È con grande piacere che presentiamo la nuova versione 8.0 di gFM-Business. Software ERP. Questa versione porta con sé numerose nuove funzioni e miglioramenti che rendono i vostri processi di lavoro ancora più efficienti e vi offrono nuove possibilità nell'organizzazione aziendale. Particolarmente degni di nota sono i miglioramenti del modulo "Fatture in arrivo" e l'integrazione di nuove interfacce e strumenti.
Il software ERP gFM-Business Professional è una soluzione aziendale personalizzabile basata sulla piattaforma FileMaker che copre in modo efficiente tutti i processi aziendali centrali. Offre moduli completi come CRM per i contatti, la gestione della corrispondenza e dei documenti, la gestione degli articoli e dei magazzini, Elenchi delle parti e lotti, nonché una completa Fattura dall'offerta alla fattura, compreso il sollecito. Le funzioni aggiuntive comprendono un sistema di richieste e ordini per i fornitori, la gestione dell'azienda per i progetti, le attività, l'inventario e il personale, nonché ampie statistiche. Un negozio online multicanaleInterfacciaLa capacità di gestire più clienti e il multilinguismo rendono la soluzione ideale per le aziende in crescita. Flessibilità e adattabilità a esigenze specifiche completano il pacchetto di servizi.
Di seguito vi forniamo una panoramica dettagliata delle nuove funzioni e dei loro vantaggi.
Fatture elettroniche: Importazione e creazione di formati standard
gFM-Business Professional 8.0 estende il modulo "Ricevuta fattura" per includere l'importazione di fatture elettroniche nei formati Factur-X/ZUGFeRD e XRechnung. Questi formati sono standard in molti settori e sono sempre più richiesti da aziende e istituzioni pubbliche. Con gFM-Business 8.0 è possibile importare facilmente le fatture elettroniche ed elaborarle direttamente nel sistema.
Inoltre, la nuova versione offre anche la creazione di fatture elettroniche negli stessi formati. In questo modo la comunicazione con i clienti e i fornitori è molto più semplice, perché ora è possibile creare e inviare le fatture secondo gli standard. La convalida automatica garantisce che le fatture soddisfino tutti i requisiti e siano conformi alla legge.
gFM-Business Professional con ricevuta della fattura
gFM-Business Professional contiene già un nuovo modulo per le fatture in entrata nel modulo di fatturazione, dall'ultima versione 7.5. Con il nuovo modulo, le fatture in entrata con un numero qualsiasi di articoli possono essere gestite e ulteriormente elaborate in gFM Business.
Nel registro [Posizioni] È possibile inserire un numero qualsiasi di articoli per una fattura in entrata. Nella scheda [Immagine del documento] la fattura originale in entrata può essere salvata come file PDF o immagine. Quando si importano fatture elettroniche, il file PDF e il testo XML corrispondente vengono salvati automaticamente nelle rispettive schede.
Il modulo [Ordini] contiene nuove funzioni con le quali un ordine di acquisto può essere convertito completamente o parzialmente in una fattura in entrata.
Importazione di fatture elettroniche
Con la funzione "Importazione fattura elettronica" è possibile importare nel modulo per le fatture in entrata le fatture elettroniche nei formati ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung. Dopo aver richiamato questa funzione, viene visualizzata una finestra di dialogo per la selezione del file in cui è possibile selezionare un file PDF di una fattura ZUGFeRD o Factur-X o un file XML di una XRechnung. Dopo aver selezionato il file corrispondente, viene creato un nuovo documento per la fattura in entrata con tutte le voci in esso contenute e il file PDF originale viene memorizzato nella scheda [Immagine documento] e il codice sorgente XML nella scheda [XML]. Una fattura importata non può più essere modificata dopo l'importazione, ma gli articoli possono essere inseriti nel magazzino se gli articoli sono disponibili nel magazzino articoli.
Riconoscimento automatico di fornitori e articoli
Durante l'importazione di una fattura elettronica, gFM-Business utilizza il nome per verificare se il fornitore esiste nel CRM e inserisce automaticamente l'ID cliente del fornitore corrispondente nella fattura in arrivo.
Quando si importano gli articoli del buono, gFM Business utilizza il numero di articolo per verificare se nell'anagrafica articoli esiste un articolo con lo stesso numero di articolo del fornitore e quindi collega l'articolo all'articolo dell'anagrafica articoli. Se è stato assegnato un numero di articolo, viene visualizzata l'icona verde per richiamare la finestra informativa dell'articolo.
Registrare gli articoli come scorte di magazzino
Gli articoli che sono stati assegnati a un articolo da gFM Business possono essere inviati a magazzino nello stesso modo (anche parziale) in cui è possibile farlo nel modulo "Ordini". È possibile registrare a magazzino singoli articoli utilizzando la funzione "Registra magazzino" dal menu contestuale dell'articolo oppure tutti gli articoli del documento possono essere registrati a magazzino in un unico passaggio utilizzando la funzione principale "Registra magazzino". All'interno degli articoli, specificare il luogo di stoccaggio in cui l'articolo deve essere inviato.
