3.1 Saisir et gérer des données dans FileMaker
Une gestion efficace des données est au cœur de toute application de base de données réussie. Dans ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur la manière de créer et de modifier des enregistrements dans FileMaker, d'utiliser les fonctions de recherche et les possibilités de filtrage, ainsi que de trier et de regrouper les données. Ces compétences sont essentielles pour gérer de grandes quantités de données de manière claire et accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin.
Table des matières
1. créer et modifier des ensembles de données
Étape 1 : Créer un nouvel ensemble de données
La création d'un nouvel enregistrement dans FileMaker est un processus de base qui vous permet de saisir de nouvelles informations dans votre base de données.
- Passage en mode "feuilleter".Assurez-vous que vous vous trouvez en mode de défilement. Vous pouvez y accéder via le menu Affichage > Mode de défilement ou en utilisant la combinaison de touches
Cmd + B(macOS) ouCtrl + B(Windows). - Ajouter un nouvel enregistrement: dans la barre d'outils d'état en haut, cliquez sur le bouton Bouton pour un nouvel enregistrement (représenté par un symbole "+") ou sélectionner Ensembles de données > Nouvel ensemble de données dans le menu. Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches
Cmd + N(macOS) ouCtrl + N(Windows). - Saisir les donnéesAprès la création du nouvel enregistrement, les champs sont vides. Cliquez dans les champs correspondants et saisissez les données souhaitées. Assurez-vous que tous les champs requis sont remplis.
- Enregistrer l'ensemble des donnéesFileMaker enregistre généralement les modifications automatiquement. Toutefois, si vous souhaitez vous assurer que vos entrées ont été enregistrées, vous pouvez cliquer dans une autre rubrique ou sélectionner un autre enregistrement.
Étape 2 : Modifier un enregistrement existant
La modification d'enregistrements existants est tout aussi simple et vous permet de maintenir les données à jour et correctes.
- Sélectionner un ensemble de donnéesNaviguez vers l'enregistrement que vous souhaitez modifier. Vous pouvez le faire à l'aide des boutons de navigation de la barre d'outils d'état ou des fonctions de recherche (nous y reviendrons plus tard).
- Modifier les champsCliquez dans le champ que vous souhaitez modifier et effectuez les ajustements nécessaires.
- Enregistrer les modificationsComme pour la création, les modifications sont automatiquement enregistrées dans FileMaker. Cependant, vous pouvez également enregistrer manuellement en cliquant dans une autre rubrique ou en changeant d'enregistrement.
Étape 3 : Supprimer l'enregistrement
Il est parfois nécessaire de supprimer de la base de données les enregistrements non pertinents ou erronés.
- Sélectionner un ensemble de données: Naviguez jusqu'à l'enregistrement que vous souhaitez supprimer.
- Supprimer l'enregistrement: Cliquez sur Enregistrements > Supprimer un enregistrement ou utilisez la combinaison de touches
Cmd + E(macOS) ouCtrl + E(Windows). - Confirmation: FileMaker demande une confirmation avant de supprimer l'enregistrement. Confirmez la suppression pour supprimer définitivement l'enregistrement.
RemarqueLes enregistrements supprimés ne peuvent pas être restaurés. Soyez donc prudent et assurez-vous que vous supprimez le bon enregistrement.
gFM-Business Open Source FileMaker ERP de base
Le logiciel du cours accéléré
Télécharger gratuitement
2. fonctions de recherche et possibilités de filtrage
La capacité à trouver rapidement des enregistrements spécifiques est essentielle pour utiliser efficacement une base de données. FileMaker propose de puissantes fonctions de recherche et de filtrage pour vous y aider.
Étape 1 : effectuer une recherche simple
- Passage en mode recherche: Cliquez sur Affichage > Mode Recherche ou utilisez la combinaison de touches
Cmd + F(macOS) ouCtrl + F(Windows). - Saisir les critères de rechercheLes champs de saisie vides s'affichent dans les champs. Saisissez les critères de recherche dans les champs correspondants. Par exemple, vous pouvez saisir le nom du contact recherché dans le champ "Nom".
