Anleitung: Zugriff auf Daten aus gFM-Business von externen FileMaker-Datenbanken.

Das CRM-, Fakturierung- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business basiert auf der FileMaker-Plattform, für die viele weitere Datenbanksysteme erhältlich sind und mit der Anwender in der Lage sind, eigene Datenbanken zu erstellen, die auf Mac OS X, Windows und iOS lauffähig sind.

gFM-Business Light und Professional erlauben den Zugriff auf alle verwendeten Datentabellen von externen Datenbanken aus, so dass Daten aus gFM-Business problemlos in Echtzeit in anderen Systemen oder in selbst entwickelten Datenbanken weiterverwendet werden können. Die Datenbanken können sich dabei entweder auf einem Laufwerk befinden oder von einem FileMaker Server oder FileMaker Pro im Netzwerk freigegeben werden. In diesem Beitrag erläutern wir, wie Sie Ihre Adressdaten aus dem CRM-Modul von gFM-Business in eine externe Datenbank einlesen und von dort aus weiterverarbeiten können. Am Ende stellen wir eine entsprechende Beispiel-Datenbank zum Download zur Verfügung. Diese Anleitung kann universell auch für alle anderen Datentabellen aus der Unternehmenssoftware gFM-Business eingesetzt werden.

Datenzugriff von externen Datenbanken

Der in gFM-Business eingerichtete Standardbenutzer mit Vollzugriff besitzt die Möglichkeit, auch von externen Datenbanken auf alle in gFM-Business enthaltenen Datentabellen der Module Kunden, Korrespondenz, Fakturierung, Artikel und Unternehmen zuzugreifen. Um den Zugriff Ihrer eigenen FileMaker-Datenbank auf die Datentabellen in gFM-Business zu ermöglichen, muss in Ihrer Datenbank eine entsprechende Datenquelle für jede gewünschte Datei erstellt werden. Möchten Sie wie in unserer Beispiel-Datenbank lediglich Daten aus dem CRM-Modul [Kunden] verwenden, richten Sie eine externe Datenquelle zur Datei gFMw_Kontakte.fmp12 oder .gfm (Light) ein.

Folgende Datenbanken erlauben den Zugriff auf Datentabellen von externen Datenbanken aus:

• gFMw_Kontakte.fmp12 – Alle Daten aus dem CRM-Modul [Kunden]. Diese Datenbank verwenden wir auch in der Beispiellösung, die Sie am Ende dieses Beitrags herunterladen können.
• gFMw_Korrespondenz.fmp12 – Alle Daten aus dem Modul [Korrespondenz] und Dokumentarchiv
• gFMw_Fakturierung.fmp12 – Alle Belege, Kassenbuch, Kontoauszüge, Kassenbuch, SEPA-Mandate, Lastschriften
• gFMw_Artikel.fmp12 – Alle Daten aus der Artikelverwaltung, Artikelbestand, Lieferanten, Attribute, Stücklisten
• gFMw_Stammdaten.fmp12 – Alle Stammdaten des eigenen Unternehmens, Betriebsinventar

gFM-Business im FileMaker Beziehungsgraphen

Sobald Sie eine Datenbank aus gFM-Business in Ihrer externen Datenbank als externe Datenquelle eingerichtet haben, stehen alle Datentabellen der Datenbank für die Nutzung im FileMaker Beziehungsgraphen zur Auswahl zur Verfügung. Alle Schlüsselfelder in gFM-Business sind durch einen Unterstrich als Präfix gekennzeichnet. Globale Beziehungen können über das Feld _sGlobal hergestellt werden. Erstellen Sie in FileMaker unter [Datenbank > Verwalten > Beziehungen] wie gewohnt Ihre Beziehungen zu allen Datentabellen aus gFM-Business.

Beispieldatei zum Download

Für diesen Beitrag stellen wir kostenlos eine Beispieldatei zum Download zur Verfügung, die mit FileMaker 13 oder 14 geöffnet und ausgeführt werden kann. In der Beispieldatenbank werden alle verfügbaren Adressen aus gFM-Business angezeigt, die auf Knopfdruck in die externe Datenbank übertragen werden können.

