3.3 Exportação e importação de dados
A exportação e importação de dados na FileMaker é uma função essencial para a transferência de dados da sua base de dados para outros formatos ou para a integração de dados externos na sua solução FileMaker. Isto é particularmente importante se pretender comunicar com sistemas externos, criar relatórios ou sincronizar dados entre diferentes ficheiros FileMaker. A gestão eficiente de dados na FileMaker inclui não só guardar e editar dados na base de dados, mas também exportar e importar dados em diferentes formatos. Isto é particularmente importante se pretender partilhar dados com outros sistemas, criar relatórios ou sincronizar a sua base de dados com fontes externas.
Índice
- 3.3 Exportação e importação de dados
- 1. exportação de dados em vários formatos (PDF, Excel, CSV)
- FileMaker ERP com muitas interfaces de importação e exportação
- 2. migração e sincronização de dados entre ficheiros FileMaker
- gFM-Business Open Source FileMaker Basis ERP O software para um curso intensivo
- 3. automatização dos processos de importação e exportação
- Quatro plataformas FileMaker ERP para processos operacionais optimizados.
- Perguntas frequentes sobre importação e exportação de dados
1. exportação de dados em vários formatos (PDF, Excel, CSV)
A exportação de dados em vários formatos permite-lhe utilizar a informação da sua base de dados FileMaker noutras aplicações. Os ficheiros PDF são ideais para relatórios formatados, tabelas Excel para processamento e análise adicionais e ficheiros CSV para troca de dados com outros sistemas.
FileMaker ERP com muitas interfaces de importação e exportação
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Exportar dados como PDF
O PDF é um formato universal ideal para criar relatórios ou documentos com uma apresentação fixa e que possam ser facilmente distribuídos ou impressos. A exportação para PDF garante que a formatação e o design dos seus dados são mantidos.
- Selecionar o esquemaNo modo Procurar, selecione o esquema que contém os dados a exportar.
- Iniciar a exportação de PDF: Ir para Ficheiro > Enviar > PDF.
- Definir definiçõesSelecione o local de armazenamento e o nome do ficheiro. É possível exportar todos os registos de dados ou apenas o atual e personalizar as definições da página.
- Guardar PDFClique em Guardar e verificar o PDF para garantir que a formatação está correta.
Exportar dados como um ficheiro Excel
Os ficheiros Excel são ideais se pretender analisar e editar os seus dados ou utilizá-los em programas de folha de cálculo. A exportação para o Excel permite-lhe trabalhar com os dados e transmiti-los a outros utilizadores que também utilizem o Excel.
- Preparar dadosOrdenar ou filtrar os registos de dados que pretende exportar.
- Iniciar a exportação do ExcelSelecionar Ficheiro > Exportar > Livro de trabalho do Excel.
- Selecionar camposNa caixa de diálogo de exportação, é possível selecionar os campos a incluir no ficheiro Excel.
- Guardar ficheiro ExcelIntroduzir o nome do ficheiro e o local de armazenamento e clicar em Exportação.
Exportar dados como CSV
Os ficheiros CSV (Comma-Separated Values) são particularmente úteis para o intercâmbio de dados entre diferentes aplicações e sistemas. Armazenam dados num formato simples, baseado em texto, que pode ser lido pela maioria das bases de dados e aplicações Web.
- Filtrar dadosFiltrar e ordenar os dados que pretende exportar.
- Iniciar a exportação CSV: Ir para Ficheiro > Exportar e selecionar CSV como um formato.
- Definir campos e sequênciaSelecionar os campos e especificar a ordem.
- Guardar ficheiro CSVIntroduzir um nome de ficheiro e clicar em Guardar.
2. migração e sincronização de dados entre ficheiros FileMaker
A migração e sincronização de dados entre diferentes ficheiros FileMaker é importante para manter os dados consistentes e actualizados. Isto é particularmente útil se precisar de transferir dados de uma base de dados antiga para uma nova ou manter várias bases de dados sincronizadas.
