3.1 Gegevens invoeren en beheren in FileMaker
Efficiënt gegevensbeheer vormt de kern van elke succesvolle databasetoepassing. In deze tutorial leggen we de nadruk op het maken en bewerken van records in FileMaker, het gebruik van zoekfuncties en filteropties, en het sorteren en groeperen van gegevens. Deze vaardigheden zijn cruciaal om grote hoeveelheden gegevens te beheren en snel toegang te krijgen tot de informatie die u nodig hebt.
Inhoudsopgave
1. gegevensrecords maken en bewerken
Stap 1: Maak een nieuw gegevensrecord
Een nieuw record maken in FileMaker is een basisproces waarmee u nieuwe informatie in uw database kunt invoeren.
- Overschakelen naar browse-modusZorg ervoor dat je in de browsemodus bent. Je kunt dit openen via het menu Weergave > Bladermodus of door op de toetsencombinatie
Cmd + B(macOS) ofCtrl + B(Windows). - Nieuwe gegevensrecord toevoegen: Klik in de statuswerkbalk bovenaan op de knop Knop voor nieuw gegevensrecord (weergegeven door een "+"-symbool) of selecteer Gegevensrecords > Nieuw gegevensrecord uit het menu. U kunt ook de toetsencombinatie
Cmd + N(macOS) ofCtrl + N(Windows). - Gegevens invoerenNadat het nieuwe gegevensrecord is aangemaakt, worden de velden leeg weergegeven. Klik in de respectievelijke velden en voer de vereiste gegevens in. Zorg ervoor dat alle verplichte velden zijn ingevuld.
- Gegevensrecord opslaanFileMaker slaat wijzigingen meestal automatisch op. Als u er echter zeker van wilt zijn dat uw invoer is opgeslagen, kunt u in een ander veld klikken of een andere gegevensrecord selecteren.
Stap 2: Bestaand gegevensrecord bewerken
Het bewerken van bestaande gegevensrecords is net zo eenvoudig en stelt je in staat om gegevens up-to-date en correct te houden.
- Gegevensverzameling selecterenNavigeer naar het gegevensrecord dat je wilt bewerken. Dit kan met de navigatieknoppen in de statuswerkbalk of met zoekfuncties (hierover later meer).
- Velden bewerkenKlik in het veld dat je wilt wijzigen en maak de nodige aanpassingen.
- Wijzigingen opslaanNet als bij het maken, worden wijzigingen automatisch opgeslagen in FileMaker. U kunt echter ook handmatig opslaan door in een ander veld te klikken of de gegevensrecord te wijzigen.
Stap 3: Gegevensrecord verwijderen
Soms is het nodig om irrelevante of incorrecte gegevensrecords uit de database te verwijderen.
- Gegevensverzameling selecterenNavigeer naar de gegevensrecord die je wilt verwijderen.
- Gegevensrecord verwijderenKlik op Gegevensrecords > Gegevensrecord verwijderen of gebruik de toetsencombinatie
Cmd + E(macOS) ofCtrl + E(Windows). - BevestigingFileMaker vraagt om bevestiging voordat de gegevensrecord wordt verwijderd. Bevestig de verwijdering om de record definitief te verwijderen.
TipVerwijderde gegevensrecords kunnen niet worden hersteld. Wees daarom voorzichtig en zorg ervoor dat je de juiste gegevensrecord verwijdert.
gFM-Bedrijf Open Source FileMaker Basis-ERP
De software voor de spoedcursus
Gratis downloaden
2. zoekfuncties en filteropties
De mogelijkheid om snel specifieke gegevensrecords te vinden is cruciaal voor een efficiënt gebruik van een database. FileMaker biedt krachtige zoek- en filterfuncties om u hierbij te helpen.
Stap 1: Voer een eenvoudige zoekopdracht uit
- Overschakelen naar de zoekmodusKlik op Weergave > Zoekmodus of gebruik de toetsencombinatie
Cmd + F(macOS) ofCtrl + F(Windows). - Zoekcriteria invoerenLege invoervelden worden nu weergegeven in de velden. Voer de zoekcriteria in de overeenkomstige velden in. U kunt bijvoorbeeld de naam van de contactpersoon die u zoekt invoeren in het veld "Naam".
