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Automazione delle attività in FileMaker

  • Utilizzo di trigger di script, pulsanti di script e script per l'automazione

4.2 Automazione dei compiti

L'automazione è uno dei punti di forza di FileMaker, che consente di organizzare in modo più efficiente le attività ricorrenti e di migliorare la facilità d'uso. Utilizzando script, trigger e tecniche di automazione, è possibile semplificare flussi di lavoro complessi. In questa esercitazione approfondita imparerete le basi dell'automazione in FileMaker, compreso l'uso dei trigger, la creazione e la gestione dei pulsanti di script e l'aggiornamento automatico dei dati e dei report.

 

Utilizzo di trigger per l'automazione

Introduzione al trigger

Innesco in FileMaker sono eventi che attivano automaticamente uno script quando viene eseguita una determinata azione all'interno del database. Sono uno strumento potente per automatizzare i processi senza che gli utenti debbano avviare esplicitamente uno script. I trigger possono essere basati su una serie di azioni, ad esempio quando un utente entra o esce da un layout, modifica un campo o crea o elimina un record.

Uso frequente di trigger
  • Per l'input del layoutUno script può essere eseguito automaticamente quando un utente inserisce un layout specifico. Ciò è utile per aggiornare i dati, applicare filtri o eseguire determinati calcoli.
  • Quando si modifica un campoQuando un utente modifica il contenuto di un campo, un trigger può avviare uno script che, ad esempio, esegue delle convalide, notifica l'utente o aggiorna i dati correlati.
  • Quando si lascia un record di datiUno script può anche essere attivato quando un utente lascia un record per assicurarsi che tutte le azioni necessarie siano state completate, come il salvataggio delle modifiche o la verifica delle condizioni.
Impostazione di un trigger
  1. Creare uno script nell'area di lavoro degli scriptIl primo passo consiste nel creare lo script che deve essere attivato dal trigger. Andare nell'area di lavoro degli script e creare un nuovo script. Assicurarsi che lo script svolga i compiti desiderati, ad esempio l'aggiornamento di un campo o la visualizzazione di un avviso.
  2. Definire l'innescoPassa alla modalità layout (Cmd + L su macOS o Ctrl + L su Windows), fare clic con il tasto destro del mouse sul layout o sul campo desiderato e selezionare Definire i trigger di script da.
  3. Selezionare il tipo di attivazioneSelezionate il tipo di trigger desiderato nella finestra di dialogo. Le opzioni più diffuse sono Per l'input del layout, All'ingresso del campo o Quando si lascia il record di dati.
  4. Assegnazione dello scriptSelezionare lo script creato in precedenza e assegnarlo al trigger selezionato.
  5. Innesco del testPassare alla modalità di navigazione ed eseguire l'azione che dovrebbe attivare il trigger per assicurarsi che lo script funzioni come previsto.

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Creare e gestire pulsanti di script

Introduzione ai pulsanti degli script

I pulsanti di script sono elementi interattivi di un layout FileMaker che eseguono script personalizzati con la semplice pressione di un pulsante. Questi pulsanti offrono un modo intuitivo per rendere accessibili funzioni o flussi di lavoro complessi e migliorare la guida dell'utente.

Creazione di un pulsante di script
  1. Preparare la sceneggiaturaPrima di creare un pulsante, è necessario uno script che esegua l'azione desiderata. Aprire l'area di lavoro degli script e creare un nuovo script che esegua, ad esempio, la creazione di un record di dati, un calcolo o l'esportazione di dati.
  2. Pulsante di aggiuntaPassare alla modalità layout e selezionare l'opzione Strumento pulsante dalla tavolozza degli oggetti. Fare clic sulla posizione del layout in cui si desidera che appaia il pulsante e trascinarlo nella dimensione desiderata.
  3. Assegnazione dello scriptNon appena il pulsante viene posizionato, si apre una finestra di dialogo in cui è possibile selezionare lo script da eseguire quando si fa clic sul pulsante. Selezionare lo script precedentemente creato.
  4. Etichettatura e design dei pulsantiAssegnare al pulsante un'etichetta significativa, ad esempio "Salva record" o "Genera report". Nell'ispettore è possibile personalizzare ulteriormente l'aspetto del pulsante, compresi il colore, il carattere e il bordo.
  5. Pulsante di provaPassare nuovamente alla modalità Sfoglia e fare clic sul pulsante per verificare che lo script venga eseguito correttamente. Verificare se l'azione prevista viene eseguita.
Gestione dei pulsanti di script

Nel corso del tempo, potrebbe essere necessario aggiornare i pulsanti di script o aggiungere nuove funzioni. Ciò può essere fatto semplicemente modificando lo script assegnato nell'area di lavoro degli script o cambiando le opzioni dei pulsanti in modalità layout.

