3.1 Immissione e gestione dei dati in FileMaker
Una gestione efficiente dei dati è il cuore di qualsiasi applicazione di database di successo. In questa esercitazione ci concentreremo su come creare e modificare i record in FileMaker, utilizzare le funzioni di ricerca e le opzioni di filtro, ordinare e raggruppare i dati. Queste abilità sono fondamentali per gestire grandi quantità di dati e accedere rapidamente alle informazioni necessarie.
Indice dei contenuti
1. creare e modificare i record di dati
Passo 1: creare un nuovo record di dati
La creazione di un nuovo record in FileMaker è un processo di base che consente di inserire nuove informazioni nel database.
- Passare alla modalità di navigazioneAssicurarsi di essere in modalità Sfoglia. È possibile accedervi tramite il menu Vista > Modalità Sfoglia o premendo la combinazione di tasti
Cmd + B(macOS) oCtrl + B(Windows). - Aggiungere un nuovo record di datiNella barra degli strumenti di stato in alto, fare clic sul pulsante Pulsante per un nuovo record di dati (rappresentato dal simbolo "+") o selezionare Record di dati > Nuovo record di dati dal menu. In alternativa, è possibile utilizzare la combinazione di tasti
Cmd + N(macOS) oCtrl + N(Windows). - Inserire i datiDopo la creazione del nuovo record di dati, i campi vengono visualizzati vuoti. Fare clic nei rispettivi campi e inserire i dati richiesti. Assicurarsi che tutti i campi obbligatori siano compilati.
- Salvare il record di datiDi solito FileMaker salva le modifiche automaticamente. Tuttavia, se volete assicurarvi che le modifiche siano state salvate, potete fare clic su un altro campo o selezionare un altro record di dati.
Fase 2: Modifica del record di dati esistente
La modifica dei record di dati esistenti è altrettanto semplice e consente di mantenere i dati aggiornati e corretti.
- Selezionare il set di datiNavigare fino al record di dati che si desidera modificare. Questo può essere fatto usando i pulsanti di navigazione nella barra degli strumenti di stato o usando le funzioni di ricerca (più avanti).
- Modifica dei campiFare clic sul campo che si desidera modificare e apportare le modifiche necessarie.
- Salva le modificheCome per la creazione, le modifiche vengono salvate automaticamente in FileMaker. Tuttavia, è possibile salvare anche manualmente facendo clic su un altro campo o modificando il record di dati.
Passo 3: Cancellare il record di dati
A volte è necessario rimuovere dal database i record di dati irrilevanti o errati.
- Selezionare il set di datiSpostarsi sul record di dati che si desidera eliminare.
- Cancellare il record di datiCliccare su Record di dati > Cancella record di dati oppure utilizzare la combinazione di tasti
Cmd + E(macOS) oCtrl + E(Windows). - ConfermaFileMaker richiede una conferma prima di eliminare il record di dati. Confermate il processo di eliminazione per rimuovere definitivamente il record.
SuggerimentoI record di dati cancellati non possono essere ripristinati. Pertanto, è necessario prestare attenzione e assicurarsi di eliminare il record di dati corretto.
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2. funzioni di ricerca e opzioni di filtro
La capacità di trovare rapidamente record di dati specifici è fondamentale per l'uso efficiente di un database. FileMaker offre potenti funzioni di ricerca e filtro per aiutarvi a farlo.
Passo 1: Effettuare una semplice ricerca
- Passare alla modalità di ricercaCliccare su Vista > Modalità di ricerca oppure utilizzare la combinazione di tasti
Cmd + F(macOS) oCtrl + F(Windows). - Inserire i criteri di ricercaI campi di immissione vuoti sono ora visualizzati nei campi. Inserire i criteri di ricerca nei campi corrispondenti. Ad esempio, è possibile inserire il nome del contatto ricercato nel campo "Nome".
- Eseguire la ricercaFare clic sul pulsante Pulsante di ricerca nella barra degli strumenti di stato o premete il tasto Invio. FileMaker visualizzerà ora tutti i record che corrispondono ai criteri di ricerca.
Fase 2: Utilizzare le funzioni di ricerca avanzate
FileMaker consente processi di ricerca più complessi combinando diversi criteri.
- Inserire più criteriIn modalità di ricerca, è possibile inserire criteri in più campi contemporaneamente. Ad esempio, si può inserire "Berlino" nel campo "Città" e "Ingegnere" nel campo "Professione" per trovare tutti gli ingegneri di Berlino.
- Utilizzare gli operatori di ricercaFileMaker supporta diversi operatori di ricerca, ad es:
- Carattere jolly: Utilizzare "" per un numero qualsiasi di caratteri o "?" per un singolo carattere. Esempio: "Spazzatura" trova "mugnaio", "netturbino" ecc.
- AreeImmettere "1...10" per cercare i valori compresi tra 1 e 10.
- Segno di disuguaglianzaUsare "≠" o "" per valori disuguali, più piccoli o più grandi.
- Combinare più query di ricercaInformazioni sul Aggiungi richiesta-consente di combinare diverse query di ricerca. Ciò è utile, ad esempio, se si desidera cercare i record di dati che soddisfano uno o l'altro criterio.