Etapa 1: Introdução à migração e sincronização de dados
A migração de dados é o processo de transferência de dados de um ficheiro FileMaker para outro. A sincronização, por outro lado, garante que os dados em vários ficheiros FileMaker permaneçam consistentes. Estas funções são particularmente úteis se trabalhar com várias bases de dados ou se precisar de transferir dados de uma solução antiga para uma nova.
Passo 2: Migração de dados entre ficheiros FileMaker
A migração de dados é o processo pelo qual transfere dados de um ficheiro FileMaker para outro. Isto é útil se precisar de consolidar bases de dados ou migrar dados de uma estrutura de base de dados antiga para uma nova.
- Iniciar o processo de importaçãoAbrir o ficheiro para o qual se pretende importar dados e ir para Ficheiro > Importar > Ficheiro. Selecione o ficheiro FileMaker a partir do qual pretende importar os dados.
- Selecionar tabela de destinoNa caixa de diálogo de importação, selecione a tabela de destino no ficheiro atual para o qual os dados devem ser importados.
- Verificar atribuição de campoO FileMaker atribui automaticamente os campos. Verifique o mapeamento e ajuste-o, se necessário, para garantir que os dados são importados corretamente para os campos de destino.
- Selecionar opções de importaçãoSelecione se devem ser adicionados novos registos de dados ou actualizados os registos de dados existentes. Esta opção é particularmente importante se estiver a migrar dados sem substituir os registos de dados existentes.
- Efetuar a importaçãoClique em Importaçãopara iniciar o processo. Após a importação, verifique os dados para garantir que foram transferidos corretamente.
Passo 3: Sincronização de ficheiros FileMaker
A sincronização garante que os dados em vários ficheiros FileMaker se mantêm actualizados. Isto é importante quando vários utilizadores ou departamentos trabalham com diferentes cópias da mesma base de dados e precisam de garantir que todas as alterações são reflectidas em todos os ficheiros.
- Definir a estratégia de sincronizaçãoDecida com que frequência a sincronização deve ser efectuada e quais os dados que devem ser sincronizados. A sincronização manual pode ser efectuada em intervalos regulares, enquanto a sincronização automática pode ser configurada utilizando scripts e accionadores.
- Criar scripts para sincronizaçãoCrie scripts em ambos os ficheiros FileMaker para controlar a sincronização. Estes scripts devem assegurar que apenas os registos de dados novos ou alterados são sincronizados, de forma a minimizar a quantidade de dados.
- Acionamento para sincronização automáticaUtilize os accionadores da FileMaker, tais como "Ao abrir o ficheiro" ou "Depois de guardar", para ativar a sincronização automaticamente. Isto assegura que as bases de dados permanecem sempre sincronizadas.
- Testar e monitorizar a sincronizaçãoRealizar testes regulares para garantir que a sincronização está a funcionar corretamente. Monitorizar o processo para reconhecer e retificar quaisquer problemas numa fase inicial.
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3. automatização dos processos de importação e exportação
A automatização dos processos de importação e exportação poupa tempo e reduz o risco de erro humano. Ao criar scripts e definir horários, pode garantir que estes processos são executados regularmente e de forma consistente, sem necessidade de intervenção manual.
Etapa 1: Introdução à automatização
Os processos automatizados de importação e exportação poupam tempo e reduzem o risco de erros. A FileMaker oferece opções poderosas para automatizar estes processos utilizando scripts e horários para que sejam executados regularmente e sem intervenção manual.
Passo 2: Criar um script de importação
Um script de importação permite-lhe automatizar o processo de importação de dados para a sua base de dados FileMaker. Isto é particularmente útil se precisar de inserir regularmente dados de fontes externas na sua base de dados.
- Criar guião: Abrir o Gestor de Script (
Cmd + Shift + SouCtrl + Shift + S) e crie um novo script. Dê-lhe um nome que descreva o objetivo da importação, por exemplo, "Importação automática de clientes". - Adicionar etapa de importaçãoNo Gestor de Scripts, selecione a etapa Importação de. Este passo permite-lhe selecionar um ficheiro e os campos de dados a importar.
