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Ligar a FileMaker com o Zapier

  • Ligue a FileMaker ao Zapier e utilize vários serviços online.
Dicas e instruções da FileMaker

8.3 Ligar a FileMaker ao Zapier

O Zapier é uma plataforma de automatização que permite ligar diferentes aplicações e serviços e automatizar processos sem a necessidade de conhecimentos de programação. Uma vez que a FileMaker da Claris não tem integração direta com o Zapier, devem ser utilizados métodos alternativos para ligar a FileMaker ao Zapier, como a utilização de APIs da FileMaker ou webhooks. Este guia mostra passo a passo como utilizar o Zapier em conjunto com a FileMaker para criar um fluxo de trabalho automatizado. Como exemplo, vamos automatizar o envio de e-mails para os clientes depois de criar um novo registo na FileMaker.

1. requisitos

Antes de começar, certifique-se de que preenche os seguintes requisitos:

  • Conta ZapierÉ necessária uma conta Zapier ativa.
  • Licença FileMakerFileMaker Pro ou FileMaker Server com API ativado ou Web Publishing Engine.
  • Webhooks do ZapierEste serviço Zapier é utilizado para receber e responder a dados da FileMaker.
  • Base de dados FileMakerUma base de dados FileMaker simples com informações de clientes e campos de correio eletrónico.

2. configurar a base de dados FileMaker

Crie um layout e os campos correspondentes na sua base de dados FileMaker que serão utilizados para a automatização:

  • Nome do clienteCampo de texto para o nome do cliente.
  • Endereço eletrónicoCampo de texto para o endereço eletrónico do cliente.
  • MensagemCampo de texto para a mensagem a enviar.
  • Estado do registo de dadosCampo de texto que indica o estado do registo de dados (por exemplo, "E-mail enviado").

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2. configurar a base de dados FileMaker

Crie um layout e os campos correspondentes na sua base de dados FileMaker que serão utilizados para a automatização:

  • Nome do clienteCampo de texto para o nome do cliente.
  • Endereço eletrónicoCampo de texto para o endereço eletrónico do cliente.
  • MensagemCampo de texto para a mensagem a enviar.
  • Estado do registo de dadosCampo de texto que indica o estado do registo de dados (por exemplo, "E-mail enviado").

3. configurar os webhooks da FileMaker

Para ligar a FileMaker ao Zapier, pode utilizar webhooks. Trata-se de um pedido HTTP que é enviado da FileMaker para o Zapier quando ocorre um determinado evento (por exemplo, quando é criado um novo registo).

Passos para configurar um webhook na FileMaker:

Criar Script FileMaker:

Crie um script FileMaker que será executado assim que um novo registo for criado ou atualizado. Este script enviará o webhook para o Zapier.

Exemplo de guião:

Definir variável [$url; valor: "https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/"]
Definir variável [$data; Valor: 
JSONSetElement ("{}" ;
    ["name"; nome do cliente; JSONString] ;
    ["email"; endereço de correio eletrónico; JSONString] ;
    ["message"; mensagem; JSONString]
)]

Inserir a partir de URL [Diálogo: Desligado; Destino: $response; $url; HTTP POST; $data]

Neste script, é criado um objeto JSON com os valores dos campos "Customer name", "Email address" e "Message" e enviado para o URL do webhook do Zapier.

Configurar o webhook no Zapier:
  • Inicie sessão na sua conta Zapier e crie um novo "Zap".
  • Selecione "Webhook by Zapier" como a aplicação de acionamento.
  • Selecione a opção "Catch Hook" para criar um recetor de eventos webhook.

O Zapier gera um URL único (por exemplo, https://hooks.zapier.com/hooks/catch/123456/abcdef/) que utiliza no seu script FileMaker.

Testar Webhook:

Execute o seu script FileMaker criando um novo registo ou actualizando um já existente.