Nach dem ersten Start der Datenbank erscheint zunächst der Dialog für die Einrichtung externer Datenquellen. Geben Sie hier für die bestehende externe Datenquelle [gFMw_Kontakte.fmp12] die entsprechende Datei Ihrer gFM-Business-Installation an.

Durch Klick auf die Schaltfläche [Datei hinzufügen…] können Sie die Datei gFMw_Kontakte.fmp12 in einem entsprechenden Auswahldialog suchen und auswählen. Nach Angabe der Datei und Bestätigung des Dialogs erscheint ein weiterer Dialog für die Anmeldung an gFM-Business.

Melden Sie sich nun mit einem Benutzer an, der über die Rechte [Vollzugriff] verfügt oder verwenden Sie den Standardbenutzer gfmbusiness. Nach erfolgreicher Anmeldung wird die Maske unserer Beispieldatei aufgerufen.

In dieser Maske werden im rechten Bereich alle in gFM-Business enthaltenen Adressen angezeigt. Durch Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird das Script [sf.neu] ausgeführt, das einen neuen Datensatz in der Beispiel-Datenbank erzeugt und den Inhalt aller Adressfelder aus gFM-Business überträgt.

Strukturell ist die Beispiel-Datenbank sehr einfach aufgebaut. Sie verfügt lediglich über eine Datentabelle [gFM_Externe_Datenbank], die alle Adressfelder, den Primärschlüssel [_pk_Adresse_ID] sowie den Sekundärschlüssel [_fk_Kunden_ID] aus gFM-Business enthält. Diese Tabelle ist über zwei Beziehungen mit der Tabelle [Adressen] aus gFM-Business verbunden, die aufgrund der zuvor erstellten Datenquelle im FileMaker Beziehungsgraphen zur Verfügung steht.

Verwendet wird in der Beispiellösung lediglich die Beziehung [glo.Adressen]. Über die Beziehung [Adressen] können in einem vollständigen Datensatz weitere Daten aus der gFM-Business-Tabelle „Adressen“ angezeigt werden. Über den Primärschlüssel [_fk_Kunden_ID] können Beziehungen zu weiteren gFM-Business-Tabellen wie z.B. Kunden, Korrespondenz oder Belege in der Fakturierung erstellt werden.

Download Beispieldatei für FileMaker Pro

So übernehmen Sie Scripte aus der Beispieldatei in Ihre Lösung

Scripte lassen sich einfach über die Zwischenablage von einer FileMaker-Lösung in eine andere Lösung übertragen. Öffnen Sie einfach den Dialog Scripts verwalten, markieren Sie das gewünschte Script mit der Maus und kopieren Sie das Script in die Zwischenablage per Menü [Bearbeiten – Kopieren] oder Tastenkombination [Strg/Cmd-C]. Öffnen Sie daraufhin in der Ziel-Lösung den gleichen Dialog und fügen das zuvor kopierte Script einfach per Menübefehl [Bearbeiten – Einfügen] wieder ein.

So übernehmen Sie Tabellen aus der Beispieldatei in Ihre Lösung

Tabellen können auf mehrere Arten in eine bestehende Lösung eingefügt werden. Der einfachste Weg ist der Import der Tabelle über die Schaltfläche [Importieren…] im Dialog Datenbank verwalten. In einem nachfolgenden Dialog können dann alle Tabellen ausgewählt werden, die aus der Quell-Lösung importiert werden sollen. Diese Methode eignet sich also besonders, wenn mehrere Tabellen gleichzeitig importiert werden sollen. Soll nur eine Tabelle importiert werden, kann dies wie ein Script auch über die Zwischenablage erfolgen. Soll eine Tabelle samt Daten importiert werden, kann dies mit dem Befehl [Ablage/Datei > Datensätze importieren > Datei] erfolgen. Im Import-Dialog muß dann als Zieltabelle Neue Tabelle angegeben werden.