3.3 Export a import dat
Export a import dat v aplikaci FileMaker je základní funkcí pro přenos dat z databáze do jiných formátů nebo pro integraci externích dat do řešení FileMaker. To je důležité zejména v případě, že chcete komunikovat s externími systémy, vytvářet sestavy nebo synchronizovat data mezi různými soubory FileMakeru. Efektivní správa dat ve FileMakeru zahrnuje nejen ukládání a úpravy dat v rámci databáze, ale také export a import dat v různých formátech. To je obzvláště důležité, pokud chcete sdílet data s jinými systémy, vytvářet sestavy nebo synchronizovat databázi s externími zdroji.
Obsah
- 3.3 Export a import dat
- 1. export dat v různých formátech (PDF, Excel, CSV)
- FileMaker ERP s mnoha rozhraními pro import a export
- 2. migrace a synchronizace dat mezi soubory FileMaker
- gFM-Business Open Source FileMaker Basis ERP Software pro rychlokurz
- 3. automatizace dovozních a vývozních procesů
- Čtyři platformy FileMaker ERP pro optimalizaci provozních procesů.
- Často kladené otázky o importu a exportu dat
1. export dat v různých formátech (PDF, Excel, CSV)
Export dat v různých formátech umožňuje používat informace z databáze FileMaker v jiných aplikacích. Soubory PDF jsou ideální pro formátované zprávy, tabulky Excelu pro další zpracování a analýzu a soubory CSV pro výměnu dat s jinými systémy.
FileMaker ERP s mnoha rozhraními pro import a export
Více informací
Export dat do formátu PDF
PDF je univerzální formát, který je ideální, pokud chcete vytvářet zprávy nebo dokumenty s pevným uspořádáním, které lze snadno distribuovat nebo tisknout. Export do PDF zajistí, že formátování a design vašich dat zůstanou zachovány.
- Zvolte rozvrženíV režimu procházení vyberte rozložení, které obsahuje data, jež mají být exportována.
- Spuštění exportu do PDF: Přejít na Soubor > Odeslat > PDF.
- Zadejte nastaveníVyberte umístění úložiště a název souboru. Můžete exportovat všechny datové záznamy nebo pouze aktuální a přizpůsobit nastavení stránky.
- Uložit PDF: Klikněte na Uložit a zkontrolujte, zda je formátování PDF správné.
Export dat do souboru Excel
Soubory aplikace Excel jsou ideální, pokud chcete data dále analyzovat a upravovat nebo je používat v tabulkových procesorech. Export do aplikace Excel umožňuje pracovat s daty a předávat je dalším uživatelům, kteří rovněž používají aplikaci Excel.
- Příprava datSeřaďte nebo filtrujte datové záznamy, které chcete exportovat.
- Spuštění exportu do aplikace ExcelVyberte Soubor > Export > Sešit aplikace Excel.
- Vybraná pole: V dialogu pro export můžete vybrat pole, která mají být zahrnuta do souboru Excel.
- Uložení souboru aplikace ExcelZadejte název souboru a umístění úložiště a klikněte na tlačítko Export.
Export dat jako CSV
Soubory CSV (Comma-Separated Values) jsou užitečné zejména pro výměnu dat mezi různými aplikacemi a systémy. Ukládají data v jednoduchém textovém formátu, který lze číst ve většině databází a webových aplikací.
- Filtrování datFiltrujte a tříděte data, která chcete exportovat.
- Spuštění exportu CSV: Přejít na Soubor > Exportovat a vyberte CSV jako formát.
- Definice polí a sekvenceVyberte pole a zadejte pořadí.
- Uložení souboru CSV: Zadejte název souboru a klikněte na Uložit.
2. migrace a synchronizace dat mezi soubory FileMaker
Migrace a synchronizace dat mezi různými soubory FileMakeru je důležitá pro zachování konzistentnosti a aktuálnosti dat. To je užitečné zejména v případě, že potřebujete přenést data ze starší databáze do nové nebo udržovat synchronizaci více databází.
