Ligar a FileMaker à Lexware
A transferência de registos e documentos associados para um software de contabilidade como o Lexware é uma parte importante do fluxo de trabalho diário de muitas empresas. Os processos de registo eficientes são cruciais para manter uma visão geral das finanças e cumprir os requisitos legais em matéria de contabilidade. Pode ser útil utilizar soluções de software como o FileMaker para organizar lançamentos e recibos e depois transferi-los sem problemas para o Lexware. Especialmente quando é necessário processar transacções contabilísticas regulares e grandes quantidades de dados, a automatização da transferência pode simplificar e acelerar significativamente o processo. A gFM-Software ERP para empresas oferece a exportação de lançamentos no formato DATEV-EXTF, bem como no formato de campo individual, o que deve ser suficiente para a maioria das aplicações. Se pretender ligar o Lexware diretamente à FileMaker, encontrará as opções correspondentes no artigo seguinte.
A Lexware oferece várias formas de importar dados de reservas, e a importação de CSV estabeleceu-se como o método mais comum. No entanto, especialmente em tempos de crescente digitalização e automatização, muitas empresas também gostariam de ter a opção de transferir lançamentos através de interfaces API modernas. Embora a Lexware não forneça atualmente uma API REST pública, existem abordagens alternativas para organizar eficientemente a troca de dados, seja através de soluções de terceiros ou de fluxos de trabalho automatizados que se baseiam em funcionalidades existentes.
Oportunidades de integração
1. Intercâmbio de dados através de importação CSV (método recomendado)
O método normal para transferir lançamentos para a Lexware continua a ser através do Importação CSV. Tal como descrito nas instruções anteriores, pode introduzir reservas na FileMaker e depois exportá-las como um ficheiro CSV, que é depois importado para o Lexware.
Vantagens deste método:
- Fácil de implementar
- Não são necessários conhecimentos de API
- Flexivelmente adaptável a diferentes formatos de dados
2. Utilização de integrações de terceiros
Existem alguns fornecedores terceiros que oferecem APIs ou soluções de middleware para integrar dados de outras aplicações (como a FileMaker) em Lexware para integrar. Estas soluções oferecem geralmente uma ponte entre diferentes sistemas, mas estão frequentemente sujeitas a uma taxa e requerem uma personalização adicional.
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Mais informações
Isto permitir-lhe-á efetuar uma integração de API através de soluções de terceiros:
- Ligação através de serviços em nuvemAlguns fornecedores oferecem plataformas de integração baseadas na nuvem que actuam como uma interface entre a FileMaker e a Lexware. Estas plataformas podem oferecer funcionalidades API para transferir automaticamente as reservas.
- Interfaces Lexware de parceirosExistem parceiros especializados da Lexware que oferecem soluções personalizadas para os requisitos específicos da empresa, incluindo a opção de aceder à Lexware através da sua própria API.
3. API especial para a versão Lexware Cloud
Em certos Produtos de nuvem da Lexware a funcionalidade da API é limitada, mas centra-se principalmente na recuperação e gestão dos dados e documentos dos clientes. Esta API não está normalizada para a transferência direta de reservas no sentido de uma API REST. No entanto, pode valer a pena perguntar diretamente à Lexware se é oferecido um acesso específico à API para a sua área de aplicação.
Transferência de lançamentos e documentos do FileMaker para o Lexware
Pré-requisitos:
- FileMaker ProEsta é a sua base de dados central para gerir as reservas e os recibos.
- LexwareO seu software de contabilidade que aceita ficheiros CSV para importar dados de reservas.
- Conhecimentos básicos de FileMakerDeve estar familiarizado com a criação de layouts, scripts e gestão de dados na FileMaker.
Passo 1: Estruturar a base de dados FileMaker
1.1 Criar tabelas e campos
Em primeiro lugar, deve criar uma estrutura de base de dados adequada na FileMaker. Para o efeito, precisará de pelo menos duas tabelas: uma para as reservas e outra para os cupões.
