FileMaker ve Microsoft Outlook
FileMaker'ın Microsoft Outlook ile entegrasyonu, şirketlerin veri yönetimi ve iletişimi sorunsuz bir ortamda birleştirerek iş süreçlerini optimize etmelerini sağlar. Böyle bir bağlantı, özellikle e-posta gönderme, kişi yönetimi ve takvim işlevlerinin otomasyonunda önemli faydalar sağlar. Bu raporda, FileMaker'ın Microsoft Outlook'a bağlanabileceği çeşitli yolları inceleyecek ve iki sistem arasında sorunsuz iletişim sağlamaya yardımcı olan yaygın yöntemleri ve eklentileri açıklayacağız.
1. FileMaker ve Outlook arasındaki bağlantıya genel bakış
Microsoft Outlook, dünyada en yaygın kullanılan e-posta ve takvim programlarından biridir ve genellikle Microsoft 365 (eski adıyla Office 365) ile birlikte kullanılır. Outlook'un FileMaker ile entegrasyonu, aşağıdaki işlevlerin doğrudan FileMaker veritabanından kontrol edilmesini mümkün kılar:
- E-posta gönderimiVeritabanı girişlerine (örn. faturalar, siparişler) dayalı olarak müşterilere otomatik veya manuel e-posta gönderimi.
- İletişim yönetimiFileMaker ve Outlook arasında kişilerin senkronizasyonu ve bakımı.
- Takvim entegrasyonuOutlook'taki randevuları, toplantıları veya anımsatıcıları doğrudan FileMaker'dan oluşturun ve yönetin.
2. FileMaker'ı Microsoft Outlook ile entegre etme olanakları
FileMaker'ı Outlook'a bağlamak için çeşitli yöntemler ve araçlar vardır. Bunlar yerel FileMaker işlevlerinden eklentilere ve API'lere kadar çeşitlilik gösterir. En yaygın seçenekler şunlardır
- Outlook üzerinden e-posta göndermek için FileMaker komut dosyaları
- Outlook'a özgü FileMaker eklentileri
- Microsoft Graph API kullanımı (bulut tabanlı)
- Zapier veya Integromat (Make) gibi otomasyon araçları ile bağlantı
2.1 Outlook üzerinden e-posta göndermek için FileMaker komut dosyaları
FileMaker'ı Outlook'a bağlamanın en kolay ve en doğal yollarından biri, Outlook üzerinden e-postaların gönderilmesini kontrol etmek için FileMaker komut dosyalarını kullanmaktır.
Yerel e-posta işlevleri: FileMaker, doğrudan veritabanından e-posta gönderme seçeneği sunar. Bunu yapmak için kod komutunu kullanın E-posta gönderin. Yapılandırmada, Outlook'u varsayılan posta istemcisi olarak seçerek FileMaker'ın Outlook'a doğrudan erişmesini sağlayabilirsiniz.
Örnek senaryo:
E-posta gönder [ E-posta istemcisi aracılığıyla gönder; Kime: Müşteriler::E-posta; Konu: "Faturanız"; Mesaj: "Değerli müşterimiz, lütfen güncel faturanızı ekte bulabilirsiniz."; Ek: Faturalar::PDF; ]
Bu kod, müşteri alanında kayıtlı e-posta adresine bir e-posta gönderir, önceden tanımlanmış bir konu belirler ve ilgili faturayı ek olarak ekler. Outlook bir e-posta istemcisi olarak açılır ve kullanıcı gönderilmeden önce e-postayı kontrol edebilir ve değiştirebilir.
AvantajlarBu yöntemin uygulanması kolaydır, ek eklenti gerektirmez ve zaten yüklü olan Outlook istemcisini kullanır. Küçük otomasyonlar için idealdir.