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Aggiornamento automatico dei dati e report

Aggiornamento automatico dei dati

Gli aggiornamenti automatici dei dati garantiscono che il database sia sempre aggiornato senza che gli utenti debbano intervenire manualmente. Ciò può essere particolarmente utile se i dati vengono importati regolarmente da fonti esterne, se è necessario aggiornare i campi calcolati o se è necessario effettuare aggiornamenti a livello di sistema.

Esempio: aggiornamento automatico dei dati

  1. Creare uno script per l'aggiornamento dei datiCreare uno script nell'area di lavoro degli script che esegua l'aggiornamento dei dati. Ad esempio, potrebbe essere uno script di importazione che importa automaticamente i dati di vendita da un file CSV e li aggiorna nel database.
  2. Utilizzare i trigger per l'automazioneUtilizzare un trigger come Quando si apre il fileper eseguire automaticamente lo script non appena viene aperto il database. Ciò è particolarmente utile per garantire che i dati più recenti siano sempre disponibili.
  3. Impostare l'esecuzione a tempoSe si utilizza FileMaker Server, è possibile impostare una pianificazione per eseguire automaticamente lo script a orari specifici o a intervalli regolari, ad esempio ogni giorno a mezzanotte.
Generazione automatica di report

Il reporting automatico consente di creare e distribuire report regolarmente aggiornati senza alcuno sforzo manuale. Ciò è particolarmente utile per le attività ricorrenti, come la generazione di rapporti mensili o l'invio di statistiche di vendita giornaliere.

Esempio: rapporti automatizzati

  1. Creare uno script di reportCreare uno script nell'area di lavoro degli script che generi un rapporto, ad esempio un rapporto sulle vendite dell'ultimo mese. Lo script deve raccogliere, filtrare e formattare i dati richiesti.
  2. Aggiungere la funzione di esportazioneAggiungere allo script una funzione di esportazione che salvi il rapporto come file PDF o Excel. In questo modo si garantisce che il rapporto sia facilmente accessibile e disponibile in un formato ampiamente utilizzato.
  3. Inviare il rapporto per e-mailEstendete lo script con una funzione che invia automaticamente il report via e-mail a un elenco predefinito di destinatari. Questo può essere fatto direttamente da FileMaker utilizzando la funzioneInviare e-mail-Funzione.
  4. Automazione attraverso la programmazioneImpostate una pianificazione in FileMaker Server per eseguire regolarmente lo script del report, ad esempio ogni lunedì mattina. In questo modo si garantisce che tutte le parti interessate siano sempre aggiornate senza dover intervenire manualmente.

