Nos complace presentar la nueva versión 8.0 de nuestro gFM-Business Software ERP. Esta versión trae consigo numerosas funciones nuevas y mejoras que hacen que sus procesos de trabajo sean aún más eficaces y le ofrecen nuevas posibilidades en la organización de la empresa. Destacan especialmente las mejoras en el módulo "Facturas recibidas" y la integración de nuevas interfaces y herramientas.
El software ERP gFM-Business Professional es una solución empresarial personalizable basada en la plataforma FileMaker que cubre eficazmente todos los procesos empresariales centrales. Ofrece módulos completos como CRM para la gestión de contactos, correspondencia y documentos, artículos y almacenes múltiples, Listas de piezas y lotes, así como un completo Factura desde el presupuesto hasta la factura, incluida la reclamación. Otras funciones incluyen un sistema de consultas y pedidos para proveedores, gestión empresarial de proyectos, tareas, inventario y personal, así como amplias estadísticas. Una tienda online multicanalInterfazLa capacidad multicliente y el multilingüismo hacen que la solución sea ideal para empresas en crecimiento. La flexibilidad y adaptabilidad a requisitos específicos completan el paquete de servicios.
A continuación le ofrecemos un resumen detallado de las nuevas funciones y sus ventajas.
Facturas electrónicas: Importación y creación en formatos estándar
gFM-Business Profesional 8.0 amplía el módulo "Recepción de facturas" para incluir la importación de facturas electrónicas en los formatos Factur-X/ZUGFeRD y XRechnung. Estos formatos son estándar en muchas industrias y son cada vez más requeridos por empresas e instituciones públicas. Con gFM-Business 8.0, puede importar fácilmente facturas electrónicas y procesarlas directamente en el sistema.
Además, la nueva versión también ofrece la creación de facturas electrónicas en los mismos formatos. Esto facilita enormemente la comunicación con clientes y proveedores, ya que ahora puede crear y enviar facturas de acuerdo con las normas. La validación automática garantiza que sus facturas cumplen todos los requisitos y se ajustan a la legislación.
gFM-Business Professional con recibo de factura
Desde la última versión 7.5, gFM-Business Professional contiene un nuevo módulo para facturas recibidas en el módulo de facturación. En el nuevo módulo, las facturas entrantes con cualquier número de artículos se pueden gestionar y procesar posteriormente en gFM Business.
En el registro [Puestos] se puede introducir cualquier número de artículos para una factura recibida. En la pestaña [Imagen del documento] la factura original recibida puede guardarse como archivo PDF o imagen. Al importar facturas electrónicas, el archivo PDF y el texto XML correspondiente se guardan automáticamente en las fichas respectivas.
El módulo [Pedidos] contiene nuevas funciones con las que un pedido puede convertirse total o parcialmente en una factura recibida.
Importar facturas electrónicas
La función "Importar factura electrónica" permite importar facturas electrónicas en los formatos ZUGFeRD/Factur-X y XRechnung en el módulo de facturas recibidas. Tras activar esta función, aparece un cuadro de diálogo de selección de archivos en el que se puede seleccionar un archivo PDF de una factura ZUGFeRD o Factur-X o un archivo XML de un XRechnung. Tras seleccionar el fichero correspondiente, se crea un nuevo documento para la factura entrante con todos los elementos que contiene y se almacena el fichero PDF original en la pestaña [Imagen del documento] y el código fuente XML en la pestaña [XML]. Una factura importada ya no puede editarse después de la importación, pero los artículos pueden contabilizarse en el stock del almacén si los artículos están disponibles en el stock de artículos.
Reconocimiento automático de proveedores y artículos
Durante la importación de una factura electrónica, gFM-Business utiliza el nombre para comprobar si el proveedor existe en CRM e inserta automáticamente el ID de cliente del proveedor correspondiente en la factura recibida.
Al importar artículos de comprobante, gFM Business utiliza el número de artículo para comprobar si existe un artículo con el mismo número de artículo de proveedor en el maestro de artículos y, a continuación, vincula el artículo al artículo del maestro de artículos. Si se ha asignado un número de artículo, aparece el símbolo de información verde para acceder a la ventana de información del artículo.
Contabilizar artículos como existencias en almacén
Los artículos que han sido asignados a un artículo de gFM Business pueden ser contabilizados en el stock de la misma manera (incluso parcialmente) que es posible en el módulo "Pedidos". Los artículos individuales pueden contabilizarse en el almacén utilizando la función "Contabilizar almacén" del menú contextual del artículo o todos los artículos del documento pueden contabilizarse en el almacén en un solo paso utilizando la función principal "Contabilizar almacén". Dentro de los artículos, especifique el almacén en el que debe contabilizarse el artículo.
Contabilizar la factura recibida en la lista de contabilización
Con la función principal [Contabilizar factura recibida] una factura recibida puede contabilizarse automáticamente en la lista de contabilización, de modo que después pueda transferirse al asesor fiscal como parte de una exportación DATEV, por ejemplo. Los campos de la cuenta de cargo y la cuenta de abono se encuentran en la parte inferior de la pantalla del módulo de facturas recibidas. La cuenta de abono se rellena automáticamente con la cuenta de proveedor del CRM si se ha asignado un ID de cliente al proveedor. Puede seleccionar las cuentas correspondientes utilizando los botones [S] y [K] situados delante de los campos de cuenta de cargo y cuenta de abono.