- Zoeken uitvoerenKlik op de Zoekknop in de statuswerkbalk of druk op de Enter-toets. FileMaker geeft nu alle records weer die aan de zoekcriteria voldoen.
Stap 2: Geavanceerde zoekfuncties gebruiken
FileMaker maakt complexere zoekprocessen mogelijk door verschillende criteria te combineren.
- Meerdere criteria invoerenIn de zoekmodus kun je criteria in verschillende velden tegelijk invoeren. Je kunt bijvoorbeeld "Berlijn" invoeren in het veld "Stad" en "Ingenieur" in het veld "Beroep" om alle ingenieurs in Berlijn te vinden.
- Zoekoperatoren gebruikenFileMaker ondersteunt verschillende zoekoperatoren, bijv:
- Wildcard: Gebruik "" voor een willekeurig aantal tekens of "?" voor een enkel teken. Voorbeeld: "Onzin"vindt "miller", "dustman" enz.
- GebiedenVoer "1...10" in om te zoeken naar waarden tussen 1 en 10.
- OngelijkheidstekenGebruik "≠" of "" voor ongelijke, kleinere of grotere waarden.
- Meerdere zoekopdrachten combinerenOver de Aanvraag toevoegen-functie kunt u verschillende zoekopdrachten combineren. Dit is bijvoorbeeld handig als je wilt zoeken naar gegevensrecords die aan het ene of het andere criterium voldoen.
Stap 3: Gegevensrecords filteren
Na het uitvoeren van een zoekopdracht kun je de gevonden gegevensrecords verder filteren.
- Snelfilter gebruikenIn lay-outs die dit ondersteunen, kun je snelfilters gebruiken om de weergegeven gegevensrecords verder te beperken. Voer gewoon een term in het snelfilterveld in.
- Gegevens filteren in portalenAls je portalen gebruikt, kun je deze zo instellen dat ze alleen bepaalde gerelateerde gegevensrecords weergeven. Dit doe je via de portaalinstellingen in de lay-outmodus.
Zoek records in gFM-Business
gFM-Business biedt het zoeken van gegevensrecords in elk scherm met het pictogram [Zoeken] in de werkbalk. Als u op dit pictogram klikt, wordt de zoekmodus geactiveerd, waarbij alle velden worden weergegeven met een vergrootglaspictogram.
Voer na het activeren van de zoekmodus de gewenste zoekcriteria in elk veld in. Zoektermen binnen een query in meerdere velden worden behandeld als een EN-bewerking, d.w.z. het resultaat moet aan beide criteria voldoen. Als u wilt zoeken naar meerdere waarden met behulp van een OF-koppeling, kunt u een nieuwe query maken in de werkbalk met het pictogram [Nieuw] en de andere zoektermen invoeren in de nieuwe query. Navigeer tussen verschillende query's in de werkbalk met behulp van de pijlpictogrammen.
Als u op het pictogram [Help] in de werkbalk klikt, wordt in de zoekmodus een popover-dialoogvenster weergegeven met alle zoekopties en plaatsaanduidingen met bijbehorende voorbeelden.
3. gegevens sorteren en groeperen
Het sorteren en groeperen van gegevens maakt het eenvoudiger om informatie te analyseren en te presenteren.
Stap 1: Gegevens sorteren
- De sorteerfunctie oproepen: Klik in de bladermodus op Gegevensrecords > Sorteren of gebruik de toetsencombinatie
Cmd + S(macOS) ofCtrl + S(Windows). - Sorteercriteria selecterenIn het dialoogvenster dat wordt geopend, kun je de velden selecteren waarop je wilt sorteren. Selecteer bijvoorbeeld het veld "Achternaam" en geef aan of je oplopend of aflopend wilt sorteren.
- Definieer verschillende criteriaJe kunt meerdere velden toevoegen om op meerdere niveaus te sorteren. Bijvoorbeeld eerst op "Stad" en dan op "Achternaam".
