S velkým potěšením vám představujeme novou verzi 8.0 našeho systému gFM-Business. Software ERP. Tato verze přináší řadu nových funkcí a vylepšení, které ještě více zefektivní vaše pracovní procesy a nabídnou vám nové možnosti v organizaci firmy. Za zmínku stojí zejména vylepšení v modulu "Příchozí faktury" a integrace nových rozhraní a nástrojů.
Software gFM-Business Professional ERP je přizpůsobitelné podnikové řešení založené na platformě FileMaker, které efektivně pokrývá všechny hlavní podnikové procesy. Nabízí komplexní moduly, jako např. CRM pro správu kontaktů, korespondence a dokumentů, správu článků a více skladů, Seznamy dílů a šarže, jakož i kompletní Faktura od nabídky po fakturu, včetně vyúčtování. Mezi další funkce patří poptávkový a objednávkový systém pro dodavatele, řízení projektů, úkolů, zásob a personálu ve firmě a rozsáhlé statistiky. Vícekanálový internetový obchodRozhranímožnost práce s více klienty a vícejazyčnost činí toto řešení ideálním pro rostoucí společnosti. Balíček služeb doplňuje flexibilita a přizpůsobivost specifickým požadavkům.
Níže uvádíme podrobný přehled nových funkcí a jejich výhod.
Elektronické faktury: Import a tvorba ve standardních formátech
gFM-Business Professional 8.0 rozšiřuje modul "Příjem faktur" o import elektronických faktur ve formátech Factur-X/ZUGFeRD a XRechnung. Tyto formáty jsou standardem v mnoha průmyslových odvětvích a jsou stále častěji vyžadovány firmami a veřejnými institucemi. V systému gFM-Business 8.0 můžete snadno importovat elektronické faktury a zpracovávat je přímo v systému.
Kromě toho nová verze nabízí také vytváření elektronických faktur ve stejných formátech. To výrazně usnadňuje komunikaci se zákazníky a dodavateli, protože nyní můžete vytvářet a odesílat faktury v souladu se standardy. Automatická validace zajistí, že vaše faktury splňují všechny požadavky a jsou v souladu s právními předpisy.
gFM-Business Professional s potvrzením o přijetí faktury
gFM-Business Professional obsahuje nový modul pro příchozí faktury v modulu fakturace již od poslední verze 7.5. V novém modulu lze v gFM Business spravovat a dále zpracovávat došlé faktury s libovolným počtem položek zboží.
V rejstříku [Pozice] u příchozí faktury lze zadat libovolný počet položek. Na kartě [Obrázek dokumentu] originál došlé faktury lze uložit jako soubor PDF nebo obrázek. Při importu elektronických faktur se soubor PDF a příslušný text XML automaticky uloží do příslušných záložek.
Modul [Objednávky] obsahuje nové funkce, pomocí kterých lze objednávku zcela nebo částečně převést na přijatou fakturu.
Import elektronických faktur
Pomocí funkce "Import e-faktury" lze do modulu pro došlé faktury importovat elektronické faktury ve formátech ZUGFeRD/Factur-X a XRechnung. Po vyvolání této funkce se zobrazí dialog pro výběr souboru, ve kterém lze vybrat PDF soubor faktury ZUGFeRD nebo Factur-X nebo XML soubor XRechnung. Po výběru příslušného souboru se vytvoří nový dokument pro příchozí fakturu se všemi položkami, které obsahuje, a původní soubor PDF se uloží na záložku [Obraz dokumentu] a zdrojový kód XML na záložku [XML]. Importovanou fakturu již nelze po importu upravovat, ale položky lze zaúčtovat do skladové zásoby, pokud jsou položky zboží na skladě zboží k dispozici.
Automatické rozpoznávání dodavatelů a předmětů
Během importu elektronické faktury gFM-Business pomocí názvu zkontroluje, zda dodavatel existuje v CRM, a automaticky vloží do příchozí faktury ID zákazníka příslušného dodavatele.
Při importu položek voucheru používá systém gFM Business číslo článku ke kontrole, zda v předloze článku existuje článek se stejným číslem článku dodavatele, a poté propojí položku s článkem z předlohy článku. Pokud bylo číslo článku přiřazeno, zobrazí se zelená informační ikona, která vyvolá informační okno pro položku článku.
Zaúčtování položek jako skladových zásob
Položky, které byly přiřazeny k položce z gFM Business, lze zaúčtovat na sklad stejným způsobem (i částečně), jako je to možné v modulu "Objednávky". Buď lze jednotlivé položky zaúčtovat na sklad pomocí funkce "Zaúčtovat na sklad" z kontextového menu položky, nebo lze všechny položky dokladu zaúčtovat na sklad v jednom kroku pomocí hlavní funkce "Zaúčtovat na sklad". V rámci položek zadejte skladové místo, do kterého má být položka zaúčtována.
Zařazení došlé faktury do seznamu zaúčtování
S hlavní funkcí [Pošlete příchozí fakturu] došlá faktura může být automaticky zaúčtována do seznamu zaúčtování, aby mohla být následně přenesena daňovému poradci například v rámci exportu DATEV. Pole pro debetní a kreditní účet se nacházejí ve spodní části obrazovky v modulu pro došlé faktury. Kreditní účet je automaticky vyplněn účtem dodavatele ze systému CRM, pokud bylo dodavateli přiřazeno ID zákazníka. Příslušné účty můžete vybrat pomocí tlačítek [S] a [K] před poli debetního a kreditního účtu.