KısıtlamalarYerel çözüm, takvim yönetimi veya karmaşık otomasyonlar (örneğin e-posta zincirleri, otomatik yanıt e-postaları) gibi gelişmiş özellikleri desteklemediği için nispeten sınırlıdır. Ayrıca kullanıcı tarafından manuel onay gerektirir.
gFM-Business Açık Kaynak FileMaker Basis-ERP
Çarpışma kursu için yazılım
Ücretsiz indirin
2.2 Outlook'a özgü FileMaker eklentileri
FileMaker ve Outlook'u entegre etmek için daha geniş kapsamlı ve profesyonel bir seçenek eklentilerin kullanılmasıdır. Bunlar daha fazla esneklik sunar ve FileMaker'ın yerel işlevselliğini önemli ölçüde genişletir. FileMaker'ı Outlook'a bağlamak için özel olarak geliştirilmiş birkaç eklenti vardır.
Örnek: 360Works E-posta Eklentisi
360Works E-posta Eklentisi, e-posta işlevlerini doğrudan FileMaker'da genişleten güçlü bir araçtır. Eklenti, e-posta gönderip almanın yanı sıra kişileri, takvimleri ve genişletilmiş e-posta işlevlerini senkronize etmek için Outlook ile entegrasyonu da destekler.
Ana fonksiyonlar:
Outlook üzerinden e-posta gönderme ve alma: Eklenti, doğrudan Outlook üzerinden e-posta göndermeyi ve alınan e-postaları FileMaker'a aktarmayı mümkün kılar.
İletişim senkronizasyonuFileMaker kişilerinizi Outlook'taki kişilerle senkronize edin.
Takvim işlevleriOutlook'taki randevuları doğrudan FileMaker'dan oluşturun, düzenleyin ve silin.
Avantajlar: Eklenti FileMaker sunucusuna ve istemcisine yerel olarak yüklendiği için bulut tabanlı çözümlere gerek yoktur. Dosya ekleri, takvim girişleri ve kişi yönetimi için destek dahil olmak üzere kapsamlı işlevler.
KısıtlamalarEklentilerin kullanımı her müşteriye kurulum gerektirir ve bu da büyük şirketlerde idari işlere neden olabilir. Ayrıca, eklentiler ücrete tabidir ve lisanslanmaları gerekir.
Diğer popüler eklentiler360Works eklentisine ek olarak, Outlook ile entegrasyon sağlayan ve genişletilmiş e-posta ve takvim seçenekleri sunan Dacons MailIt veya BaseElements Plugin gibi başka seçenekler de vardır. gFM-Business ERP yazılımında, entegre e-posta istemcisi için temel olarak Dacons'un MailIt eklentisi kullanılmaktadır.
2.3 Microsoft Graph API kullanımı (bulut tabanlı)
Modern ve bulut tabanlı bir çözüm için Microsoft Graph API kullanılabilir. Bu API, Outlook da dahil olmak üzere Microsoft 365 hizmetleriyle çok ayrıntılı ve esnek bir düzeyde iletişim kurulmasını sağlar.
Graph API'nin avantajları:
- Bulut tabanlı çözüm: Bu çözüm, doğrudan Microsoft 365 bulutu ile iletişim kurduğu için yerel kurulum veya eklenti gerektirmez.
- Kapsamlı işlevler: Graph API, e-posta, kişiler, takvim ve görevler dahil olmak üzere tüm Outlook işlevlerine erişmenizi sağlar.
- Otomasyon seçenekleri: Örneğin, veritabanı girişlerine göre otomatik olarak e-posta gönderen, takvim randevuları oluşturan veya kişi bilgilerini senkronize eden karmaşık iş akışları oluşturabilirsiniz.
Örnek:
FileMaker, e-posta göndermek, randevu oluşturmak veya kişileri senkronize etmek için URL'den Ekle ve cURL komutları aracılığıyla Graph API gibi web hizmetlerine hitap edebilir. Bunun için API anahtarları ve OAuth kimlik doğrulama mekanizmaları uygulanmalıdır.
KısıtlamalarMicrosoft Graph API'sini kurmak API çağrıları, kimlik doğrulama mekanizmaları ve JSON ile çalışma açısından teknik uzmanlık gerektirir. Microsoft 365 bulutuna zaten yoğun bir şekilde entegre olan kuruluşlar için iyi bir seçenektir, ancak daha küçük ekipler için çok karmaşık olabilir.
