Met veel plezier presenteren we de nieuwe versie 8.0 van onze gFM-Business ERP-software. Deze versie brengt tal van nieuwe functies en verbeteringen met zich mee die je werkprocessen nog efficiënter maken en je nieuwe mogelijkheden bieden op het gebied van bedrijfsorganisatie. Bijzonder opmerkelijk zijn de verbeteringen in de module "Inkomende facturen" en de integratie van nieuwe interfaces en tools.
De gFM-Business Professional ERP-software is een aanpasbare bedrijfsoplossing op basis van het FileMaker-platform die alle centrale bedrijfsprocessen efficiënt afdekt. Het biedt uitgebreide modules zoals CRM voor contacten, correspondentie en documentbeheer, artikelbeheer en beheer van meerdere magazijnen, Onderdelenlijsten en batches, evenals een volledige Factuur van offerte tot factuur, inclusief aanmaningen. Extra functies zijn onder andere een aanvraag- en bestelsysteem voor leveranciers, bedrijfsbeheer voor projecten, taken, inventaris en personeel, evenals uitgebreide statistieken. Een multichannel online winkelInterfaceDe mogelijkheid voor meerdere klanten en meertaligheid maken de oplossing ideaal voor groeiende bedrijven. Flexibiliteit en aanpasbaarheid aan specifieke vereisten ronden het servicepakket af.
Hieronder geven we je een gedetailleerd overzicht van de nieuwe functies en hun voordelen.
Elektronische facturen: Importeren en aanmaken in standaardformaten
gFM-Business Professional 8.0 breidt de module "Factuurontvangst" uit met de import van elektronische facturen in de formaten Factur-X/ZUGFeRD en XRechnung. Deze formaten zijn standaard in veel industrieën en worden steeds vaker vereist door bedrijven en overheidsinstellingen. Met gFM-Business 8.0 kunt u eenvoudig elektronische facturen importeren en direct in het systeem verwerken.
Daarnaast biedt de nieuwe versie ook de mogelijkheid om elektronische facturen in dezelfde formaten te maken. Dit maakt de communicatie met klanten en leveranciers veel eenvoudiger, omdat je nu facturen kunt maken en versturen volgens de standaarden. Automatische validatie zorgt ervoor dat je facturen aan alle eisen voldoen en wettelijk in orde zijn.
gFM-Business Professional met factuurafrekening
gFM-Business Professional bevat al sinds de laatste versie 7.5 een nieuwe module voor inkomende facturen in de factureringsmodule. In de nieuwe module kunnen inkomende facturen met een willekeurig aantal artikelartikelen worden beheerd en verder worden verwerkt in gFM Business.
In het register [Posities] Er kan een onbeperkt aantal items worden ingevoerd voor een inkomende factuur. In het tabblad [Documentafbeelding] de originele inkomende factuur kan worden opgeslagen als een PDF-bestand of afbeelding. Bij het importeren van elektronische facturen worden het PDF-bestand en de bijbehorende XML-tekst automatisch opgeslagen in de respectievelijke tabbladen.
De module [Orders] bevat nieuwe functies waarmee een inkooporder geheel of gedeeltelijk kan worden omgezet in een inkomende factuur.
Elektronische facturen importeren
Met de functie "e-factuur importeren" kunnen elektronische facturen in de formaten ZUGFeRD/Factur-X en XRechnung worden geïmporteerd in de module voor inkomende facturen. Na het oproepen van deze functie verschijnt er een bestandsselectiedialoog waarin een PDF-bestand van een ZUGFeRD- of Factur-X-factuur of een XML-bestand van een XRechnung kan worden geselecteerd. Na het selecteren van een overeenkomstig bestand wordt een nieuw document aangemaakt voor de inkomende factuur met alle items die het bevat en wordt het originele PDF-bestand opgeslagen in het tabblad [Documentafbeelding] en de XML-broncode in het tabblad [XML]. Een geïmporteerde factuur kan na het importeren niet meer bewerkt worden, maar de artikelen kunnen wel naar de magazijnvoorraad geboekt worden als de artikelartikelen beschikbaar zijn in de artikelvoorraad.
Automatische herkenning van leveranciers en artikelen
Tijdens het importeren van een elektronische factuur controleert gFM-Business aan de hand van de naam of de leverancier bestaat in CRM en voegt het automatisch de klant-ID van de overeenkomstige leverancier in op de inkomende factuur.
Bij het importeren van bonartikelen controleert gFM Business aan de hand van het artikelnummer of er een artikel met hetzelfde leverancierartikelnummer bestaat in het artikelstamboek en koppelt het artikel vervolgens aan het artikel uit het artikelstamboek. Als er een artikelnummer is toegewezen, verschijnt het groene info-icoon om het infovenster voor het artikelartikel op te roepen.
Post artikelen als magazijnvoorraad
Items die zijn toegewezen aan een item uit gFM Business kunnen op dezelfde manier (zelfs gedeeltelijk) op voorraad worden geboekt als mogelijk is in de module "Bestellingen". Ofwel individuele items kunnen op voorraad worden geboekt met de functie "Voorraad boeken" uit het contextmenu van het item of alle documentitems kunnen in één stap op voorraad worden geboekt met de hoofdfunctie "Voorraad boeken". Geef binnen de items aan naar welke opslaglocatie het item moet worden geboekt.
Plaats inkomende facturen op de boekingslijst
Met de hoofdfunctie [Post inkomende factuur]. Een inkomende factuur kan automatisch worden geboekt op de boekingslijst zodat deze vervolgens kan worden doorgestuurd naar de belastingadviseur als onderdeel van bijvoorbeeld een DATEV export. De velden voor de debetrekening en de creditrekening bevinden zich onderaan het scherm in de module voor inkomende facturen. De creditrekening wordt automatisch gevuld met de leveranciersrekening uit het CRM als er een klant-ID is toegewezen aan de leverancier. Je kunt de bijbehorende rekeningen selecteren met de knoppen [S] en [K] voor de velden voor debet- en creditrekening.
