C'est avec grand plaisir que nous présentons la nouvelle version 8.0 de notre logiciel gFM-Business Logiciel ERP. Cette version apporte de nombreuses nouvelles fonctions et améliorations qui rendent vos processus de travail encore plus efficaces et vous offrent de nouvelles possibilités dans l'organisation de votre entreprise. Les extensions du module "Entrée des factures" ainsi que l'intégration de nouvelles interfaces et de nouveaux outils sont particulièrement remarquables.
Le logiciel ERP gFM-Business Professional est une solution d'entreprise personnalisable basée sur la plate-forme FileMaker, qui couvre efficacement tous les processus commerciaux centraux. Il offre des modules complets tels que CRM pour les contacts, la correspondance et la gestion des documents, la gestion des articles et la gestion multi-stocks, Listes de pièces et des lots, ainsi qu'une liste complète Facturation de l'offre à la facture, y compris les rappels. Des fonctions supplémentaires comprennent un système de demandes et de commandes auprès des fournisseurs, une gestion d'entreprise pour les projets, les tâches, l'inventaire et le personnel, ainsi que des statistiques complètes. Une boutique en ligne multicanauxInterfaceLa capacité à gérer plusieurs clients et le multilinguisme en font une solution idéale pour les entreprises en pleine croissance. La flexibilité et l'adaptabilité aux exigences spécifiques complètent l'ensemble des prestations.
Nous vous donnons ci-dessous un aperçu détaillé des nouvelles fonctions et de leur utilité.
Factures électroniques : Importation et création dans des formats standard
gFM-Business Professional 8.0 étend le module "Entrée de facture" à l'importation de factures électroniques dans les formats Factur-X/ZUGFeRD et XFacture. Ces formats sont standard dans de nombreux secteurs et sont de plus en plus demandés par les entreprises et les institutions publiques. Avec gFM-Business 8.0, vous pouvez facilement importer des factures électroniques et les traiter directement dans le système.
En complément, la nouvelle version permet également de générer des factures électroniques dans les mêmes formats. Cela facilite considérablement la communication avec les clients et les fournisseurs, car vous pouvez désormais créer et envoyer des factures conformes aux normes. La validation automatique garantit que vos factures répondent à toutes les exigences et sont juridiquement correctes.
gFM-Business Professional avec entrée de facture
gFM-Business Professional contient déjà depuis la dernière version 7.5 un nouveau module pour les factures entrantes dans le module de facturation. Dans ce nouveau module, les factures entrantes peuvent être gérées et traitées dans gFM-Business avec un nombre illimité de positions d'articles.
Dans le registre [positions] permet de saisir autant de positions que l'on veut pour une facture fournisseur. Dans l'onglet [Image du document] permet d'enregistrer la facture fournisseur originale sous forme de fichier PDF ou d'image. Lors de l'importation de factures électroniques, le fichier PDF ainsi que le texte XML correspondant sont automatiquement enregistrés dans les registres respectifs.
Le module [Commandes] contient de nouvelles fonctions permettant de convertir une commande en facture fournisseur, en tout ou en partie.
Importer des factures électroniques
La fonction "Importer e-facture" permet d'importer des factures électroniques aux formats ZUGFeRD/Factur-X et XRechnung dans le module des factures entrantes. Après avoir appelé cette fonction, une boîte de dialogue de sélection de fichiers s'affiche, dans laquelle il est possible de sélectionner un fichier PDF d'une facture ZUGFeRD ou Factur-X ou un fichier XML d'une XFacture. Après la sélection d'un fichier correspondant, un nouveau document est créé pour la facture fournisseur avec toutes les positions qu'il contient, et le fichier PDF original est classé dans l'onglet [Image du document] et le code source XML dans l'onglet [XML]. Une facture importée ne peut plus être traitée après l'importation, mais les positions peuvent être enregistrées dans le stock, à condition que les positions d'articles soient disponibles dans le stock d'articles.
Reconnaissance automatique des fournisseurs et des articles
Lors de l'importation d'une facture électronique, gFM-Business vérifie, à l'aide du nom, si le fournisseur existe dans le CRM et insère automatiquement l'identifiant client du fournisseur correspondant dans la facture fournisseur.
Lors de l'importation des positions de documents, gFM-Business vérifie à l'aide du numéro d'article si un article avec le même numéro d'article fournisseur existe dans la base de données articles et relie ensuite la position à l'article de la base de données articles. Si un numéro d'article a été attribué, le symbole d'information vert apparaît pour appeler la fenêtre d'information pour la position d'article.
Enregistrer des postes en tant que stock
Les articles attribués à un article de gFM-Business peuvent être enregistrés (même partiellement) dans le stock de la même manière que dans le module "Commandes". Il est possible d'enregistrer dans le stock soit des positions individuelles avec la fonction "Enregistrer le stock" du menu contextuel de la position, soit toutes les positions du document en une seule opération avec la fonction principale "Enregistrer le stock". Indiquez au sein des positions dans quel emplacement de stockage la position doit être enregistrée.
Enregistrer la facture fournisseur dans la liste d'écritures
Avec la fonction principale [Enregistrer une facture fournisseur] permet de comptabiliser automatiquement une facture fournisseur dans la liste des écritures, afin de la transmettre ensuite au conseiller fiscal dans le cadre d'un export DATEV par exemple. En bas du masque du module pour les factures entrantes se trouvent les champs pour le compte débiteur et le compte créditeur. Le compte créditeur est automatiquement rempli avec le compte fournisseur du CRM si un ID client a été attribué au fournisseur. Avec les touches [S] et [K] devant les champs pour le compte débit et crédit, vous pouvez sélectionner les comptes correspondants.
