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Automatização de tarefas na FileMaker

  • Utilizar accionadores de script, botões de script e scripts para automatização

4.2 Automatização de tarefas

A automatização é um dos pontos fortes da FileMaker, tornando possível organizar tarefas recorrentes de forma mais eficiente e melhorar a facilidade de utilização. Ao utilizar scripts, accionadores e técnicas de automatização, os fluxos de trabalho complexos podem ser simplificados. Neste tutorial aprofundado, aprenderá as bases da automatização na FileMaker, incluindo a utilização de triggers, a criação e gestão de botões de script e a atualização automática de dados e relatórios.

 

Utilização de accionadores para automatização

Introdução ao Trigger

Gatilho na FileMaker são eventos que activam automaticamente um script quando uma determinada ação é executada na base de dados. São uma ferramenta poderosa para automatizar processos sem que os utilizadores tenham de iniciar explicitamente um script. Os eventos podem ser baseados numa variedade de acções, por exemplo, quando um utilizador entra ou sai de um layout, altera um campo ou cria ou elimina um registo.

Utilização frequente de activadores
  • Para entrada de layoutUm script pode ser executado automaticamente quando um utilizador introduz um esquema específico. Isto é útil para atualizar dados, aplicar filtros ou efetuar determinados cálculos.
  • Ao alterar um campoQuando um utilizador altera o conteúdo de um campo, um acionador pode iniciar um script que, por exemplo, executa validações, notifica o utilizador ou actualiza dados relacionados.
  • Ao deixar um registo de dadosUm script também pode ser acionado quando um utilizador sai de um registo para garantir que todas as acções necessárias foram concluídas, tais como guardar alterações ou verificar condições.
Configurar um acionador
  1. Criar script no espaço de trabalho do scriptO primeiro passo é criar o script que será acionado pelo acionador. Ir para o espaço de trabalho dos scripts e criar um novo script. Certifique-se de que o script cumpre as tarefas pretendidas, por exemplo, atualizar um campo ou apresentar um aviso.
  2. Definir acionadorMudar para o modo de apresentação (Cmd + L no macOS ou Ctrl + L no Windows), clique com o botão direito do rato no esquema ou campo pretendido e selecione Definir accionadores de scripts de.
  3. Selecionar o tipo de acionamentoSelecione o tipo de acionador pretendido na caixa de diálogo. As opções mais populares são Para entrada de layout, À entrada do campo ou Ao abandonar o registo de dados.
  4. Atribuir guiãoSelecione o script que criou anteriormente e atribua-o ao acionador selecionado.
  5. Acionador de testeMude para o modo de navegação e execute a ação que deve acionar o acionador para garantir que o script funciona como esperado.

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Criar e gerir botões de script

Introdução aos botões de script

Os botões de script são elementos interactivos num layout FileMaker que executam scripts personalizados com o toque de um botão. Estes botões oferecem uma forma intuitiva de tornar acessíveis funções ou fluxos de trabalho complexos e melhorar a orientação do utilizador.

Criar um botão de script
  1. Preparar o guiãoAntes de criar um botão, é necessário um script que execute a ação desejada. Abra o espaço de trabalho dos scripts e crie um novo script que execute, por exemplo, a criação de um registo de dados, um cálculo ou a exportação de dados.
  2. Adicionar botãoMudar para o modo de apresentação e selecionar o Ferramenta de botões na paleta de objectos. Clique na posição da apresentação onde pretende que o botão apareça e arraste-o para o tamanho pretendido.
  3. Atribuir guiãoAssim que o botão é colocado, abre-se uma caixa de diálogo na qual pode selecionar o script que deve ser executado quando o botão é clicado. Selecione o script criado anteriormente.
  4. Etiquetagem e design de botõesDê ao botão uma etiqueta com significado, como "Guardar registo" ou "Gerar relatório". No inspetor, pode personalizar ainda mais o aspeto do botão, incluindo a cor, o tipo de letra e o contorno.
  5. Botão de testeVolte a mudar para o modo de navegação e clique no botão para garantir que o script é executado corretamente. Verifique se a ação esperada é executada.
Gerir botões de script

Ao longo do tempo, pode ser necessário atualizar os botões de script ou adicionar novas funções. Isto pode ser feito simplesmente editando o script atribuído no espaço de trabalho do script ou alterando as opções do botão no modo de apresentação.

