gFM-Business 8.0 mit elektronischen Rechnungen und weiteren Funktionen veröffentlicht

Mit großer Freude präsentieren wir die neue Version 8.0 unserer gFM-Business ERP-Software. Diese Version bringt zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen mit sich, die Ihre Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten und Ihnen neue Möglichkeiten in der Unternehmensorganisation bieten. Besonders hervorzuheben sind die Erweiterungen im Modul „Rechnungseingang“ sowie die Integration neuer Schnittstellen und Tools.

Die gFM-Business Professional ERP-Software ist eine anpassbare Unternehmenslösung auf Basis der FileMaker-Plattform, die alle zentralen Geschäftsprozesse effizient abdeckt. Sie bietet umfassende Module wie CRM für Kontakte, Korrespondenz und Dokumentenmanagement, Artikel- und Multi-Lagerverwaltung, Stücklisten und Chargen, sowie eine vollständige Faktura von Angebot bis Rechnung inklusive Mahnwesen. Zusätzliche Funktionen umfassen ein Anfrage- und Bestellwesen bei Lieferanten, Unternehmensmanagement für Projekte, Aufgaben, Inventar und Personal, sowie umfangreiche Statistiken. Eine Multichannel-Onlineshop-Schnittstelle, Mandantenfähigkeit und Mehrsprachigkeit machen die Lösung ideal für wachsende Unternehmen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an spezifische Anforderungen runden das Leistungspaket ab.

Im Folgenden geben wir Ihnen einen detaillierten Überblick über die neuen Funktionen und deren Nutzen.

Elektronische Rechnungen: Import und Erstellung in Standardformaten

gFM-Business Professional 8.0 erweitert das Modul „Rechnungseingang“ um den Import elektronischer Rechnungen in den Formaten Factur-X/ZUGFeRD und XRechnung. Diese Formate sind in vielen Branchen Standard und werden zunehmend von Unternehmen und öffentlichen Institutionen gefordert. Mit gFM-Business 8.0 können Sie elektronische Rechnungen einfach importieren und direkt im System weiterverarbeiten.

Ergänzend dazu bietet die neue Version auch die Erzeugung elektronischer Rechnungen in denselben Formaten. Dies erleichtert die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten erheblich, da Sie Rechnungen nun normgerecht erstellen und versenden können. Die automatische Validierung stellt sicher, dass Ihre Rechnungen alle Anforderungen erfüllen und rechtlich einwandfrei sind.

gFM-Business Professional mit Rechnungseingang

gFM-Business Professional enthält bereits seit der letzten Version 7.5 im Faktura-Modul ein neues Modul für Rechnungseingänge. In dem neuen Modul können Eingangsrechnungen mit beliebig vielen Artikelpositionen in gFM-Business verwaltet und weiter bearbeitet werden.

Im Register [Positionen] können beliebig viele Positionen zu einer Eingangsrechnung eingetragen werden. Im Register [Belegbild] kann die originale Eingangsrechnung als PDF-Datei oder Bild gespeichert werden. Beim Import elektronischer Rechnungen wird die PDF-Datei sowie der zugehörige XML-Text automatisch in den jeweiligen Registern abgelegt.

Das Modul [Bestellungen] enthält neue Funktionen, mit denen eine Bestellung vollständig oder teilweise zu einer Eingangsrechnung umgewandelt werden kann.

Elektronische Rechnungen importieren

Mit der Funktion „Import E-Rechnung“ können im Modul für Eingangsrechnungen elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung importiert werden. Nach Aufruf dieser Funktion erscheint ein Dateiauswahl-Dialog, in dem eine PDF-Datei einer ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung oder eine XML-Datei einer XRechnung ausgewählt werden kann. Nach Auswahl einer entsprechenden Datei wird ein neuer Beleg für die Eingangsrechnung mit allen enthaltenen Positionen erzeugt sowie die originale PDF-Datei im Register [Belegbild] und der XML-Quellcode im Register [XML] abgelegt. Eine importierte Rechnung kann nach dem Import nicht mehr bearbeitet werden, die Positionen können aber in den Lagerbestand eingebucht werden, sofern die Artikelpositionen im Artikelbestand vorhanden sind.

Automatische Erkennung von Lieferanten und Artikeln

Während des Imports einer elektronischen Rechnung prüft gFM-Business anhand des Namens, ob der Lieferant im CRM vorhanden ist und fügt automatisch die Kunden-ID des entsprechenden Lieferanten in die Eingangsrechnung ein.

Beim Import der Belegpositionen prüft gFM-Business anhand der Artikelnummer, ob ein Artikel mit gleicher Lieferanten-Artikelnummer im Artikelstamm vorhanden ist und verbindet die Position dann mit dem Artikel aus dem Artikelstamm. Wurde eine Artikelnummer zugewiesen, erscheint das grüne Info-Symbol zum Aufruf des Infofensters für die Artikelposition.