- Exécuter la recherche: Cliquez sur les Bouton de recherche dans la barre d'outils d'état ou appuyez sur la touche Entrée. FileMaker affiche alors tous les enregistrements qui correspondent aux critères de recherche.
Étape 2 : Utiliser les fonctions de recherche avancée
FileMaker permet d'effectuer des recherches plus complexes en combinant plusieurs critères.
- Saisir plusieurs critèresEn mode recherche, vous pouvez saisir des critères dans plusieurs champs à la fois. Par exemple, vous pouvez saisir "Berlin" dans le champ "Ville" et "Ingénieur" dans le champ "Profession" pour trouver tous les ingénieurs à Berlin.
- Utiliser des opérateurs de recherche: FileMaker prend en charge différents opérateurs de recherche, tels que
- Caractère joker: Utilisez "" pour n'importe quel nombre de caractères ou " ?" pour un seul caractère. Exemple : "Poubelle" trouve "meunier", "éboueur", etc.
- Domaines: Saisissez "1...10" pour rechercher des valeurs comprises entre 1 et 10.
- Signe d'inégalité: Utilisez "≠" ou "" pour des valeurs inégales, inférieures ou supérieures.
- Combiner plusieurs recherches: A propos de la Ajouter une demande-vous permet de combiner plusieurs requêtes de recherche. Cela est utile si vous souhaitez par exemple rechercher des enregistrements qui répondent à l'un ou l'autre critère.
Étape 3 : Filtrer les enregistrements
Après avoir effectué une recherche, vous pouvez filtrer davantage les enregistrements trouvés.
- Utiliser un filtre rapideDans les modèles qui le permettent, vous pouvez utiliser des filtres rapides pour limiter davantage les enregistrements affichés. Il vous suffit de saisir un terme dans la rubrique Filtre rapide.
- Filtrer les données dans les portailsSi vous utilisez des portails, vous pouvez les configurer de manière à ce qu'ils n'affichent que certains enregistrements apparentés. Cela se fait via les réglages du portail en mode présentation.
Rechercher des enregistrements dans gFM-Business
gFM-Business propose la recherche d'enregistrements dans chaque masque grâce à l'icône [Rechercher] de la barre d'outils. En cliquant sur cette icône, le mode Recherche est activé et tous les champs sont représentés par une icône en forme de loupe.
Après avoir activé le mode de recherche, saisissez les critères de recherche souhaités dans n'importe quel champ. Les termes de recherche au sein d'une requête dans plusieurs champs sont traités comme une combinaison ET, le résultat doit donc correspondre aux deux critères. Si la recherche de plusieurs valeurs doit se faire par une combinaison OU, vous pouvez créer une nouvelle requête dans la barre d'outils avec l'icône [Nouveau] et saisir les autres termes de recherche dans la nouvelle requête. Naviguez entre différentes requêtes dans la barre d'outils à l'aide des icônes en forme de flèche.
En cliquant sur l'icône [Aide] dans la barre d'outils, une boîte de dialogue popover s'affiche en mode recherche, contenant toutes les possibilités de recherche et les caractères de remplacement avec les exemples correspondants.
3. trier et regrouper les données
Le tri et le regroupement des données facilitent l'analyse et la présentation des informations.
Étape 1 : Trier les données
- Appeler la fonction de tri: En mode de défilement, cliquez sur Enregistrements > Trier ou utilisez la combinaison de touches
Cmd + S(macOS) ouCtrl + S(Windows). - Sélectionner les critères de triDans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous pouvez sélectionner les champs selon lesquels le tri doit être effectué. Sélectionnez par exemple le champ "Nom de famille" et déterminez si le tri doit être effectué par ordre croissant ou décroissant.
- Définir plusieurs critèresVous pouvez ajouter plusieurs champs pour effectuer un tri à plusieurs niveaux. Par exemple, d'abord par "ville", puis par "nom de famille".
- Exécuter le tri: Cliquez sur TrierPour organiser les enregistrements en conséquence, cliquez sur
Étape 2 : Regrouper les données
Le regroupement de données est particulièrement utile pour la création de rapports ou l'analyse de données selon des catégories spécifiques.