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Atualização automatizada de dados e relatórios

Atualização automatizada de dados

As actualizações automáticas de dados garantem que a sua base de dados está sempre actualizada sem que os utilizadores tenham de intervir manualmente. Isto pode ser particularmente útil se os dados forem regularmente importados de fontes externas, se os campos calculados tiverem de ser actualizados ou se for necessário fazer actualizações em todo o sistema.

Exemplo: Atualização automatizada de dados

  1. Criar script para atualização de dadosCrie um script no espaço de trabalho do script que executa a atualização de dados. Pode ser, por exemplo, um script de importação que importe automaticamente os dados de vendas de um ficheiro CSV e os actualize na base de dados.
  2. Utilizar accionadores para automatizaçãoUtilizar um acionador como Ao abrir o ficheiropara executar o script automaticamente assim que a base de dados for aberta. Isto é particularmente útil para garantir que os dados mais recentes estão sempre disponíveis.
  3. Configurar a execução com controlo de tempoSe estiver a utilizar o FileMaker Server, pode configurar uma agenda para executar o script automaticamente em horas específicas ou em intervalos regulares, por exemplo, diariamente à meia-noite.
Geração automatizada de relatórios

Os relatórios automatizados permitem-lhe criar e distribuir relatórios actualizados regularmente sem esforço manual. Isto é particularmente útil para tarefas recorrentes, como a criação de relatórios mensais ou o envio de estatísticas de vendas diárias.

Exemplo: Relatórios automatizados

  1. Criar script de relatórioCrie um script no espaço de trabalho do script que gere um relatório, por exemplo, um relatório de vendas do último mês. O script deve recolher, filtrar e formatar os dados necessários.
  2. Adicionar função de exportaçãoAdicione uma função de exportação ao script que guarda o relatório como um ficheiro PDF ou Excel. Isto assegura que o relatório é facilmente acessível e está disponível num formato amplamente utilizado.
  3. Enviar relatório por correio eletrónicoAmplie o script com uma função que envia automaticamente o relatório por e-mail para uma lista predefinida de destinatários. Isto pode ser feito diretamente a partir da FileMaker, utilizando a funçãoEnviar correio eletrónico-função.
  4. Automatização através da programaçãoConfigure uma agenda no FileMaker Server para executar o script de relatório regularmente, por exemplo, todas as segundas-feiras de manhã. Isto assegura que todas as partes relevantes estão sempre actualizadas sem a necessidade de intervenção manual.

