Temos o prazer de apresentar a nova versão 8.0 do nosso gFM-Business Software ERP. Esta versão traz consigo inúmeras novas funções e melhorias que tornam os seus processos de trabalho ainda mais eficientes e oferecem-lhe novas possibilidades na organização da empresa. Destacam-se, em particular, as melhorias no módulo "Facturas recebidas" e a integração de novas interfaces e ferramentas.
O software gFM-Business Professional ERP é uma solução empresarial personalizável baseada na plataforma FileMaker que cobre eficazmente todos os processos empresariais centrais. Oferece módulos abrangentes, tais como CRM para contactos, gestão de correspondência e de documentos, gestão de artigos e de vários armazéns, Listas de peças e lotes, bem como uma Fatura desde a cotação até à fatura, incluindo a cobrança. As funções adicionais incluem um sistema de consulta e de encomendas para fornecedores, gestão de projectos, tarefas, inventário e pessoal da empresa, bem como estatísticas abrangentes. Uma loja online multicanalInterfacea capacidade multicliente e o multilinguismo tornam a solução ideal para empresas em crescimento. A flexibilidade e a adaptabilidade a requisitos específicos completam o pacote de serviços.
Em seguida, apresentamos uma panorâmica pormenorizada das novas funções e das suas vantagens.
Facturas electrónicas: Importação e criação em formatos normalizados
gFM-Business Professional 8.0 alarga o módulo "Receção de facturas" para incluir a importação de facturas electrónicas nos formatos Factur-X/ZUGFeRD e XRechnung. Estes formatos são padrão em muitos sectores e são cada vez mais exigidos pelas empresas e instituições públicas. Com o gFM-Business 8.0, é possível importar facilmente facturas electrónicas e processá-las diretamente no sistema.
Além disso, a nova versão também oferece a criação de facturas electrónicas nos mesmos formatos. Isto torna a comunicação com clientes e fornecedores muito mais fácil, uma vez que pode agora criar e enviar facturas de acordo com as normas. A validação automática garante que as suas facturas cumprem todos os requisitos e estão em conformidade com a lei.
gFM-Business Professional com recibo de fatura
O gFM-Business Professional já contém um novo módulo para facturas recebidas no módulo de faturação desde a última versão 7.5. No novo módulo, as facturas recebidas com qualquer número de artigos podem ser geridas e posteriormente processadas no gFM Business.
No registo [Posições] pode ser introduzido qualquer número de itens para uma fatura recebida. No separador [Imagem do documento] a fatura original recebida pode ser guardada como ficheiro PDF ou imagem. Ao importar facturas electrónicas, o ficheiro PDF e o texto XML correspondente são automaticamente guardados nos respectivos separadores.
O módulo [Encomendas]. contém novas funções com as quais um pedido de compra pode ser total ou parcialmente convertido numa fatura recebida.
Importar facturas electrónicas
A função "Importar fatura eletrónica" pode ser utilizada para importar facturas electrónicas nos formatos ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung no módulo de facturas recebidas. Depois de chamar esta função, aparece um diálogo de seleção de ficheiros no qual pode ser selecionado um ficheiro PDF de uma fatura ZUGFeRD ou Factur-X ou um ficheiro XML de uma XRechnung. Depois de selecionar um ficheiro correspondente, é criado um novo documento para a fatura recebida com todos os itens que contém e o ficheiro PDF original é armazenado no separador [Imagem do documento] e o código fonte XML no separador [XML]. Uma fatura importada já não pode ser editada após a importação, mas os itens podem ser lançados no stock do armazém se os itens do artigo estiverem disponíveis no stock do artigo.
Reconhecimento automático de fornecedores e artigos
Durante a importação de uma fatura eletrónica, o gFM-Business utiliza o nome para verificar se o fornecedor existe no CRM e insere automaticamente o ID do cliente do fornecedor correspondente na fatura recebida.
Ao importar itens de comprovante, o gFM Business usa o número do artigo para verificar se existe um artigo com o mesmo número de artigo de fornecedor no mestre de artigos e, em seguida, liga o item ao artigo do mestre de artigos. Se tiver sido atribuído um número de artigo, o símbolo de informação verde aparece para chamar a janela de informação para o item de artigo.
Lançar itens como estoque em depósito
Os itens que foram atribuídos a um item do gFM Business podem ser lançados no stock da mesma forma (mesmo que parcialmente) que é possível no módulo "Encomendas". Os itens individuais podem ser lançados no stock utilizando a função "Lançar stock" do menu de contexto do item ou todos os itens do documento podem ser lançados no stock numa única etapa utilizando a função principal "Lançar stock". Dentro dos itens, especificar o depósito no qual o item deve ser lançado.
Lançar a fatura recebida na lista de lançamento
Com a função principal [Lançar fatura recebida]. uma fatura recebida pode ser lançada automaticamente na lista de lançamento para que possa ser transferida para o consultor fiscal como parte de uma exportação DATEV, por exemplo. Os campos para a conta de débito e a conta de crédito estão localizados na parte inferior da tela no módulo de faturas recebidas. A conta de crédito é automaticamente preenchida com a conta do fornecedor do CRM se um ID de cliente tiver sido atribuído ao fornecedor. Pode selecionar as contas correspondentes utilizando os botões [S] e [K] em frente dos campos de conta de débito e crédito.