Suggerimenti, istruzioni e interfacce per FileMaker e gFM-Business ERP

Suggerimenti e istruzioni
Suggerimenti e istruzioni per FileMaker

Domande frequenti sull'automazione in FileMaker

  • Come posso automatizzare le attività in FileMaker?
    • In FileMaker è possibile automatizzare le attività utilizzando script che controllano processi ricorrenti come l'immissione di dati, i report o le modifiche al layout. Gli script possono essere avviati da pulsanti o trigger. Si crea uno script nell'area di lavoro degli script e si aggiungono comandi come "Nuovo record", "Esporta dati" o "Stampa report" per automatizzare determinate attività.
  • Cosa sono i trigger in FileMaker e come possono essere utilizzati per l'automazione?
    • I trigger sono meccanismi che eseguono automaticamente gli script quando si verificano determinati eventi, come la modifica di un layout o di un campo. È possibile attivare i trigger in modalità layout o nelle proprietà del campo. Esistono diversi tipi di trigger, come "All'apertura del file", "All'uscita da un campo" o "Alla modifica di un record di dati". I trigger sono ideali per l'esecuzione automatica di processi senza intervento manuale.
  • Come si possono utilizzare i pulsanti per eseguire gli script in FileMaker?
    • I pulsanti offrono un modo semplice per avviare gli script. In modalità layout, è possibile aggiungere un pulsante collegato a uno script. Quando l'utente fa clic sul pulsante, lo script viene eseguito. I pulsanti possono essere utili per le azioni più frequenti, come la creazione di un nuovo set di dati, l'esportazione di dati o l'esecuzione di calcoli. È inoltre possibile progettare i pulsanti in modo che siano facili da usare e facilmente accessibili.
    • Se si desidera posizionare diversi pulsanti uno accanto all'altro o uno sotto l'altro, è possibile utilizzare l'oggetto "Barra dei pulsanti" di FileMaker, che consente di creare diversi pulsanti all'interno di un unico oggetto.
  • Come si crea un aggiornamento automatico dei dati in FileMaker?
    • È possibile automatizzare gli aggiornamenti dei dati in FileMaker utilizzando script che importano o sincronizzano regolarmente i dati. Questi script possono essere eseguiti automaticamente da trigger o attività pianificate sul FileMaker Server. Un esempio tipico è uno script che importa quotidianamente un elenco di aggiornamenti di clienti e aggiorna i record esistenti. È inoltre possibile utilizzare variabili globali per monitorare lo stato dell'aggiornamento.
  • È possibile automatizzare i rapporti in FileMaker?
    • Sì, è possibile automatizzare la creazione e l'invio di rapporti in FileMaker. Per prima cosa si crea uno script che genera il rapporto, ad esempio utilizzando il comando "Stampa" o "Salva record come PDF". Questo script può essere programmato per generare rapporti periodicamente o quando vengono soddisfatte determinate condizioni. Sul FileMaker Server, è possibile programmare l'esecuzione automatica dello script, ad esempio su base giornaliera o settimanale.
  • Come posso inviare e-mail automatiche con FileMaker?
    • FileMaker consente di inviare automaticamente messaggi di posta elettronica creando uno script che utilizza il comando "Invia e-mail". È possibile configurare lo script per inserire contenuti dinamici come il destinatario, l'oggetto e il messaggio in base ai dati del database. Ciò è utile, ad esempio, per inviare automaticamente e-mail di conferma o promemoria. Lo script può essere eseguito manualmente o tramite trigger, ad esempio dopo aver salvato un record di dati.
  • Come posso convalidare e correggere automaticamente i dati?
    • È possibile creare uno script che automatizzi la convalida e la correzione dei dati, controllandolo con condizioni e istruzioni if. Lo script controlla i campi e corregge o contrassegna i dati errati. Ad esempio, uno script può verificare se un numero di telefono è formattato correttamente e, in caso contrario, avvertire l'utente o correggere i dati. Queste convalide possono essere attivate quando un record di dati viene salvato o quando si esce da un campo.
  • Come posso impostare attività pianificate in FileMaker Server?
    • Su FileMaker Server è possibile impostare attività pianificate che eseguono automaticamente gli script a orari specifici. Ciò è utile per attività quali la creazione di report, l'aggiornamento giornaliero dei dati o l'invio di e-mail di promemoria. Nella Console amministrativa di FileMaker Server, selezionate la funzione "Pianifica script" e specificate quando e con quale frequenza deve essere eseguito lo script.
  • Come posso automatizzare le attività in base alle azioni dell'utente?
    • Utilizzando i trigger, è possibile automatizzare gli script in base alle azioni dell'utente. Ad esempio, è possibile attivare uno script quando un utente lascia un campo, crea un nuovo record o cambia il layout. Uno script può inviare automaticamente un'e-mail quando viene compilato un modulo specifico o creare un nuovo record in una tabella collegata quando l'utente salva un record.
  • Come posso garantire che i processi automatizzati vengano eseguiti in background e non disturbino l'utente?
    • FileMaker consente di configurare gli script in modo che vengano eseguiti in background senza che l'utente si accorga del processo. A tale scopo, è possibile utilizzare il comando "Imposta registrazione errori" nell'editor di script per sopprimere i messaggi di errore e ridurre al minimo la modifica del layout per evitare inutili visualizzazioni dello schermo. Ciò è particolarmente utile per processi quali gli aggiornamenti dei dati o le convalide che devono essere eseguiti in background.
  • È possibile utilizzare gli script per personalizzare dinamicamente l'interfaccia utente?
    • Sì, è possibile utilizzare gli script per personalizzare dinamicamente l'interfaccia utente, modificando i layout in base a determinate condizioni o azioni dell'utente. Ad esempio, è possibile utilizzare uno script che indirizzi automaticamente l'utente verso un layout diverso quando vengono compilati determinati campi, oppure controllare dinamicamente la visibilità di pulsanti e campi. Questo migliora l'esperienza dell'utente e lo guida in modo intuitivo attraverso l'applicazione.
  • Come posso monitorare l'esecuzione delle attività automatizzate e assicurarmi che siano state completate con successo?
    • Per monitorare l'esecuzione dei task automatizzati, è possibile includere i log degli errori negli script. Il comando "Get(LastErrorNo)" può essere utilizzato per rilevare gli errori e salvarli in un campo di log o visualizzarli all'utente. È anche possibile impostare l'invio di notifiche via e-mail quando uno script viene completato correttamente o incontra un errore.
4.2 Automazione dei compiti

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