Dicas, instruções e interfaces para FileMaker e gFM-Business ERP

Sugestões e instruções
Dicas e instruções da FileMaker

Perguntas frequentes sobre automação na FileMaker

  • Como posso automatizar tarefas na FileMaker?
    • Na FileMaker, pode automatizar tarefas utilizando scripts que controlam processos recorrentes, tais como entrada de dados, relatórios ou alterações de layout. Os scripts podem ser iniciados por botões ou accionadores. Cria-se um script no espaço de trabalho de scripts e adicionam-se comandos como "Novo registo", "Exportar dados" ou "Imprimir relatório" para automatizar determinadas tarefas.
  • O que são accionadores na FileMaker e como podem ser utilizados para automatização?
    • Os accionadores são mecanismos que executam automaticamente scripts quando ocorrem determinados eventos, como a alteração de uma apresentação ou a edição de um campo. Os accionadores podem ser activados no modo de apresentação ou nas propriedades do campo. Existem diferentes tipos de accionadores, tais como "Ao abrir o ficheiro", "Ao sair de um campo" ou "Ao alterar um registo de dados". Os accionadores são ideais para executar processos automaticamente sem intervenção manual.
  • Como é que posso utilizar botões para executar scripts na FileMaker?
    • Os botões proporcionam uma forma fácil de iniciar scripts. No modo de apresentação, pode adicionar um botão que está ligado a um script. Quando o utilizador clica no botão, o script é executado. Os botões podem ser úteis para acções frequentemente utilizadas, como a criação de um novo conjunto de dados, a exportação de dados ou a realização de cálculos. Também é possível conceber botões de forma a serem fáceis de utilizar e acessíveis.
    • Se pretender colocar vários botões ao lado ou por baixo uns dos outros, pode utilizar o objeto "Barra de botões" na FileMaker, que lhe permite criar vários botões dentro de um só objeto.
  • Como posso criar uma atualização automática de dados na FileMaker?
    • Pode automatizar actualizações de dados na FileMaker utilizando scripts que importam ou sincronizam dados regularmente. Estes scripts podem ser executados automaticamente por accionadores ou tarefas agendadas no servidor FileMaker. Um exemplo típico seria um script que importa diariamente uma lista de actualizações de clientes e actualiza os registos existentes. Também pode utilizar variáveis globais para controlar o estado da atualização.
  • Posso automatizar relatórios na FileMaker?
    • Sim, pode automatizar a criação e envio de relatórios na FileMaker. Primeiro cria um script que gera o relatório, por exemplo, utilizando o comando "Imprimir" ou "Guardar registos como PDF". Este script pode ser programado para gerar relatórios periodicamente ou quando determinadas condições são cumpridas. No FileMaker Server, pode programar o script para ser executado automaticamente, por exemplo, numa base diária ou semanal.
  • Como posso enviar e-mails automáticos com a FileMaker?
    • O FileMaker permite-lhe enviar e-mails automaticamente, criando um script que utiliza o comando "Enviar e-mail". Pode configurar o script para inserir conteúdo dinâmico, como o destinatário, o assunto e a mensagem, com base nos dados da sua base de dados. Isto é útil para enviar automaticamente mensagens de correio eletrónico de confirmação ou lembretes, por exemplo. O script pode ser executado manualmente ou por accionadores, por exemplo, depois de guardar um registo de dados.
  • Como é que posso validar e corrigir automaticamente os dados?
    • É possível criar um script que automatiza a validação e correção de dados, controlando-o com condições e instruções if. O script verifica os campos e corrige ou marca os dados incorrectos. Por exemplo, um script pode verificar se um número de telefone está formatado corretamente e, se não estiver, avisa o utilizador ou ajusta os dados. Estas validações podem ser acionadas quando um registo de dados é guardado ou quando se sai de um campo.
  • Como posso configurar tarefas agendadas no FileMaker Server?
    • No FileMaker Server, é possível configurar tarefas agendadas que executam automaticamente scripts em horários específicos. Isto é útil para tarefas como criar relatórios, atualizar dados diariamente ou enviar e-mails de lembrete. Na Consola de Administração do FileMaker Server, selecione a função "Programar Script" e especifique quando e com que frequência o script deve ser executado.
  • Como posso automatizar tarefas em função das acções do utilizador?
    • Ao utilizar accionadores, pode automatizar scripts em função das acções do utilizador. Por exemplo, pode acionar um script quando um utilizador abandona um campo, cria um novo registo ou altera a disposição. Um script pode enviar automaticamente um e-mail quando um formulário específico é preenchido ou criar um novo registo numa tabela ligada quando o utilizador guarda um registo.
  • Como posso garantir que os processos automatizados são executados em segundo plano e não perturbam o utilizador?
    • O FileMaker permite-lhe configurar scripts para serem executados em segundo plano sem que o utilizador se aperceba do processo. Para tal, pode utilizar o comando "Definir gravação de erros" no editor de scripts para suprimir as mensagens de erro e minimizar a alteração do layout para evitar exibições de ecrã desnecessárias. Isto é particularmente útil para processos como actualizações ou validações de dados que devem ser executados em segundo plano.
  • Posso utilizar scripts para personalizar dinamicamente a interface do utilizador?
    • Sim, pode utilizar scripts para personalizar dinamicamente a interface do utilizador, alterando os layouts com base em determinadas condições ou acções do utilizador. Por exemplo, pode utilizar um script que direciona automaticamente o utilizador para um esquema diferente quando determinados campos são preenchidos, ou controlar dinamicamente a visibilidade de botões e campos. Isto melhora a experiência do utilizador e guia-o intuitivamente através da aplicação.
  • Como posso monitorizar a execução de tarefas automatizadas e garantir que foram concluídas com êxito?
    • Para monitorizar a execução de tarefas automatizadas, pode incluir registos de erros nos seus scripts. O comando "Get(LastErrorNo)" pode ser utilizado para detetar erros e guardá-los num campo de registo ou apresentá-los ao utilizador. Também pode configurar notificações por correio eletrónico para serem enviadas quando um script é concluído com êxito ou encontra um erro.
4.2 Automatização de tarefas

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