- Sorteren uitvoerenKlik op Sorteerom de gegevensrecords dienovereenkomstig te ordenen.
Stap 2: Gegevens groeperen
Het groeperen van gegevens is vooral handig bij het maken van rapporten of het analyseren van gegevens volgens specifieke categorieën.
- Lay-out voorbereiden voor groeperenSchakel over naar de lay-outmodus en maak een lay-out die groepen ondersteunt, bijvoorbeeld een rapportlay-out.
- Groepen toevoegenToevoegen : Toevoegen Deelgebieden die de groepen definiëren. Dit kunnen gebieden zijn zoals Onderverdelingen volgens, Subtotalen of Toewijzingen zijn.
- Groeperingsvelden definiërenDefinieer de velden waarop je wilt groeperen. Je kunt bijvoorbeeld groeperen op het veld "Afdeling" om alle werknemers te organiseren op basis van hun afdeling.
- Gegevens sorteren volgens de groeperingZorg ervoor dat de gegevensrecords gesorteerd zijn volgens het groeperingsveld zodat de groepering correct wordt weergegeven.
- TestrapportSchakel over naar de bladermodus en controleer of de groepen worden weergegeven zoals gewenst.
Stap 3: subtotalen en berekeningen toevoegen
Met gegroepeerde gegevens is het vaak handig om subtotalen of andere berekeningen voor elke groep weer te geven.
- Berekeningsvelden makenMaak velden die berekeningen uitvoeren, zoals totalen, gemiddelden of tellingen.
- Berekeningsvelden invoegen in groeperingsgebiedenPlaats deze velden in de corresponderende Deelgebieden van de lay-out zodat ze de berekeningen voor elke groep weergeven.
- Rapport controlerenTest het rapport in de bladermodus om te controleren of de berekeningen voor elke groep correct worden weergegeven.
Records sorteren in gFM-Business
Om gegevensrecords te sorteren, klik je op het pictogram [Sorteren] in de werkbalk, waarmee het dialoogvenster voor het sorteren van gegevensrecords wordt geopend. In de linkerkolom vind je een lijst met alle velden van de huidige lay-out. Je kunt ook het pop-upmenu bovenaan gebruiken om de tabel van de lay-out of een andere tabel te selecteren.
Voeg sorteervelden toe door erop te dubbelklikken of klik op een veld in de linkerkolom en klik op de knop [>> Kopiëren >>]. De prioriteit van de sorteervolgorde komt overeen met de veldvolgorde. In het bovenstaande voorbeeld worden de velden eerst gesorteerd op postcode en vervolgens op bedrijfsnaam.
Veelgestelde vragen
- Hoe kan ik nieuwe gegevensrecords maken in FileMaker?
- Om een nieuw gegevensrecord aan te maken, open je de gewenste lay-out en klik je op de knop "Nieuw gegevensrecord" in de statusbalk. U kunt ook "Records" > "Nieuw record" selecteren in het menu. Er wordt een nieuw leeg gegevensrecord toegevoegd en u kunt de gegevens in de overeenkomstige velden invoeren.
- Hoe bewerk ik bestaande gegevensrecords in FileMaker?
- Je kunt bestaande gegevensrecords bewerken door de gewenste gegevensrecord te openen in bladermodus en te klikken op het veld dat je wilt wijzigen. Voer de nieuwe informatie in en de wijzigingen worden automatisch opgeslagen. FileMaker slaat uw gegevens direct op in de database zonder dat u ze handmatig hoeft op te slaan.
- Kan ik meerdere gegevensrecords tegelijk bewerken?
- Ja, FileMaker biedt de mogelijkheid om wijzigingen in reeksen aan te brengen. Selecteer de records die u wilt wijzigen en gebruik de functie "Veldinhoud vervangen", die u kunt vinden onder "Records". U kunt bijvoorbeeld de inhoud van een specifiek veld voor alle geselecteerde records tegelijk wijzigen.
- Hoe gebruik ik de zoekfunctie in FileMaker om specifieke gegevensrecords te vinden?
