FileMaker e Microsoft Outlook
A integração da FileMaker com o Microsoft Outlook permite que as empresas optimizem os seus processos de negócio, combinando a gestão de dados e a comunicação num ambiente sem falhas. Esta ligação traz benefícios significativos, especialmente na automatização do envio de e-mails, gestão de contactos e funcionalidades de calendário. Neste relatório, analisamos as várias formas em que a FileMaker pode ser ligada ao Microsoft Outlook e explicamos os métodos e plugins comuns que ajudam a garantir uma comunicação perfeita entre os dois sistemas.
1. Visão geral da ligação entre a FileMaker e o Outlook
O Microsoft Outlook é um dos programas de correio eletrónico e calendário mais utilizados no mundo e é frequentemente utilizado em conjunto com o Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Uma integração do Outlook com a FileMaker torna possível controlar as seguintes funções diretamente a partir da base de dados da FileMaker:
- Envio por correio eletrónicoEnvio automático ou manual de mensagens de correio eletrónico aos clientes com base nas entradas da base de dados (por exemplo, facturas, encomendas).
- Gestão de contactosSincronização e manutenção de contactos entre a FileMaker e o Outlook.
- Integração do calendárioCrie e gerencie compromissos, reuniões ou lembretes no Outlook diretamente do FileMaker.
2. possibilidades de integração da FileMaker com o Microsoft Outlook
Existem vários métodos e ferramentas para ligar a FileMaker ao Outlook. Estes variam desde funções nativas da FileMaker a plugins e APIs. As opções mais comuns são
- Scripts FileMaker para enviar e-mails através do Outlook
- Plug-ins FileMaker específicos do Outlook
- Utilização da API do Microsoft Graph (baseada na nuvem)
- Ligação através de ferramentas de automatização como o Zapier ou o Integromat (Make)
2.1 Scripts FileMaker para enviar e-mails através do Outlook
Uma das formas mais fáceis e nativas de ligar a FileMaker ao Outlook é utilizar os scripts da FileMaker para controlar o envio de e-mails através do Outlook.
Funções de correio eletrónico nativas: A FileMaker oferece a opção de enviar e-mails diretamente da base de dados. Para o fazer, utilize o comando de script Enviar correio eletrónico. Na configuração, pode selecionar o Outlook como o cliente de correio predefinido, permitindo que a FileMaker aceda diretamente ao Outlook.
Exemplo de guião:
Enviar e-mail [ Enviar através do cliente de e-mail; Para: Clientes::E-mail; Assunto: "A sua fatura"; Mensagem: "Caro cliente, junto envio a sua fatura atual."; Anexo: Facturas::PDF; ]
Este script envia uma mensagem de correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico armazenado no campo do cliente, define um assunto predefinido e adiciona a fatura correspondente como anexo. O Outlook é aberto como cliente de correio eletrónico e o utilizador pode verificar e alterar o correio eletrónico antes de ser enviado.
VantagensEste método é fácil de implementar, não requer plugins adicionais e utiliza o cliente Outlook que já está instalado. É ideal para pequenas automatizações.
RestriçõesA solução nativa é relativamente limitada, uma vez que não suporta funcionalidades avançadas como a gestão de calendários ou automatizações complexas (por exemplo, cadeias de correio eletrónico, respostas automáticas). Além disso, requer confirmação manual por parte do utilizador.
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2.2 Plug-ins FileMaker específicos do Outlook
Uma opção mais abrangente e profissional para integrar a FileMaker e o Outlook é a utilização de plugins. Estes oferecem maior flexibilidade e alargam significativamente a funcionalidade nativa da FileMaker. Existem vários plugins que foram especialmente desenvolvidos para ligar a FileMaker ao Outlook.
Exemplo: Plugin de correio eletrónico 360Works
O 360Works Email Plugin é uma ferramenta poderosa que amplia as funcionalidades de e-mail diretamente na FileMaker. Para além de enviar e receber e-mails, o plugin também suporta a integração com o Outlook para sincronizar contactos, calendários e funções de e-mail alargadas.
