De CRM-facturatie en Systeem voor goederenbeheer gFM-Business is gebaseerd op het FileMaker-platform, waarvoor vele andere databasesystemen beschikbaar zijn en waarmee gebruikers hun eigen databases kunnen maken die draaien op Mac OS X, Windows en iOS.
gFM-Business Light en Professional bieden toegang tot alle gebruikte gegevenstabellen van externe databases, zodat gegevens uit gFM-Business gemakkelijk in realtime kunnen worden hergebruikt in andere systemen of in zelf ontwikkelde databases. De databases kunnen zich op een schijf bevinden of geïmporteerd worden vanuit een FileMaker Server of FileMaker Pro in de Netwerk worden vrijgegeven. In dit artikel leggen we uit hoe je adresgegevens vanuit de CRM-module van gFM-Business kunt overzetten naar een externe database. Database en ze van daaruit verwerken. Aan het einde bieden we een bijbehorende voorbeelddatabase om te downloaden. Deze instructies kunnen ook universeel worden gebruikt voor alle andere gegevenstabellen uit de Bedrijfssoftware gFM-Business kan worden gebruikt.
Gegevenstoegang vanuit externe databases
De standaardgebruiker met volledige toegang die in gFM-Business is ingesteld, heeft ook toegang tot alle gegevenstabellen in gFM-Business vanuit externe databases in de modules Klanten, correspondentie, facturatie, artikelen en Het bedrijf toegang. Om uw eigen FileMaker database toegang te geven tot de gegevenstabellen in gFM-Business, moet voor elk gewenst bestand een overeenkomstige gegevensbron worden aangemaakt in uw database. Als u, zoals in onze voorbeelddatabase, alleen toegang wilt tot gegevens uit de CRM-module [Klanten] een externe gegevensbron instellen voor het bestand gFMw_Contacten.fmp12 of .gfm (Licht).
De volgende databases geven toegang tot gegevenstabellen van externe databases:
- gFMw_Contacten.fmp12 - Alle gegevens uit de CRM-module [Klanten]. We gebruiken deze database ook in de voorbeeldoplossing die je aan het einde van dit artikel kunt downloaden.
- gFMw_Correspondentie.fmp12 - Alle gegevens van de module [Correspondentie] en documentenarchief
- gFMw_Facturatie.fmp12 - Alle ontvangstbewijzen, KasboekRekeningafschriften, kasboek, SEPA-mandaten, automatische incasso's
- gFMw_Artikel.fmp12 - Alle gegevens van de Artikel beheer, artikelvoorraad, leveranciers, attributen, Onderdelenlijsten
- gFMw_Master_data.fmp12 - Alle stamgegevens van je eigen bedrijf, bedrijfsinventaris
gFM Business in de FileMaker Relationship Graph
Zodra u een database van gFM-Business in uw externe database hebt ingesteld als externe gegevensbron, zijn alle gegevenstabellen in de database beschikbaar voor selectie voor gebruik in de FileMaker-relatiegrafiek. Alle sleutelvelden in gFM-Business worden geïdentificeerd met een underscore als voorvoegsel. Globale relaties kunnen worden gemaakt via het veld _sGlobal. Maak een globale relatie in FileMaker onder [Database > Beheer > Relaties]. je relaties naar alle gegevenstabellen van gFM-Business as usual.
Voorbeeldbestand om te downloaden
Voor dit artikel stellen we een gratis voorbeeldbestand ter beschikking om te downloaden dat kan worden geopend en uitgevoerd met FileMaker 13 of 14. De voorbeelddatabase toont alle beschikbare adressen uit gFM Business, die met één druk op de knop kunnen worden overgezet naar de externe database.
Nadat de database voor de eerste keer is gestart, verschijnt het dialoogvenster voor het instellen van externe gegevensbronnen. Voer het volgende in voor de bestaande externe gegevensbron [gFMw_Contacts.fmp12] het corresponderende bestand van je gFM Business installatie.
Door op de knop [Bestand toevoegen...]. kunt u het bestand openen gFMw_Contacten.fmp12 in een bijbehorend selectiedialoogvenster en selecteer het. Nadat u het bestand hebt opgegeven en het dialoogvenster hebt bevestigd, verschijnt er een ander dialoogvenster voor het aanmelden bij gFM-Business.
Log nu in met een gebruiker die de rechten heeft [Volledige toegang] of gebruik de standaardgebruiker gfmbusiness. Zodra je succesvol bent ingelogd, wordt het scherm in ons voorbeeldbestand opgeroepen.
Alle adressen in gFM-Business worden aan de rechterkant van dit scherm weergegeven. Door op de knop [Nieuw] de Script [sf.new] waarmee een nieuw gegevensrecord in de voorbeelddatabase wordt gemaakt en de inhoud van alle adresvelden uit gFM-Business wordt overgezet.
De structuur van de voorbeelddatabase is heel eenvoudig. Er is slechts één gegevenstabel [gFM_External_Database]die alle adresvelden bevat, de Primaire sleutel [_pk_address_ID] en de secundaire sleutel [_fk_Customer_ID] van gFM-Business. Deze Tabel is via twee relaties verbonden met de tabel [Adressen]. van gFM-Business, die beschikbaar is in de FileMaker-relatiegrafiek op basis van de eerder gemaakte gegevensbron.
Alleen de relatie [glo.adressen] wordt gebruikt in de voorbeeldoplossing. De relatie gebruiken [Adressen]. Verdere gegevens uit de gFM Business tabel "Adressen" kunnen worden weergegeven in een compleet gegevensrecord. Via de primaire sleutel [_fk_Customer_ID] Er kunnen relaties worden gemaakt met andere gFM Business tabellen zoals klanten, correspondentie of documenten in facturatie.
Voorbeeldbestand downloaden voor FileMaker Pro
Hoe scripts over te zetten van het voorbeeldbestand naar je oplossing
Scripts kunnen eenvoudig van de ene FileMaker-oplossing naar de andere worden overgezet via het klembord. Open gewoon het dialoogvenster Scripts beherenSelecteer het gewenste script met de muis en kopieer het script naar het klembord via het menu [Bewerken - Kopiëren] of toetsencombinatie [Ctrl/Cmd-C].. Open dan hetzelfde dialoogvenster in de doeloplossing en plak eenvoudig het eerder gekopieerde script met de menuopdracht [Bewerken - Plakken]. weer.
Tabellen overbrengen van het voorbeeldbestand naar je oplossing
Tabellen kunnen op verschillende manieren in een bestaande oplossing worden ingevoegd. De eenvoudigste manier is om de tabel te importeren met behulp van de [Importeren...]. in dialoog Database beheren. Alle tabellen die geïmporteerd moeten worden uit de bronoplossing kunnen dan geselecteerd worden in een volgende dialoog. Deze methode is daarom bijzonder geschikt als er meerdere tabellen tegelijk geïmporteerd moeten worden. Als slechts één tabel moet worden geïmporteerd, kan dit ook via het klembord worden gedaan, zoals een script. Als een tabel met alle gegevens moet worden geïmporteerd, kan dit worden gedaan met het commando [Bestand > Gegevensrecords importeren > Bestand]. in de import dialoog. In de importdialoog moet de doeltabel dan Nieuwe tabel moet worden opgegeven.
Markus Schall ontwikkelt sinds 1994 databases, interfaces en bedrijfstoepassingen op maat op basis van Claris FileMaker. Hij is Claris-partner, FMM Award-winnaar 2011 en ontwikkelaar van de ERP-software gFM-Business. Hij is ook auteur van boeken en oprichter van de M. Schall Uitgevers.