- Definir opções de importaçãoDefina como os dados devem ser importados - se devem ser adicionados novos registos de dados ou actualizados os existentes. Também pode especificar opções para o tratamento de erros de importação, tais como ignorar registos incorrectos ou cancelar a importação.
- Integrar o tratamento de errosAdicione instruções condicionais que definam o que deve acontecer se ocorrer um erro. Por exemplo, o script pode enviar uma notificação ou cancelar a importação se ocorrer um erro.
- Testar e validar o guiãoExecutar o script manualmente para garantir que funciona corretamente. Verifique os dados importados para garantir que foram importados conforme necessário.
Passo 3: Criar um script de exportação
Um script de exportação automatiza o processo de exportação de dados da sua base de dados FileMaker. Isto é útil se precisar regularmente de criar relatórios ou exportar dados para outros sistemas sem ter de intervir manualmente de cada vez.
- Novo script para a exportaçãoCrie outro script no Gestor de Scripts, por exemplo, "Exportação diária de dados".
- Inserir etapa de exportaçãoAdicione a etapa de exportação e selecione o formato de exportação pretendido (PDF, Excel, CSV). Especifique o nome do ficheiro e o local de armazenamento, podendo utilizar variáveis para tornar o nome do ficheiro dinâmico (por exemplo, com a data).
- Filtrar e ordenar dadosAdicione passos adicionais para filtrar ou ordenar os registos de dados antes de serem exportados. Isto garante que apenas os dados relevantes são exportados.
- Automatizar a exportaçãoConfigure o script para ser executado automaticamente numa hora ou evento específico. Isto pode ser feito através de uma agenda### Tutorial: Exportar e importar dados na FileMaker
A exportação e importação de dados na FileMaker é uma funcionalidade importante que lhe permite gerir dados de forma eficiente e integrá-los noutros sistemas. Neste tutorial detalhado, aprenderá a exportar dados para diferentes formatos, a migrar e sincronizar dados entre ficheiros FileMaker e a automatizar processos de importação e exportação.
Quatro plataformas FileMaker ERP para processos operacionais optimizados.
Pedir informações Perguntas frequentes sobre importação e exportação de dados
- Que formatos de dados posso importar para a FileMaker?
- A FileMaker suporta uma variedade de formatos de importação de dados, incluindo ficheiros Excel (.xlsx), CSV, ficheiros de texto delimitados por tabulação (.txt), XML, DBF e fontes de dados ODBC. Para importar dados, vá a "Ficheiro" > "Importar registos" e selecione o formato de ficheiro pretendido. Durante a importação, pode mapear os campos na FileMaker para os campos correspondentes no ficheiro de importação.
- Como é que posso exportar dados da FileMaker?
- A FileMaker oferece vários formatos de exportação, incluindo Excel (.xlsx), CSV, ficheiros de texto delimitados por tabulação (.txt), XML e ficheiros de fusão. Para exportar dados, selecione "Ficheiro" > "Exportar registos" e depois selecione o formato de ficheiro desejado. Durante a exportação, pode especificar que campos e registos de dados devem ser exportados e definir uma estrutura adequada para a aplicação de destino.
- Posso filtrar determinados registos de dados antes de os exportar?
- Sim, pode filtrar os dados antes de os exportar, realizando uma consulta de pesquisa na FileMaker e exportando apenas os registos de dados encontrados. Isto permite-lhe exportar apenas os dados relevantes sem exportar toda a base de dados. Depois de exibir os resultados da pesquisa, selecione Ficheiro > Exportar registos e o FileMaker exportará apenas os registos encontrados.
- Como posso automatizar a importação de dados para a FileMaker?
- Pode automatizar o processo de importação no FileMaker, criando um script que executa o processo de importação. No editor de scripts, utilize o comando "Importar registos" para especificar o formato de importação, o ficheiro de origem e os mapeamentos de campo. O script pode então ser iniciado manualmente ou executado automaticamente por um acionador, por exemplo, para uma atualização diária de dados.