- Tabela "ReservasEsta tabela contém todas as informações relevantes sobre as reservas. Os campos mais importantes são
- Número de reserva
- Data da reserva
- Número do documento
- Conta de débito
- Conta de crédito
- Montante
- Texto de reserva
- Chave fiscal (se necessário)
- Quadro "ReceitasEsta tabela é utilizada para gravar os documentos associados aos lançamentos. Os campos seguintes são importantes:
- Número de documento (para criar a ligação à tabela "Lançamentos")
- Ficheiro de documento (este campo pode conter um caminho de ficheiro ou um campo de contentor no qual o PDF é guardado diretamente)
1.2 Ligar as tabelas
Para garantir que os comprovantes corretos são atribuídos aos respectivos lançamentos, deve criar uma relação entre as tabelas "Lançamentos" e "Comprovantes". Isso é feito através do campo "Número do comprovante". Isso permite exibir os comprovantes associados na síntese de lançamentos.
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Pedir informações Etapa 2: Introduzir e importar reservas e recibos
2.1 Introduzir as reservas
Pode introduzir as reservas manualmente na tabela "Reservas" ou importar dados de fontes externas (por exemplo, de folhas de cálculo Excel ou ficheiros CSV). A FileMaker oferece uma função de importação simples para transferir dados de vários formatos.
2.2 Ligação de documentos
Para cada lançamento, deve guardar o recibo correspondente na tabela "Recibos". Isto pode ser feito através de um campo contentor para o qual carrega diretamente o ficheiro PDF, ou pode gravar apenas o caminho do ficheiro se este for gerido externamente. Utilizar o campo comum "Número do comprovante" para estabelecer a ligação ao respetivo lançamento.
Passo 3: Exportar as marcações em formato CSV
Uma vez que a Lexware suporta a importação de lançamentos em formato CSV, é necessário exportar os lançamentos da FileMaker. Para tal, pode utilizar um script na FileMaker que produza os dados no formato correto.
3.1 Criação de um guião de exportação
Na FileMaker, pode criar um script que exporta as reservas como um ficheiro CSV. Um exemplo simples de um script deste género poderia ser o seguinte:
Exportar registos de dados [Com diálogo: Off; "Path/to/file.csv"; formato CSV; Tabela: Bookings]
Neste script, a tabela "Bookings" é exportada como um ficheiro CSV. Pode personalizar o local de armazenamento e o nome do ficheiro para automatizar o processo de exportação. Certifique-se de que a ordem dos campos corresponde aos requisitos da Lexware.
3.2 Personalização do esquema de exportação
Certificar-se de que apenas os campos relevantes são selecionados para a exportação. Para isso, é possível criar um layout especial para a exportação ou selecionar diretamente os campos apropriados na tabela "Reservas".
É importante que o ficheiro CSV exportado corresponda exatamente aos campos que a Lexware exige para a importação (por exemplo, conta, montante, texto da reserva, etc.). Verifique os campos e o separador (normalmente o ponto e vírgula ou a vírgula).
Passo 4: Preparar a importação no Lexware
Depois de o ficheiro CSV ter sido exportado da FileMaker, o passo seguinte é importá-lo para o Lexware. Aqui estão os passos necessários:
- Preparar a importaçãoAbra o Lexware e selecione a área em que pretende importar as reservas (por exemplo, no módulo de reservas).
- Selecionar ficheiro CSVAceda ao menu de importação no Lexware e selecione o ficheiro CSV previamente exportado.
- Atribuição dos camposA Lexware pode pedir-lhe que atribua os campos do ficheiro CSV aos campos de reserva na Lexware. Normalmente, isto é feito apenas uma vez e o Lexware lembra-se desta atribuição para importações futuras.
Etapa 5: Transferir cupões
Se os cupões também tiverem de ser ligados aos lançamentos, existem várias opções:
- Armazenamento externo de PDFsOs ficheiros PDF podem ser armazenados num local de armazenamento central e o caminho do ficheiro pode ser exportado no ficheiro CSV e armazenado no Lexware. Desta forma, pode aceder aos documentos posteriormente através do Lexware.
- Carregamento manual no LexwareEm alternativa, pode carregar os comprovantes manualmente no Lexware, se esta função estiver disponível na versão que está a utilizar. Algumas versões do Lexware permitem-lhe anexar ficheiros PDF diretamente ao lançamento.
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