Funções principais:
Envio e receção de e-mails através do Outlook: O plugin possibilita o envio de e-mails diretamente através do Outlook e a importação de e-mails recebidos para a FileMaker.
Sincronização de contactosSincronize os seus contactos FileMaker com os contactos do Outlook.
Funções do calendárioCrie, edite e elimine compromissos no Outlook diretamente a partir do FileMaker.
Vantagens: Não necessita de soluções baseadas na nuvem, uma vez que o plugin é instalado localmente no servidor e no cliente FileMaker. Funções extensas, incluindo suporte para anexos de ficheiros, entradas de calendário e gestão de contactos.
RestriçõesA utilização de plugins requer a instalação em cada cliente, o que pode causar trabalho administrativo em empresas maiores. Os plugins também estão sujeitos a um custo e devem ser licenciados.
Outros plugins popularesPara além do plugin 360Works, existem outras opções, como o Dacons MailIt ou o BaseElements Plugin, que também permitem a integração com o Outlook e oferecem opções alargadas de correio eletrónico e calendário. No software ERP gFM-Business, o plugin MailIt da Dacons é utilizado como base para o cliente de correio eletrónico integrado.
2.3 Utilização da API do Microsoft Graph (baseada na nuvem)
A API do Microsoft Graph pode ser usada para uma solução moderna e baseada na nuvem. Esta API permite a comunicação com os serviços do Microsoft 365, incluindo o Outlook, a um nível muito detalhado e flexível.
Vantagens da API Graph:
- Solução baseada na nuvem: Esta solução não requer quaisquer instalações ou plug-ins locais, uma vez que comunica diretamente com a nuvem do Microsoft 365.
- Funções abrangentes: A API Graph dá-lhe acesso a todas as funções do Outlook, incluindo correio eletrónico, contactos, calendário e tarefas.
- Opções de automatização: Pode criar fluxos de trabalho complexos que, por exemplo, enviam automaticamente mensagens de correio eletrónico com base em entradas da base de dados, criam compromissos no calendário ou sincronizam informações de contacto.
Exemplo:
A FileMaker pode abordar serviços web como o Graph API através dos comandos Insert from URL e cURL para enviar e-mails, criar compromissos ou sincronizar contactos. Para tal, é necessário implementar chaves API e mecanismos de autenticação OAuth.
RestriçõesA configuração da API do Microsoft Graph requer conhecimentos técnicos em termos de chamadas de API, mecanismos de autenticação e trabalho com JSON. É uma boa opção para organizações que já estão fortemente integradas na nuvem do Microsoft 365, mas pode ser demasiado complexa para equipas mais pequenas.
2.4 Ligação através de ferramentas de automatização como o Zapier ou o Integromat (Make)
Outra forma de ligar a FileMaker e o Outlook é utilizar plataformas de automatização como o Zapier ou o Integromat (Make). Estes serviços permitem criar fluxos de trabalho entre diferentes aplicações sem ter de os programar você mesmo.
Exemplo:
Pode configurar um fluxo de trabalho no Zapier que envia automaticamente um e-mail no Outlook quando um novo registo é criado na FileMaker. Para o fazer, teria de ligar a FileMaker e o Outlook ao Zapier através de webhooks.
Vantagens: Facilidade de utilização: Não são necessárias competências de programação, uma vez que os fluxos de trabalho são criados através de uma interface visual. Flexibilidade: Automatize uma variedade de tarefas, incluindo correio eletrónico, sincronização de calendários e gestão de contactos.
RestriçõesEstas soluções são normalmente baseadas em subscrições e podem tornar-se dispendiosas se forem utilizadas extensivamente. Além disso, a utilização do Zapier ou do Make é baseada na nuvem, o que pode constituir um problema para as empresas que precisam de trabalhar localmente por razões de segurança.
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3. utilizar a API do Microsoft Graph para correio eletrónico, compromissos e contactos
A API do Microsoft Graph permite aceder a dados e serviços na nuvem do Microsoft 365, incluindo emails, calendários, contactos e muito mais. É possível integrar o FileMaker com o Microsoft Graph API para enviar e-mails, criar compromissos ou sincronizar contactos.