Créer des factures électroniques
L'interface pour la création de factures électroniques dans les formats ZUGFeRD/Factur-X et XFactures a été remaniée dans gFM-Business Professional 8.0. Pour créer automatiquement des factures au format ZUGFeRD ou XRechnung, activez la fonction correspondante sous [Paramètres > Préférences > Facturation].
Si vous sélectionnez [Factur-X/ZUGFeRD] comme format, gFM-Business créera automatiquement un fichier PDF contenant le format utilisé pour la facturation. facture électronique le XML requis a été intégré dans le PDF. Vous pouvez envoyer le PDF comme d'habitude.
Si vous choisissez XFacturation comme format, un autre fichier avec l'extension .XML sera créé en plus du fichier PDF de la facture et contiendra les données structurées de la facture électronique. Dans ce cas, vous devez envoyer à la fois le fichier PDF et le fichier XML.
Amélioration de la saisie des adresses avec l'intégration de Google
Un autre point fort de gFM-Business 8.0 est l'intégration de Google Search, Google Maps et Google Street View dans la gestion des adresses. Ces fonctions sont disponibles aussi bien lors de la saisie de nouveaux clients et adresses que sous forme de bouton pop-up sur les layouts "Clients > Aperçu" et "Clients > Adresses". En quelques clics, vous pouvez vérifier les adresses, les localiser géographiquement et même obtenir une vue visuelle de leur emplacement. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la précision et la qualité de vos données d'adresses.
Le dialogue pour la saisie de nouveaux clients et adresses a été complété par un assistant de saisie Google. Après avoir saisi le nom de l'entreprise sur la première ligne, des résultats de recherche Google apparaissent sur le bord droit et peuvent être sélectionnés par un simple clic. Après sélection, tous les champs disponibles sont automatiquement saisis et Google Maps et Google Street View du site s'affichent sur le bord droit.
Info-Popover avec Google Maps et Google Street View
Dans tous les blocs d'adresses du CRM, de la correspondance et de la facturation se trouvent dès à présent des boutons permettant d'afficher une info-popover avec Google Maps et Google Street View pour l'adresse concernée.
API standard pour les prestataires de services logistiques
La nouvelle version intègre une API standard pour les prestataires de services logistiques tels que DHL, GLS et UPS. Cette fonction permet de créer et de télécharger des étiquettes de colis directement à partir du logiciel ERP. L'API est configurable de manière flexible et offre les possibilités de paramétrage suivantes :
- URL DE L'API
- Clé API
- Nom d'utilisateur et mot de passe API
- ID client et secret client
- Statut des champs requis (nom d'utilisateur, mot de passe, ID client, secret client)
- URL du jeton
- Instruction cURL
- Charge utile et réponse JSON
- Statut, si les données sont fournies en codage Base64
Ces possibilités de configuration étendues garantissent que l'API peut être adaptée aux exigences de différents prestataires de services logistiques, ce qui facilite l'intégration dans vos processus d'expédition existants. Les champs "Client ID" et "Client Secret" sont facultatifs et ne sont utilisés que si votre prestataire de services logistiques demande explicitement ces données. Si l'URL du token diffère de l'URL de l'API, saisissez-la dans le champ correspondant. Dans le champ "Token (Login)", indiquez quelles données sont nécessaires pour le login. Nous avons déjà pré-rempli les données de connexion pour DHL, UPS et DPD, avec lesquelles il devrait être possible de se connecter à leurs interfaces.
Créer des étiquettes de colis avec l'API Logistique
Dans le module [Facturation], il est possible de saisir les données relatives au prestataire de services d'expédition, au produit utilisé (taille du colis) et au nombre de colis dans l'onglet [Détails] de chacun des modules [Commandes], [Bons de livraison] et [Factures]. Une fois ces données saisies, un bouton [Étiquette] apparaît, permettant de générer et de télécharger l'étiquette du colis.
Gestion des utilisateurs : nouveau champ pour la mise en page de départ
Un nouveau champ pour la mise en page de démarrage a été ajouté dans la gestion des utilisateurs. Ce champ permet de définir individuellement la mise en page qui s'affiche pour un utilisateur après le démarrage du logiciel. La valeur par défaut est le menu principal. La nouveauté est qu'un utilisateur peut désormais définir n'importe quel autre masque comme masque de démarrage après le démarrage. Cette fonction améliore la convivialité en permettant à chaque utilisateur d'accéder rapidement et directement à ses principaux espaces de travail.
Tous les plugins mis à jour
gFM-Business 8.0 contient des plug-ins mis à jour dans toutes les versions, ainsi que le nouveau plug-in Dacons MailIt 10 et un plug-in DynaPDF mis à jour. Si vous videz le dossier des plug-ins de FileMaker, gFM-Business installe automatiquement tous les plug-ins dans la version actuelle, après quoi le logiciel doit être redémarré une fois. Vous trouverez le dossier des plug-ins de FileMaker en ouvrant les préférences de FileMaker depuis la barre de menus (Mac sous "FileMaker Pro" et Windows sous "Édition").
Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur du logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.
