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Automatización de tareas en FileMaker

  • Uso de activadores de secuencias de comandos, botones de secuencias de comandos y secuencias de comandos para la automatización

4.2 Automatización de tareas

La automatización es uno de los puntos fuertes de FileMaker, ya que permite organizar las tareas recurrentes de forma más eficaz y mejorar la facilidad de uso. Mediante el uso de guiones, disparadores y técnicas de automatización, se pueden simplificar los flujos de trabajo complejos. En este tutorial en profundidad, aprenderá los conceptos básicos de la automatización en FileMaker, incluido el uso de activadores, la creación y gestión de botones de guión, y la actualización automatizada de datos y la generación de informes.

 

Uso de activadores para la automatización

Introducción a Trigger

Disparador en FileMaker son eventos que activan automáticamente un guión cuando se realiza una determinada acción en la base de datos. Son una potente herramienta para automatizar procesos sin que los usuarios tengan que iniciar explícitamente un guión. Los activadores pueden basarse en diversas acciones, por ejemplo, cuando un usuario entra o sale de una presentación, cambia un campo o crea o elimina un registro.

Uso frecuente de desencadenantes
  • Para la entrada de diseñoUn script puede ejecutarse automáticamente cuando un usuario introduce un diseño específico. Esto resulta útil para actualizar datos, aplicar filtros o realizar determinados cálculos.
  • Al modificar un campoCuando un usuario cambia el contenido de un campo, un activador puede iniciar un script que, por ejemplo, realice validaciones, notifique al usuario o actualice los datos relacionados.
  • Al salir de un registro de datosTambién se puede activar un script cuando un usuario abandona un registro para asegurarse de que se han completado todas las acciones necesarias, como guardar los cambios o comprobar las condiciones.
Configurar un disparador
  1. Crear script en el espacio de trabajo de scriptEl primer paso es crear el script que será activado por el disparador. Vaya al área de trabajo de scripts y cree un nuevo script. Asegúrese de que el script cumple las tareas deseadas, por ejemplo, actualizar un campo o mostrar una advertencia.
  2. Definir desencadenanteCambiar al modo de presentación (Cmd + L en macOS o Ctrl + L en Windows), haga clic con el botón derecho del ratón en la presentación o campo deseado y seleccione Definir activadores de secuencias de comandos de.
  3. Seleccione el tipo de activadorSeleccione el tipo de activador deseado en el cuadro de diálogo. Las opciones más comunes son Para la entrada de diseño, A la entrada del campo o Al salir del registro de datos.
  4. Asignar guiónSeleccione el script que creó anteriormente y asígnelo al disparador seleccionado.
  5. Disparador de pruebaCambie al modo de exploración y ejecute la acción que debe activar el disparador para asegurarse de que el script funciona como se espera.

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Crear y gestionar botones de script

Introducción a los botones de script

Los botones de guión son elementos interactivos de una presentación de FileMaker que ejecutan guiones personalizados con sólo pulsar un botón. Estos botones ofrecen una forma intuitiva de hacer accesibles funciones o flujos de trabajo complejos y mejorar la orientación del usuario.

Creación de un botón de script
  1. Preparar el guiónAntes de crear un botón, necesita un script que ejecute la acción deseada. Abra el área de trabajo de scripts y cree un nuevo script que ejecute, por ejemplo, la creación de un registro de datos, un cálculo o la exportación de datos.
  2. Añadir botónCambia al modo de diseño y selecciona Herramienta de botones de la paleta de objetos. Haga clic en la posición de la maqueta en la que desea que aparezca el botón y arrástrelo hasta el tamaño deseado.
  3. Asignar guiónEn cuanto se coloca el botón, se abre un cuadro de diálogo en el que puede seleccionar el script que se ejecutará al hacer clic en el botón. Seleccione el script creado anteriormente.
  4. Etiquetado y diseño de botonesAsigne al botón una etiqueta significativa, como "Guardar registro" o "Generar informe". En el inspector, puede personalizar aún más el aspecto del botón, incluidos el color, la fuente y el borde.
  5. Botón de pruebaVuelva al modo Examinar y haga clic en el botón para asegurarse de que el script se ejecuta correctamente. Compruebe si se realiza la acción esperada.
Gestión de botones de script

Con el tiempo, puede ser necesario actualizar los botones de script o añadir nuevas funciones. Esto puede hacerse simplemente editando el script asignado en el espacio de trabajo de script o cambiando las opciones del botón en el modo de diseño.