Krok 1: Úvod do migrace a synchronizace dat
Migrace dat je proces přenosu dat z jednoho souboru FileMakeru do jiného. Synchronizace naproti tomu zajišťuje, že data ve více souborech FileMaker zůstanou konzistentní. Tyto funkce jsou užitečné zejména v případě, že pracujete s více databázemi nebo potřebujete přenést data ze staršího řešení do nového.
Krok 2: Migrace dat mezi soubory FileMaker
Migrace dat je proces, při kterém přenášíte data z jednoho souboru FileMakeru do jiného. To je užitečné, pokud potřebujete konsolidovat databáze nebo migrovat data ze staré struktury databáze do nové.
- Spuštění procesu importuOtevřete soubor, do kterého chcete importovat data, a přejděte na stránku Soubor > Importovat > Soubor. Vyberte soubor FileMakeru, ze kterého chcete importovat data.
- Výběr cílové tabulkyV dialogovém okně importu vyberte cílovou tabulku v aktuálním souboru, do které mají být data importována.
- Zkontrolujte přiřazení políFileMaker automaticky přiřadí pole. Zkontrolujte přiřazení a v případě potřeby je upravte, abyste zajistili správný import dat do cílových polí.
- Vyberte možnosti importuVyberte, zda mají být přidány nové datové záznamy nebo aktualizovány stávající datové záznamy. Tato volba je důležitá zejména v případě, že migrujete data bez přepsání stávajících datových záznamů.
- Provést import: Klikněte na Importzahájit proces. Po importu zkontrolujte, zda byla data přenesena správně.
Krok 3: Synchronizace souborů FileMaker
Synchronizace zajišťuje aktuálnost dat ve více souborech FileMakeru. To je důležité v případech, kdy více uživatelů nebo oddělení pracuje s různými kopiemi téže databáze a potřebují zajistit, aby se všechny změny promítly do všech souborů.
- Definice synchronizační strategieRozhodněte, jak často se má synchronizace provádět a která data je třeba synchronizovat. Ruční synchronizace může probíhat v pravidelných intervalech, zatímco automatickou synchronizaci lze nastavit pomocí skriptů a spouštěčů.
- Vytvoření skriptů pro synchronizaciVytvoření skriptů v obou souborech FileMaker pro řízení synchronizace. Tyto skripty by měly zajistit, aby byly synchronizovány pouze nové nebo změněné záznamy, aby se minimalizovalo množství dat.
- Spouštěč pro automatickou synchronizaciK automatickému spuštění synchronizace použijte spouštěče FileMakeru, například "Při otevření souboru" nebo "Po uložení". Tím zajistíte, že databáze zůstanou vždy synchronizované.
- Testování a monitorování synchronizaceProvádějte pravidelné testy, abyste se ujistili, že synchronizace funguje správně. Monitorujte proces, abyste včas rozpoznali a odstranili případné problémy.
gFM-Business Open Source FileMaker Basis-ERP
Software pro rychlokurz
Stáhnout zdarma
3. automatizace dovozních a vývozních procesů
Automatizace procesů importu a exportu šetří čas a snižuje riziko lidské chyby. Vytvořením skriptů a nastavením plánů můžete zajistit, aby tyto procesy probíhaly pravidelně a konzistentně bez nutnosti ručního zásahu.
Krok 1: Úvod do automatizace
Automatizované procesy importu a exportu šetří čas a snižují riziko chyb. FileMaker nabízí výkonné možnosti automatizace těchto procesů pomocí skriptů a plánů tak, aby probíhaly pravidelně a bez ručního zásahu.
Krok 2: Vytvoření importního skriptu
Importní skript umožňuje automatizovat proces importu dat do databáze FileMaker. To je užitečné zejména v případě, že potřebujete do databáze pravidelně vkládat data z externích zdrojů.
- Vytvořit skript: Otevřete Správce skriptů (
Cmd + Shift + SneboCtrl + Shift + S) a vytvořte nový skript. Dejte mu název, který popisuje účel importu, např. "Automatický import zákazníků". - Přidání kroku importu: Ve Správci skriptů vyberte krok Import z. V tomto kroku můžete vybrat soubor a datová pole, která se mají importovat.
