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Esportazione e importazione di dati con FileMaker

  • Importazione ed esportazione di dati con FileMaker, formati e automazione

3.3 Esportazione e importazione dei dati

L'esportazione e l'importazione di dati in FileMaker è una funzione essenziale per trasferire i dati dal vostro database in altri formati o per integrare dati esterni nella vostra soluzione FileMaker. Ciò è particolarmente importante se si desidera comunicare con sistemi esterni, creare report o sincronizzare i dati tra diversi file FileMaker. Una gestione efficiente dei dati in FileMaker comprende non solo il salvataggio e la modifica dei dati all'interno del database, ma anche l'esportazione e l'importazione di dati in formati diversi. Ciò è particolarmente importante se si desidera condividere i dati con altri sistemi, creare report o sincronizzare il database con fonti esterne.

 

1. esportazione dei dati in vari formati (PDF, Excel, CSV)

L'esportazione di dati in vari formati consente di utilizzare le informazioni del database FileMaker in altre applicazioni. I file PDF sono ideali per i rapporti formattati, le tabelle Excel per ulteriori elaborazioni e analisi e i file CSV per lo scambio di dati con altri sistemi.

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Esportazione dei dati in formato PDF

Il PDF è un formato universale, ideale per creare rapporti o documenti con un layout fisso e che possono essere facilmente distribuiti o stampati. L'esportazione in PDF garantisce il mantenimento della formattazione e del design dei dati.

  1. Selezionare il layoutIn modalità Sfoglia, selezionare il layout che contiene i dati da esportare.
  2. Avviare l'esportazione di PDFVai a File > Invia > PDF.
  3. Definire le impostazioniSelezionare la posizione di memorizzazione e il nome del file. È possibile esportare tutti i record di dati o solo quello corrente e personalizzare le impostazioni della pagina.
  4. Salva PDFCliccare su Risparmiare e controllare il PDF per verificare che la formattazione sia corretta.
Esportare i dati come file Excel

I file Excel sono ideali se si desidera analizzare e modificare ulteriormente i dati o utilizzarli in programmi di fogli di calcolo. L'esportazione in Excel consente di lavorare con i dati e di trasmetterli ad altri utenti che utilizzano Excel.

  1. Preparare i datiOrdinare o filtrare i record di dati che si desidera esportare.
  2. Avviare l'esportazione di ExcelSelezionare File > Esportazione > Cartella di lavoro Excel.
  3. Seleziona i campiNella finestra di dialogo di esportazione è possibile selezionare i campi da includere nel file Excel.
  4. Salvare il file ExcelInserite il nome del file e la posizione di memorizzazione e fate clic su Esportazione.
Esportazione dei dati come CSV

I file CSV (Comma-Separated Values) sono particolarmente utili per lo scambio di dati tra applicazioni e sistemi diversi. Memorizzano i dati in un formato semplice, basato sul testo, che può essere letto dalla maggior parte dei database e delle applicazioni web.

  1. Dati del filtroFiltrare e ordinare i dati da esportare.
  2. Avviare l'esportazione CSVVai a File > Esportazione e selezionare CSV come formato.
  3. Definire i campi e la sequenzaSelezionare i campi e specificare l'ordine.
  4. Salvare il file CSVInserire un nome di file e fare clic su Risparmiare.
Esportazione dei dati in vari formati
Esportazione dei dati in vari formati

2. migrazione e sincronizzazione dei dati tra file FileMaker

La migrazione e la sincronizzazione dei dati tra diversi file FileMaker è importante per mantenere i dati coerenti e aggiornati. Ciò è particolarmente utile se dovete trasferire i dati da un vecchio database a uno nuovo o mantenere sincronizzati più database.

Fase 1: Introduzione alla migrazione e alla sincronizzazione dei dati

La migrazione dei dati è il processo di trasferimento dei dati da un file FileMaker a un altro. La sincronizzazione, invece, garantisce la coerenza dei dati in più file FileMaker. Queste funzioni sono particolarmente utili se si lavora con più database o se si devono trasferire i dati da una soluzione precedente a una nuova.

