3.3 Exportation et importation de données
L'exportation et l'importation de données dans FileMaker sont des fonctions essentielles pour convertir les données de votre base de données en d'autres formats ou pour intégrer des données externes dans votre solution FileMaker. Cette fonction est particulièrement importante si vous souhaitez communiquer avec des systèmes externes, créer des rapports ou synchroniser des données entre différents fichiers FileMaker. Une gestion efficace des données dans FileMaker implique non seulement le stockage et la modification des données au sein de la base de données, mais également l'exportation et l'importation de données sous différents formats. Cela est particulièrement important si vous souhaitez partager des données avec d'autres systèmes, créer des rapports ou synchroniser votre base de données avec des sources externes.
Table des matières
- 3.3 Exportation et importation de données
- 1. exportation des données dans différents formats (PDF, Excel, CSV)
- FileMaker ERP avec de nombreuses interfaces d'importation et d'exportation
- 2. migration des données et synchronisation entre les fichiers FileMaker
- gFM-Business Open Source FileMaker Basis-ERLe logiciel pour un cours accéléré
- 3. automatisation des processus d'importation et d'exportation
- Quatre plateformes ERP FileMaker pour des processus opérationnels optimaux.
- Foire aux questions sur l'importation et l'exportation de données
1. exportation des données dans différents formats (PDF, Excel, CSV)
L'exportation de données dans différents formats vous permet d'utiliser les informations de votre base de données FileMaker dans d'autres applications. Les fichiers PDF sont parfaits pour les rapports formatés, les feuilles de calcul Excel pour le traitement et l'analyse ultérieurs, et les fichiers CSV pour l'échange de données avec d'autres systèmes.
FileMaker ERP avec de nombreuses interfaces d'importation et d'exportation
Plus d'informations
Exportation de données au format PDF
Le PDF est un format universel, idéal si vous souhaitez créer des rapports ou des documents dont la mise en page est fixe et qui peuvent être facilement distribués ou imprimés. L'exportation au format PDF permet de conserver le formatage et la présentation de vos données.
- Sélectionner la mise en page: En mode Utilisation, sélectionnez le modèle qui contient les données à exporter.
- Démarrer l'exportation PDF: Aller à Fichier > Envoyer > PDF.
- Définir les paramètres: choisissez l'emplacement et le nom du fichier. Vous pouvez exporter tous les enregistrements ou seulement l'enregistrement actuel et personnaliser les paramètres de la page.
- Enregistrer le PDF: Cliquez sur Enregistrer et vérifie le PDF pour t'assurer que le formatage est correct.
Exportation des données sous forme de fichier Excel
Les fichiers Excel sont idéaux si vous souhaitez poursuivre l'analyse de vos données, les traiter ou les utiliser dans des tableurs. L'exportation vers Excel vous permet de travailler avec les données et de les partager avec d'autres utilisateurs qui utilisent également Excel.
- Préparer les données: triez ou filtrez les enregistrements que vous souhaitez exporter.
- Démarrer l'exportation Excel: Choisir Fichier > Exporter > Classeur Excel.
- Sélectionner les champs: Dans la boîte de dialogue d'exportation, vous pouvez sélectionner les champs qui doivent être inclus dans le fichier Excel.
- Enregistrer le fichier Excel: indiquez le nom du fichier et son emplacement, puis cliquez sur Exporter.
Exportation de données au format CSV
Les fichiers CSV (Comma-Separated Values) sont particulièrement utiles pour l'échange de données entre différentes applications et systèmes. Ils stockent les données dans un format simple, basé sur du texte, qui peut être lu par la plupart des bases de données et des applications web.
- Filtrer les données: filtrez et triez les données que vous souhaitez exporter.
- Démarrer l'exportation CSV: Aller à Fichier > Exporter et sélectionnez CSV comme format.
- Définir les champs et l'ordre: Sélectionnez les champs et définissez leur ordre.
- Enregistrer le fichier CSV: indiquez un nom de fichier et cliquez sur Enregistrer.
2. migration des données et synchronisation entre les fichiers FileMaker
La migration et la synchronisation des données entre différents fichiers FileMaker sont importantes pour maintenir les données cohérentes et à jour. Cela est particulièrement utile si vous devez transférer des données d'une ancienne base de données vers une nouvelle ou si vous devez maintenir plusieurs bases de données synchronisées.