2.4 Zapier veya Integromat (Make) gibi otomasyon araçlarıyla bağlantı
FileMaker ve Outlook'u birbirine bağlamanın bir başka yolu da Zapier veya Integromat (Make) gibi otomasyon platformlarını kullanmaktır. Bu hizmetler, kendiniz programlamak zorunda kalmadan farklı uygulamalar arasında iş akışları oluşturmayı mümkün kılar.
Örnek:
FileMaker'da yeni bir kayıt oluşturulduğunda Outlook'ta otomatik olarak bir e-posta gönderen bir iş akışını Zapier'de ayarlayabilirsiniz. Bunu yapmak için FileMaker ve Outlook'u web kancaları aracılığıyla Zapier'e bağlamanız gerekir.
Avantajlar: Kullanım kolaylığı: İş akışları görsel bir arayüz aracılığıyla oluşturulduğu için programlama becerisi gerekmez. Esneklik: E-posta gönderme, takvim senkronizasyonu ve kişi yönetimi dahil olmak üzere çeşitli görevleri otomatikleştirin.
KısıtlamalarBu çözümler genellikle abonelik tabanlıdır ve yoğun olarak kullanıldıklarında yüksek maliyetli olabilirler. Ayrıca, Zapier veya Make kullanımı bulut tabanlıdır ve bu da güvenlik nedeniyle yerel olarak çalışması gereken şirketler için sorun teşkil edebilir.
FileMaker Crash Kursu
Hızlı ve etkili FileMaker
20 bölümde öğrenme.
Ücretsiz katılın
3. E-posta, randevular ve kişiler için Microsoft Graph API kullanın
Microsoft Graph API, e-postalar, takvimler, kişiler ve daha fazlası dahil olmak üzere Microsoft 365 bulutundaki verilere ve hizmetlere erişmeyi mümkün kılar. E-posta göndermek, randevu oluşturmak veya kişileri senkronize etmek için FileMaker'ı Microsoft Graph API ile entegre edebilirsiniz.
Bu kılavuz, cURL aracılığıyla API istekleri göndererek Microsoft Graph API'yi FileMaker ile nasıl kullanacağınızı gösterir. Ayrıca e-posta göndermek ve takvim girdileri oluşturmak için örnek bir komut dosyası da alacaksınız.
Önkoşullar:
- Microsoft 365 hesabı Microsoft Graph API'ye erişim için uygun yetkilendirme ile.
- Azure AD Uygulama Kaydıkimlik doğrulama için erişim belirteçleri almak için.
- FileMaker Pro ve temel JSON ve cURL bilgisi.
- OAuth 2.0 bilgisi kimlik doğrulama için.
Adım 1: Azure AD'de uygulama kaydı
Microsoft Graph API'sini kullanmak için Azure Active Directory'de (AD) bir uygulama kaydetmeniz gerekir. Bu size kimlik doğrulaması için gereken İstemci Kimliği, Kiracı Kimliği ve İstemci Sırrı'nı sağlayacaktır.
- Azure portalında oturum açın ve Azure Active Directory'ye gidin.
- Uygulama kayıtlarına gidin ve Yeni kayıt'a tıklayın.
- Uygulamaya bir ad verin ve API'ye erişebilecek hesap türlerini seçin.
- Yönlendirme URI'si altında sahte bir URL ekleyebilirsiniz (örn. https://localhost).
- Kayıttan sonra, uygulama kimliğini (istemci kimliği) ve dizin kimliğini (kiracı kimliği) not edin.
- Sertifikalar ve Sırlar bölümüne gidin ve yeni bir istemci sırrı oluşturun. İstemci sırrının değerini kaydedin.
