Conectar FileMaker con Lexware
La transferencia de contabilizaciones y documentos asociados a software de contabilidad como Lexware es una parte importante del flujo de trabajo diario de muchas empresas. Los procesos de contabilización eficientes son cruciales para mantener una visión general de las finanzas y cumplir los requisitos legales en materia de contabilidad. Puede ser útil utilizar soluciones de software como FileMaker para organizar contabilizaciones y recibos y luego transferirlos sin problemas a Lexware. Especialmente cuando es necesario procesar transacciones contables regulares y grandes cantidades de datos, la automatización de la transferencia puede simplificar y acelerar significativamente el proceso. El sitio gFM-Software ERP para empresas ofrece la exportación de contabilizaciones en formato DATEV-EXTF, así como en formato de campo individual, lo que debería ser suficiente para la mayoría de las aplicaciones. Si desea conectar Lexware directamente a FileMaker, encontrará las opciones correspondientes en el siguiente artículo.
Lexware ofrece varias formas de importar datos de reservas, y la importación CSV se ha establecido como el método más común. Sin embargo, especialmente en tiempos de creciente digitalización y automatización, a muchas empresas también les gustaría tener la opción de transferir contabilizaciones a través de modernas interfaces API. Aunque Lexware no proporciona actualmente una API REST pública, existen enfoques alternativos para organizar eficazmente el intercambio de datos, ya sea mediante soluciones de terceros o flujos de trabajo automatizados que se basan en funcionalidades existentes.
Oportunidades de integración
1. Intercambio de datos mediante importación CSV (método recomendado)
El método estándar para transferir contabilizaciones a Lexware sigue siendo a través de la aplicación Importación CSV. Como se describe en las instrucciones anteriores, puede introducir las reservas en FileMaker y exportarlas como un archivo CSV, que luego se importa en Lexware.
Ventajas de este método:
- Fácil de aplicar
- No se requieren conocimientos de API
- Adaptación flexible a distintos formatos de datos
2. Uso de integraciones de terceros
Existen algunos proveedores externos que ofrecen API o soluciones de middleware para integrar datos de otras aplicaciones (como FileMaker) en Lexware integrar. Estas soluciones suelen ofrecer un puente entre distintos sistemas, pero suelen ser de pago y requieren una personalización adicional.
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Más información
Esto le permitiría realizar una integración API a través de soluciones de terceros:
- Conexión a través de servicios en la nubeAlgunos proveedores ofrecen plataformas de integración basadas en la nube que actúan como interfaz entre FileMaker y Lexware. Dichas plataformas pueden ofrecer funcionalidades API para transferir reservas automáticamente.
- Interfaces Lexware de sociosExisten socios especializados de Lexware que ofrecen soluciones personalizadas para requisitos empresariales específicos, incluida la opción de acceder a Lexware a través de su propia API.
3. API especial para la versión Lexware Cloud
En algunos Productos Lexware en la nube la funcionalidad de la API es limitada, pero se centra principalmente en la recuperación y gestión de los datos y documentos de los clientes. Esta API no está estandarizada para la transferencia directa de reservas en el sentido de una API REST. Sin embargo, puede valer la pena preguntar directamente a Lexware si se ofrece un acceso API específico para su área de aplicación.
Transferencia de contabilizaciones y documentos de FileMaker a Lexware
Requisitos previos:
- FileMaker ProEsta es su base de datos central para gestionar las reservas y los recibos.
- LexwareSu programa de contabilidad que acepta archivos CSV para importar datos de reservas.
- Conocimientos básicos de FileMakerDebe estar familiarizado con la creación de presentaciones, guiones y gestión de datos en FileMaker.
Paso 1: Estructurar la base de datos FileMaker
1.1 Creación de tablas y campos
En primer lugar, debe crear una estructura de base de datos adecuada en FileMaker. Para ello necesitará al menos dos tablas: una para las reservas y otra para los comprobantes.