Este guia mostra como usar o Microsoft Graph API com o FileMaker, enviando solicitações de API via cURL. Também receberá um script de amostra para enviar e-mails e criar entradas de calendário.
Pré-requisitos:
- Conta Microsoft 365 com a autorização adequada para aceder à API do Microsoft Graph.
- Registo de aplicações do Azure ADpara obter tokens de acesso para autenticação.
- FileMaker Pro e conhecimentos básicos de JSON e cURL.
- Conhecimento do OAuth 2.0 para autenticação.
Passo 1: Registo da aplicação no Azure AD
Para utilizar a API do Microsoft Graph, tem de registar uma aplicação no Azure Active Diretory (AD). Isso fornecerá a ID do cliente, a ID do locatário e o segredo do cliente necessários para a autenticação.
- Inicie sessão no portal do Azure e navegue até ao Azure Active Diretory.
- Aceda a Registos de aplicações e clique em Novo registo.
- Dê um nome à aplicação e selecione os tipos de conta que podem aceder à API.
- Em Redirect URI, pode adicionar um URL fictício (por exemplo, https://localhost).
- Após o registo, anote o ID da aplicação (ID do cliente) e o ID do diretório (ID do inquilino).
- Aceda a Certificados e segredos e crie um novo segredo de cliente. Guarde o valor do segredo do cliente.
Passo 2: Gerar o token OAuth 2.0
Você precisa de um token de acesso OAuth 2.0 para autenticar chamadas de API para o Microsoft Graph. Use o seguinte ponto de extremidade da API para gerar um token:
POST https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token
Os parâmetros do corpo devem ter o seguinte aspeto:
id_cliente=ID_SEU_CLIENTE
scope=https://graph.microsoft.com/.default
segredo_do_cliente=SEU_SECRETO_CLIENTE
grant_type=credenciais_do_cliente
Este pedido POST dá-lhe um token de acesso que pode utilizar nos seus pedidos cURL.
Etapa 3: Enviando um e-mail com o FileMaker e o Microsoft Graph API
Script FileMaker para recuperar o token
Primeiro, é necessário recuperar o token e guardá-lo numa variável FileMaker.
Definir variável [$url; valor: "https://login.microsoftonline.com/YOUR_TENANT_ID/oauth2/v2.0/token"]
Definir variável [$body; valor: "client_id=YOUR_CLIENT_ID&scope=https://graph.microsoft.com/.default&client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET&grant_type=client_credentials"]
Inserir a partir de URL [Seleção; Diálogo: Off; Target: $response; $url; cURL options: "-X POST -H 'Content-Type: application/x-www-form-urlencoded' -d " & $body]
Definir variável [$access_token; Value: JSONGetElement($response; "access_token")]
Script FileMaker para enviar uma mensagem de correio eletrónico
Depois de receber o token de acesso, pode enviar uma mensagem de correio eletrónico utilizando a API do Microsoft Graph.
Definir variável [$url; valor: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/sendMail"]
Definir variável [$email_body; Value:
"{
'mensagem': {
'assunto': 'Teste de correio eletrónico da FileMaker',
'corpo': {
'contentType': 'Texto',
'content': 'Este é um e-mail enviado da FileMaker usando a API do Microsoft Graph.
},
paraRecipientes": [
{
'emailAddress': {
'endereço': 'empfaenger@example.com'
}
}
]
},
'saveToSentItems': 'true'
}"]
Inserir a partir de URL [Seleção; Diálogo: Desligado; Alvo: $url;
Opções cURL: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $email_body]
Este script usa o script paste-from-URL do FileMaker para enviar uma solicitação POST para a API do Microsoft Graph e enviar um e-mail.
Exemplo de script para criar um registo de calendário
O script seguinte cria um novo compromisso no calendário do utilizador com sessão iniciada.
Definir variável [$url; valor: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events"]
Definir variável [$event_body; Value:
"{
'assunto': 'Reunião com a FileMaker API',
'corpo': {
'contentType': 'HTML',
'content': 'Discussão sobre a integração da FileMaker com a Microsoft Graph API.
