3.1 Introduzir e gerir dados na FileMaker
A gestão eficiente de dados é o cerne de qualquer aplicação de base de dados bem sucedida. Neste tutorial, iremos focar-nos em como criar e editar registos na FileMaker, utilizar funções de pesquisa e opções de filtro, e ordenar e agrupar dados. Estas competências são cruciais para gerir grandes quantidades de dados e aceder rapidamente à informação de que necessita.
Índice
1. criar e editar registos de dados
Passo 1: Criar um novo registo de dados
Criar um novo registo na FileMaker é um processo básico que lhe permite introduzir novas informações na sua base de dados.
- Mudar para o modo de navegação: Certifique-se de que está no modo de navegação. Pode aceder a este modo através do menu Ver > Modo de navegação ou premindo a combinação de teclas
Cmd + B(macOS) ouCtrl + B(Windows). - Adicionar novo registo de dadosNa barra de ferramentas de estado, na parte superior, clique no ícone Botão para novo registo de dados (representado por um símbolo "+") ou selecionar Registos de dados > Novo registo de dados a partir do menu. Em alternativa, pode utilizar a combinação de teclas
Cmd + N(macOS) ouCtrl + N(Windows). - Introduzir dadosDepois de o novo registo de dados ter sido criado, os campos são apresentados vazios. Clique nos respectivos campos e introduza os dados necessários. Certifique-se de que todos os campos obrigatórios estão preenchidos.
- Guardar registo de dadosNormalmente, a FileMaker guarda as alterações automaticamente. No entanto, se quiser ter a certeza de que as suas entradas foram guardadas, pode clicar num campo diferente ou selecionar um registo de dados diferente.
Passo 2: Editar o registo de dados existente
A edição dos registos de dados existentes é igualmente fácil e permite-lhe manter os dados actualizados e corretos.
- Selecionar conjunto de dadosNavegar para o registo de dados que se pretende editar. Isto pode ser feito utilizando os botões de navegação na barra de ferramentas de estado ou utilizando as funções de pesquisa (mais adiante).
- Editar camposClique no campo que pretende alterar e efectue os ajustes necessários.
- Guardar alteraçõesTal como na criação, as alterações são guardadas automaticamente na FileMaker. No entanto, também é possível guardar manualmente, clicando noutro campo ou alterando o registo de dados.
Passo 3: Eliminar o registo de dados
Por vezes, é necessário remover registos de dados irrelevantes ou incorrectos da base de dados.
- Selecionar conjunto de dadosNavegue até ao registo de dados que pretende eliminar.
- Eliminar registo de dadosClique em Registos de dados > Eliminar registo de dados ou utilizar a combinação de teclas
Cmd + E(macOS) ouCtrl + E(Windows). - ConfirmaçãoO FileMaker solicita confirmação antes de apagar o registo de dados. Confirme a eliminação para remover permanentemente o registo.
DicaOs registos de dados eliminados não podem ser restaurados. Por isso, tenha cuidado e certifique-se de que elimina o registo de dados correto.
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2. funções de pesquisa e opções de filtragem
A capacidade de encontrar rapidamente registos de dados específicos é crucial para a utilização eficiente de uma base de dados. A FileMaker oferece poderosas funções de pesquisa e filtragem para o ajudar a fazer isso.
Passo 1: Efetuar uma pesquisa simples
- Mudar para o modo de pesquisaClique em Ver > Modo de pesquisa ou utilizar a combinação de teclas
Cmd + F(macOS) ouCtrl + F(Windows). - Introduzir critérios de pesquisaOs campos de entrada vazios são agora apresentados nos campos. Introduza os critérios de pesquisa nos campos correspondentes. Por exemplo, pode introduzir o nome do contacto que procura no campo "Nome".
- Executar pesquisa: Clicar no botão Botão de pesquisa na barra de ferramentas de status ou pressione a tecla Enter. O FileMaker irá agora exibir todos os registos que correspondem aos critérios de pesquisa.
Passo 2: Utilizar as funções de pesquisa avançada
O FileMaker permite processos de pesquisa mais complexos, combinando vários critérios.
- Introduzir vários critériosNo modo de pesquisa, pode introduzir critérios em vários campos ao mesmo tempo. Por exemplo, pode introduzir "Berlim" no campo "Cidade" e "Engenheiro" no campo "Profissão" para encontrar todos os engenheiros em Berlim.
- Utilizar operadores de pesquisaA FileMaker suporta vários operadores de pesquisa, por exemplo
- Cartão selvagem: Utilizar "" para qualquer número de caracteres ou "?" para um único carácter. Exemplo: "Lixo" encontra "miller", "dustman", etc.
- ÁreasIntroduzir "1...10" para procurar valores entre 1 e 10.
- Sinal de desigualdadeUtilize "≠" ou "" para valores desiguais, mais pequenos ou maiores.
- Combinar várias consultas de pesquisa: Sobre o Adicionar inquéritoA função - permite combinar várias consultas de pesquisa. Isto é útil, por exemplo, para procurar registos de dados que satisfaçam um ou outro critério.