Passo 2: migrazione dei dati tra file FileMaker

La migrazione dei dati è il processo di trasferimento dei dati da un file FileMaker a un altro. È utile se dovete consolidare i database o migrare i dati da una vecchia struttura di database a una nuova.

  1. Avvio del processo di importazioneAprire il file in cui si desidera importare i dati e andare su File > Importazione > File. Selezionate il file FileMaker da cui volete importare i dati.
  2. Selezionare la tabella di destinazioneNella finestra di dialogo di importazione, selezionare la tabella di destinazione nel file corrente in cui importare i dati.
  3. Controllare l'assegnazione del campoFileMaker assegna automaticamente i campi. Controllate la mappatura e, se necessario, modificatela per garantire che i dati siano importati correttamente nei campi di destinazione.
  4. Selezionare le opzioni di importazioneSelezionare se aggiungere nuovi record di dati o aggiornare quelli esistenti. Questa opzione è particolarmente importante se si migrano i dati senza sovrascrivere i record di dati esistenti.
  5. Eseguire l'importazioneCliccare su Importazioneper avviare il processo. Dopo l'importazione, verificare che i dati siano stati trasferiti correttamente.
Fase 3: Sincronizzazione dei file FileMaker

La sincronizzazione garantisce che i dati contenuti in più file FileMaker rimangano aggiornati. Questo è importante quando più utenti o reparti lavorano con copie diverse dello stesso database e devono assicurarsi che tutte le modifiche siano riflesse in tutti i file.

  1. Definire la strategia di sincronizzazioneDecidete la frequenza della sincronizzazione e quali dati devono essere sincronizzati. La sincronizzazione manuale può avvenire a intervalli regolari, mentre la sincronizzazione automatica può essere impostata utilizzando script e trigger.
  2. Creare script per la sincronizzazioneCreare script in entrambi i file FileMaker per controllare la sincronizzazione. Questi script devono garantire che vengano sincronizzati solo i record di dati nuovi o modificati, per ridurre al minimo la quantità di dati.
  3. Trigger per la sincronizzazione automaticaUtilizzate i trigger di FileMaker, come "All'apertura del file" o "Dopo il salvataggio", per attivare automaticamente la sincronizzazione. In questo modo si garantisce che i database rimangano sempre sincronizzati.
  4. Test e monitoraggio della sincronizzazioneEseguire test regolari per garantire il corretto funzionamento della sincronizzazione. Monitorare il processo per riconoscere e correggere tempestivamente eventuali problemi.
Definire la sequenza dei campi per l'esportazione. Esempio: esportazione degli indirizzi dei clienti

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3. automazione dei processi di importazione ed esportazione

L'automazione dei processi di importazione ed esportazione fa risparmiare tempo e riduce il rischio di errori umani. Creando script e impostando pianificazioni, è possibile garantire che questi processi vengano eseguiti regolarmente e in modo coerente senza bisogno di interventi manuali.

Fase 1: Introduzione all'automazione

I processi di importazione ed esportazione automatizzati fanno risparmiare tempo e riducono il rischio di errori. FileMaker offre potenti opzioni per automatizzare questi processi utilizzando script e pianificazioni in modo che vengano eseguiti regolarmente e senza interventi manuali.

Passo 2: creazione di uno script di importazione

Uno script di importazione consente di automatizzare il processo di importazione dei dati nel database FileMaker. È particolarmente utile se dovete inserire regolarmente nel vostro database dati provenienti da fonti esterne.