},
'start': {
'dateTime': '2023-09-01T10:00:00',
timeZone": "Hora padrão do Pacífico
},
'fim': {
'dateTime': '2023-09-01T11:00:00',
timeZone": "Hora padrão do Pacífico
},
'participantes': [
{
'emailAddress': {
'endereço': 'teilnehmer@example.com'
},
'tipo': 'obrigatório'
}
]
}"]
Inserir a partir de URL [Seleção; Diálogo: Desligado; Alvo: $url;
Opções cURL: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $event_body]
Este script cria uma entrada de calendário para uma reunião no calendário do utilizador. Pode ajustar a data, a hora e os participantes conforme necessário.
Exemplo de script para sincronizar contactos
Este script mostra como um contacto no Microsoft 365 pode ser sincronizado com a FileMaker.
Definir variável [$url; valor: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/contacts"]
Definir variável [$contact_body; Value:
"{
'givenName': 'Max',
"apelido": "Mustermann",
'emailAddresses': [
{
'endereço': 'max.mustermann@example.com',
nome": "Max Mustermann
}
],
telefones comerciais": [
'+49 123 456789'
]
}"]
Inserir a partir de URL [Seleção; Diálogo: Desligado; Alvo: $url;
Opções cURL: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $contact_body]
Este script adiciona um novo contacto com nome, apelido, email e número de telefone à conta Microsoft 365 do utilizador.
FileMaker ERP com cliente de correio eletrónico integrado e sincronização com o Calendário Apple.
Mais informações
4. Perguntas frequentes sobre FileMaker e Microsoft Outlook
- Como é que posso ligar a FileMaker ao Microsoft Outlook?
- Pode ligar o FileMaker ao Microsoft Outlook através do Microsoft Graph API ou drivers ODBC. Isto permite o acesso a e-mails, contactos e entradas de calendário diretamente do FileMaker.
- Que dados posso sincronizar entre a FileMaker e o Outlook?
- É possível sincronizar e-mails, contactos, entradas de calendário e tarefas. Estes dados podem ser importados do Outlook para a FileMaker ou escritos da FileMaker para o Outlook.
- Qual método de autenticação a API do Microsoft Graph para Outlook usa?
- A API do Microsoft Graph usa o OAuth 2.0. Para estabelecer uma conexão, você deve registrar um aplicativo no Azure Active Diretory e obter um token de acesso com a ID do cliente e o segredo do cliente.
- Posso importar e-mails do Outlook para a FileMaker?
- Sim, é possível enviar um pedido GET através do Microsoft Graph API para recuperar dados de e-mail do Outlook e armazená-los no FileMaker. Isto permite-lhe gerir os e-mails na base de dados FileMaker.
- Como posso enviar e-mails diretamente da FileMaker com o Microsoft Outlook?
- Pode enviar um pedido POST para a API do Microsoft Graph para enviar e-mails diretamente do FileMaker através do Outlook. É possível transmitir os dados do e-mail, como destinatário, assunto e mensagem no formato JSON.
- Posso importar contactos do Outlook para a FileMaker?
- Sim, é possível importar contactos do Outlook para o FileMaker através do Microsoft Graph API. Um pedido GET para o ponto final de contactos permite obter os dados de contacto e guardá-los na FileMaker.
- Como é que integro o calendário do Outlook na FileMaker?
- Pode obter dados de calendário através da API do Microsoft Graph, efectuando um pedido GET para o ponto final do calendário. As entradas do calendário podem então ser exibidas ou editadas no FileMaker.
- Como é que lido com os limites da API ao ligar a FileMaker ao Outlook?
- A API do Microsoft Graph tem limites de API que restringem o número de solicitações por unidade de tempo. Certifique-se de que seus scripts enviem apenas as chamadas de API necessárias e que você implemente o tratamento de erros para reagir aos limites da API.
- Quais são as vantagens de integrar a FileMaker com o Outlook?