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Actualización automática de datos e informes

Actualización automática de datos

Las actualizaciones automáticas de datos garantizan que su base de datos esté siempre al día sin que los usuarios tengan que intervenir manualmente. Esto puede ser especialmente útil si los datos se importan regularmente de fuentes externas, hay que actualizar campos calculados o realizar actualizaciones en todo el sistema.

Ejemplo: actualización automática de datos

  1. Crear script para actualización de datosCree un script en el área de trabajo de script que realice la actualización de datos. Podría ser, por ejemplo, un script de importación que importara automáticamente los datos de ventas de un archivo CSV y los actualizara en la base de datos.
  2. Utilizar activadores para la automatizaciónUtiliza un activador como Al abrir el archivopara ejecutar el script automáticamente en cuanto se abra la base de datos. Esto resulta especialmente útil para garantizar que los datos más recientes estén siempre disponibles.
  3. Establecer una ejecución temporizadaSi utiliza FileMaker Server, puede configurar una programación para ejecutar el guión automáticamente a horas específicas o a intervalos regulares, por ejemplo, diariamente a medianoche.
Generación automática de informes

Los informes automatizados le permiten crear y distribuir informes actualizados periódicamente sin esfuerzo manual. Esto resulta especialmente útil para tareas recurrentes como la generación de informes mensuales o el envío de estadísticas de ventas diarias.

Ejemplo: informes automatizados

  1. Crear script de informeCree un script en el área de trabajo de script que genere un informe, por ejemplo, un informe de ventas del último mes. El script debe recopilar, filtrar y formatear los datos necesarios.
  2. Añadir función de exportaciónAñada una función de exportación al script que guarde el informe como archivo PDF o Excel. Esto garantiza que el informe sea fácilmente accesible y esté disponible en un formato muy utilizado.
  3. Enviar informe por correo electrónicoAmplíe el guión con una función que envíe automáticamente el informe por correo electrónico a una lista predefinida de destinatarios. Esto se puede hacer directamente desde FileMaker mediante la funciónEnviar correo electrónico-función.
  4. Automatización mediante programaciónEstablezca una programación en FileMaker Server para ejecutar el guión del informe con regularidad, por ejemplo, todos los lunes por la mañana. Esto garantiza que todas las partes relevantes estén siempre al día sin necesidad de intervención manual.