- Cuadro "ReservasEsta tabla contiene toda la información relevante sobre las reservas. Los campos más importantes son
- Número de reserva
- Fecha de la reserva
- Número de documento
- Cuenta deudora
- Cuenta de crédito
- Importe
- Texto de la reserva
- Clave fiscal (si es necesario)
- Cuadro "IngresosEsta tabla se utiliza para guardar los documentos asociados a las contabilizaciones. Los siguientes campos son importantes:
- Número de documento (para crear el enlace a la tabla "Contabilizaciones")
- Archivo del documento (este campo puede contener una ruta de archivo o un campo contenedor en el que se guarda directamente el PDF)
1.2 Vinculación de las tablas
Para asegurarse de que se asignan los comprobantes correctos a las contabilizaciones respectivas, debe crear una relación entre las tablas "Contabilizaciones" y "Comprobantes". Esto se hace a través del campo "Número de comprobante". Esto le permitirá visualizar los comprobantes asociados en el resumen de contabilizaciones.
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Solicitar información Paso 2: Introducir e importar reservas y recibos
2.1 Introducir reservas
Puede introducir las reservas manualmente en la tabla "Reservas" o importar datos de fuentes externas (por ejemplo, de hojas de cálculo Excel o archivos CSV). FileMaker ofrece una sencilla función de importación para transferir datos desde distintos formatos.
2.2 Vincular documentos
Para cada contabilización, debe guardar el recibo correspondiente en la tabla "Recibos". Esto puede hacerse mediante un campo contenedor en el que cargue directamente el archivo PDF, o puede guardar sólo la ruta del archivo si éste se gestiona externamente. Utilice el campo común "Número de comprobante" para establecer el vínculo con la contabilización correspondiente.
Paso 3: Exportar las reservas en formato CSV
Como Lexware admite la importación de contabilizaciones en formato CSV, debe exportar las contabilizaciones desde FileMaker. Para ello, puede utilizar un guión en FileMaker que genere los datos en el formato correcto.
3.1 Creación de un script de exportación
En FileMaker, puede crear un guión que exporte las reservas como un archivo CSV. Un ejemplo sencillo de un guión de este tipo podría ser el siguiente:
Exportar registros de datos [Con diálogo: Desactivado; "Ruta/a/archivo.csv"; Formato CSV; Tabla: Reservas].
En este script, la tabla "Reservas" se exporta como archivo CSV. Puede personalizar la ubicación de almacenamiento y el nombre del archivo para automatizar el proceso de exportación. Asegúrese de que el orden de los campos coincide con los requisitos de Lexware.
3.2 Personalización del diseño de exportación
Asegúrese de que sólo se seleccionan los campos relevantes para la exportación. Para ello, puede crear un diseño especial para la exportación o seleccionar directamente los campos correspondientes en la tabla "Reservas".
Es importante que el archivo CSV exportado se corresponda exactamente con los campos que Lexware requiere para la importación (por ejemplo, cuenta, importe, texto de la reserva, etc.). Compruebe los campos y el separador (normalmente el punto y coma o la coma).
Paso 4: Preparar la importación en Lexware
Una vez exportado el archivo CSV desde FileMaker, el siguiente paso es importarlo a Lexware. Estos son los pasos necesarios:
- Preparar la importaciónAbra Lexware y seleccione el área en la que desea importar las reservas (por ejemplo, en el módulo de reservas).
- Seleccionar archivo CSVVaya al menú de importación de Lexware y seleccione el archivo CSV previamente exportado.
- Asignación de los camposLexware puede pedirle que asigne los campos del archivo CSV a los campos de reserva en Lexware. Esto normalmente sólo se hace una vez y Lexware recuerda esta asignación para futuras importaciones.
Paso 5: Transferir vales
Si los vales también deben vincularse a las contabilizaciones, existen varias opciones:
- Almacenamiento externo de PDFLos archivos PDF pueden almacenarse en una ubicación central y la ruta del archivo puede exportarse en el archivo CSV y almacenarse en Lexware. De este modo, podrá consultar los documentos posteriormente a través de Lexware.
- Carga manual en LexwareAlternativamente, puede cargar los comprobantes manualmente en Lexware si esta función está disponible en la versión que está utilizando. Algunas versiones de Lexware permiten adjuntar archivos PDF directamente a la contabilización.
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