Criar facturas electrónicas
A interface para a criação de facturas electrónicas nos formatos ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung foi revista no gFM-Business Professional 8.0. Para criar facturas automaticamente como ZUGFeRD ou XRechnung, active a função correspondente em [Definições > Preferências > Fatura].
Se selecionar [Factur-X/ZUGFeRD] como formato, o gFM-Business cria automaticamente um ficheiro PDF no qual os dados necessários para a fatura eletrónica O XML necessário foi incorporado no PDF. Pode enviar o PDF como habitualmente.
Se selecionar XRechnung como formato, é gerado um outro ficheiro com a extensão .XML para além do ficheiro PDF da fatura, que contém os dados estruturados da fatura eletrónica. Neste caso, é necessário enviar tanto o ficheiro PDF como o ficheiro XML.
Captura de endereços melhorada com a integração do Google
Outro destaque do gFM-Business 8.0 é a integração da Pesquisa Google, do Google Maps e do Google Street View na gestão de endereços. Estas funções estão disponíveis aquando da introdução de novos clientes e moradas e como botões pop-up nos layouts "Clientes > Visão geral" e "Clientes > Moradas". Com apenas alguns cliques, pode verificar os endereços, localizá-los geograficamente e até mesmo aceder a uma vista visual do local. Isto não só poupa tempo, como também aumenta a exatidão e a qualidade dos seus dados de endereços.
Foi adicionado um assistente de introdução do Google ao diálogo para introduzir novos clientes e endereços. Depois de introduzir o nome da empresa na primeira linha, os resultados da pesquisa Google aparecem no lado direito, que podem ser selecionados com um clique. Após a seleção, todos os campos disponíveis são automaticamente introduzidos e o Google Maps e o Google Street View da localização são apresentados no lado direito.
Popover de informações com o Google Maps e o Google Street View
Todos os blocos de endereços em CRM, correspondência e faturação contêm agora botões para apresentar uma janela popover de informação com o Google Maps e o Google Street View para o respetivo endereço.
API standard para fornecedores de serviços de logística
A nova versão integra uma API normalizada para os prestadores de serviços de logística, como a DHL, a GLS e a UPS. Esta função permite-lhe gerar e descarregar etiquetas de encomendas diretamente a partir do software ERP. A API é configurável de forma flexível e oferece as seguintes opções de configuração:
- URL DA API
- Chave API
- Nome de utilizador e palavra-passe da API
- ID do cliente e segredo do cliente
- Estado dos campos obrigatórios (nome do utilizador, palavra-passe, ID do cliente, segredo do cliente)
- URL do Token
- Declaração cURL
- Carga útil e resposta JSON
- Estado, se os dados são entregues com codificação Base64
Estas opções de configuração alargadas garantem que a API pode ser personalizada de acordo com os requisitos de diferentes fornecedores de serviços de logística, o que facilita a integração nos seus processos de expedição existentes. Os campos "Client ID" e "Client Secret" são opcionais e só são utilizados se o seu fornecedor de serviços de logística solicitar explicitamente estes dados. Se o URL do token for diferente do URL da API, introduza-o no campo correspondente. No campo "Token (Login)", assinale os dados necessários para o início de sessão. Já preenchemos previamente os dados de início de sessão para a DHL, UPS e DPD, o que deverá permitir iniciar sessão nas respectivas interfaces.
Criar etiquetas para encomendas com a API de logística
No módulo [Faturação], os dados relativos ao fornecedor de serviços de transporte, ao produto utilizado (tamanho da encomenda) e ao número de encomendas podem ser introduzidos nos módulos [Encomendas], [Guias de remessa] e [Facturas] no separador [Detalhes]. Uma vez introduzidos estes dados, aparece um botão [Etiqueta], que permite gerar e descarregar a etiqueta da encomenda.
Gestão de utilizadores: Novo campo para a disposição inicial
Foi adicionado à administração de utilizadores um novo campo para a apresentação inicial. Este campo permite-lhe personalizar o esquema que é apresentado a um utilizador depois de iniciar o software. O valor predefinido é o menu principal. A novidade é que o utilizador pode agora definir qualquer outro ecrã como o ecrã inicial após o arranque. Esta função melhora a facilidade de utilização, dando a cada utilizador um acesso rápido e direto às suas áreas de trabalho mais importantes.
Todos os plugins actualizados
O gFM-Business 8.0 contém plugins actualizados em todas as versões, bem como o novo plugin Dacons MailIt 10 e um plugin DynaPDF atualizado. Se esvaziar a pasta de plugins da FileMaker, o gFM-Business instala automaticamente todos os plugins da versão atual, após o que o software tem de ser reiniciado uma vez. Pode encontrar a pasta de plugins da FileMaker abrindo as preferências da FileMaker na barra de menus (Mac em "FileMaker Pro" e Windows em "Editar").
Markus Schall tem vindo a desenvolver bases de dados personalizadas, interfaces e aplicações empresariais baseadas na Claris FileMaker desde 1994. É parceiro da Claris, vencedor do Prémio FMM 2011 e criador do software ERP gFM-Business. É também autor de livros e fundador da M. Schall Publishers.