Étape 1 : Introduction à la migration et à la synchronisation des données
La migration de données est le processus par lequel les données sont transférées d'un fichier FileMaker à un autre. La synchronisation, en revanche, garantit que les données restent cohérentes dans plusieurs fichiers FileMaker. Ces fonctions sont particulièrement utiles si vous travaillez avec plusieurs bases de données ou si vous devez transférer des données d'une ancienne solution vers une nouvelle.
Etape 2 : Migration des données entre les fichiers FileMaker
La migration de données est le processus par lequel vous transférez des données d'un fichier FileMaker à un autre. Cette opération est utile lorsque vous devez consolider des bases de données ou migrer des données d'une ancienne structure de base de données vers une nouvelle.
- Démarrer le processus d'importationOuvrir le fichier dans lequel vous souhaitez importer des données et aller sur Fichier > Importer > Fichier. Sélectionnez le fichier FileMaker à partir duquel vous souhaitez importer les données.
- Sélectionner le tableau cible: Dans la boîte de dialogue d'importation, sélectionnez la table cible dans le fichier actuel dans laquelle les données doivent être importées.
- Vérifier l'attribution des champsFileMaker mappe automatiquement les rubriques. Vérifiez le mappage et ajustez-le si nécessaire pour vous assurer que les données sont correctement importées dans les rubriques cibles.
- Sélectionner les options d'importation: choisissez d'ajouter de nouveaux enregistrements ou de mettre à jour les enregistrements existants. Cette option est particulièrement importante si vous migrez des données sans écraser les enregistrements existants.
- Effectuer une importation: Cliquez sur Importerpour démarrer le processus. Après l'importation, vérifiez les données pour vous assurer qu'elles ont été transférées correctement.
Etape 3 : Synchronisation des fichiers FileMaker
La synchronisation permet de s'assurer que les données de plusieurs fichiers FileMaker restent à jour. C'est important lorsque plusieurs utilisateurs ou services travaillent avec différentes copies de la même base de données et doivent s'assurer que toutes les modifications sont reflétées dans tous les fichiers.
- Définir une stratégie de synchronisationDécider de la fréquence de la synchronisation et des données à synchroniser. Une synchronisation manuelle peut être effectuée à intervalles réguliers, tandis qu'une synchronisation automatisée peut être mise en place à l'aide de scripts et de déclencheurs.
- Créer des scripts pour la synchronisationCréer des scripts dans les deux fichiers FileMaker pour contrôler la synchronisation. Ces scripts doivent veiller à ce que seuls les nouveaux enregistrements ou les enregistrements modifiés soient synchronisés afin de minimiser la quantité de données.
- Déclencheur de synchronisation automatiqueUtiliser des déclencheurs FileMaker, comme "A l'ouverture du fichier" ou "Après l'enregistrement", pour déclencher automatiquement la synchronisation. Cela permet de s'assurer que les bases de données restent synchronisées à tout moment.
- Tester et surveiller la synchronisation: Effectuez des tests réguliers pour vous assurer que la synchronisation fonctionne correctement. Surveillez le processus afin de détecter et de résoudre rapidement les éventuels problèmes.
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3. automatisation des processus d'importation et d'exportation
L'automatisation des processus d'importation et d'exportation permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreur humaine. En créant des scripts et en établissant des calendriers, vous pouvez vous assurer que ces processus se déroulent de manière régulière et cohérente, sans intervention manuelle.
Étape 1 : Introduction à l'automatisation
Les processus d'importation et d'exportation automatisés permettent de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs. FileMaker offre de puissants moyens d'automatiser ces processus à l'aide de scripts et de programmations, de sorte qu'ils se déroulent régulièrement et sans intervention manuelle.
Étape 2 : Créer un script d'importation
Un script d'importation vous permet d'automatiser le processus d'importation de données dans votre base de données FileMaker. Ceci est particulièrement utile si vous devez régulièrement insérer dans votre base de données des données provenant de sources externes.
- Créer un script: ouvrez le gestionnaire de scripts (
Cmd + Shift + SouCtrl + Shift + S) et créez un nouveau script. Donnez-lui un nom qui décrit le but de l'importation, par exemple "Importation automatique de clients". - Ajouter une étape d'importation: dans le gestionnaire de scripts, sélectionnez l'action Importer pour le sélectionner. Cette étape vous permet de sélectionner un fichier et les champs de données à importer.
