3.3 Exportación e importación de datos
La exportación e importación de datos en FileMaker es una función esencial para transferir datos de su base de datos a otros formatos o integrar datos externos en su solución FileMaker. Esto es especialmente importante si desea comunicarse con sistemas externos, crear informes o sincronizar datos entre distintos archivos de FileMaker. La gestión eficaz de datos en FileMaker incluye no sólo guardar y editar datos dentro de la base de datos, sino también exportar e importar datos en diferentes formatos. Esto es especialmente importante si desea compartir datos con otros sistemas, crear informes o sincronizar su base de datos con fuentes externas.
Índice
- 3.3 Exportación e importación de datos
- 1. exportación de datos en varios formatos (PDF, Excel, CSV)
- FileMaker ERP con numerosas interfaces de importación y exportación
- 2. migración de datos y sincronización entre archivos FileMaker
- gFM-Business Open Source FileMaker Basis ERP El curso intensivo de software
- 3. automatización de los procesos de importación y exportación
- Cuatro plataformas FileMaker ERP para optimizar los procesos operativos.
- Preguntas frecuentes sobre importación y exportación de datos
1. exportación de datos en varios formatos (PDF, Excel, CSV)
La exportación de datos en varios formatos le permite utilizar la información de su base de datos FileMaker en otras aplicaciones. Los archivos PDF son ideales para informes formateados, las tablas de Excel para su posterior procesamiento y análisis, y los archivos CSV para el intercambio de datos con otros sistemas.
FileMaker ERP con numerosas interfaces de importación y exportación
Más información
Exportar datos en PDF
PDF es un formato universal ideal si desea crear informes o documentos con un diseño fijo y que puedan distribuirse o imprimirse fácilmente. Exportar a PDF garantiza la conservación del formato y el diseño de los datos.
- Seleccionar diseñoEn el modo Examinar, seleccione la presentación que contiene los datos que desea exportar.
- Iniciar la exportación a PDFIr a Archivo > Enviar > PDF.
- Definir ajustesSeleccione el lugar de almacenamiento y el nombre del archivo. Puedes exportar todos los registros de datos o sólo el actual y personalizar la configuración de la página.
- Guardar PDFPulse en Guardar y compruebe el PDF para asegurarse de que el formato es correcto.
Exportar datos como archivo Excel
Los archivos Excel son ideales si desea seguir analizando y editando los datos o utilizarlos en programas de hojas de cálculo. La exportación a Excel permite trabajar con los datos y transmitirlos a otros usuarios que también utilicen Excel.
- Preparar los datosOrdene o filtre los registros de datos que desea exportar.
- Iniciar la exportación a ExcelSeleccione Archivo > Exportar > Libro Excel.
- Seleccionar camposEn el cuadro de diálogo de exportación, puede seleccionar los campos que se incluirán en el archivo Excel.
- Guardar archivo ExcelIntroduzca el nombre del archivo y la ubicación de almacenamiento y haga clic en Exportar.
Exportar datos como CSV
Los archivos CSV (valores separados por comas) son especialmente útiles para intercambiar datos entre distintas aplicaciones y sistemas. Almacenan los datos en un formato sencillo, basado en texto, que puede ser leído por la mayoría de bases de datos y aplicaciones web.
- Filtrar datosFiltre y ordene los datos que desea exportar.
- Iniciar exportación CSVIr a Archivo > Exportar y seleccione CSV como formato.
- Definir campos y secuenciaSeleccione los campos y especifique el orden.
- Guardar archivo CSVIntroduzca un nombre de archivo y pulse Guardar.
2. migración de datos y sincronización entre archivos FileMaker
La migración y sincronización de datos entre distintos archivos de FileMaker es importante para mantener los datos coherentes y actualizados. Esto resulta especialmente útil si necesita transferir datos de una base de datos antigua a una nueva o mantener sincronizadas varias bases de datos.
