FileMaker verbinden met Lexware
Let op! Dit voorbeeld is een concept dat niet gegarandeerd precies zo werkt als afgebeeld. Het artikel wordt niet regelmatig bijgewerkt en kan daarom verouderd zijn wat betreft softwareversies.
We bieden geen ondersteuning voor onze gepubliceerde voorbeelden.
Het overbrengen van boekingen en bijbehorende documenten naar boekhoudsoftware zoals Lexware is voor veel bedrijven een belangrijk onderdeel van de dagelijkse workflow. Efficiënte boekingsprocessen zijn cruciaal om overzicht te houden over de financiën en om te voldoen aan de wettelijke vereisten op het gebied van boekhouding. Het kan handig zijn om softwareoplossingen zoals FileMaker te gebruiken om boekingen en ontvangsten te organiseren en ze vervolgens naadloos over te zetten naar Lexware. Vooral wanneer regelmatige boekhoudkundige transacties en grote hoeveelheden gegevens moeten worden verwerkt, kan het automatiseren van de overdracht het proces aanzienlijk vereenvoudigen en versnellen. De gFM-Bedrijf ERP Software biedt de export van berichten in DATEV-EXTF formaat en in individueel veldformaat, wat voor de meeste toepassingen voldoende zou moeten zijn. Als u Lexware rechtstreeks met FileMaker wilt verbinden, vindt u de bijbehorende opties in het volgende artikel.
Lexware biedt verschillende manieren om boekingsgegevens te importeren en CSV-import heeft zich gevestigd als de meest gebruikte methode. Vooral in tijden van toenemende digitalisering en automatisering willen veel bedrijven echter ook de mogelijkheid hebben om boekingen via moderne API-interfaces over te dragen. Hoewel Lexware op dit moment geen openbare REST API biedt, zijn er alternatieve benaderingen om gegevensuitwisseling efficiënt te organiseren, hetzij via oplossingen van derden of geautomatiseerde workflows die voortbouwen op bestaande functionaliteiten.
Mogelijkheden voor integratie
1. Gegevensuitwisseling via CSV-import (aanbevolen methode)
De standaardmethode voor het overbrengen van berichten naar Lexware is nog steeds via de CSV importeren. Zoals beschreven in de vorige instructies, kunt u boekingen invoeren in FileMaker en deze vervolgens exporteren als CSV-bestand, dat vervolgens wordt geïmporteerd in Lexware.
Voordelen van deze methode:
- Gemakkelijk te implementeren
- Geen API-kennis vereist
- Flexibel aan te passen aan verschillende gegevensformaten
2. Gebruik van integraties met derden
Er zijn enkele externe leveranciers die API's of middleware-oplossingen bieden om gegevens uit andere toepassingen (zoals FileMaker) te integreren in Lexware te integreren. Deze oplossingen bieden meestal een brug tussen verschillende systemen, maar zijn vaak tegen betaling en vereisen extra maatwerk.
FileMaker ERP-software met goederenbeheer, CRM en facturering, flexibel aanpasbaar.
Meer informatie
Hierdoor kun je een API-integratie uitvoeren via oplossingen van derden:
- Verbinding via cloudservicesSommige aanbieders bieden cloudgebaseerde integratieplatforms die fungeren als interface tussen FileMaker en Lexware. Dergelijke platforms kunnen API-functionaliteiten bieden om boekingen automatisch over te dragen.
- Lexware interfaces van partnersEr zijn gespecialiseerde Lexware-partners die oplossingen op maat bieden voor specifieke bedrijfsbehoeften, inclusief de mogelijkheid om Lexware te benaderen via hun eigen API.
3. Speciale API voor Lexware Cloud-versie
In bepaalde Lexware cloudproducten Er is beperkte API-functionaliteit, maar deze is voornamelijk gericht op het ophalen en beheren van klantgegevens en documenten. Deze API is niet gestandaardiseerd voor directe boekingsoverdracht in de zin van een REST API. Het kan echter de moeite waard zijn om Lexware rechtstreeks te vragen of er specifieke API-toegang wordt aangeboden voor uw toepassingsgebied.
Overdracht van berichten en documenten van FileMaker naar Lexware
Vereisten:
- FileMaker ProDit is je centrale database voor het beheren van boekingen en ontvangsten.
- LexwareJe boekhoudsoftware die CSV-bestanden accepteert voor het importeren van boekingsgegevens.
- Basiskennis van FileMakerJe moet bekend zijn met het maken van lay-outs, scripts en gegevensbeheer in FileMaker.
Stap 1: De FileMaker-database structureren
1.1 De tabellen en velden aanmaken
Ten eerste moet u een geschikte databasestructuur maken in FileMaker. Hiervoor heb je minstens twee tabellen nodig: één voor de boekingen en één voor de vouchers.
