handmatig hoeven in te grijpen. Dit kan vooral handig zijn als er regelmatig gegevens uit externe bronnen worden geïmporteerd, berekende velden moeten worden bijgewerkt of systeembrede updates moeten worden uitgevoerd.

Voorbeeld: Geautomatiseerde gegevensupdate

  1. Maak een script voor het bijwerken van gegevensMaak een script in de scriptwerkruimte dat de gegevensupdate uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld een importscript zijn dat automatisch verkoopgegevens importeert uit een CSV-bestand en deze bijwerkt in de database.
  2. Triggers gebruiken voor automatiseringGebruik een trigger zoals Bij het openen van het bestandom het script automatisch uit te voeren zodra de database wordt geopend. Dit is vooral handig om ervoor te zorgen dat de meest recente gegevens altijd beschikbaar zijn.
  3. Tijdgestuurde uitvoering instellenAls u FileMaker Server gebruikt, kunt u een schema instellen om het script automatisch uit te voeren op specifieke tijdstippen of met regelmatige tussenpozen, bijvoorbeeld dagelijks om middernacht.
Automatisch rapporten genereren

Met geautomatiseerde rapportage kun je regelmatig bijgewerkte rapporten maken en verspreiden zonder handmatige inspanning. Dit is vooral handig voor terugkerende taken zoals het genereren van maandelijkse rapporten of het versturen van dagelijkse verkoopstatistieken.

Voorbeeld: Geautomatiseerde rapporten

  1. Rapportscript makenMaak een script in de scriptwerkruimte dat een rapport genereert, bijvoorbeeld een verkooprapport voor de afgelopen maand. Het script moet de vereiste gegevens verzamelen, filteren en opmaken.
  2. Exportfunctie toevoegenVoeg een exportfunctie toe aan het script die het rapport opslaat als PDF- of Excelbestand. Dit zorgt ervoor dat het rapport gemakkelijk toegankelijk is en beschikbaar in een veelgebruikt formaat.
  3. Rapport per e-mail verzendenBreid het script uit met een functie die het rapport automatisch per e-mail verstuurt naar een vooraf gedefinieerde lijst met ontvangers. Dit kan rechtstreeks vanuit FileMaker worden gedaan door gebruik te maken van deStuur e-mail-functie.
  4. Automatisering door planningStel een schema in FileMaker Server in om het rapportscript regelmatig uit te voeren, bijvoorbeeld elke maandagochtend. Dit zorgt ervoor dat alle relevante partijen altijd op de hoogte zijn zonder dat handmatige interventie nodig is.