Passo 3: Filtrare i record di dati
Dopo aver eseguito una ricerca, è possibile filtrare ulteriormente i record di dati trovati.
- Utilizzare il filtro rapidoNei layout che lo supportano, è possibile utilizzare i filtri rapidi per restringere ulteriormente i record di dati visualizzati. È sufficiente inserire un termine nel campo del filtro rapido.
- Filtrare i dati nei portaliSe si utilizzano i portali, è possibile impostarli in modo che visualizzino solo alcuni record di dati correlati. Ciò avviene tramite le impostazioni del portale in modalità layout.
Ricerca di record in gFM-Business
gFM-Business offre la ricerca di record di dati in ogni schermata con l'icona [Cerca] nella barra degli strumenti. Facendo clic su questa icona si attiva la modalità di ricerca, che visualizza tutti i campi con l'icona di una lente di ingrandimento.
Dopo aver attivato la modalità di ricerca, inserire i criteri di ricerca desiderati in qualsiasi campo. I termini di ricerca all'interno di una query in più campi sono trattati come un'operazione AND, cioè il risultato deve corrispondere a entrambi i criteri. Se si desidera cercare più valori utilizzando un collegamento OR, è possibile creare una nuova query nella barra degli strumenti utilizzando l'icona [Nuova] e inserire gli altri termini di ricerca nella nuova query. Per spostarsi tra le diverse query nella barra degli strumenti, utilizzare le icone a forma di freccia.
Facendo clic sull'icona [Aiuto] nella barra degli strumenti, si visualizza un dialogo popover in modalità di ricerca che contiene tutte le opzioni di ricerca e i segnaposto con gli esempi corrispondenti.
3. ordinare e raggruppare i dati
L'ordinamento e il raggruppamento dei dati facilitano l'analisi e la presentazione delle informazioni.
Passo 1: Ordinamento dei dati
- Richiamare la funzione di ordinamentoIn modalità di navigazione, fare clic su Record di dati > Ordinamento oppure utilizzare la combinazione di tasti
Cmd + S(macOS) oCtrl + S(Windows). - Selezionare i criteri di ordinamentoNella finestra di dialogo che si apre, è possibile selezionare i campi in base ai quali si desidera ordinare. Ad esempio, selezionare il campo "Cognome" e specificare se si desidera ordinare in ordine crescente o decrescente.
- Definire diversi criteriÈ possibile aggiungere diversi campi per eseguire un ordinamento a più livelli. Ad esempio, prima per "Città" e poi per "Cognome".
- Eseguire l'ordinamentoCliccare su Ordinamentoper organizzare i record di dati di conseguenza.
Fase 2: raggruppare i dati
Il raggruppamento dei dati è particolarmente utile quando si creano rapporti o si analizzano i dati in base a categorie specifiche.
- Preparare il layout per il raggruppamentoPassare alla modalità layout e creare un layout che supporti i raggruppamenti, ad esempio un layout di report.
- Aggiungere aree di raggruppamentoAggiungi : Aggiungi Aree di suddivisione che definiscono i raggruppamenti. Possono essere aree come Suddivisioni secondo, Subtotali o Assegnazioni essere.
- Definire i campi di raggruppamentoDefinire i campi da utilizzare per il raggruppamento. Ad esempio, è possibile raggruppare in base al campo "Reparto" per organizzare tutti i dipendenti in base ai loro reparti.
- Ordinare i dati in base al raggruppamentoAssicurarsi che i record di dati siano ordinati in base al campo di raggruppamento, in modo che il raggruppamento venga visualizzato correttamente.
- Rapporto di provaPassare alla modalità Sfoglia e verificare se i raggruppamenti sono visualizzati come desiderato.
Fase 3: Aggiunta di totali parziali e calcoli
Con i dati raggruppati, spesso è utile visualizzare i totali parziali o altri calcoli per ciascun gruppo.
- Creare campi di calcoloCreare campi che eseguono calcoli come totali, medie o conteggi.
- Inserire i campi di calcolo nelle aree di raggruppamentoInserire questi campi nei campi corrispondenti Aree di suddivisione del layout in modo da visualizzare i calcoli per ciascun gruppo.
- Rapporto di controlloTestare il report in modalità Sfoglia per verificare che i calcoli siano visualizzati correttamente per ogni gruppo.
Ordinare i record in gFM-Business
Per ordinare i record di dati, fare clic sull'icona [Ordina] nella barra degli strumenti, che apre la finestra di dialogo per l'ordinamento dei record di dati. Nella colonna di sinistra si trova un elenco di tutti i campi del layout corrente. È inoltre possibile utilizzare il menu a comparsa superiore per selezionare la tabella del layout o un'altra tabella.
Per aggiungere campi di ordinamento, fare doppio clic su di essi oppure fare clic su un campo della colonna di sinistra e cliccare sul pulsante [>> Copia >>]. La priorità della sequenza di ordinamento corrisponde alla sequenza dei campi. Nell'esempio precedente, i campi sono ordinati prima per codice postale e poi per nome della società.