Positionen als Lagerbestand einbuchen

Artikel, die einem Artikel aus gFM-Business zugewiesen wurden, können auf die gleiche Weise (auch teilweise) in den Lagerbestand eingebucht werden, wie dies im Modul „Bestellungen“ möglich ist. Es können entweder einzelne Positionen mit der Funktion „Bestand einbuchen“ aus dem Kontextmenü der Position oder alle Belegpositionen in einem Arbeitsschritt mit der Hauptfunktion „Bestände einbuchen“ in den Lagerbestand gebucht werden. Geben Sie innerhalb der Positionen an, in welchen Lagerstandort die Position gebucht werden soll.

Eingangsrechnung in die Buchungsliste buchen

Mit der Hauptfunktion [Eingangsrechnung buchen] kann eine Eingangsrechnung automatisch in die Buchungsliste verbucht werden, um sie anschließend im Rahmen z.B. eines DATEV-Exports an den Steuerberater zu übergeben. Um unteren Rand der Maske im Modul für Eingangsrechnungen befinden sich die Felder für das Sollkonto und das Habenkonto. Das Habenkonto wird automatisch mit dem Kreditorenkonto aus dem CRM gefüllt, wenn eine Kunden-ID für den Lieferanten zugewiesen wurde. Mit den Tasten [S] und [K] vor den Feldern für das Soll- und Habenkonto können Sie die entsprechenden Konten auswählen.

Elektronische Rechnungen erstellen

Die Schnittstelle zur Erzeugung elektronischer Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD/Factur-X und XRechnung wurde in gFM-Business Professional 8.0 überarbeitet. Um Rechnungen automatisch als ZUGFeRD- oder XRechnung zu erstellen, aktivieren Sie die entsprechende Funktion unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura].

Wenn Sie als Format [Factur-X/ZUGFeRD] auswählen, erstellt gFM-Business automatisch eine PDF-Datei, in der das für die elektronische Rechnung erforderliche XML innerhalb des PDF eingebettet wurde. Sie können das PDF ganz normal wie gewohnt versenden.

Wählen Sie XRechnung als Format aus, wird zusätzlich zur PDF-Datei der Rechnung eine weitere Datei mit der Endung .XML erzeugt, die die strukturierten Daten der elektronischen Rechnung enthält. In diesem Fall müssen Sie sowohl die PDF-Datei als auch die XML-Datei versenden.

Verbesserte Adresserfassung mit Google-Integration

Ein weiteres Highlight von gFM-Business 8.0 ist die Integration von Google-Suche, Google Maps und Google Street View in die Adressverwaltung. Diese Funktionen sind sowohl bei der Erfassung neuer Kunden und Adressen als auch als Popovertaste auf den Layouts „Kunden > Übersicht“ und „Kunden > Adressen“ verfügbar. Mit nur wenigen Klicks können Sie Adressen prüfen, geografisch lokalisieren und sogar eine visuelle Ansicht des Standorts abrufen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Qualität Ihrer Adressdaten.

Der Dialog zur Erfassung neuer Kunden und Adressen wurde um einen Google-Eingabeassistenten erweitert. Nach Eingabe des Firmennamens in der ersten Zeile erscheinen am rechten Rand Google-Suchergebnisse, die per Klick ausgewählt werden können. Nach Auswahl werden alle verfügbaren Felder automatisch eingetragen und am rechten Rand Google Maps und Google Street View des Standorts angezeigt.

Info-Popover mit Google Maps und Google Street View

In allen Adressblöcken im CRM, Korrespondenz und Faktura befinden sich ab sofort Tasten zur Anzeige eines Info-Popovers mit Google Maps und Google Street View für die jeweilige Adresse.

Standard-API für Logistik-Dienstleister

Die neue Version integriert eine Standard-API für Logistik-Dienstleister wie DHL, GLS und UPS. Mit dieser Funktion können Sie Paketlabels direkt aus der ERP-Software heraus erzeugen und herunterladen. Die API ist flexibel konfigurierbar und bietet folgende Einstellungsmöglichkeiten:

API URL
API Key
API Username und Passwort
Client-ID und Client-Secret
Status der benötigten Felder (Username, Passwort, Client-ID, Client-Secret)
Token URL
cURL-Anweisung
JSON Payload und Response
Status, ob Daten Base64-kodiert geliefert werden

Diese umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten stellen sicher, dass die API an die Anforderungen verschiedener Logistik-Dienstleister angepasst werden kann, was die Integration in Ihre bestehenden Versandprozesse erleichtert. Die Felder „Client ID“ und „Client Secret“ sind optional und werden nur verwendet, wenn Ihr Logistik-Dienstleister diese Daten explizit anfordert. Wenn sich die Token-URL von der API-URL unterscheiden sollte, tragen Sie diese in das entsprechende Feld ein. Markieren Sie im Feld „Token (Login)“, welche Daten für den Login erforderlich sind. Wir haben die Login-Daten für DHL, UPS und DPD bereits vorausgefüllt, mit denen ein Login an deren Schnittstellen möglich sein sollte.