Passo 3: Filtrar registos de dados
Depois de efetuar uma pesquisa, pode filtrar ainda mais os registos de dados encontrados.
- Utilizar filtro rápidoNos layouts que o suportam, é possível utilizar filtros rápidos para restringir ainda mais os registos de dados apresentados. Basta introduzir um termo no campo de filtro rápido.
- Filtrar dados em portaisSe forem utilizados portais, é possível configurá-los de modo a que apenas exibam determinados registos de dados relacionados. Isso é feito através das configurações do portal no modo layout.
Procurar registos no gFM-Business
O gFM-Business oferece a pesquisa de registos de dados em todos os ecrãs com o ícone [Pesquisar] na barra de ferramentas. Ao clicar neste ícone, é ativado o modo de pesquisa, que apresenta todos os campos com um ícone de lupa.
Depois de ativar o modo de pesquisa, introduza os critérios de pesquisa pretendidos em qualquer campo. Os termos de pesquisa numa consulta em vários campos são tratados como uma operação AND, ou seja, o resultado tem de corresponder a ambos os critérios. Se pretender pesquisar vários valores utilizando uma ligação OR, pode criar uma nova consulta na barra de ferramentas utilizando o ícone [Novo] e introduzir os outros termos de pesquisa na nova consulta. Navegue entre diferentes consultas na barra de ferramentas utilizando os ícones de seta.
Clicar no ícone [Ajuda] na barra de ferramentas apresenta uma caixa de diálogo popover no modo de pesquisa que contém todas as opções de pesquisa e marcadores de posição com os exemplos correspondentes.
3. ordenar e agrupar dados
A ordenação e o agrupamento de dados facilitam a análise e a apresentação da informação.
Passo 1: Ordenar os dados
- Chamar a função de ordenaçãoNo modo de navegação, clicar em Registos de dados > Ordenar ou utilizar a combinação de teclas
Cmd + S(macOS) ouCtrl + S(Windows). - Selecionar critérios de ordenaçãoNa caixa de diálogo que se abre, pode selecionar os campos de acordo com os quais pretende ordenar. Por exemplo, selecione o campo "Apelido" e especifique se pretende ordenar por ordem crescente ou decrescente.
- Definir vários critériosPode adicionar vários campos para efetuar uma ordenação a vários níveis. Por exemplo, primeiro por "Cidade" e depois por "Apelido".
- Efetuar a triagemClique em Ordenarpara organizar os registos de dados em conformidade.
Passo 2: Agrupar dados
O agrupamento de dados é particularmente útil na criação de relatórios ou na análise de dados de acordo com categorias específicas.
- Preparar o layout para agrupamentoMude para o modo de apresentação e crie uma apresentação que suporte agrupamentos, por exemplo, uma apresentação de relatório.
- Adicionar áreas de agrupamentoAdicionar : Adicionar Áreas de subdivisão que definem os agrupamentos. Estes podem ser domínios como Subdivisões de acordo com, Subtotais ou Atribuições ser.
- Definir campos de agrupamentoDefinir os campos a utilizar para o agrupamento. Por exemplo, pode agrupar pelo campo "Departamento" para organizar todos os empregados de acordo com os seus departamentos.
- Ordenar os dados de acordo com o agrupamentoVerificar se os registos de dados estão ordenados de acordo com o campo de agrupamento para que o agrupamento seja apresentado corretamente.
- Relatório de ensaioMudar para o modo Procurar e verificar se os agrupamentos são apresentados como pretendido.
Passo 3: Adicionar subtotais e cálculos
Com dados agrupados, é muitas vezes útil apresentar subtotais ou outros cálculos para cada grupo.
- Criar campos de cálculoCrie campos que efectuem cálculos como totais, médias ou contagens.
- Inserir campos de cálculo em áreas de agrupamentoColocar estes campos nos correspondentes Áreas de subdivisão do layout para que sejam apresentados os cálculos para cada grupo.
- Verificar relatórioTeste o relatório no modo Procurar para garantir que os cálculos são apresentados corretamente para cada grupo.
Ordenar registos no gFM-Business
Para ordenar os registos de dados, clique no ícone [Ordenar] na barra de ferramentas, que abre a caixa de diálogo para ordenar os registos de dados. Na coluna da esquerda, encontrará uma lista de todos os campos da apresentação atual. Também pode utilizar o menu pop-up superior para selecionar a tabela da apresentação ou outra tabela.
Adicione campos de ordenação fazendo duplo clique sobre eles ou clique num campo na coluna da esquerda e clique no botão [>> Copiar >>]. A prioridade da sequência de ordenação corresponde à sequência do campo. No exemplo acima, os campos são ordenados primeiro por código postal e depois por nome da empresa.
Perguntas mais frequentes
- Como posso criar novos registos de dados na FileMaker?