Adım 2: OAuth 2.0 belirteci oluşturun
Microsoft Graph API çağrılarının kimliğini doğrulamak için bir OAuth 2.0 erişim belirtecine ihtiyacınız vardır. Belirteç oluşturmak için aşağıdaki API uç noktasını kullanın:
POST https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token
Gövde parametreleri aşağıdaki gibi görünmelidir:
client_id=YOUR_CLIENT_ID
kapsam=https://graph.microsoft.com/.default
client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET
grant_type=client_credentials
Bu POST isteği size cURL isteklerinizde kullanabileceğiniz bir erişim belirteci verir.
Adım 3: FileMaker ve Microsoft Graph API ile e-posta gönderme
Belirteci almak için FileMaker komut dosyası
Öncelikle belirteci almanız ve bir FileMaker değişkenine kaydetmeniz gerekir.
Değişkeni ayarla [$url; değer: "https://login.microsoftonline.com/YOUR_TENANT_ID/oauth2/v2.0/token"]
Değişkeni ayarla [$body; değer: "client_id=YOUR_CLIENT_ID&scope=https://graph.microsoft.com/.default&client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET&grant_type=client_credentials"]
URL'den Ekle [Seçim; Diyalog: Kapalı; Hedef: $response; $url; cURL seçenekleri: "-X POST -H 'Content-Type: application/x-www-form-urlencoded' -d " & $body]
Değişkeni ayarla [$access_token; Değer: JSONGetElement($response; "access_token")]
E-posta göndermek için FileMaker komut dosyası
Erişim belirtecini aldıktan sonra Microsoft Graph API'sini kullanarak bir e-posta gönderebilirsiniz.
Değişkeni ayarla [$url; değer: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/sendMail"]
Değişkeni ayarla [$email_body; Değer:
"{
'mesaj': {
'konu': 'FileMaker'dan test e-postası',
'body': {
'contentType': 'Metin',
'content': 'Bu, Microsoft Graph API kullanılarak FileMaker'dan gönderilen bir e-postadır.
},
toRecipients': [
{
'emailAddress': {
'adres': 'empfaenger@example.com'
}
}
]
},
'saveToSentItems': 'true'
}"]
URL'den Ekle [Seçim; Diyalog: Kapalı; Hedef: $url;
cURL seçenekleri: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $email_body]
Bu kod, Microsoft Graph API'sine bir POST isteği göndermek ve bir e-posta göndermek için FileMaker'ın paste-from-URL kodunu kullanır.
Takvim girişi oluşturmak için örnek kod
Aşağıdaki kod, oturum açan kullanıcının takviminde yeni bir randevu oluşturur.
Değişkeni ayarla [$url; değer: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events"]
Değişkeni ayarla [$event_body; Değer:
"{
'konu': 'FileMaker API ile Toplantı',
'body': {
'contentType': 'HTML',
'content': 'FileMaker'ın Microsoft Graph API ile entegrasyonu üzerine tartışma.
},
'start': {
'dateTime': '2023-09-01T10:00:00',
timeZone': 'Pasifik Standart Saati'
},
'son': {
'dateTime': '2023-09-01T11:00:00',
timeZone': 'Pasifik Standart Saati'
},
'attendees': [
{
'emailAddress': {
'adres': 'teilnehmer@example.com'
},
'type': 'required'
}
]
}"]
URL'den Ekle [Seçim; Diyalog: Kapalı; Hedef: $url;
cURL seçenekleri: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $event_body]
Bu kod, kullanıcının takviminde bir toplantı için takvim girişi oluşturur. Tarihi, saati ve katılımcıları gerektiği gibi ayarlayabilirsiniz.
Kişileri senkronize etmek için örnek kod
Bu kod, Microsoft 365'teki bir kişinin FileMaker ile nasıl senkronize edilebileceğini gösterir.
Değişkeni ayarla [$url; değer: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/contacts"]
Değişkeni ayarla [$contact_body; Değer:
"{
'verilenAdı': 'Max',
'soyadı': 'Mustermann',
'emailAddresses': [
{
'adres': 'max.mustermann@example.com',
'isim': 'Max Mustermann'
}
],
businessPhones': [
'+49 123 456789'
]
}"]
URL'den Ekle [Seçim; Diyalog: Kapalı; Hedef: $url;
cURL seçenekleri: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $contact_body]
Bu kod, kullanıcının Microsoft 365 hesabına ad, soyad, e-posta ve telefon numarası içeren yeni bir kişi ekler.
