Connecter FileMaker à Lexware
Le transfert des écritures comptables et des pièces justificatives correspondantes vers un logiciel de comptabilité tel que Lexware représente une part importante du flux de travail quotidien pour de nombreuses entreprises. Des processus comptables efficaces sont essentiels pour garder une vue d'ensemble des finances et satisfaire aux exigences légales en matière de comptabilité. Dans ce contexte, il peut être utile d'utiliser des solutions logicielles telles que FileMaker pour organiser les écritures et les documents, afin de les transférer ensuite de manière transparente vers Lexware. En particulier lorsque des opérations comptables régulières et des volumes de données importants doivent être traités, l'automatisation du transfert peut considérablement simplifier et accélérer le processus. Le site Logiciel ERP gFM-Business propose l'exportation des écritures au format DATEV-EXTF ainsi qu'au format de champ individuel, ce qui devrait être suffisant pour la plupart des applications. Si Lexware doit être directement relié à FileMaker, vous trouverez les possibilités correspondantes dans l'article suivant.
Lexware propose différentes manières d'importer des données comptables, et l'importation CSV s'est imposée comme la méthode la plus courante. Mais à l'heure de la numérisation et de l'automatisation croissantes, de nombreuses entreprises souhaitent également avoir la possibilité de transmettre des écritures comptables via des interfaces API modernes. Certes, Lexware ne met actuellement pas d'API REST publique à disposition, mais il existe des approches alternatives pour organiser efficacement l'échange de données, que ce soit par le biais de solutions tierces ou de workflows automatisés qui s'appuient sur des fonctionnalités existantes.
Possibilités d'intégration
1. Échange de données via l'importation CSV (méthode recommandée)
La méthode standard de transfert des écritures vers Lexware se fait toujours via le Importation CSV. Comme décrit dans le guide précédent, vous pouvez saisir des écritures dans FileMaker, puis les exporter sous forme de fichier CSV, qui sera ensuite importé dans Lexware.
Avantages de cette méthode :
- Facile à mettre en œuvre
- Aucune connaissance de l'API n'est nécessaire
- Adaptable de manière flexible à différents formats de données
2. Utilisation d'intégrations tierces
Certains fournisseurs tiers proposent des API ou des solutions middleware permettant d'intégrer des données d'autres applications (telles que FileMaker) dans des fichiers de données. Lexware d'intégrer des logiciels. Ces solutions offrent généralement une passerelle entre différents systèmes, mais elles sont souvent payantes et nécessitent des adaptations supplémentaires.
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Plus d'informations
Vous pourriez ainsi réaliser une intégration API via des solutions tierces :
- Connexion via des services cloudCertains fournisseurs mettent à disposition des plateformes d'intégration basées sur le cloud qui servent d'interface entre FileMaker et Lexware. De telles plates-formes peuvent offrir des fonctionnalités API pour transférer automatiquement les écritures.
- Interfaces Lexware de partenairesIl existe des partenaires spécialisés de Lexware qui proposent des solutions sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises, y compris la possibilité d'accéder à Lexware via leur propre API.
3. API spéciale pour la version cloud de Lexware
Dans certains Produits Lexware Cloud il existe une fonctionnalité API limitée, mais qui se concentre principalement sur la consultation et la gestion des données clients et des documents. Cette API n'est pas standardisée pour le transfert direct des écritures au sens d'une API REST. Il pourrait toutefois être intéressant de demander directement à Lexware si des accès API spécifiques sont proposés pour votre domaine d'application.
Transfert des écritures et des documents de FileMaker vers Lexware
Conditions préalables :
- FileMaker ProC'est votre base de données centrale pour la gestion des écritures et des documents.
- Lexware: votre logiciel de comptabilité qui accepte les fichiers CSV pour importer les données comptables.
- Connaissances de base de FileMakerVous devez être familiarisé(e) avec la création de modèles, de scripts et la gestion des données dans FileMaker.
Etape 1 : Structurer la base de données FileMaker
1.1 Création de tables et de champs
Vous devez tout d'abord créer une structure de base de données appropriée dans FileMaker. Pour cela, vous avez besoin d'au moins deux tables : une pour les écritures et une pour les documents.