Crear facturas electrónicas
En gFM-Business Professional 8.0 se ha revisado la interfaz para crear facturas electrónicas en los formatos ZUGFeRD/Factur-X y XRechnung. Para crear facturas automáticamente como ZUGFeRD o XRechnung, active la función correspondiente en [Configuración > Preferencias > Factura].
Si selecciona [Factur-X/ZUGFeRD] como formato, gFM-Business crea automáticamente un archivo PDF en el que se guardan los datos necesarios para la factura electrónica El XML necesario se ha incrustado en el PDF. Puede enviar el PDF como de costumbre.
Si selecciona XRechnung como formato, además del fichero PDF de la factura se genera otro fichero con extensión .XML que contiene los datos estructurados de la factura electrónica. En este caso, debe enviar tanto el archivo PDF como el archivo XML.
Mejora de la captura de direcciones con la integración de Google
Otro aspecto destacado de gFM-Business 8.0 es la integración de Google Search, Google Maps y Google Street View en la gestión de direcciones. Estas funciones están disponibles tanto al introducir nuevos clientes y direcciones como en forma de botones emergentes en los diseños "Clientes > Visión general" y "Clientes > Direcciones". Con unos pocos clics, puede comprobar las direcciones, localizarlas geográficamente e incluso acceder a una vista visual de la ubicación. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también aumenta la precisión y la calidad de sus datos de direcciones.
Se ha añadido un asistente de entrada de Google al diálogo para introducir nuevos clientes y direcciones. Tras introducir el nombre de la empresa en la primera línea, aparecen a la derecha los resultados de la búsqueda en Google, que pueden seleccionarse con un clic. Tras la selección, se introducen automáticamente todos los campos disponibles y se muestran Google Maps y Google Street View de la ubicación en el lado derecho.
Ventana emergente de información con Google Maps y Google Street View
Todos los bloques de direcciones en CRM, correspondencia y facturación contienen ahora botones para mostrar una ventana emergente de información con Google Maps y Google Street View para la dirección correspondiente.
API estándar para proveedores de servicios logísticos
La nueva versión integra una API estándar para proveedores de servicios logísticos como DHL, GLS y UPS. Esta función permite generar y descargar etiquetas de paquetes directamente desde el software ERP. La API se puede configurar de forma flexible y ofrece las siguientes opciones de configuración:
- URL API
- Clave API
- Nombre de usuario y contraseña de la API
- ID de cliente y secreto de cliente
- Estado de los campos obligatorios (nombre de usuario, contraseña, ID de cliente, secreto de cliente)
- URL del token
- Declaración cURL
- Carga útil y respuesta JSON
- Estado, si los datos se entregan codificados en Base64
Estas amplias opciones de configuración garantizan que la API pueda adaptarse a los requisitos de diferentes proveedores de servicios logísticos, lo que facilita la integración en sus procesos de envío existentes. Los campos "ID de cliente" y "Secreto de cliente" son opcionales y sólo se utilizan si su proveedor de servicios logísticos solicita explícitamente estos datos. Si la URL del token es diferente de la URL de la API, introdúzcala en el campo correspondiente. En el campo "Token (Inicio de sesión)", marque los datos necesarios para el inicio de sesión. Ya hemos rellenado previamente los datos de inicio de sesión para DHL, UPS y DPD, lo que debería permitir iniciar sesión en sus interfaces.
Crear etiquetas de paquetes con la API logística
En el módulo [Facturación], en la pestaña [Detalles] de los módulos [Pedidos], [Albaranes] y [Facturas] se pueden introducir los datos del proveedor de servicios de envío, el producto utilizado (tamaño del paquete) y el número de paquetes. Una vez introducidos estos datos, aparece un botón [Etiqueta] que permite generar y descargar la etiqueta del paquete.
Gestión de usuarios: nuevo campo para el diseño de inicio
Se ha añadido un nuevo campo para el diseño de inicio en la administración de usuarios. Este campo permite personalizar la presentación que se muestra a un usuario tras iniciar el software. El valor por defecto es el menú principal. La novedad es que ahora el usuario también puede definir cualquier otra pantalla como pantalla de inicio tras el inicio. Esta función mejora la facilidad de uso al ofrecer a cada usuario un acceso rápido y directo a sus áreas de trabajo más importantes.
Todos los plugins actualizados
gFM-Business 8.0 contiene plugins actualizados en todas las versiones, así como el nuevo plugin Dacons MailIt 10 y un plugin DynaPDF actualizado. Si vacía la carpeta de plugins de FileMaker, gFM-Business instalará automáticamente todos los plugins de la versión actual, tras lo cual deberá reiniciar el software una vez. Puede encontrar la carpeta de plugins de FileMaker abriendo las preferencias de FileMaker desde la barra de menús (Mac en "FileMaker Pro" y Windows en "Editar").
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del Premio FMM 2011 y desarrollador del software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador de la asociación M. Schall Editores.