Paso 1: Introducción a la migración y sincronización de datos
La migración de datos es el proceso de transferir datos de un archivo de FileMaker a otro. La sincronización, por su parte, garantiza la coherencia de los datos de varios archivos de FileMaker. Estas funciones son especialmente útiles si trabaja con varias bases de datos o necesita transferir datos de una solución antigua a una nueva.
Paso 2: Migración de datos entre archivos FileMaker
La migración de datos es el proceso mediante el cual se transfieren datos de un archivo de FileMaker a otro. Resulta útil si necesita consolidar bases de datos o migrar datos de una estructura de base de datos antigua a una nueva.
- Iniciar el proceso de importaciónAbra el fichero en el que desea importar los datos y vaya a Archivo > Importar > Archivo. Seleccione el archivo de FileMaker desde el que desea importar los datos.
- Seleccionar tabla de destinoEn el cuadro de diálogo de importación, seleccione la tabla de destino en el archivo actual a la que se van a importar los datos.
- Comprobar la asignación de camposFileMaker asigna automáticamente los campos. Compruebe la asignación y ajústela si es necesario para asegurarse de que los datos se importan correctamente en los campos de destino.
- Seleccionar opciones de importaciónSeleccione si deben añadirse nuevos registros de datos o actualizarse los existentes. Esta opción es especialmente importante si va a migrar datos sin sobrescribir los registros de datos existentes.
- Realizar importaciónPulse en Importarpara iniciar el proceso. Tras la importación, compruebe que los datos se han transferido correctamente.
Paso 3: Sincronización de los archivos de FileMaker
La sincronización garantiza que los datos de varios archivos de FileMaker permanezcan actualizados. Esto es importante cuando varios usuarios o departamentos trabajan con diferentes copias de la misma base de datos y necesitan asegurarse de que todos los cambios se reflejan en todos los archivos.
- Definir la estrategia de sincronizaciónDecida con qué frecuencia debe realizarse la sincronización y qué datos deben sincronizarse. La sincronización manual puede realizarse a intervalos regulares, mientras que la automatizada puede configurarse mediante scripts y disparadores.
- Crear secuencias de comandos para la sincronizaciónCree guiones en ambos archivos de FileMaker para controlar la sincronización. Estos guiones deben garantizar que sólo se sincronicen los registros de datos nuevos o modificados para minimizar la cantidad de datos.
- Activación de la sincronización automáticaUtilice activadores de FileMaker, como "Al abrir el archivo" o "Después de guardar", para activar la sincronización automáticamente. Esto garantiza que las bases de datos permanezcan sincronizadas en todo momento.
- Comprobación y control de la sincronizaciónRealizar pruebas periódicas para garantizar que la sincronización funciona correctamente. Supervise el proceso para reconocer y rectificar cualquier problema en una fase temprana.
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3. automatización de los procesos de importación y exportación
La automatización de los procesos de importación y exportación ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores humanos. Mediante la creación de secuencias de comandos y el establecimiento de calendarios, puede asegurarse de que estos procesos se ejecuten con regularidad y coherencia sin necesidad de intervención manual.
Paso 1: Introducción a la automatización
Los procesos automatizados de importación y exportación ahorran tiempo y reducen el riesgo de errores. FileMaker ofrece potentes opciones para automatizar estos procesos mediante guiones y programaciones, de forma que se ejecuten regularmente y sin intervención manual.
Paso 2: Creación de un script de importación
Un guión de importación le permite automatizar el proceso de importación de datos en su base de datos FileMaker. Esto resulta especialmente útil si necesita insertar regularmente datos de fuentes externas en la base de datos.
- Crear guión: Abra el Gestor de scripts (
Cmd + Mayús + SoCtrl + Mayús + S) y cree un nuevo script. Dele un nombre que describa el propósito de la importación, por ejemplo, "Importación automática de clientes". - Añadir paso de importaciónEn el Gestor de guiones, seleccione el paso Importar desde. Este paso le permite seleccionar un archivo y los campos de datos que desea importar.