  1. Creare uno script: Aprite il Gestore degli script (Cmd + Shift + S o Ctrl + Shift + S) e creare un nuovo script. Assegnategli un nome che descriva lo scopo dell'importazione, ad esempio "Importazione automatica di clienti".
  2. Aggiungere una fase di importazioneNella Gestione script, selezionare il passo Importazione da. Questa fase consente di selezionare un file e i campi di dati da importare.
  3. Impostare le opzioni di importazioneDefinire il modo in cui i dati devono essere importati: se devono essere aggiunti nuovi record di dati o aggiornati quelli esistenti. È inoltre possibile specificare le opzioni per la gestione degli errori di importazione, come saltare i record errati o annullare l'importazione.
  4. Integrare la gestione degli erroriAggiungere dichiarazioni condizionali che definiscono cosa dovrebbe accadere se si verifica un errore. Ad esempio, lo script potrebbe inviare una notifica o annullare l'importazione in caso di errore.
  5. Test e convalida dello scriptEseguire manualmente lo script per verificare che funzioni correttamente. Controllare i dati importati per verificare che siano stati importati come richiesto.
Passo 3: creazione di uno script di esportazione

Uno script di esportazione automatizza il processo di esportazione dei dati dal database FileMaker. Questo è utile se dovete creare regolarmente dei report o esportare i dati in altri sistemi senza dover intervenire manualmente ogni volta.

  1. Nuovo script per l'esportazioneCreare un altro script nella Gestione script, ad esempio "Esportazione dati giornaliera".
  2. Inserire la fase di esportazioneAggiungere la fase di esportazione e selezionare il formato di esportazione desiderato (PDF, Excel, CSV). Specificare il nome del file e la posizione di archiviazione; è possibile utilizzare variabili per rendere il nome del file dinamico (ad esempio con la data).
  3. Filtrare e ordinare i datiAggiungere ulteriori passaggi per filtrare o ordinare i record di dati prima di esportarli. In questo modo si garantisce che vengano esportati solo i dati rilevanti.
  4. Automatizzare l'esportazioneImpostate lo script in modo che venga eseguito automaticamente a un'ora o a un evento specifico. Questo può essere fatto tramite una pianificazione### Tutorial: Esportazione e importazione di dati in FileMaker

L'esportazione e l'importazione di dati in FileMaker è una funzione importante che consente di gestire in modo efficiente i dati e di integrarli con altri sistemi. In questo tutorial dettagliato, imparerete a esportare i dati in diversi formati, a migrare e sincronizzare i dati tra i file di FileMaker e ad automatizzare i processi di importazione ed esportazione.

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Domande frequenti sull'importazione ed esportazione dei dati