Entegre e-posta istemcisi ve Apple Takvim ile senkronizasyona sahip FileMaker ERP.
Daha fazla bilgi
4. FileMaker ve Microsoft Outlook hakkında sıkça sorulan sorular
- FileMaker'ı Microsoft Outlook ile nasıl bağlayabilirim?
- FileMaker'ı Microsoft Graph API veya ODBC sürücüleri aracılığıyla Microsoft Outlook'a bağlayabilirsiniz. Bu, e-postalara, kişilere ve takvim girişlerine doğrudan FileMaker'dan erişim sağlar.
- FileMaker ve Outlook arasında hangi verileri senkronize edebilirim?
- E-postaları, kişileri, takvim girdilerini ve görevleri senkronize edebilirsiniz. Bu veriler Outlook'tan FileMaker'a aktarılabilir veya FileMaker'dan Outlook'a yazılabilir.
- Outlook için Microsoft Graph API hangi kimlik doğrulama yöntemini kullanır?
- Microsoft Graph API OAuth 2.0 kullanır. Bağlantı kurmak için Azure Active Directory 'de bir uygulama kaydetmeniz ve istemci kimliği ve istemci gizli dizisi ile bir erişim belirteci almanız gerekir.
- Outlook'taki e-postaları FileMaker'a aktarabilir miyim?
- Evet, Outlook'tan e-posta verilerini almak ve FileMaker'da depolamak için Microsoft Graph API aracılığıyla bir GET isteği gönderebilirsiniz. Bu, e-postaları FileMaker veritabanı içinde yönetmenizi sağlar.
- Microsoft Outlook ile doğrudan FileMaker'dan nasıl e-posta gönderebilirim?
- Outlook aracılığıyla doğrudan FileMaker'dan e-posta göndermek için Microsoft Graph API'ye bir POST isteği gönderebilirsiniz. Alıcı, konu ve mesaj gibi e-posta verilerini JSON biçiminde iletebilirsiniz.
- Outlook kişilerini FileMaker'a aktarabilir miyim?
- Evet, Outlook kişilerini Microsoft Graph API aracılığıyla FileMaker'a aktarabilirsiniz. Kişiler uç noktasına yapılan bir GET isteği, kişi verilerini almayı ve FileMaker'a kaydetmeyi mümkün kılar.
- Outlook takvimini FileMaker'a nasıl entegre edebilirim?
- Takvim uç noktasına bir GET isteği yaparak Microsoft Graph API aracılığıyla takvim verilerini alabilirsiniz. Takvim girdileri daha sonra FileMaker'da görüntülenebilir veya düzenlenebilir.
- FileMaker ve Outlook'u bağlarken API sınırlarıyla nasıl başa çıkabilirim?
- Microsoft Graph API, zaman birimi başına istek sayısını kısıtlayan API sınırlarına sahiptir. Betiklerinizin yalnızca gerekli API çağrılarını gönderdiğinden ve API sınırlarına tepki vermek için hata işleme uyguladığınızdan emin olun.
- FileMaker'ı Outlook ile entegre etmenin avantajları nelerdir?
- Entegrasyon, e-postaları, kişileri ve takvimleri FileMaker'da merkezi olarak yönetmeyi mümkün kılar. Bu, zamandan tasarruf sağlar ve ayrı sistemlere olan ihtiyacı azaltarak iş akışlarını daha verimli hale getirir.
- FileMaker'da e-posta göndermek için Microsoft Graph API'ye alternatifler var mı?
- Evet, Outlook kullanmadan SMTP aracılığıyla doğrudan FileMaker'dan da e-posta gönderebilirsiniz. Bunu yapmak için, FileMaker'da sistemin entegre e-posta seçeneklerini kullanan "E-posta alıcısına gönder" komutunu kullanın.