- Establecer opciones de importaciónDefina cómo deben importarse los datos: si deben añadirse nuevos registros de datos o actualizarse los existentes. También puede especificar opciones para gestionar los errores de importación, como omitir registros incorrectos o cancelar la importación.
- Integrar la gestión de erroresAñada sentencias condicionales que definan lo que debe ocurrir si se produce un error. Por ejemplo, el script podría enviar una notificación o cancelar la importación si se produce un error.
- Probar y validar el guiónEjecute el script manualmente para asegurarse de que funciona correctamente. Compruebe los datos importados para asegurarse de que se han importado según lo requerido.
Paso 3: Creación de un script de exportación
Un guión de exportación automatiza el proceso de exportación de datos de su base de datos FileMaker. Esto resulta útil si necesita crear regularmente informes o exportar datos a otros sistemas sin tener que intervenir manualmente cada vez.
- Nuevo script para la exportaciónCree otro script en el Gestor de scripts, por ejemplo, "Exportación diaria de datos".
- Insertar paso de exportaciónAñada el paso de exportación y seleccione el formato de exportación deseado (PDF, Excel, CSV). Especifique el nombre del archivo y la ubicación de almacenamiento, pudiendo utilizar variables para que el nombre del archivo sea dinámico (por ejemplo, con fecha).
- Filtrar y ordenar datosAñada pasos adicionales para filtrar u ordenar los registros de datos antes de exportarlos. Así se garantiza que solo se exporten los datos relevantes.
- Automatizar la exportaciónConfigure el guión para que se ejecute automáticamente en un momento o evento específico. Esto puede hacerse mediante una programación### Tutorial: Exportación e importación de datos en FileMaker
La exportación e importación de datos en FileMaker es una función importante que permite gestionar los datos de forma eficaz e integrarlos con otros sistemas. En este tutorial detallado, aprenderá a exportar datos a distintos formatos, migrar y sincronizar datos entre archivos de FileMaker y automatizar los procesos de importación y exportación.
Cuatro plataformas FileMaker ERP para optimizar los procesos operativos.
Solicitar información Preguntas frecuentes sobre importación y exportación de datos
- ¿Qué formatos de datos puedo importar en FileMaker?
- FileMaker admite diversos formatos de importación de datos, como archivos Excel (.xlsx), CSV, archivos de texto delimitados por tabulaciones (.txt), XML, DBF y fuentes de datos ODBC. Para importar datos, vaya a "Archivo" > "Importar registros" y seleccione el formato de archivo deseado. Durante la importación, puede asignar los campos de FileMaker a los campos correspondientes del archivo de importación.
- ¿Cómo puedo exportar datos desde FileMaker?
- FileMaker ofrece varios formatos de exportación, como Excel (.xlsx), CSV, archivos de texto delimitados por tabulaciones (.txt), XML y archivos de fusión. Para exportar datos, seleccione "Archivo" > "Exportar registros" y, a continuación, seleccione el formato de archivo deseado. Durante la exportación, puede especificar qué campos y registros de datos deben exportarse y definir una estructura adecuada para la aplicación de destino.
- ¿Puedo filtrar determinados registros de datos antes de exportarlos?
- Sí, puede filtrar los datos antes de exportarlos realizando una consulta de búsqueda en FileMaker y exportando sólo los registros de datos encontrados. Esto le permite exportar sólo los datos relevantes sin exportar toda la base de datos. Después de mostrar los resultados de la búsqueda, seleccione Archivo > Exportar registros y FileMaker exportará sólo los registros encontrados.
- ¿Cómo puedo automatizar la importación de datos en FileMaker?
- Puede automatizar el proceso de importación en FileMaker creando un guión que ejecute el proceso de importación. En el editor de guiones, utilice el comando "Importar registros" para especificar el formato de importación, el archivo de origen y las asignaciones de campos. A continuación, el guión puede iniciarse manualmente o ejecutarse automáticamente mediante un activador, por ejemplo, para una actualización de datos diaria.
- ¿Qué campos deben asignarse al importar datos a FileMaker?