Paketlabels erstellen mit der Logistik-API

Im Modul [Faktura] können in den Modulen [Aufträge], [Lieferscheine] und [Rechnungen] jeweils im Register [Details] die Daten für den Versanddienstleister, das verwendete Produkt (Paketgröße) und Anzahl der Pakete eingetragen werden. Wenn diese Daten eingetragen wurden, erscheint eine Taste [Label], mit der das Paketlabel erzeugt und heruntergeladen werden kann.

Benutzerverwaltung: Neues Feld für Startlayout

In der Benutzerverwaltung wurde ein neues Feld für das Startlayout hinzugefügt. Dieses Feld erlaubt es Ihnen, individuell festzulegen, welches Layout nach dem Start der Software für einen Benutzer angezeigt wird. Der Standardwert ist das Hauptmenü. Neu ist, daß ein Benutzer nun nach dem Start auch jede beliebige andere Maske als Startmaske definieren kann. Diese Funktion verbessert die Benutzerfreundlichkeit, indem sie jedem Nutzer den schnellen und direkten Zugriff auf seine wichtigsten Arbeitsbereiche ermöglicht.

Alle Plugins aktualisiert

gFM-Business 8.0 enthält in allen Versionen aktualisierte Plugins sowie das neue Dacons MailIt 10 Plugin und ein aktualisiertes DynaPDF-Plugin. Wenn Sie den Plugin-Ordner von FileMaker leeren, installiert gFM-Business automatisch alle Plugins in der aktuellen Version, woraufhin die Software einmal neu gestartet werden muss. Sie finden den Plugin-Ordner von FileMaker, indem Sie die Voreinstellungen von FileMaker aus der Menüleiste heraus öffnen (Mac unter „FileMaker Pro“ und Windows unter „Bearbeiten“).

Upgrade von gFM-Business Free und Light

Seit gFM-Business 8.0 wird die Software nur noch als FileMaker-Lösung ausgeliefert und benötigt immer Claris FileMaker Pro für die Ausführung. Daher gewähren wir allen Kunden mit einer Lizenz von gFM-Business Light und der alten Runtime-Version von gFM-Business Basic einen Upgrade-Rabatt entsprechend der Vorversion. Um den Rabatt in Anspruch zu nehmen, wählen Sie einfach die entsprechende Rabatt-Option in unserem Onlineshop, bevor Sie den Artikel in den Warenkorb legen.

Upgrade auf gFM-Business Basic

Upgrade auf gFM-Business Pro

Preise und Verfügbarkeit

gFM-Business Basic ist als Einzelplatzlizenz zum Preis von 399 Euro und als Mehrplatzlizenz zum Preis von 699 Euro* erhältlich. Die Einzelplatzversion der mandantenfähigen Datenbank-Lösung gFM-Business Professional ist zum Preis von 799 Euro* erhältlich. Die Mehrplatzlizenz von gFM-Business Professional ist zu Preisen ab 1.299 Euro* erhältlich. Alle Preise ggf. zzgl. Lizenz(en) von Claris FileMaker Pro.

gFM-Business Custom enthält ein Benutzerkonto zur Bearbeitung aller Bildschirmmasken und Listenansichten mit FileMaker. Neben allen Drucklayouts können mit gFM-Business Custom auch alle Bildschirmmasken mit FileMaker Pro im Layoutmodus bearbeitet werden. gFM-Business Custom Professional ist als Einzelplatzversion zum Preis ab 1.799 Euro* erhältlich, als Mehrplatzlizenz ab 2.499 Euro*.

Als offene Lizenz enthält gFM-Business ein Administrator-Benutzerkonto für die Anpassung und Erweiterung der gesamten Software. Die offene Lizenz von gFM-Business Basic ist als Mehrplatzlizenz zum Preis von 2.999 Euro** erhältlich, von gFM-Business Professional ab 6.999 Euro**. Beide Lizenzen können auch als Unlimited-Lizenz mit unbegrenzter Anzahl an Benutzern erworben werden.

* Alle Preise zzgl. 19% MwSt., inklusive 5-User-Lizenz des MBS FileMaker Plugin (Vollversion, kann mit eigenen Lösungen verwendet werden), exklusive FileMaker Pro.
** Alle Preise zzgl. 19% MwSt., exklusive FileMaker Pro und MBS FileMaker Plugin

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie das Rechnungsprogramm gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

gFM-Business 8.0 mit elektronischen Rechnungen und weiteren Funktionen veröffentlicht

Elektronische Rechnungen: Import und Erstellung in Standardformaten