- Nastavení možností importuDefinujte, jak mají být data importována - zda mají být přidány nové datové záznamy nebo aktualizovány stávající. Můžete také zadat možnosti pro zpracování chyb importu, jako je přeskočení nesprávných záznamů nebo zrušení importu.
- Integrace zpracování chybPřidejte podmíněné příkazy, které definují, co se má stát, pokud dojde k chybě. Skript by například mohl v případě chyby odeslat oznámení nebo import zrušit.
- Testování a ověřování skriptuSpusťte skript ručně, abyste se ujistili, že funguje správně. Zkontrolujte importovaná data a ujistěte se, že byla importována podle požadavků.
Krok 3: Vytvoření exportního skriptu
Exportní skript automatizuje proces exportu dat z databáze FileMaker. To je užitečné, pokud potřebujete pravidelně vytvářet sestavy nebo exportovat data do jiných systémů, aniž byste museli pokaždé zasahovat ručně.
- Nový skript pro exportVe Správci skriptů vytvořte další skript, např. "Denní export dat".
- Vložit krok exportuPřidejte krok exportu a vyberte požadovaný formát exportu (PDF, Excel, CSV). Zadejte název souboru a místo uložení, přičemž můžete použít proměnné, aby byl název souboru dynamický (např. s datem).
- Filtrování a třídění datPřidejte další kroky pro filtrování nebo třídění datových záznamů před jejich exportem. Tím zajistíte, že budou exportována pouze relevantní data.
- Automatizovat exportNastavení automatického spuštění skriptu v určitý čas nebo při určité události. To lze provést pomocí plánu### Výukový program: Export a import dat v aplikaci FileMaker
Export a import dat v aplikaci FileMaker je důležitou funkcí, která umožňuje efektivně spravovat data a integrovat je s jinými systémy. V tomto podrobném kurzu se dozvíte, jak exportovat data do různých formátů, migrovat a synchronizovat data mezi soubory FileMakeru a automatizovat procesy importu a exportu.
Čtyři platformy FileMaker ERP pro optimalizaci provozních procesů.
Vyžádat si informace Často kladené otázky o importu a exportu dat
- Které datové formáty mohu importovat do aplikace FileMaker?
- FileMaker podporuje řadu formátů pro import dat, včetně souborů Excel (.xlsx), CSV, textových souborů s oddělovačem tabulek (.txt), XML, DBF a zdrojů dat ODBC. Chcete-li importovat data, přejděte do nabídky "Soubor" > "Importovat záznamy" a vyberte požadovaný formát souboru. Během importu můžete mapovat pole v aplikaci FileMaker na odpovídající pole v importním souboru.
- Jak mohu exportovat data z aplikace FileMaker?
- FileMaker nabízí různé formáty exportu, včetně formátů Excel (.xlsx), CSV, textových souborů s oddělovačem tabulek (.txt), XML a slučovacích souborů. Chcete-li exportovat data, zvolte "Soubor" > "Exportovat záznamy" a poté vyberte požadovaný formát souboru. Během exportu můžete určit, která pole a datové záznamy mají být exportovány, a definovat vhodnou strukturu pro cílovou aplikaci.
- Mohu filtrovat určité datové záznamy před jejich exportem?
- Ano, data můžete před exportem filtrovat tak, že ve FileMakeru provedete vyhledávací dotaz a exportujete pouze nalezené datové záznamy. To vám umožní exportovat pouze relevantní data, aniž byste museli exportovat celou databázi. Po zobrazení výsledků vyhledávání zvolte Soubor > Exportovat záznamy a FileMaker vyexportuje pouze nalezené záznamy.
- Jak mohu automatizovat import dat do aplikace FileMaker?
- Proces importu můžete v aplikaci FileMaker automatizovat vytvořením skriptu, který proces importu provede. V editoru skriptu zadejte pomocí příkazu "Importovat záznamy" formát importu, zdrojový soubor a mapování polí. Skript pak lze spustit ručně nebo automaticky spouštěčem, např. pro denní aktualizaci dat.
- Která pole musí být přiřazena při importu dat do aplikace FileMaker?