- Définir les options d'importationDéfinissez la manière dont les données doivent être importées - si de nouveaux enregistrements doivent être ajoutés ou si les enregistrements existants doivent être mis à jour. Vous pouvez également définir des options pour gérer les erreurs d'importation, comme ignorer les enregistrements erronés ou annuler l'importation.
- Intégrer la gestion des erreurs: Ajoutez des instructions conditionnelles qui définissent ce qui doit se passer lorsqu'une erreur se produit. Par exemple, le script pourrait envoyer une notification ou annuler l'importation en cas d'erreur.
- Tester et valider le scriptExécutez le script manuellement pour vous assurer qu'il fonctionne correctement. Vérifiez les données importées pour vous assurer qu'elles ont été importées comme vous le souhaitez.
Étape 3 : Créer un script d'exportation
Un script d'exportation automatise le processus d'exportation de données depuis votre base de données FileMaker. Cela est utile si vous devez régulièrement créer des rapports ou exporter des données vers d'autres systèmes sans avoir à intervenir manuellement à chaque fois.
- Nouveau script pour l'exportation: Créez un autre script dans le gestionnaire de scripts, par exemple "Exportation quotidienne de données".
- Insérer une étape d'exportationAjoutez l'étape d'exportation et choisissez le format d'exportation souhaité (PDF, Excel, CSV). Indiquez le nom du fichier et son emplacement, en utilisant des variables pour rendre le nom du fichier dynamique (par ex. avec la date).
- Filtrer et trier les donnéesAjoutez des étapes supplémentaires pour filtrer ou trier les enregistrements avant de les exporter. Vous vous assurez ainsi que seules les données pertinentes sont exportées.
- Automatiser l'exportationParamétrez le script pour qu'il s'exécute automatiquement à un moment précis ou lors d'un événement. Cela peut se faire via un programme### Tutoriel : Exportation et importation de données dans FileMaker
L'exportation et l'importation de données dans FileMaker sont des fonctions importantes qui vous permettent de gérer efficacement les données et de les intégrer à d'autres systèmes. Dans ce tutoriel détaillé, vous apprendrez à exporter des données dans différents formats, à migrer et à synchroniser des données entre des fichiers FileMaker et à automatiser les processus d'importation et d'exportation.
Quatre plateformes ERP FileMaker pour des processus opérationnels optimaux.
Demander des informations Foire aux questions sur l'importation et l'exportation de données
- Quels sont les formats de données que je peux importer dans FileMaker ?
- FileMaker prend en charge un grand nombre de formats d'importation de données, notamment les fichiers Excel (.xlsx), CSV, les fichiers texte délimités par des tabulations (.txt), XML, DBF et les sources de données ODBC. Pour importer des données, allez dans "Fichier" > "Importer des enregistrements" et sélectionnez le format de fichier souhaité. Pendant l'importation, vous pouvez faire correspondre les rubriques de FileMaker aux rubriques correspondantes dans le fichier d'importation.
- Comment exporter des données depuis FileMaker ?
- FileMaker propose plusieurs formats d'exportation, notamment Excel (.xlsx), CSV, fichiers texte délimités par des tabulations (.txt), XML et fichiers de fusion. Pour exporter des données, choisissez le menu Fichier > Exporter des enregistrements, puis sélectionnez le format de fichier souhaité. Pendant l'exportation, vous pouvez déterminer quels champs et quels enregistrements doivent être exportés et définir une structure adaptée à l'application cible.
- Puis-je filtrer certains enregistrements avant de les exporter ?
- Oui, vous pouvez filtrer les données avant de les exporter en effectuant une requête de recherche dans FileMaker et en n'exportant que les enregistrements trouvés. Ainsi, vous n'exportez que les données pertinentes sans exporter l'ensemble de la base de données. Après avoir affiché les résultats de la recherche, choisissez le menu Fichier > Exporter les enregistrements et FileMaker n'exportera que les enregistrements trouvés.
- Comment automatiser l'importation de données dans FileMaker ?
- Vous pouvez automatiser le processus d'importation dans FileMaker en créant un script qui exécute le processus d'importation. Dans l'éditeur de script, utilisez la commande Importer des enregistrements pour définir le format d'importation, le fichier source et les mappages de rubrique. Le script peut ensuite être lancé manuellement ou exécuté automatiquement par un déclencheur, par exemple lors d'une mise à jour quotidienne des données.
- Quelles sont les rubriques qui doivent être mappées lors de l'importation de données dans FileMaker ?