  • Quali formati di dati posso importare in FileMaker?
    • FileMaker supporta diversi formati di importazione dei dati, tra cui file Excel (.xlsx), CSV, file di testo delimitati da tabelle (.txt), XML, DBF e fonti di dati ODBC. Per importare i dati, andare su "File" > "Importa record" e selezionare il formato di file desiderato. Durante l'importazione, è possibile mappare i campi di FileMaker con i campi corrispondenti del file di importazione.
  • Come posso esportare i dati da FileMaker?
    • FileMaker offre diversi formati di esportazione, tra cui Excel (.xlsx), CSV, file di testo delimitati da tabelle (.txt), XML e file unione. Per esportare i dati, selezionare "File" > "Esporta record" e poi selezionare il formato di file desiderato. Durante l'esportazione, è possibile specificare quali campi e record di dati devono essere esportati e definire una struttura adatta all'applicazione di destinazione.
  • Posso filtrare alcuni record di dati prima di esportarli?
    • Sì, è possibile filtrare i dati prima dell'esportazione eseguendo una query di ricerca in FileMaker ed esportando solo i record di dati trovati. In questo modo è possibile esportare solo i dati rilevanti senza esportare l'intero database. Dopo aver visualizzato i risultati della ricerca, scegliete File > Esporta record e FileMaker esporterà solo i record trovati.
  • Come posso automatizzare l'importazione di dati in FileMaker?
    • È possibile automatizzare il processo di importazione in FileMaker creando uno script che esegua il processo di importazione. Nell'editor di script, utilizzare il comando "Importa record" per specificare il formato di importazione, il file di origine e le mappature dei campi. Lo script può essere avviato manualmente o eseguito automaticamente da un trigger, ad esempio per un aggiornamento giornaliero dei dati.
  • Quali campi devono essere assegnati quando si importano i dati in FileMaker?
    • Quando si importano i dati, è necessario assicurarsi che i campi dei database di origine e di destinazione siano mappati correttamente. Durante il processo di importazione, FileMaker visualizza un elenco di mappatura in cui si specifica quali campi del file di origine devono essere importati in quali campi del database FileMaker. È importante assicurarsi che i campi dei nomi, degli indirizzi e dei numeri, ad esempio, siano mappati correttamente per garantire l'integrità dei dati importati.
  • È possibile importare in FileMaker dati da database esterni come SQL Server o MySQL?
    • Sì, è possibile importare dati da database esterni come SQL Server o MySQL in FileMaker tramite una connessione ODBC. È necessario installare e configurare il driver ODBC per il database in questione. In FileMaker è possibile stabilire una connessione alla fonte di dati esterna in "File" > "Importa record" > "ODBC" e importare i record desiderati. Questo metodo consente di collegare i database tra loro e di scambiare dati senza problemi.
  • Come posso assicurarmi che non vengano creati record di dati duplicati durante l'importazione dei dati?
    • Per evitare i record duplicati, è possibile definire regole di convalida in FileMaker. Ad esempio, è possibile definire i campi come "unici" in modo che FileMaker riconosca automaticamente la creazione di un duplicato durante l'importazione. In alternativa, è possibile creare uno script che cerchi i valori duplicati e annulli l'importazione o aggiorni i record esistenti invece di crearne di nuovi.
  • È possibile automatizzare i processi di esportazione dei dati in FileMaker?
    • Sì, come per l'importazione, è possibile automatizzare l'esportazione dei dati utilizzando degli script. Nell'editor di script, è possibile utilizzare il comando "Esporta record di dati" per specificare quali dati devono essere esportati e in quale formato devono essere salvati. Questi script possono essere eseguiti manualmente o programmati per avviarsi automaticamente, ad esempio, ogni giorno a un'ora specifica.
  • Come posso controllare l'esportazione dei dati in un formato di file specifico?
    • Quando si esportano i dati in FileMaker, è possibile scegliere il formato di file desiderato selezionando l'opzione corrispondente nella finestra di dialogo di esportazione. È possibile scegliere tra diversi formati come Excel, CSV, XML e altri. Ogni formato ha i suoi vantaggi: Excel per i report tabellari, CSV per le migrazioni di dati e XML per lo scambio di dati strutturati tra sistemi.
  • Come si procede quando si migrano i dati da una versione precedente di FileMaker?
    • Per migrare i dati da una versione precedente di FileMaker, è possibile aprire il database nella nuova versione e migrare i dati. Se il modello di dati è stato modificato, è possibile importare i dati in una nuova struttura di dati utilizzando la funzione "Importa record". Assicuratevi di creare dei backup prima della migrazione e di controllare attentamente le mappature dei campi per garantire l'integrità dei dati durante il processo di migrazione. È possibile migrare i database nel precedente formato .fp7 con una versione attuale di FileMaker. In questo modo si creerà un nuovo database con estensione .fmp12.
  • È possibile esportare strutture di dati complesse come tabelle collegate o sezioni?
    • Sì, è possibile esportare tabelle e sezioni collegate in FileMaker configurando i layout corrispondenti per visualizzare tutti i dati necessari. Tuttavia, quando si esporta, vengono esportati solo i campi primari dei record della tabella principale. Per esportare tutti i dati correlati, è necessario eseguire più esportazioni e collegare nuovamente i dati nel database di destinazione.
  • Come posso garantire che i dati importati ed esportati vengano elaborati in modo sicuro e corretto in FileMaker?
    • Per garantire che i dati importati ed esportati vengano elaborati correttamente, è necessario utilizzare le regole di convalida e la registrazione degli errori in FileMaker. Le regole di convalida assicurano che tutti i dati siano conformi agli standard definiti, mentre i registri degli errori vengono utilizzati per monitorare il processo di importazione o esportazione alla ricerca di errori o incongruenze nei dati. Per le importazioni o le esportazioni di grandi dimensioni, è consigliabile eseguire dei test con una piccola quantità di dati prima di eseguire l'intero processo.
3.3 Esportazione e importazione dei dati

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