Consejos, instrucciones e interfaces para FileMaker y gFM-Business ERP

Consejos e instrucciones
Consejos e instrucciones de FileMaker

Preguntas frecuentes sobre la automatización en FileMaker

  • ¿Cómo puedo automatizar tareas en FileMaker?
    • En FileMaker, puede automatizar tareas mediante guiones que controlan procesos recurrentes como la entrada de datos, los informes o los cambios de presentación. Los guiones pueden iniciarse mediante botones o activadores. Cree un guión en el espacio de trabajo de guiones y añada comandos como "Nuevo registro", "Exportar datos" o "Imprimir informe" para automatizar determinadas tareas.
  • ¿Qué son los disparadores en FileMaker y cómo pueden utilizarse para la automatización?
    • Los activadores son mecanismos que ejecutan automáticamente secuencias de comandos cuando se producen determinados eventos, como cambiar una presentación o editar un campo. Los activadores pueden activarse en el modo de presentación o en las propiedades del campo. Existen distintos tipos de activadores, como "Al abrir el archivo", "Al salir de un campo" o "Al modificar un registro de datos". Los activadores son ideales para ejecutar procesos automáticamente sin intervención manual.
  • ¿Cómo puedo utilizar botones para ejecutar guiones en FileMaker?
    • Los botones ofrecen una forma sencilla de iniciar scripts. En el modo de presentación, puede añadir un botón vinculado a un script. Cuando el usuario hace clic en el botón, se ejecuta el script. Los botones pueden ser útiles para acciones de uso frecuente, como crear un nuevo conjunto de datos, exportar datos o realizar cálculos. También puede diseñar los botones de forma que sean fáciles de usar y de acceder.
    • Si desea colocar varios botones uno al lado del otro o uno debajo del otro, puede utilizar el objeto "Barra de botones" de FileMaker, que permite crear varios botones dentro de un mismo objeto.
  • ¿Cómo puedo crear una actualización automática de datos en FileMaker?
    • Puede automatizar las actualizaciones de datos en FileMaker mediante guiones que importen o sincronicen datos con regularidad. Estos guiones se pueden ejecutar automáticamente mediante activadores o tareas programadas en FileMaker Server. Un ejemplo típico sería un guión que importara diariamente una lista de actualizaciones de clientes y actualizara los registros existentes. También puede utilizar variables globales para realizar un seguimiento del estado de la actualización.
  • ¿Puedo automatizar informes en FileMaker?
    • Sí, puede automatizar la creación y el envío de informes en FileMaker. Primero debe crear un guión que genere el informe, por ejemplo, mediante el comando "Imprimir" o "Guardar registros como PDF". Este guión puede programarse para generar informes periódicamente o cuando se cumplan determinadas condiciones. En FileMaker Server, puede programar el guión para que se ejecute automáticamente, por ejemplo, diaria o semanalmente.
  • ¿Cómo puedo enviar correos electrónicos automatizados con FileMaker?
    • FileMaker le permite enviar correos electrónicos automáticamente creando un guión que utilice el comando "Enviar correo electrónico". Puede configurar el guión para insertar contenido dinámico como el destinatario, el asunto y el mensaje en función de los datos de la base de datos. Esto resulta útil, por ejemplo, para enviar automáticamente correos electrónicos de confirmación o recordatorios. El script puede ejecutarse manualmente o mediante disparadores, por ejemplo, después de guardar un registro de datos.
  • ¿Cómo puedo validar y corregir datos automáticamente?
    • Puede crear un script que automatice la validación y corrección de datos controlándolo con condiciones y sentencias if. El script comprueba los campos y corrige o marca los datos incorrectos. Por ejemplo, un script podría comprobar si un número de teléfono está formateado correctamente y, en caso contrario, advertir al usuario o ajustar los datos. Estas validaciones pueden activarse cuando se guarda un registro de datos o cuando se sale de un campo.
  • ¿Cómo puedo configurar tareas programadas en FileMaker Server?
    • En FileMaker Server, puede configurar tareas programadas que ejecuten guiones automáticamente a determinadas horas. Esto resulta útil para tareas como la creación de informes, la actualización diaria de datos o el envío de correos electrónicos recordatorios. En la Admin Console de FileMaker Server, seleccione la función "Programar guión" y especifique cuándo y con qué frecuencia debe ejecutarse el guión.
  • ¿Cómo puedo automatizar tareas en función de las acciones de los usuarios?
    • Mediante el uso de activadores, puede automatizar secuencias de comandos en función de las acciones del usuario. Por ejemplo, puede activar una secuencia de comandos cuando un usuario abandona un campo, crea un nuevo registro o cambia la presentación. Un script podría enviar automáticamente un correo electrónico cuando se rellena un formulario específico o crear un nuevo registro en una tabla vinculada cuando el usuario guarda un registro.
  • ¿Cómo puedo garantizar que los procesos automatizados se ejecuten en segundo plano y no molesten al usuario?
    • FileMaker permite configurar guiones para que se ejecuten en segundo plano sin que el usuario se dé cuenta del proceso. Para ello, puede utilizar el comando "Establecer registro de errores" en el editor de guiones para suprimir los mensajes de error y minimizar el cambio de presentación para evitar visualizaciones innecesarias en pantalla. Esto resulta especialmente útil para procesos como la actualización de datos o las validaciones que deben ejecutarse en segundo plano.
  • ¿Puedo utilizar scripts para personalizar dinámicamente la interfaz de usuario?
    • Sí, puede utilizar scripts para personalizar dinámicamente la interfaz de usuario cambiando los diseños en función de determinadas condiciones o acciones del usuario. Por ejemplo, puede utilizar un script que dirija automáticamente al usuario a un diseño diferente cuando se rellenan determinados campos, o controlar dinámicamente la visibilidad de botones y campos. Esto mejora la experiencia del usuario y le guía intuitivamente por la aplicación.
  • ¿Cómo puedo supervisar la ejecución de las tareas automatizadas y asegurarme de que se han completado correctamente?
    • Para supervisar la ejecución de las tareas automatizadas, puede incluir registros de errores en sus scripts. El comando "Get(LastErrorNo)" puede utilizarse para detectar errores y guardarlos en un campo de registro o mostrarlos al usuario. También puede configurar el envío de notificaciones por correo electrónico cuando un script se complete correctamente o encuentre un error.
4.2 Automatización de tareas

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