- Préparer la mise en page pour le regroupement: Passez en mode mise en page et créez une mise en page qui prend en charge les regroupements, par exemple une mise en page de rapport.
- Ajouter des zones de regroupement: Ajouter Subdivisions qui définissent les regroupements. Il peut s'agir de domaines tels que Subdivisions par, Sous-totaux ou Subdélégations être.
- Définir les champs de regroupementDéfinissez selon quels champs le regroupement doit être effectué. Par exemple, vous pouvez regrouper selon le champ "Département" pour classer tous les employés selon leur département.
- Trier les données en fonction du regroupement: Assurez-vous que les enregistrements sont triés en fonction du champ de regroupement pour que le regroupement s'affiche correctement.
- Tester le rapport: Passez en mode de défilement et vérifiez que les regroupements sont affichés comme vous le souhaitez.
Étape 3 : Ajouter des sous-totaux et des calculs
Pour les données groupées, il est souvent utile d'afficher les sous-totaux ou d'autres calculs pour chaque groupe.
- Créer des champs de calcul: créer des champs qui effectuent des calculs tels que des totaux, des moyennes ou des nombres.
- Insérer des champs de calcul dans les zones de regroupement: placez ces champs dans les Subdivisions de la mise en page, de sorte qu'ils affichent les calculs pour chaque groupe.
- Vérifier le rapport: Testez le rapport en mode Utilisation pour vous assurer que les calculs s'affichent correctement pour chaque groupe.
Trier les enregistrements dans gFM-Business
Pour trier des enregistrements, cliquez sur l'icône [Trier] dans la barre d'outils, ce qui ouvre la boîte de dialogue permettant de trier des enregistrements. Dans la colonne de gauche, vous trouverez une liste de toutes les rubriques du modèle actuel. Le menu déroulant du haut vous permet également de sélectionner la table du modèle ou une autre table.
Ajoutez des champs de tri en double-cliquant dessus ou en cliquant sur un champ de la colonne de gauche et en cliquant sur le bouton [>> Copier >>]. La priorité de l'ordre de tri correspond à l'ordre des champs. Dans l'exemple du haut, le tri se fait donc d'abord par code postal, puis par nom d'entreprise.
Foire aux questions
- Comment créer de nouveaux enregistrements dans FileMaker ?
- Pour créer un nouvel enregistrement, ouvrez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton "Nouvel enregistrement" dans la barre d'outils d'état. Vous pouvez également choisir le menu "Enregistrements" > "Nouvel enregistrement". Un nouvel enregistrement vide est ajouté et vous pouvez saisir les données dans les rubriques correspondantes.
- Comment modifier des enregistrements existants dans FileMaker ?
- Vous pouvez modifier des enregistrements existants en ouvrant l'enregistrement souhaité en mode Utilisation et en cliquant sur le champ que vous souhaitez modifier. Saisissez les nouvelles informations et les modifications seront automatiquement enregistrées. FileMaker enregistre vos saisies directement dans la base de données, sans que vous ayez à les enregistrer manuellement.
- Puis-je modifier plusieurs enregistrements en même temps ?
- Oui, FileMaker offre la possibilité d'effectuer des modifications en série. Sélectionnez les enregistrements que vous souhaitez modifier et utilisez la fonction "Remplacer le contenu des rubriques", que vous trouverez sous "Enregistrements". Vous pouvez ainsi, par exemple, modifier simultanément le contenu d'une rubrique spécifique pour tous les enregistrements sélectionnés.
- Comment utiliser la fonction de recherche dans FileMaker pour trouver des enregistrements spécifiques ?
- Le mode Recherche vous permet de rechercher des enregistrements spécifiques en fonction de critères. Cliquez sur le bouton "Rechercher" dans la barre d'outils ou sélectionnez "Rechercher" dans le menu "Modes". Saisissez les critères de recherche dans les champs correspondants et appuyez sur la touche Entrée pour afficher les résultats. Vous pouvez créer des requêtes de recherche complexes avec plusieurs critères pour trouver exactement les enregistrements souhaités.