Tips, instructies en interfaces voor FileMaker en gFM-Business ERP

Tips & instructies
FileMaker tips en instructies

Veelgestelde vragen over automatisering in FileMaker

  • Hoe kan ik taken automatiseren in FileMaker?
    • In FileMaker kunt u taken automatiseren door scripts te gebruiken die terugkerende processen zoals gegevensinvoer, rapporten of lay-outwijzigingen besturen. Scripts kunnen worden gestart door knoppen of triggers. U maakt een script in de scriptwerkruimte en voegt opdrachten toe zoals "Nieuw record", "Gegevens exporteren" of "Rapport afdrukken" om bepaalde taken te automatiseren.
  • Wat zijn triggers in FileMaker en hoe kunnen ze worden gebruikt voor automatisering?
    • Triggers zijn mechanismen die automatisch scripts uitvoeren wanneer bepaalde gebeurtenissen plaatsvinden, zoals het wijzigen van een lay-out of het bewerken van een veld. Je kunt triggers activeren in de lay-outmodus of in de veldeigenschappen. Er zijn verschillende soorten triggers, zoals "Bij het openen van het bestand", "Bij het verlaten van een veld" of "Bij het wijzigen van een gegevensrecord". Triggers zijn ideaal om processen automatisch uit te voeren zonder handmatige tussenkomst.
  • Hoe kan ik knoppen gebruiken om scripts uit te voeren in FileMaker?
    • Knoppen bieden een gemakkelijke manier om scripts te starten. In de lay-outmodus kun je een knop toevoegen die is gekoppeld aan een script. Als de gebruiker op de knop klikt, wordt het script uitgevoerd. Knoppen kunnen handig zijn voor veelgebruikte acties zoals het maken van een nieuwe gegevensset, het exporteren van gegevens of het uitvoeren van berekeningen. Je kunt knoppen ook zo ontwerpen dat ze gebruiksvriendelijk en gemakkelijk toegankelijk zijn.
    • Als je meerdere knoppen naast of onder elkaar wilt plaatsen, kun je het object "Knoppenbalk" in FileMaker gebruiken, waarmee je meerdere knoppen in één object kunt maken.
  • Hoe maak ik een automatische gegevensupdate in FileMaker?
    • U kunt gegevensupdates in FileMaker automatiseren door scripts te gebruiken die regelmatig gegevens importeren of synchroniseren. Deze scripts kunnen automatisch worden uitgevoerd door triggers of geplande taken op de FileMaker server. Een typisch voorbeeld is een script dat dagelijks een lijst met klantupdates importeert en de bestaande records bijwerkt. U kunt ook globale variabelen gebruiken om de status van de update bij te houden.
  • Kan ik rapporten automatiseren in FileMaker?
    • Ja, u kunt het maken en verzenden van rapporten automatiseren in FileMaker. U maakt eerst een script dat het rapport genereert, bijvoorbeeld met de opdracht "Afdrukken" of "Records opslaan als PDF". Dit script kan worden geprogrammeerd om periodiek rapporten te genereren of wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Op de FileMaker Server kunt u het script zo plannen dat het automatisch wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks.
  • Hoe kan ik geautomatiseerde e-mails versturen met FileMaker?
    • Met FileMaker kunt u automatisch e-mails verzenden door een script te maken dat de opdracht "E-mail verzenden" gebruikt. U kunt het script configureren om dynamische inhoud in te voegen, zoals de ontvanger, het onderwerp en het bericht op basis van de gegevens in uw database. Dit is bijvoorbeeld handig voor het automatisch verzenden van bevestigingsmails of herinneringen. Het script kan handmatig worden uitgevoerd of door triggers, bijvoorbeeld na het opslaan van een gegevensrecord.
  • Hoe kan ik gegevens automatisch valideren en corrigeren?
    • Je kunt een script maken dat gegevensvalidatie en -correcties automatiseert door het aan te sturen met voorwaarden en als-statements. Het script controleert de velden en corrigeert of markeert onjuiste gegevens. Een script kan bijvoorbeeld controleren of een telefoonnummer correct is geformatteerd en zo niet, de gebruiker waarschuwen of de gegevens aanpassen. Deze validaties kunnen worden geactiveerd wanneer een gegevensrecord wordt opgeslagen of wanneer een veld wordt verlaten.
  • Hoe kan ik geplande taken instellen in FileMaker Server?
    • Op de FileMaker Server kunt u geplande taken instellen die automatisch scripts uitvoeren op bepaalde tijdstippen. Dit is handig voor taken zoals het maken van rapporten, het dagelijks bijwerken van gegevens of het verzenden van herinneringse-mails. Selecteer in de beheerconsole van FileMaker Server de functie "Script plannen" en geef aan wanneer en hoe vaak het script moet worden uitgevoerd.
  • Hoe kan ik taken automatiseren afhankelijk van gebruikersacties?
    • Door triggers te gebruiken, kun je scripts automatiseren afhankelijk van gebruikersacties. Je kunt bijvoorbeeld een script activeren wanneer een gebruiker een veld verlaat, een nieuwe record aanmaakt of de lay-out wijzigt. Een script kan automatisch een e-mail sturen als een bepaald formulier wordt ingevuld of een nieuwe record aanmaken in een gekoppelde tabel als de gebruiker een record opslaat.
  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat geautomatiseerde processen op de achtergrond draaien en de gebruiker niet storen?
    • Met FileMaker kunt u scripts zo configureren dat ze op de achtergrond worden uitgevoerd zonder dat de gebruiker er iets van merkt. Hiervoor kunt u de opdracht "Foutopname instellen" in de scripteditor gebruiken om foutmeldingen te onderdrukken en de wijziging van de lay-out te minimaliseren om onnodige schermweergaven te voorkomen. Dit is vooral handig voor processen zoals gegevensupdates of validaties die op de achtergrond moeten draaien.
  • Kan ik scripts gebruiken om de gebruikersinterface dynamisch aan te passen?
    • Ja, je kunt scripts gebruiken om de gebruikersinterface dynamisch aan te passen door de lay-out te wijzigen op basis van bepaalde voorwaarden of gebruikersacties. Je kunt bijvoorbeeld een script gebruiken dat de gebruiker automatisch naar een andere lay-out leidt wanneer bepaalde velden worden ingevuld, of dynamisch de zichtbaarheid van knoppen en velden regelen. Dit verbetert de gebruikerservaring en leidt de gebruiker intuïtief door de applicatie.
  • Hoe kan ik de uitvoering van geautomatiseerde taken controleren en ervoor zorgen dat ze met succes zijn voltooid?
    • Om de uitvoering van geautomatiseerde taken te controleren, kun je foutenlogboeken opnemen in je scripts. Het commando "Get(LastErrorNo)" kan worden gebruikt om fouten te detecteren en ze op te slaan in een logveld of ze weer te geven aan de gebruiker. Je kunt ook e-mailmeldingen instellen die worden verzonden wanneer een script met succes wordt voltooid of een fout tegenkomt.
4.2 Automatisering van taken

Deel deze pagina:

ERP-software zo flexibel als uw bedrijf.
We geven je graag advies.

Aanpasbare ERP-software voor Mac, Windows en iOS.

Meer info
U bevindt zich hier: Automatisering van taken | FileMaker hoofdstuk 4.2