- In de zoekmodus kun je bepaalde gegevensrecords zoeken aan de hand van criteria. Klik op de knop "Zoeken" in de statuswerkbalk of selecteer "Zoeken" in het menu "Modi". Voer de zoekcriteria in de juiste velden in en druk op de Enter-toets om de resultaten weer te geven. Je kunt complexe zoekopdrachten maken met meerdere criteria om precies die records te vinden die je wilt.
- Kan ik in FileMaker op meerdere criteria tegelijk zoeken?
- Ja, u kunt in FileMaker op meerdere criteria tegelijk zoeken. Voer gewoon de verschillende zoekcriteria in de overeenkomstige velden in. Om nog preciezere resultaten te krijgen, kunt u ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken om complexere query's te formuleren, bijvoorbeeld met AND/OR-condities. Voor een OF-voorwaarde maakt u een nieuwe query met tijdens de zoekopdracht.
- Hoe filter ik gegevensrecords in FileMaker?
- Om gegevensrecords te filteren, kun je zoekopdrachten gebruiken of een script maken dat gegevensrecords weergeeft op basis van specifieke criteria. Je kunt ook globale velden gebruiken waarin gebruikers filtercriteria invoeren die vervolgens op de gegevens worden toegepast. Zo kunnen bijvoorbeeld alleen gegevensrecords met een bepaalde status of datum worden weergegeven.
- Kan ik records in FileMaker sorteren volgens bepaalde criteria?
- Ja, u kunt records in FileMaker sorteren op een of meer velden. Ga hiervoor naar de statuswerkbalk en klik op "Sorteren", of kies "Records" > "Sorteren" in het menu. U kunt aangeven of de records oplopend of aflopend moeten worden gesorteerd en meerdere sorteercriteria definiëren om een gedetailleerde sortering te maken.
- Hoe kan ik records groeperen in FileMaker?
- Om records te groeperen, kun je rapporten met subtotalen maken. In de lay-outmodus kunt u een lay-out maken die records groepeert op basis van een specifiek veld, zoals op klant of categorie. FileMaker biedt de mogelijkheid om overzichtsvelden in te stellen om subtotalen, gemiddelden of andere statistieken voor elke groep te berekenen.
- Hoe sla ik filterinstellingen en zoekcriteria op voor later gebruik?
- Je kunt filterinstellingen en zoekcriteria opslaan in scripts. Maak een script aan dat je zoekopdrachten en filteracties uitvoert. Zo kun je met één klik herhaaldelijk dezelfde filters toepassen op de gegevens, zonder dat je de criteria elke keer handmatig hoeft in te voeren. Het script kan worden geïntegreerd in een knop in de lay-out om het proces nog sneller te maken.
- Kan ik de weergave van de gegevens in FileMaker aanpassen?
- Ja, FileMaker biedt verschillende weergaveopties. U kunt schakelen tussen formulierweergave, lijstweergave en tabelweergave om de gegevens weer te geven volgens uw behoeften. Met lijstweergave kunt u meerdere records tegelijk bekijken, terwijl formulierweergave ideaal is voor het invoeren en bewerken van afzonderlijke records. In tabelweergave kunt u gegevens weergeven en bewerken in een tabelstructuur, vergelijkbaar met een spreadsheet.
- Hoe kan ik gegevensrecords exporteren naar FileMaker?
- Om gegevensrecords te exporteren, selecteer je "Bestand" > "Gegevensrecords exporteren" in het menu. Je kunt het gewenste bestandsformaat selecteren, bijv. CSV, Excel, XML of tekstbestanden met tabs en vervolgens specificeren welke velden en gegevensrecords moeten worden geëxporteerd. Deze functie is handig voor het delen van gegevens met andere systemen of voor gebruik in rapporten.
- Kan ik records in FileMaker herstellen als ik er per ongeluk een paar heb verwijderd?
- Er is geen geïntegreerde functie voor het ongedaan maken van verwijderde gegevensrecords in FileMaker. Het wordt aanbevolen om regelmatig back-ups van de database te maken. Als records per ongeluk zijn verwijderd, kunt u de back-up terugzetten of de verwijderde records uit een back-upset exporteren en opnieuw in de database importeren.