- A integração permite gerir e-mails, contactos e calendários de forma centralizada na FileMaker. Isto poupa tempo e reduz a necessidade de sistemas separados, tornando os fluxos de trabalho mais eficientes.
- Existem alternativas à API do Microsoft Graph para enviar e-mails na FileMaker?
- Sim, também é possível enviar e-mails diretamente do FileMaker via SMTP sem utilizar o Outlook. Para o fazer, utilize o comando "Enviar para o destinatário do e-mail" no FileMaker, que utiliza as opções de e-mail integradas no sistema.
- O que é o 360Works Email Plugin e como pode ser utilizado para enviar mensagens de correio eletrónico na FileMaker?
- O 360Works Email Plugin é um plug-in para a FileMaker que oferece funções de correio eletrónico alargadas. Permite-lhe enviar e-mails através de SMTP, recuperar e-mails através de IMAP e suporta anexos, e-mails HTML e muito mais.
- Que vantagens oferece o 360Works Email Plugin em comparação com a função de correio eletrónico integrada da FileMaker?
- O 360Works Email Plugin oferece mais flexibilidade e funcionalidades avançadas, como o acesso IMAP para recuperar mensagens de correio eletrónico, suporte para mensagens de correio eletrónico em HTML, anexação de vários ficheiros e registo detalhado de erros. É ideal para requisitos de correio eletrónico mais exigentes.
- Posso utilizar o plug-in de correio eletrónico 360Works para enviar mensagens de correio eletrónico em massa?
- Sim, o 360Works Email Plugin é ótimo para enviar mensagens de correio eletrónico em massa. Pode criar scripts na FileMaker que enviam e-mails personalizados para um grande número de destinatários e automatizar o processo de envio.
- Posso gerir mensagens de correio eletrónico de contas diferentes com o plug-in de correio eletrónico 360Works?
- Sim, o plug-in suporta a gestão de várias contas de correio eletrónico. Pode configurar diferentes servidores SMTP e definições IMAP para enviar ou recuperar mensagens de correio eletrónico de diferentes contas.
- A integração da FileMaker com o Outlook ou com um plug-in de correio eletrónico é difícil?
- A integração através do Microsoft Graph API ou do 360Works Email Plugin requer conhecimentos de comunicação API e de scripting FileMaker, mas é fácil de implementar com a documentação fornecida. Ambas as soluções oferecem opções poderosas para integrar eficientemente o tráfego de correio eletrónico na FileMaker.
5. resumo
A integração da FileMaker com o Microsoft Outlook oferece uma infinidade de possibilidades para tornar os processos de negócio mais eficientes e aumentar a facilidade de utilização. Dependendo dos requisitos específicos e da infraestrutura técnica da sua empresa, pode escolher entre vários métodos para estabelecer uma ligação entre os dois sistemas:
- A função nativa "Enviar correio" da FileMaker é muitas vezes suficiente para uma simples integração de correio eletrónico.
- Para requisitos mais complexos e funções abrangentes, plugins como o 360Works Email Plugin são uma excelente escolha.
- Para soluções modernas baseadas na nuvem, a API do Microsoft Graph oferece o máximo de flexibilidade e acesso a todo o ecossistema do Microsoft 365.
- As plataformas de automatização, como o Zapier ou o Make, são adequadas para os utilizadores que pretendem criar fluxos de trabalho rápidos e visuais sem terem de se familiarizar profundamente com a programação.
A escolha do método correto depende, em última análise, dos requisitos específicos e das capacidades técnicas da sua organização, bem como das funções do Outlook que pretende integrar na sua solução FileMaker.
Com o Microsoft Graph API, pode integrar o FileMaker e o software gFM Business ERP com os serviços do Microsoft 365 para enviar e-mails, criar entradas de calendário e sincronizar contactos. Estes exemplos mostram as noções básicas de trabalho com o Microsoft Graph API e o FileMaker, usando os comandos cURL para enviar pedidos de API e processar os dados JSON recebidos. Uma configuração sólida do OAuth 2.0 para autenticação e um bom tratamento de erros é crucial para garantir integrações sem problemas.