- Lorsque vous importez des données, vous devez vous assurer que les rubriques sont correctement mappées dans les bases de données source et cible. Pendant le processus d'importation, FileMaker affiche une liste de mappage dans laquelle vous indiquez quelles rubriques du fichier source doivent être importées dans quelles rubriques de la base de données FileMaker. Il est important de s'assurer que les noms, les adresses et les rubriques numériques, par exemple, sont correctement mappés afin de garantir l'intégrité des données importées.
- Puis-je importer des données dans FileMaker à partir de bases de données externes telles que SQL Server ou MySQL ?
- Oui, vous pouvez importer dans FileMaker des données provenant de bases de données externes telles que SQL Server ou MySQL via une connexion ODBC. Vous devez installer et configurer le pilote ODBC pour la base de données concernée. Dans FileMaker, vous pouvez ensuite vous connecter à la source de données externe dans le menu Fichier > Importer des enregistrements > ODBC et importer les enregistrements souhaités. Cette méthode permet de relier les bases de données entre elles et d'échanger des données de manière transparente.
- Comment puis-je m'assurer que l'importation de données ne crée pas d'enregistrements en double ?
- Pour éviter les enregistrements en double, vous pouvez définir des règles de validation dans FileMaker. Par exemple, vous pouvez définir des rubriques comme "uniques", de sorte que FileMaker détecte automatiquement la création d'un doublon lors de l'importation. Vous pouvez également créer un script qui recherche les valeurs en double et soit annule l'importation, soit met à jour les enregistrements existants au lieu d'en créer de nouveaux.
- Puis-je automatiser les processus d'exportation de données dans FileMaker ?
- Oui, comme pour l'importation, vous pouvez également automatiser l'exportation des données en utilisant des scripts. Dans l'éditeur de scripts, vous pouvez utiliser la commande "Exporter les enregistrements" pour définir quelles données doivent être exportées et dans quel format elles doivent être enregistrées. Ces scripts peuvent être exécutés manuellement ou programmés pour être lancés automatiquement chaque jour à une heure donnée, par exemple.
- Comment puis-je contrôler l'exportation des données dans un format de fichier spécifique ?
- Lorsque vous exportez des données dans FileMaker, vous pouvez choisir le format de fichier souhaité en sélectionnant l'option correspondante dans la boîte de dialogue d'exportation. Vous pouvez choisir entre différents formats tels que Excel, CSV, XML et autres. Chaque format a ses propres avantages : Excel pour les rapports sous forme de tableaux, CSV pour les migrations de données et XML pour l'échange structuré de données entre systèmes.
- Comment procéder à la migration des données d'une ancienne version de FileMaker ?
- Pour la migration des données d'une ancienne version de FileMaker, vous pouvez ouvrir la base de données dans la nouvelle version et migrer les données. Si le modèle de données a été modifié, vous pouvez importer des données dans une nouvelle structure de données à l'aide de la fonction Importer des enregistrements. Assurez-vous de créer des sauvegardes avant la migration et de vérifier soigneusement les mappages de champs afin de garantir l'intégrité des données pendant le processus de migration. Vous pouvez migrer des bases de données au format .fp7 précédent en utilisant une version récente de FileMaker. Une nouvelle base de données avec l'extension .fmp12 est alors créée.
- Est-il possible d'exporter des structures de données complexes telles que des tableaux liés ou des extraits ?
- Oui, vous pouvez exporter des tables liées et des tables externes dans FileMaker en configurant les modèles correspondants de manière à ce qu'ils affichent toutes les données nécessaires. Toutefois, lors de l'exportation, seules les rubriques primaires des enregistrements de la table principale sont exportées. Pour exporter toutes les données associées, vous devez effectuer plusieurs exportations et relier à nouveau ces données dans la base de données cible.
- Comment puis-je m'assurer que les données importées et exportées sont traitées correctement et en toute sécurité dans FileMaker ?
- Pour s'assurer que les données importées et exportées sont traitées correctement, il est conseillé d'utiliser les règles de validation et la journalisation des erreurs dans FileMaker. Les règles de validation permettent de s'assurer que toutes les données sont conformes aux normes définies, tandis que les journaux d'erreurs servent à surveiller le processus d'importation ou d'exportation pour détecter les erreurs ou les incohérences de données. Pour les importations ou exportations importantes, il est recommandé d'effectuer des tests avec une petite quantité de données avant d'exécuter l'ensemble du processus.