- 360Works E-posta Eklentisi nedir ve FileMaker'da e-posta göndermek için nasıl kullanılabilir?
- 360Works Email Plugin, FileMaker için genişletilmiş e-posta işlevleri sunan bir eklentidir. SMTP aracılığıyla e-posta göndermenize, IMAP aracılığıyla e-posta almanıza olanak tanır ve ekleri, HTML e-postalarını ve çok daha fazlasını destekler.
- 360Works E-posta Eklentisi, FileMaker'ın entegre e-posta işlevine kıyasla ne gibi avantajlar sunuyor?
- 360Works E-posta Eklentisi, e-postaları almak için IMAP erişimi, HTML e-postalar için destek, birden fazla dosya ekleme ve ayrıntılı hata günlüğü gibi daha fazla esneklik ve gelişmiş özellikler sunar. Daha zorlu e-posta gereksinimleri için idealdir.
- 360Works E-posta Eklentisini toplu e-posta göndermek için kullanabilir miyim?
- Evet, 360Works E-posta Eklentisi toplu e-posta göndermek için harikadır. FileMaker'da çok sayıda alıcıya kişiselleştirilmiş e-postalar gönderen komut dosyaları oluşturabilir ve gönderme işlemini otomatikleştirebilirsiniz.
- 360Works E-posta Eklentisi ile farklı hesaplardan gelen e-postaları yönetebilir miyim?
- Evet, eklenti birden fazla e-posta hesabının yönetimini destekler. Farklı hesaplardan e-posta göndermek veya almak için farklı SMTP sunucuları ve IMAP ayarları yapılandırabilirsiniz.
- FileMaker'ın Outlook veya bir e-posta eklentisi ile entegrasyonu zor mu?
- Microsoft Graph API veya 360Works Email Plugin aracılığıyla entegrasyon, API iletişimi ve FileMaker komut dosyası oluşturma bilgisi gerektirir, ancak sağlanan belgelerle uygulanması kolaydır. Her iki çözüm de e-posta trafiğini FileMaker'a verimli bir şekilde entegre etmek için güçlü seçenekler sunar.
5. Özet
FileMaker'ın Microsoft Outlook ile entegrasyonu, iş süreçlerini daha verimli hale getirmek ve kullanım kolaylığını artırmak için çok sayıda olanak sunar. Şirketinizin özel gereksinimlerine ve teknik altyapısına bağlı olarak, iki sistem arasında bağlantı kurmak için çeşitli yöntemler arasından seçim yapabilirsiniz:
- FileMaker'daki yerel "Posta Gönder" işlevi genellikle basit e-posta entegrasyonu için yeterlidir.
- Daha karmaşık gereksinimler ve kapsamlı işlevler için 360Works E-posta Eklentisi gibi eklentiler mükemmel bir seçimdir.
- Modern, bulut tabanlı çözümler için Microsoft Graph API maksimum esneklik ve tüm Microsoft 365 ekosistemine erişim sunar.
- Zapier veya Make gibi otomasyon platformları, programlama konusunda derinlemesine bilgi sahibi olmak zorunda kalmadan hızlı, görsel iş akışları oluşturmak isteyen kullanıcılar için uygundur.
Doğru yöntemin seçimi, sonuçta kuruluşunuzun özel gereksinimlerine ve teknik yeteneklerine ve FileMaker çözümünüze hangi Outlook işlevlerini entegre etmek istediğinize bağlıdır.
Microsoft Graph API ile FileMaker ve gFM Business ERP yazılımını Microsoft 365 hizmetleriyle entegre ederek e-posta gönderebilir, takvim girdileri oluşturabilir ve kişileri senkronize edebilirsiniz. Bu örnekler, API istekleri göndermek ve alınan JSON verilerini işlemek için cURL komutlarını kullanarak Microsoft Graph API ve FileMaker ile çalışmanın temellerini göstermektedir. Kimlik doğrulama için sağlam bir OAuth 2.0 kurulumu ve iyi hata işleme, sorunsuz entegrasyonlar sağlamak için çok önemlidir.