Vytváření elektronických faktur
Rozhraní pro vytváření elektronických faktur ve formátech ZUGFeRD/Factur-X a XRechnung bylo ve verzi gFM-Business Professional 8.0 přepracováno. Chcete-li automaticky vytvářet faktury ve formátu ZUGFeRD nebo XRechnung, aktivujte příslušnou funkci v nabídce [Nastavení > Předvolby > Faktura].
Pokud jako formát vyberete [Faktor-X/ZUGFeRD], aplikace gFM-Business automaticky vytvoří soubor PDF obsahující data potřebná pro zpracování. elektronická faktura požadované XML bylo vloženo do PDF. PDF můžete odeslat jako obvykle.
Pokud jako formát vyberete XRechnung, vygeneruje se kromě souboru PDF faktury ještě další soubor s příponou .XML, který obsahuje strukturovaná data elektronické faktury. V takovém případě musíte odeslat jak soubor PDF, tak soubor XML.
Vylepšené zachycení adresy s integrací se službou Google
Další zajímavostí systému gFM-Business 8.0 je integrace vyhledávání Google, Map Google a Google Street View do správy adres. Tyto funkce jsou k dispozici jak při zadávání nových zákazníků a adres, tak jako vyskakovací tlačítka na rozvrženích "Zákazníci > Přehled" a "Zákazníci > Adresy". Stačí několik kliknutí a můžete adresy zkontrolovat, geograficky lokalizovat a dokonce vyvolat vizuální zobrazení místa. To nejen šetří čas, ale také zvyšuje přesnost a kvalitu údajů o adresách.
Do dialogu pro zadávání nových zákazníků a adres byl přidán vstupní asistent Google. Po zadání názvu společnosti do prvního řádku se na pravé straně zobrazí výsledky vyhledávání Google, které lze vybrat kliknutím. Po výběru se automaticky zadají všechna dostupná pole a na pravé straně se zobrazí mapy Google a Google Street View dané lokality.
Informační okno s Mapami Google a službou Google Street View
Všechny bloky adres v CRM, korespondenci a fakturaci nyní obsahují tlačítka pro zobrazení vyskakovacího okna s informacemi o Mapách Google a Google Street View pro danou adresu.
Standardní rozhraní API pro poskytovatele logistických služeb
Nová verze integruje standardní rozhraní API pro poskytovatele logistických služeb, jako jsou DHL, GLS a UPS. Tato funkce umožňuje generovat a stahovat štítky na balíky přímo ze softwaru ERP. Rozhraní API je flexibilně konfigurovatelné a nabízí následující možnosti nastavení:
- ADRESA URL ROZHRANÍ API
- Klíč API
- Uživatelské jméno a heslo API
- ID klienta a klientské tajemství
- Stav požadovaných polí (uživatelské jméno, heslo, ID klienta, klientský klíč)
- Adresa URL tokenu
- příkaz cURL
- Zatížení JSON a odpověď
- Stav, zda jsou data doručena v kódování Base64
Tyto rozsáhlé možnosti konfigurace zajišťují, že rozhraní API lze přizpůsobit požadavkům různých poskytovatelů logistických služeb, což usnadňuje integraci do stávajících přepravních procesů. Pole "ID klienta" a "Tajemství klienta" jsou nepovinná a používají se pouze v případě, že poskytovatel logistických služeb tyto údaje výslovně požaduje. Pokud se adresa URL tokenu liší od adresy URL rozhraní API, zadejte ji do příslušného pole. V poli "Token (Login)" zaškrtněte, které údaje jsou pro přihlášení vyžadovány. Přihlašovací údaje pro DHL, UPS a DPD jsme již předvyplnili, což by mělo umožnit přihlášení do jejich rozhraní.
Vytváření štítků na balíky pomocí rozhraní API pro logistiku
V modulu [Fakturace] lze údaje o poskytovateli přepravní služby, použitém produktu (velikost zásilky) a počtu zásilek zadat na kartě [Podrobnosti] v modulech [Objednávky], [Dodací listy] a [Faktury]. Po zadání těchto údajů se zobrazí tlačítko [Štítek], pomocí kterého lze vygenerovat a stáhnout štítek zásilky.
Správa uživatelů: Nové pole pro rozložení při spuštění
Do správy uživatelů bylo přidáno nové pole pro rozložení začátku. Toto pole umožňuje přizpůsobit, které rozložení se uživateli zobrazí po spuštění softwaru. Výchozí hodnotou je hlavní nabídka. Novinkou je, že uživatel nyní může jako úvodní obrazovku po spuštění definovat také jakoukoli jinou obrazovku. Tato funkce zvyšuje uživatelskou přívětivost tím, že každému uživateli umožňuje rychlý a přímý přístup k nejdůležitějším pracovním oblastem.
Všechny pluginy byly aktualizovány
gFM-Business 8.0 obsahuje aktualizované zásuvné moduly ve všech verzích a také nový zásuvný modul Dacons MailIt 10 a aktualizovaný zásuvný modul DynaPDF. Pokud vyprázdníte složku se zásuvnými moduly FileMaker, gFM-Business automaticky nainstaluje všechny zásuvné moduly v aktuální verzi, poté je nutné software jednou restartovat. Složku zásuvných modulů FileMaker najdete otevřením předvoleb FileMakeru z panelu nabídek (Mac pod položkou "FileMaker Pro" a Windows pod položkou "Edit").