- Que campos devem ser atribuídos quando se importam dados para a FileMaker?
- Ao importar dados, deve assegurar que os campos nas bases de dados de origem e destino estão corretamente mapeados. Durante o processo de importação, a FileMaker apresenta uma lista de mapeamento na qual especifica quais os campos do ficheiro de origem que devem ser importados para quais campos na base de dados FileMaker. É importante assegurar que os campos de nomes, endereços e números, por exemplo, são mapeados corretamente para garantir a integridade dos dados importados.
- Posso importar dados de bases de dados externas, como SQL Server ou MySQL, para a FileMaker?
- Sim, pode importar dados de bases de dados externas, tais como SQL Server ou MySQL para a FileMaker através de uma ligação ODBC. Deve instalar e configurar o driver ODBC para a base de dados relevante. Na FileMaker, pode então estabelecer uma ligação à fonte de dados externa em "Ficheiro" > "Importar registos" > "ODBC" e importar os registos desejados. Este método torna possível ligar bases de dados entre si e trocar dados sem problemas.
- Como posso garantir que não são criados registos de dados duplicados durante a importação de dados?
- Para evitar registos duplicados, pode definir regras de validação no FileMaker. Por exemplo, pode definir campos como "únicos" para que a FileMaker reconheça automaticamente quando é criado um registo duplicado durante a importação. Em alternativa, pode criar um script que procure valores duplicados e cancele a importação ou actualize os registos existentes em vez de criar novos.
- Posso automatizar os processos de exportação de dados na FileMaker?
- Sim, tal como na importação, também pode automatizar a exportação de dados utilizando scripts. No editor de scripts, pode utilizar o comando "Exportar registos de dados" para especificar que dados devem ser exportados e em que formato devem ser guardados. Estes scripts podem ser executados manualmente ou programados para começarem automaticamente a uma determinada hora todos os dias, por exemplo.
- Como posso controlar a exportação de dados para um formato de ficheiro específico?
- Ao exportar dados para a FileMaker, pode selecionar o formato de ficheiro desejado, selecionando a opção correspondente na caixa de diálogo de exportação. Pode escolher entre diferentes formatos, tais como Excel, CSV, XML e outros. Cada formato tem as suas próprias vantagens: Excel para relatórios tabulares, CSV para migrações de dados e XML para troca de dados estruturados entre sistemas.
- Como devo proceder ao migrar dados de uma versão mais antiga da FileMaker?
- Para migrar dados de uma versão mais antiga da FileMaker, pode abrir a base de dados na nova versão e migrar os dados. Se o modelo de dados tiver sido alterado, pode importar dados para uma nova estrutura de dados utilizando a função "Importar registos". Certifique-se de que cria cópias de segurança antes da migração e verifique cuidadosamente os mapeamentos de campo para garantir a integridade dos dados durante o processo de migração. É possível migrar bases de dados no formato anterior .fp7 com uma versão atual da FileMaker. Isto criará uma nova base de dados com a extensão .fmp12.
- Posso exportar estruturas de dados complexas, como tabelas ligadas ou secções?
- Sim, pode exportar tabelas e secções ligadas para a FileMaker, configurando os layouts correspondentes para apresentar todos os dados de que necessita. No entanto, ao exportar, apenas os campos primários dos registos na tabela principal são exportados. Para exportar todos os dados relacionados, deve efetuar várias exportações e ligar estes dados novamente na base de dados de destino.
- Como posso garantir que os dados importados e exportados são processados de forma segura e correta na FileMaker?
- Para garantir que os dados importados e exportados são processados corretamente, deve utilizar regras de validação e registos de erros na FileMaker. As regras de validação asseguram que todos os dados estão em conformidade com os padrões definidos, enquanto os registos de erros são utilizados para monitorizar o processo de importação ou exportação em busca de erros ou inconsistências de dados. Para importações ou exportações maiores, é aconselhável efetuar testes com uma pequena quantidade de dados antes de executar todo o processo.