- Tableau "EcrituresCe tableau contient toutes les informations pertinentes sur les inscriptions. Les champs les plus importants sont
- Numéro de réservation
- Date de réservation
- Numéro de document
- Compte débiteur
- Compte de crédit
- Montant
- Texte de l'écriture
- Clé de commande (si nécessaire)
- Tableau "Pièces justificativesDans ce tableau sont enregistrées les pièces justificatives relatives aux écritures. Les champs suivants sont importants :
- Numéro de document (pour établir le lien avec le tableau "Ecritures")
- Fichier de document (ce champ peut contenir soit un chemin d'accès au fichier, soit un champ conteneur dans lequel le PDF est directement enregistré)
1.2. lien entre les tableaux
Pour s'assurer que les bons documents sont attribués aux écritures correspondantes, il convient d'établir une relation entre les tableaux "Écritures" et "Documents". Pour ce faire, utilisez le champ "Numéro de document". Vous pouvez ainsi afficher les documents correspondants dans la vue d'ensemble des écritures.
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Demander des informations Étape 2 : Saisir et importer des écritures et des documents
2.1. saisir des écritures
Vous pouvez saisir les écritures manuellement dans la table "Écritures" ou importer des données à partir de sources externes (par exemple, des feuilles de calcul Excel ou des fichiers CSV). FileMaker propose une fonction d'importation simple permettant de reprendre des données de différents formats.
2.2 Lier des documents
Pour chaque écriture, vous devez enregistrer le document correspondant dans le tableau "Documents". Cela peut se faire via un champ conteneur dans lequel vous téléchargez directement le fichier PDF, ou vous enregistrez uniquement le chemin d'accès au fichier si celui-ci est géré en externe. Vous établissez le lien avec l'écriture correspondante via le champ commun "Numéro de document".
Étape 3 : Exportation des écritures au format CSV
Comme Lexware supporte l'importation des écritures au format CSV, vous devez exporter les écritures depuis FileMaker. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un script dans FileMaker qui permet de sortir les données dans le bon format.
3.1 Création d'un script d'exportation
Dans FileMaker, vous pouvez créer un script qui exporte les écritures sous forme de fichier CSV. Un exemple simple d'un tel script pourrait ressembler à ce qui suit :
Exporter les enregistrements [Avec dialogue : Désactivé ; "Chemin/vers/fichier.csv" ; Format CSV ; Tableau : Écritures]
Dans ce script, le tableau "Ecritures" est exporté sous forme de fichier CSV. Vous pouvez personnaliser l'emplacement et le nom du fichier afin d'automatiser le processus d'exportation. Veillez à ce que l'ordre des champs corresponde aux exigences de Lexware.
3.2. adaptation de la mise en page de l'exportation
Assurez-vous que seuls les champs pertinents sont sélectionnés pour l'exportation. Pour ce faire, vous pouvez soit créer une mise en page spéciale pour l'exportation, soit sélectionner directement les champs appropriés du tableau "Ecritures".
Il est important que le fichier CSV exporté corresponde exactement aux champs dont Lexware a besoin pour l'importation (par ex. compte, montant, texte d'écriture, etc.). Vérifiez les champs et le séparateur (généralement le point-virgule ou la virgule).
Étape 4 : Préparation de l'importation dans Lexware
Après avoir exporté le fichier CSV de FileMaker, l'étape suivante consiste à l'importer dans Lexware. Voici les étapes nécessaires :
- Préparer l'importationOuvrir Lexware et sélectionner le domaine dans lequel vous souhaitez importer les écritures (par exemple dans le module d'écriture).
- Sélectionner le fichier CSVDans Lexware, allez dans le menu d'importation et sélectionnez le fichier CSV précédemment exporté.
- Affectation des champsLexware vous demandera peut-être d'associer les champs du fichier CSV aux champs d'enregistrement dans Lexware. Cela ne se fait normalement qu'une seule fois, et Lexware garde en mémoire cette affectation pour les importations futures.
Étape 5 : Transférer les documents
Si les documents doivent également être liés aux écritures, il existe plusieurs possibilités :
- Stockage externe des PDFLes fichiers PDF peuvent être stockés dans un emplacement central et le chemin d'accès au fichier peut être exporté dans le fichier CSV et stocké dans Lexware. De cette manière, vous pouvez consulter les documents a posteriori via Lexware.
- Téléchargement manuel dans LexwareVous pouvez également télécharger manuellement les documents dans Lexware, si cette fonction est disponible dans la version que vous utilisez. Certaines versions de Lexware permettent de joindre des fichiers PDF directement à l'écriture.
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