Registrare le fatture in arrivo nell'elenco delle registrazioni
Con la funzione principale [Invia la fattura in arrivo] una fattura in entrata può essere automaticamente registrata nell'elenco delle registrazioni per essere poi trasferita al consulente fiscale, ad esempio nell'ambito di un'esportazione DATEV. I campi per il conto di addebito e il conto di credito si trovano nella parte inferiore della schermata del modulo per le fatture in entrata. Il conto di accredito viene compilato automaticamente con il conto del fornitore dal CRM se al fornitore è stato assegnato un ID cliente. È possibile selezionare i conti corrispondenti utilizzando i pulsanti [S] e [K] davanti ai campi del conto di addebito e del conto di credito.
Creare fatture elettroniche
L'interfaccia per la creazione di fatture elettroniche nei formati ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung è stata rivista in gFM-Business Professional 8.0. Per creare automaticamente le fatture in formato ZUGFeRD o XRechnung, attivare la funzione corrispondente in [Impostazioni > Preferenze > Fattura].
Se si seleziona [Factur-X/ZUGFeRD] come formato, gFM-Business crea automaticamente un file PDF in cui sono presenti i dati necessari per il fattura elettronica L'XML richiesto è stato incorporato nel PDF. È possibile inviare il PDF come di consueto.
Se si seleziona XRechnung come formato, oltre al file PDF della fattura viene generato un altro file con estensione .XML, che contiene i dati strutturati della fattura elettronica. In questo caso, è necessario inviare sia il file PDF che il file XML.
Miglioramento dell'acquisizione degli indirizzi con l'integrazione di Google
Un altro punto di forza di gFM-Business 8.0 è l'integrazione di Google Search, Google Maps e Google Street View nella gestione degli indirizzi. Queste funzioni sono disponibili sia durante l'inserimento di nuovi clienti e indirizzi, sia come pulsanti a comparsa nei layout "Clienti > Panoramica" e "Clienti > Indirizzi". Con pochi clic, è possibile controllare gli indirizzi, localizzarli geograficamente e persino richiamare una visualizzazione della posizione. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma aumenta anche la precisione e la qualità dei dati relativi agli indirizzi.
Al dialogo per l'inserimento di nuovi clienti e indirizzi è stato aggiunto un assistente di Google. Dopo aver inserito il nome dell'azienda nella prima riga, sul lato destro compaiono i risultati della ricerca di Google, che possono essere selezionati con un clic. Dopo la selezione, tutti i campi disponibili vengono inseriti automaticamente e sul lato destro vengono visualizzati Google Maps e Google Street View della località.
Popover informativo con Google Maps e Google Street View
Tutti i blocchi di indirizzi nel CRM, nella corrispondenza e nella fatturazione contengono ora pulsanti per la visualizzazione di un popover informativo con Google Maps e Google Street View per il rispettivo indirizzo.
API standard per i fornitori di servizi logistici
La nuova versione integra un'API standard per i fornitori di servizi logistici come DHL, GLS e UPS. Questa funzione consente di generare e scaricare le etichette dei pacchi direttamente dal software ERP. L'API è configurabile in modo flessibile e offre le seguenti opzioni di impostazione:
- URL API
- Chiave API
- Nome utente e password API
- ID e segreto del cliente
- Stato dei campi obbligatori (nome utente, password, ID cliente, segreto cliente)
- URL del token
- Dichiarazione cURL
- Carico utile e risposta JSON
- Stato, se i dati sono stati consegnati con codifica Base64
Queste ampie opzioni di configurazione garantiscono la possibilità di personalizzare l'API in base ai requisiti dei diversi fornitori di servizi logistici, facilitando l'integrazione nei processi di spedizione esistenti. I campi "Client ID" e "Client Secret" sono facoltativi e vengono utilizzati solo se il fornitore di servizi logistici richiede esplicitamente questi dati. Se l'URL del token è diverso dall'URL dell'API, inserirlo nel campo corrispondente. Nel campo "Token (Login)", selezionare i dati necessari per il login. Abbiamo già precompilato i dati di login per DHL, UPS e DPD, che dovrebbero rendere possibile il login alle loro interfacce.
Creare etichette per pacchi con l'API logistica
Nel modulo [Fatturazione], i dati relativi al fornitore di servizi di spedizione, al prodotto utilizzato (dimensioni del pacco) e al numero di pacchi possono essere inseriti nei moduli [Ordini], [Bolle di consegna] e [Fatture] nella scheda [Dettagli]. Una volta inseriti questi dati, appare il pulsante [Etichetta], che può essere utilizzato per generare e scaricare l'etichetta del pacco.
Gestione utenti: nuovo campo per il layout iniziale
Nell'amministrazione degli utenti è stato aggiunto un nuovo campo per il layout iniziale. Questo campo consente di personalizzare il layout visualizzato da un utente dopo l'avvio del software. Il valore predefinito è il menu principale. La novità è che l'utente può ora definire qualsiasi altra schermata come schermata iniziale dopo l'avvio. Questa funzione migliora la facilità d'uso, offrendo a ogni utente un accesso rapido e diretto alle aree di lavoro più importanti.
Tutti i plugin aggiornati
gFM-Business 8.0 contiene plugin aggiornati in tutte le versioni, nonché il nuovo plugin Dacons MailIt 10 e un plugin DynaPDF aggiornato. Se si svuota la cartella dei plugin di FileMaker, gFM-Business installa automaticamente tutti i plugin della versione corrente, dopodiché il software deve essere riavviato una volta. È possibile trovare la cartella dei plugin di FileMaker aprendo le preferenze di FileMaker dalla barra dei menu (Mac sotto "FileMaker Pro" e Windows sotto "Modifica").