- Al importar datos, debe asegurarse de que los campos de las bases de datos de origen y de destino se asignan correctamente. Durante el proceso de importación, FileMaker muestra una lista de asignación en la que se especifica qué campos del archivo de origen deben importarse y en qué campos de la base de datos de FileMaker. Es importante que se asegure de que los nombres, las direcciones y los campos numéricos, por ejemplo, se asignan correctamente para garantizar la integridad de los datos importados.
- ¿Puedo importar datos de bases de datos externas como SQL Server o MySQL en FileMaker?
- Sí, puede importar datos de bases de datos externas como SQL Server o MySQL en FileMaker mediante una conexión ODBC. Debe instalar y configurar el controlador ODBC para la base de datos correspondiente. A continuación, en FileMaker puede establecer una conexión con la fuente de datos externa en "Archivo" > "Importar registros" > "ODBC" e importar los registros deseados. Este método permite vincular bases de datos entre sí e intercambiar datos sin problemas.
- ¿Cómo puedo asegurarme de que no se crean registros de datos duplicados al importar datos?
- Para evitar registros duplicados, puede definir reglas de validación en FileMaker. Por ejemplo, puede definir campos como "únicos" para que FileMaker reconozca automáticamente cuándo se crea un duplicado durante la importación. Como alternativa, puede crear un guión que busque valores duplicados y cancele la importación o actualice los registros existentes en lugar de crear nuevos.
- ¿Puedo automatizar los procesos de exportación de datos en FileMaker?
- Sí, al igual que con la importación, también puede automatizar la exportación de datos mediante scripts. En el editor de scripts, puede utilizar el comando "Exportar registros de datos" para especificar qué datos deben exportarse y en qué formato deben guardarse. Estos guiones pueden ejecutarse manualmente o programarse para que se inicien automáticamente, por ejemplo, cada día a una hora determinada.
- ¿Cómo puedo controlar la exportación de datos a un formato de archivo específico?
- Al exportar datos a FileMaker, puede seleccionar el formato de archivo deseado seleccionando la opción correspondiente en el cuadro de diálogo de exportación. Puede elegir entre distintos formatos, como Excel, CSV, XML y otros. Cada formato tiene sus propias ventajas: Excel para informes tabulares, CSV para migraciones de datos y XML para el intercambio de datos estructurados entre sistemas.
- ¿Cómo debo proceder al migrar datos desde una versión anterior de FileMaker?
- Para migrar datos desde una versión anterior de FileMaker, puede abrir la base de datos en la nueva versión y migrar los datos. Si se ha modificado el modelo de datos, puede importar los datos a una nueva estructura de datos mediante la función "Importar registros". Asegúrese de crear copias de seguridad antes de la migración y compruebe cuidadosamente las asignaciones de campos para garantizar la integridad de los datos durante el proceso de migración. Puede migrar bases de datos en el formato anterior .fp7 con una versión actual de FileMaker. Esto creará una nueva base de datos con la extensión .fmp12.
- ¿Puedo exportar estructuras de datos complejas, como tablas enlazadas o secciones?
- Sí, puede exportar tablas y secciones vinculadas a FileMaker configurando las presentaciones correspondientes para mostrar todos los datos que necesite. Sin embargo, al exportar, sólo se exportan los campos primarios de los registros de la tabla principal. Para exportar todos los datos relacionados, debe realizar varias exportaciones y volver a vincular estos datos en la base de datos de destino.
- ¿Cómo puedo asegurarme de que los datos importados y exportados se procesan de forma segura y correcta en FileMaker?
- Para garantizar que los datos importados y exportados se procesan correctamente, debe utilizar reglas de validación y registros de errores en FileMaker. Las reglas de validación garantizan que todos los datos se ajustan a los estándares definidos, mientras que los registros de errores se utilizan para supervisar el proceso de importación o exportación en busca de errores o incoherencias en los datos. Para importaciones o exportaciones más grandes, es aconsejable realizar ejecuciones de prueba con una pequeña cantidad de datos antes de ejecutar todo el proceso.