Elektronische facturen maken
De interface voor het maken van elektronische facturen in de formaten ZUGFeRD/Factur-X en XRechnung is herzien in gFM-Business Professional 8.0. Om facturen automatisch als ZUGFeRD of XRechnung aan te maken, activeert u de betreffende functie onder [Instellingen > Voorkeuren > Factuur].
Als u [Factur-X/ZUGFeRD] als formaat selecteert, maakt gFM-Business automatisch een PDF-bestand met de gegevens die nodig zijn voor de elektronische factuur vereiste XML is ingesloten in de PDF. Je kunt de PDF zoals gewoonlijk verzenden.
Als u XRechnung als formaat selecteert, wordt er naast het PDF-bestand van de factuur nog een bestand met de extensie .XML gegenereerd, dat de gestructureerde gegevens van de elektronische factuur bevat. In dit geval moet u zowel het PDF-bestand als het XML-bestand verzenden.
Verbeterde adresvastlegging met Google-integratie
Een ander hoogtepunt van gFM-Business 8.0 is de integratie van Google Search, Google Maps en Google Street View in het adresbeheer. Deze functies zijn zowel beschikbaar bij het invoeren van nieuwe klanten en adressen als als pop-upknoppen op de lay-outs "Klanten > Overzicht" en "Klanten > Adressen". Met een paar klikken kun je adressen controleren, geografisch lokaliseren en zelfs een visuele weergave van de locatie oproepen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid en kwaliteit van je adresgegevens.
Er is een Google-invoerassistent toegevoegd aan het dialoogvenster voor het invoeren van nieuwe klanten en adressen. Na het invoeren van de bedrijfsnaam in de eerste regel verschijnen aan de rechterkant Google-zoekresultaten, die met een klik kunnen worden geselecteerd. Na selectie worden alle beschikbare velden automatisch ingevuld en worden Google Maps en Google Street View van de locatie aan de rechterkant weergegeven.
Info popover met Google Maps en Google Street View
Alle adresblokken in CRM, correspondentie en facturatie bevatten nu knoppen voor het weergeven van een info popover met Google Maps en Google Street View voor het betreffende adres.
Standaard-API voor logistieke dienstverleners
De nieuwe versie integreert een standaard API voor logistieke dienstverleners zoals DHL, GLS en UPS. Met deze functie kun je pakketlabels rechtstreeks vanuit de ERP-software genereren en downloaden. De API is flexibel configureerbaar en biedt de volgende instelmogelijkheden:
- API URL
- API-sleutel
- API gebruikersnaam en wachtwoord
- Client-ID en clientgeheim
- Status van de vereiste velden (gebruikersnaam, wachtwoord, cliënt-ID, cliëntgeheim)
- Token URL
- cURL verklaring
- JSON payload en antwoord
- Status, of gegevens Base64-gecodeerd zijn aangeleverd
Deze uitgebreide configuratieopties zorgen ervoor dat de API kan worden aangepast aan de vereisten van verschillende logistieke dienstverleners, waardoor het eenvoudiger wordt om te integreren in uw bestaande verzendprocessen. De velden "Client ID" en "Client Secret" zijn optioneel en worden alleen gebruikt als je logistieke dienstverlener expliciet om deze gegevens vraagt. Als de token URL verschilt van de API URL, vul deze dan in het corresponderende veld in. Vink in het veld "Token (Login)" aan welke gegevens vereist zijn voor de login. We hebben de inloggegevens voor DHL, UPS en DPD al ingevuld, waardoor het mogelijk zou moeten zijn om in te loggen op hun interfaces.
Maak pakketlabels met de logistieke API
In de module [Facturatie] kunnen de gegevens voor de verzenddienstverlener, het gebruikte product (pakketgrootte) en het aantal pakketten worden ingevoerd op het tabblad [Details] van de modules [Bestellingen], [Afleverbonnen] en [Facturen]. Zodra deze gegevens zijn ingevoerd, verschijnt er een knop [Etiket] waarmee het pakketlabel kan worden gegenereerd en gedownload.
Gebruikersbeheer: Nieuw veld voor startlay-out
Er is een nieuw veld voor de startlay-out toegevoegd aan de gebruikersadministratie. Met dit veld kun je aanpassen welke lay-out wordt weergegeven voor een gebruiker na het opstarten van de software. De standaardwaarde is het hoofdmenu. Nieuw is dat een gebruiker nu ook elk ander scherm kan definiëren als startscherm na de start. Deze functie verbetert de gebruiksvriendelijkheid door elke gebruiker snel en direct toegang te geven tot zijn belangrijkste werkgebieden.
Alle plugins bijgewerkt
gFM-Business 8.0 bevat bijgewerkte plugins in alle versies, evenals de nieuwe Dacons MailIt 10-plugin en een bijgewerkte DynaPDF-plugin. Als u de FileMaker-plugin-map leegmaakt, installeert gFM-Business automatisch alle plugins in de huidige versie, waarna de software eenmalig opnieuw moet worden opgestart. Je kunt de FileMaker plugin map vinden door de FileMaker voorkeuren te openen in de menubalk (Mac onder "FileMaker Pro" en Windows onder "Bewerken").
Markus Schall ontwikkelt sinds 1994 databases, interfaces en bedrijfsapplicaties op maat op basis van Claris FileMaker. Hij is Claris-partner, FMM Award-winnaar 2011 en ontwikkelaar van de ERP-software gFM-Business. Hij is ook auteur van boeken en oprichter van de M. Schall Uitgevers.