O Zapier deve receber o evento webhook e mostrar-lhe uma pré-visualização dos dados que foram enviados pela FileMaker.

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4. configurar o envio de correio eletrónico com o Zapier

Depois de o Zapier ter recebido o webhook da FileMaker, o passo seguinte é configurado no seu Zap: Enviar um e-mail para o cliente.

Selecione o serviço de correio eletrónico no Zapier:
  • Adicione uma nova ação após o acionador "Webhook by Zapier".
  • Selecione "Gmail" (ou outro serviço de correio eletrónico, como o "Outlook" ou o "Mailjet") como aplicação.
  • Selecione a ação "Enviar e-mail".
Configuração do correio eletrónico:

O Zapier pedir-lhe-á que introduza o endereço do destinatário. Utilize o campo "email" aqui, que foi transferido do webhook da FileMaker.

Adicione o nome do cliente e a mensagem dos dados do webhook como conteúdo do correio eletrónico.

Fase de teste final:

Teste todo o fluxo de trabalho criando um novo registo na FileMaker. A FileMaker envia o webhook para o Zapier, e o Zapier acciona o e-mail a ser enviado para o cliente.

5. Atualização do estado na FileMaker

Para garantir que a FileMaker sabe que o e-mail foi enviado com sucesso, pode configurar um passo adicional no Zapier que fornece à base de dados da FileMaker uma atualização de estado.

  • Atualizar a base de dados FileMaker:
    • No final do seu zap, adicione outra ação que envia um comando HTTP POST para o FileMaker API.
    • Para tal, utilize o comando FileMaker Data API para atualizar o estado do registo de dados correspondente, por exemplo, para "Email enviado".

Pode configurar isto com uma segunda ação webhook no Zapier que se dirige diretamente à FileMaker.

6. opções de expansão

Muitas outras automatizações podem ser realizadas com o Zapier e o FileMaker, por exemplo:

  • Notificações por SMSUtilize serviços como o Twilio para enviar notificações automáticas por SMS aos clientes quando ocorrem determinados eventos na FileMaker.
  • Sincronização de CRMLigue a FileMaker a sistemas CRM, como o Salesforce ou o HubSpot, para sincronizar os dados dos clientes entre os sistemas.
  • Integração com o Google SheetsExportação automática de dados do FileMaker para o Google Sheets para criar relatórios ou análises.

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Perguntas frequentes sobre a FileMaker e a Zapier