- Při importu dat je třeba zajistit, aby byla pole ve zdrojové a cílové databázi správně mapována. Během procesu importu FileMaker zobrazí mapovací seznam, ve kterém určíte, která pole ze zdrojového souboru mají být importována do kterých polí v databázi FileMaker. Je důležité, abyste zajistili správné mapování například jmen, adres a číselných polí, aby byla zajištěna integrita importovaných dat.
- Mohu do aplikace FileMaker importovat data z externích databází, jako je SQL Server nebo MySQL?
- Ano, do aplikace FileMaker můžete importovat data z externích databází, jako je SQL Server nebo MySQL, prostřednictvím připojení ODBC. Musíte nainstalovat a nakonfigurovat ovladač ODBC pro příslušnou databázi. Ve FileMakeru pak můžete vytvořit připojení k externímu zdroji dat v nabídce "Soubor" > "Importovat záznamy" > "ODBC" a importovat požadované záznamy. Tento způsob umožňuje vzájemné propojení databází a bezproblémovou výměnu dat.
- Jak mohu zajistit, aby se při importu dat nevytvářely duplicitní datové záznamy?
- Abyste zabránili duplicitním záznamům, můžete v aplikaci FileMaker definovat validační pravidla. Můžete například definovat pole jako "jedinečná", takže FileMaker automaticky rozpozná, když se během importu vytvoří duplikát. Případně můžete vytvořit skript, který vyhledá duplicitní hodnoty a buď zruší import, nebo aktualizuje stávající záznamy namísto vytváření nových.
- Mohu automatizovat procesy exportu dat v aplikaci FileMaker?
- Ano, stejně jako v případě importu můžete i export dat automatizovat pomocí skriptů. V editoru skriptů můžete pomocí příkazu "Exportovat datové záznamy" určit, která data mají být exportována a v jakém formátu mají být uložena. Tyto skripty lze spouštět ručně nebo je naprogramovat tak, aby se spouštěly automaticky například každý den v určitý čas.
- Jak mohu kontrolovat export dat do určitého formátu souboru?
- Při exportu dat do aplikace FileMaker můžete vybrat požadovaný formát souboru výběrem příslušné možnosti v dialogovém okně exportu. Můžete si vybrat mezi různými formáty, například Excel, CSV, XML a dalšími. Každý formát má své vlastní výhody: Excel pro tabulkové přehledy, CSV pro migraci dat a XML pro výměnu strukturovaných dat mezi systémy.
- Jak mám postupovat při migraci dat ze starší verze aplikace FileMaker?
- Chcete-li migrovat data ze starší verze aplikace FileMaker, můžete databázi otevřít v nové verzi a data migrovat. Pokud byl datový model změněn, můžete data importovat do nové datové struktury pomocí funkce "Importovat záznamy". Před migrací nezapomeňte vytvořit zálohy a pečlivě zkontrolujte mapování polí, abyste zajistili integritu dat během procesu migrace. Databáze v předchozím formátu .fp7 můžete migrovat pomocí aktuální verze aplikace FileMaker. Tím se vytvoří nová databáze s příponou .fmp12.
- Mohu exportovat složité datové struktury, jako jsou propojené tabulky nebo sekce?
- Ano, propojené tabulky a oddíly můžete exportovat do aplikace FileMaker tak, že nakonfigurujete odpovídající rozvržení pro zobrazení všech potřebných dat. Při exportu se však exportují pouze primární pole záznamů v hlavní tabulce. Chcete-li exportovat všechna související data, musíte provést více exportů a tato data znovu propojit v cílové databázi.
- Jak zajistím, aby byla importovaná a exportovaná data ve FileMakeru zpracována bezpečně a správně?
- Abyste zajistili správné zpracování importovaných a exportovaných dat, měli byste v aplikaci FileMaker používat validační pravidla a protokolování chyb. Validační pravidla zajišťují, že všechna data odpovídají definovaným standardům, zatímco protokoly chyb slouží ke sledování procesu importu nebo exportu, zda nedochází k chybám nebo nekonzistenci dat. U rozsáhlejších importů nebo exportů je vhodné před provedením celého procesu provést testovací běhy s malým množstvím dat.