- Tabel "BoekingenDeze tabel bevat alle relevante informatie over de boekingen. De belangrijkste velden zijn
- Reserveringsnummer
- Datum boeking
- Documentnummer
- Debet rekening
- Kredietrekening
- Bedrag
- Boeking tekst
- Belastingsleutel (indien nodig)
- Tabel "OntvangstenDeze tabel wordt gebruikt om de documenten op te slaan die bij de postings horen. De volgende velden zijn belangrijk:
- Documentnummer (om de link naar de tabel "Postings" te maken)
- Documentbestand (dit veld kan een bestandspad bevatten of een containerveld waarin de PDF rechtstreeks wordt opgeslagen)
1.2 De tabellen koppelen
Om ervoor te zorgen dat de juiste vouchers aan de respectieve boekingen worden toegewezen, moet je een relatie maken tussen de tabellen "Boekingen" en "Vouchers". Dit gebeurt via het veld "Vouchernummer". Hierdoor kun je de bijbehorende bonnen weergeven in het overzicht van de boekingen.
Vier FileMaker ERP-platforms voor geoptimaliseerde bedrijfsprocessen.
Informatie aanvragen Stap 2: Boekingen en bonnen invoeren en importeren
2.1 Boekingen invoeren
U kunt de boekingen handmatig invoeren in de tabel "Boekingen" of gegevens importeren uit externe bronnen (bijvoorbeeld uit Excel-spreadsheets of CSV-bestanden). FileMaker biedt een eenvoudige importfunctie om gegevens uit verschillende formaten over te zetten.
2.2 Documenten koppelen
Voor elke boeking moet je het overeenkomstige ontvangstbewijs opslaan in de tabel "Ontvangsten". Dit kan via een containerveld waarin je het PDF-bestand rechtstreeks uploadt, of je kunt alleen het bestandspad opslaan als het bestand extern wordt beheerd. Gebruik het gemeenschappelijke veld "Bonnummer" om de link naar de betreffende boeking te leggen.
Stap 3: Exporteer de boekingen in CSV-formaat
Omdat Lexware het importeren van postings in CSV-formaat ondersteunt, moet u de postings exporteren vanuit FileMaker. Hiervoor kunt u een script in FileMaker gebruiken dat de gegevens in het juiste formaat uitvoert.
3.1 Een exportscript maken
In FileMaker kun je een script maken dat de boekingen exporteert als CSV-bestand. Een eenvoudig voorbeeld van zo'n script zou er als volgt uit kunnen zien:
Gegevensrecords exporteren [Met dialoog: Uit; "Pad/naar/bestand.csv"; CSV-formaat; Tabel: Boekingen]
In dit script wordt de tabel "Boekingen" geëxporteerd als CSV-bestand. U kunt de opslaglocatie en bestandsnaam aanpassen om het exportproces te automatiseren. Zorg ervoor dat de volgorde van de velden overeenkomt met de vereisten van Lexware.
3.2 De exportlay-out aanpassen
Zorg ervoor dat alleen de relevante velden worden geselecteerd voor de export. Hiervoor kun je een speciale lay-out voor de export maken of direct de juiste velden selecteren in de tabel "Boekingen".
Het is belangrijk dat het geëxporteerde CSV-bestand exact overeenkomt met de velden die Lexware nodig heeft voor het importeren (bijv. rekening, bedrag, boekingstekst, enz.). Controleer de velden en het scheidingsteken (normaal gesproken de puntkomma of komma).
Stap 4: De import in Lexware voorbereiden
Zodra het CSV-bestand uit FileMaker is geëxporteerd, is de volgende stap het importeren in Lexware. Dit zijn de noodzakelijke stappen:
- Import voorbereidenOpen Lexware en selecteer het gedeelte waarin u de boekingen wilt importeren (bijvoorbeeld in de boekingsmodule).
- Selecteer CSV-bestandGa naar het importmenu in Lexware en selecteer het eerder geëxporteerde CSV-bestand.
- Toewijzing van de veldenLexware kan u vragen om de velden van het CSV-bestand toe te wijzen aan de boekingsvelden in Lexware. Dit wordt normaal gesproken maar één keer gedaan en Lexware onthoudt deze toewijzing voor toekomstige importen.
Stap 5: Vouchers overmaken
Als de vouchers ook moeten worden gekoppeld aan de boekingen, zijn er verschillende opties:
- Externe opslag van PDF'sDe PDF-bestanden kunnen worden opgeslagen op een centrale opslaglocatie en het bestandspad kan worden geëxporteerd in het CSV-bestand en worden opgeslagen in Lexware. Op deze manier kunt u de documenten achteraf via Lexware oproepen.
- Handmatig uploaden in LexwareU kunt de vouchers ook handmatig uploaden naar Lexware als deze functie beschikbaar is in de versie die u gebruikt. In sommige versies van Lexware kunt u PDF-bestanden direct bij de boeking voegen.
FileMaker spoedcursus
Snel en effectief FileMaker
leren in 20 hoofdstukken.
Gratis deelname