  • Como posso ligar a FileMaker ao Zapier?
    • A ligação direta entre a FileMaker e o Zapier requer a utilização do FileMaker Data API ou das funções de webhook no Zapier. O FileMaker Data API permite-lhe enviar e receber dados de e para a FileMaker através de pedidos HTTP, enquanto o Zapier automatiza os fluxos de trabalho através de accionadores e acções.
  • O que é o Zapier e como pode ser compatível com a FileMaker?
    • Zapier é uma plataforma que lhe permite ligar aplicações e criar fluxos de trabalho automatizados chamados Zaps. Ao integrar a FileMaker com o Zapier, pode automatizar tarefas como a sincronização de dados entre a FileMaker e outras aplicações como o Google Sheets, o Trello, o Slack e muitas outras.
  • O que é necessário para ligar a FileMaker ao Zapier?
    • Necessita de uma instância em execução do FileMaker Server com o FileMaker Data API ativado. Terá também de fornecer credenciais API (nome de utilizador, palavra-passe, URL da base de dados e token) para ligar a FileMaker ao Zapier. É necessário configurar uma conta no site do Zapier para criar Zaps.
  • Posso exportar dados da FileMaker para o Zapier?
    • Sim, pode exportar dados da FileMaker através da FileMaker Data API. Cria um Zap que é acionado, por exemplo, quando são feitas alterações ou é criado um novo registo na FileMaker e encaminha os dados para outra aplicação, como o Google Sheets ou o MailChimp.
  • Posso importar dados do Zapier para a FileMaker?
    • Sim, pode importar dados do Zapier para a FileMaker através de webhooks ou da FileMaker Data API. Por exemplo, um Zap pode desencadear uma ação que cria automaticamente novos registos no FileMaker ou actualiza os existentes quando algo acontece noutra aplicação, como o Trello ou o Salesforce.
  • Que dados posso sincronizar entre a FileMaker e o Zapier?
    • É possível sincronizar quase todos os tipos de dados suportados pela FileMaker, como contactos, encomendas, produtos, compromissos ou facturas. O Zapier pode atuar como middleware para transferir estes dados entre a FileMaker e centenas de outras aplicações.
  • Como é que configuro o FileMaker Data API para integração com o Zapier?
    • Primeiro, tem de se certificar de que o FileMaker Data API está ativado no seu FileMaker Server. Em seguida, crie credenciais de API e utilize-as nas chamadas de webhook do Zapier ou nos pedidos de publicação HTTP. Em seguida, configure scripts na FileMaker que recebam e processem pedidos de API.
  • O que são webhooks e como é que ajudam na integração FileMaker-Zapier?
    • Os webhooks são pedidos HTTP que uma aplicação (Zapier) envia para outra (FileMaker) quando ocorre um evento específico. Na integração FileMaker-Zapier, os webhooks podem ser utilizados para sincronizar dados imediatamente ou desencadear acções na FileMaker, por exemplo, criar um novo registo quando ocorre uma atualização numa aplicação ligada.
  • Posso utilizar os fluxos de trabalho em papel da FileMaker para várias aplicações ao mesmo tempo?
    • Sim, um Zap pode incluir várias aplicações. Por exemplo, pode extrair dados da FileMaker, guardá-los no Google Sheets e depois enviar uma notificação no Slack. O Zapier oferece uma forma flexível de orquestrar fluxos de trabalho em diferentes plataformas.
  • Como posso automatizar a sincronização de dados entre a FileMaker e outras aplicações através do Zapier?
    • Pode criar Zaps que sincronizam automaticamente dados com outras aplicações quando são feitas alterações na FileMaker. Por exemplo, pode configurar um Zap que importa automaticamente novos contactos da FileMaker para o MailChimp ou cria novas encomendas do Salesforce na FileMaker.
  • Que precauções de segurança tenho de tomar ao ligar a FileMaker ao Zapier?
    • É importante proteger o FileMaker Data API com encriptação SSL para proteger a transmissão de dados. Deverá também configurar restrições de acesso ao API para garantir que apenas aplicações e utilizadores autorizados possam aceder a dados sensíveis. Certifique-se de que efectua cópias de segurança seguras e regulares da sua base de dados FileMaker.
  • A ligação entre a FileMaker e o Zapier é complicada?
    • A ligação da FileMaker ao Zapier requer um conhecimento básico de APIs, webhooks e pedidos HTTP, mas é exequível. O Zapier fornece uma plataforma de fácil utilização que simplifica o processo de automatização. Para além disso, o FileMaker Data API oferece formas flexíveis de trocar dados entre sistemas de forma eficiente. Com a configuração correta, pode configurar fluxos de trabalho automatizados que facilitam muito o seu trabalho.

Resumo

Ao combinar o Zapier e a FileMaker, os utilizadores alemães podem automatizar os seus processos de negócio de forma fácil e eficaz. Com a ajuda de webhooks, os dados da FileMaker podem ser integrados no Zapier e depois encaminhados automaticamente para outros serviços, tais como fornecedores de e-mail, sistemas CRM ou serviços SMS. Embora a FileMaker não ofereça integração nativa com o Zapier, os Webhooks e o FileMaker Data API permitem uma integração flexível e poderosa com outras ferramentas. Esta solução é particularmente adequada para empresas que pretendam automatizar processos como o envio de e-mails, notificações ou sincronização de dados, de forma a poupar tempo e recursos.

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