- Puis-je effectuer des recherches dans FileMaker en fonction de plusieurs critères à la fois ?
- Oui, vous pouvez effectuer une recherche multi-critères dans FileMaker. Il vous suffit de saisir les différents critères de recherche dans les rubriques correspondantes. Pour obtenir des résultats encore plus précis, vous pouvez également utiliser la recherche avancée pour formuler des requêtes plus complexes, par exemple avec des conditions ET/OU. Pour une condition OU, créez une nouvelle requête avec pendant la recherche.
- Comment filtrer les enregistrements dans FileMaker ?
- Pour filtrer les enregistrements, vous pouvez utiliser des requêtes de recherche ou créer un script qui affiche les enregistrements selon des critères spécifiques. Vous pouvez également utiliser des champs globaux dans lesquels les utilisateurs saisissent des critères de filtrage qui sont ensuite appliqués aux données. Par exemple, il est possible de n'afficher que les enregistrements ayant un statut ou une date spécifique.
- Puis-je trier les enregistrements dans FileMaker en fonction de critères spécifiques ?
- Oui, vous pouvez trier les enregistrements dans FileMaker en fonction d'une ou plusieurs rubriques. Pour ce faire, allez dans la barre d'outils d'état et cliquez sur Trier, ou choisissez Enregistrements > Trier dans le menu. Vous pouvez déterminer si les enregistrements doivent être triés par ordre croissant ou décroissant, et définir plusieurs critères de tri pour créer un tri détaillé.
- Comment puis-je regrouper des enregistrements dans FileMaker ?
- Pour regrouper des enregistrements, vous pouvez créer des rapports avec des sous-totaux. En mode Modèle, vous pouvez créer un modèle qui regroupe les enregistrements en fonction d'une rubrique spécifique, par exemple par client ou par catégorie. FileMaker offre la possibilité de configurer des rubriques récapitulatives afin de calculer des sous-totaux, des moyennes ou d'autres statistiques pour chaque groupe.
- Comment enregistrer les paramètres de filtrage et les critères de recherche pour une utilisation ultérieure ?
- Vous pouvez enregistrer les paramètres de filtrage et les critères de recherche dans des scripts. Créez un script qui exécute vos requêtes de recherche et vos actions de filtrage. Cela vous permet d'appliquer à plusieurs reprises les mêmes filtres aux données en un seul clic, sans avoir à saisir manuellement les critères à chaque fois. Le script peut être intégré dans un bouton de la mise en page afin de rendre le processus encore plus rapide.
- Puis-je personnaliser l'affichage des données dans FileMaker ?
- Oui, FileMaker propose différentes options d'affichage. Vous pouvez basculer entre la vue Formulaire, la vue Liste et la vue Tableau pour afficher les données selon vos besoins. La vue Liste vous permet de voir plusieurs enregistrements en même temps, tandis que la vue Formulaire est idéale pour la saisie et la modification d'enregistrements individuels. La vue Tableau vous permet d'afficher et de modifier les données dans une structure tabulaire, comme dans un tableur.
- Comment exporter des enregistrements vers FileMaker ?
- Pour exporter des enregistrements, choisissez le menu "Fichier" > "Exporter des enregistrements". Vous pouvez sélectionner le format de fichier souhaité, par exemple CSV, Excel, XML ou des fichiers texte délimités par des tabulations, puis définir les champs et les enregistrements à exporter. Cette fonction est utile pour partager des données avec d'autres systèmes ou pour les utiliser dans des rapports.
- Puis-je restaurer des enregistrements dans FileMaker si j'en ai supprimé par erreur ?
- FileMaker ne dispose pas d'une fonction intégrée d'annulation des enregistrements supprimés. Il est recommandé de faire régulièrement des sauvegardes de la base de données. Si des enregistrements ont été supprimés par erreur, vous pouvez restaurer la sauvegarde ou exporter les enregistrements supprimés à partir d'un jeu de sauvegarde et les réimporter dans la base de données.