- Para criar um novo registo de dados, abra a apresentação pretendida e clique no botão "Novo registo de dados" na barra de ferramentas de estado. Em alternativa, pode selecionar "Registos" > "Novo registo" no menu. É adicionado um novo registo de dados vazio e pode introduzir os dados nos campos correspondentes.
- Como é que edito registos de dados existentes na FileMaker?
- Pode editar os registos de dados existentes abrindo o registo de dados pretendido no modo de navegação e clicando no campo que pretende alterar. Introduza a nova informação e as alterações serão guardadas automaticamente. O FileMaker guarda as suas entradas diretamente na base de dados sem que tenha de as guardar manualmente.
- Posso editar vários registos de dados ao mesmo tempo?
- Sim, a FileMaker oferece a opção de efetuar alterações de séries. Selecione os registos que pretende alterar e utilize a função "Substituir conteúdo do campo", que pode encontrar em "Registos". Por exemplo, pode alterar o conteúdo de um campo específico para todos os registos selecionados ao mesmo tempo.
- Como é que utilizo a função de pesquisa na FileMaker para encontrar registos de dados específicos?
- No modo de pesquisa, é possível procurar determinados registos de dados de acordo com critérios. Clique no botão "Procurar" na barra de ferramentas de estado ou selecione "Procurar" no menu "Modos". Introduza os critérios de pesquisa nos campos adequados e prima a tecla Enter para visualizar os resultados. É possível criar consultas de pesquisa complexas com vários critérios para encontrar exatamente os registos pretendidos.
- Posso pesquisar vários critérios ao mesmo tempo na FileMaker?
- Sim, pode pesquisar vários critérios simultaneamente na FileMaker. Basta introduzir os vários critérios de pesquisa nos campos correspondentes. Para obter resultados ainda mais precisos, também pode utilizar a pesquisa avançada para formular consultas mais complexas, por exemplo, com condições AND/OR. Para uma condição OR, crie uma nova consulta com durante a consulta de pesquisa.
- Como posso filtrar registos de dados na FileMaker?
- Para filtrar registos de dados, é possível utilizar consultas de pesquisa ou criar um script que exibe registos de dados de acordo com critérios específicos. Também é possível utilizar campos globais nos quais os utilizadores entram critérios de filtragem que são depois aplicados aos dados. Por exemplo, apenas os registos de dados com um determinado estado ou data podem ser exibidos.
- Posso ordenar registos na FileMaker de acordo com determinados critérios?
- Sim, pode ordenar registos no FileMaker por um ou mais campos. Para o fazer, vá à barra de ferramentas de estado e clique em "Ordenar", ou escolha "Registos" > "Ordenar" no menu. Pode especificar se os registos devem ser ordenados por ordem ascendente ou descendente e definir vários critérios de ordenação para criar uma ordenação detalhada.
- Como posso agrupar registos na FileMaker?
- Para agrupar registos, é possível criar relatórios com subtotais. No modo Layout, é possível criar um layout que agrupa registos com base num campo específico, como por exemplo, por cliente ou categoria. O FileMaker oferece a possibilidade de configurar campos de resumo para calcular subtotais, médias ou outras estatísticas para cada grupo.
- Como é que guardo definições de filtros e critérios de pesquisa para utilizar mais tarde?
- Pode guardar definições de filtros e critérios de pesquisa em scripts. Crie um script que executa as suas consultas de pesquisa e acções de filtragem. Isto permite-lhe aplicar repetidamente os mesmos filtros aos dados com um clique, sem ter de introduzir os critérios manualmente de cada vez. O script pode ser integrado num botão do layout para tornar o processo ainda mais rápido.
- Posso personalizar a visualização dos dados na FileMaker?
- Sim, a FileMaker oferece diferentes opções de visualização. Pode alternar entre a vista de formulário, a vista de lista e a vista de tabela para apresentar os dados de acordo com as suas necessidades. A vista de lista permite-lhe ver vários registos de uma só vez, enquanto a vista de formulário é ideal para introduzir e editar registos individuais. Na vista de tabela, pode visualizar e editar dados numa estrutura tabular, semelhante a uma folha de cálculo.
- Como posso exportar registos de dados para a FileMaker?
- Para exportar registos de dados, selecione "Ficheiro" > "Exportar registos de dados" no menu. Pode selecionar o formato de ficheiro pretendido, por exemplo, CSV, Excel, XML ou ficheiros de texto delimitados por tabulações e, em seguida, especificar quais os campos e registos de dados que devem ser exportados. Esta função é útil para partilhar dados com outros sistemas ou utilizá-los em relatórios.
- Posso restaurar registos na FileMaker se tiver apagado alguns acidentalmente?
- Não existe uma função de anulação integrada para registos de dados apagados na FileMaker. Recomenda-se a realização de backups regulares da base de dados. Se os registos tiverem sido apagados acidentalmente, poderá restaurar a cópia de segurança ou exportar os registos apagados de um conjunto de cópias de segurança e importá-los novamente para a base de dados.