Domande frequenti
- Come posso creare nuovi record di dati in FileMaker?
- Per creare un nuovo record di dati, aprire il layout desiderato e fare clic sul pulsante "Nuovo record di dati" nella barra degli strumenti di stato. In alternativa, è possibile selezionare "Record" > "Nuovo record" dal menu. Viene aggiunto un nuovo record di dati vuoto ed è possibile inserire i dati nei campi corrispondenti.
- Come si modificano i record di dati esistenti in FileMaker?
- È possibile modificare i record di dati esistenti aprendo il record di dati desiderato in modalità di navigazione e facendo clic sul campo che si desidera modificare. Inserite le nuove informazioni e le modifiche verranno salvate automaticamente. FileMaker salva le voci direttamente nel database senza doverle salvare manualmente.
- Posso modificare più record di dati contemporaneamente?
- Sì, FileMaker offre la possibilità di modificare le serie. Selezionate i record che desiderate modificare e utilizzate la funzione "Sostituisci il contenuto del campo", che si trova alla voce "Record". Ad esempio, è possibile modificare il contenuto di un campo specifico per tutti i record selezionati contemporaneamente.
- Come si utilizza la funzione di ricerca in FileMaker per trovare record di dati specifici?
- In modalità di ricerca, è possibile cercare determinati record di dati in base a dei criteri. Fare clic sul pulsante "Ricerca" nella barra degli strumenti di stato o selezionare "Ricerca" nel menu "Modalità". Inserire i criteri di ricerca nei campi appropriati e premere il tasto Invio per visualizzare i risultati. È possibile creare query di ricerca complesse con più criteri per trovare esattamente i record desiderati.
- È possibile effettuare ricerche su più criteri contemporaneamente in FileMaker?
- Sì, in FileMaker è possibile effettuare ricerche per più criteri contemporaneamente. È sufficiente inserire i vari criteri di ricerca nei campi corrispondenti. Per ottenere risultati ancora più precisi, è possibile utilizzare la ricerca avanzata per formulare query più complesse, ad esempio con condizioni AND/OR. Per una condizione OR, create una nuova query con durante la ricerca.
- Come si filtrano i record di dati in FileMaker?
- Per filtrare i record di dati, è possibile utilizzare query di ricerca o creare uno script che visualizzi i record di dati in base a criteri specifici. Si possono anche utilizzare campi globali in cui gli utenti inseriscono criteri di filtro che vengono poi applicati ai dati. Ad esempio, è possibile visualizzare solo i record di dati con un determinato stato o data.
- È possibile ordinare i record in FileMaker in base a determinati criteri?
- Sì, in FileMaker è possibile ordinare i record in base a uno o più campi. A tale scopo, accedete alla barra degli strumenti di stato e fate clic su "Ordina", oppure scegliete "Record" > "Ordina" dal menu. È possibile specificare se i record devono essere ordinati in ordine crescente o decrescente e definire più criteri di ordinamento per creare un ordinamento dettagliato.
- Come posso raggruppare i record in FileMaker?
- Per raggruppare i record, è possibile creare report con subtotali. In modalità Layout, è possibile creare un layout che raggruppa i record in base a un campo specifico, ad esempio per cliente o categoria. FileMaker consente di impostare campi di riepilogo per calcolare subtotali, medie o altre statistiche per ciascun gruppo.
- Come posso salvare le impostazioni dei filtri e i criteri di ricerca per utilizzarli successivamente?
- È possibile salvare le impostazioni dei filtri e i criteri di ricerca negli script. Creare uno script che esegua le query di ricerca e le azioni di filtro. Ciò consente di applicare ripetutamente gli stessi filtri ai dati con un solo clic, senza dover inserire manualmente i criteri ogni volta. Lo script può essere integrato in un pulsante del layout per rendere il processo ancora più rapido.
- Posso personalizzare la visualizzazione dei dati in FileMaker?
- Sì, FileMaker offre diverse opzioni di visualizzazione. È possibile passare dalla vista modulo alla vista elenco e alla vista tabella per visualizzare i dati in base alle proprie esigenze. La vista elenco consente di visualizzare più record contemporaneamente, mentre la vista modulo è ideale per inserire e modificare singoli record. Nella vista tabella, è possibile visualizzare e modificare i dati in una struttura a tabelle, simile a un foglio di calcolo.
- Come posso esportare i record di dati in FileMaker?
- Per esportare i record di dati, selezionare nel menu "File" > "Esporta record di dati". È possibile selezionare il formato di file desiderato, ad esempio CSV, Excel, XML o file di testo delimitati da tabelle, e quindi specificare quali campi e record di dati devono essere esportati. Questa funzione è utile per condividere i dati con altri sistemi o per utilizzarli nei rapporti.
- Posso ripristinare i record in FileMaker se ne ho accidentalmente cancellati alcuni?
- Non esiste una funzione di annullamento integrata per i record di dati cancellati in FileMaker. Si consiglia di eseguire regolarmente dei backup del database. Se i record sono stati accidentalmente eliminati, è possibile ripristinare il backup o esportare i record eliminati da un set di backup e importarli nuovamente nel database.
