Propojení aplikace FileMaker se softwarem Lexware
Přenos zaúčtování a souvisejících dokladů do účetního softwaru, jako je Lexware, je pro mnoho společností důležitou součástí každodenního pracovního procesu. Efektivní procesy účtování jsou klíčové pro udržení přehledu o financích a splnění zákonných požadavků v účetnictví. Pro organizaci zaúčtování a účtenek může být užitečné používat softwarová řešení, jako je FileMaker, a poté je bezproblémově přenášet do softwaru Lexware. Zejména v případech, kdy je třeba zpracovávat pravidelné účetní transakce a velké objemy dat, může automatizace přenosu proces výrazně zjednodušit a urychlit. Na adrese gFM-Business ERP Software nabízí export příspěvků ve formátu DATEV-EXTF i ve formátu jednotlivých polí, který by měl být pro většinu aplikací dostačující. Pokud chcete Lexware připojit přímo k FileMakeru, najdete příslušné možnosti v následujícím článku.
Společnost Lexware nabízí různé způsoby importu rezervačních dat, přičemž import CSV se stal nejběžnější metodou. Zejména v době rostoucí digitalizace a automatizace by však řada firem uvítala také možnost přenášet zaúčtování prostřednictvím moderních rozhraní API. Přestože společnost Lexware v současné době neposkytuje veřejné rozhraní REST API, existují alternativní přístupy, jak efektivně organizovat výměnu dat, ať už prostřednictvím řešení třetích stran, nebo automatizovaných pracovních postupů, které vycházejí ze stávajících funkcí.
Příležitosti pro integraci
1. Výměna dat prostřednictvím importu CSV (doporučená metoda)
Standardní způsob přenosu příspěvků do Lexware je stále prostřednictvím aplikace Import CSV. Jak bylo popsáno v předchozích pokynech, můžete zadávat rezervace v aplikaci FileMaker a poté je exportovat jako soubor CSV, který se poté importuje do aplikace Lexware.
Výhody této metody:
- Snadná implementace
- Není nutná znalost API
- Flexibilní přizpůsobení různým datovým formátům
2. Použití integrací třetích stran
Existují poskytovatelé třetích stran, kteří nabízejí rozhraní API nebo middleware pro integraci dat z jiných aplikací (např. FileMaker) do. Lexware integrovat. Tato řešení obvykle nabízejí propojení mezi různými systémy, ale často jsou zpoplatněna a vyžadují další úpravy.
Software FileMaker ERP se správou zboží, CRM a fakturací, který lze flexibilně přizpůsobit.
Více informací
To by vám umožnilo provést integraci API prostřednictvím řešení třetích stran:
- Připojení prostřednictvím cloudových služebNěkteří poskytovatelé nabízejí cloudové integrační platformy, které fungují jako rozhraní mezi aplikacemi FileMaker a Lexware. Tyto platformy mohou nabízet funkce API pro automatický přenos rezervací.
- Rozhraní Lexware od partnerůExistují specializovaní partneři Lexware, kteří nabízejí řešení přizpůsobená konkrétním požadavkům společnosti, včetně možnosti přístupu k Lexware prostřednictvím vlastního rozhraní API.
3. Speciální API pro verzi Lexware Cloud
V některých Cloudové produkty Lexware existuje omezená funkčnost rozhraní API, která se však zaměřuje především na načítání a správu dat a dokumentů zákazníků. Toto rozhraní API není standardizováno pro přímý přenos rezervací ve smyslu rozhraní REST API. Možná by však stálo za to zeptat se přímo společnosti Lexware, zda je pro vaši oblast použití nabízen specifický přístup k rozhraní API.
Přenos příspěvků a dokumentů z aplikace FileMaker do aplikace Lexware
Předpoklady:
- FileMaker ProJedná se o centrální databázi pro správu rezervací a účtenek.
- LexwareVáš účetní software, který přijímá soubory CSV pro importování údajů o rezervacích.
- Základní znalost FileMakeruMěli byste znát tvorbu rozvržení, skriptů a správu dat v aplikaci FileMaker.
Krok 1: Strukturování databáze FileMaker
1.1 Vytvoření tabulek a polí
Nejprve byste měli vytvořit vhodnou strukturu databáze v aplikaci FileMaker. K tomu budete potřebovat alespoň dvě tabulky: jednu pro rezervace a druhou pro vouchery.
- Tabulka "RezervaceTato tabulka obsahuje všechny důležité informace o rezervacích. Nejdůležitější pole jsou
- Číslo rezervace
- Datum rezervace
- Číslo dokumentu
- Debetní účet
- Kreditní účet
- Částka
- Text rezervace
- Daňový klíč (je-li třeba)
- Tabulka "PříjmyTato tabulka slouží k ukládání dokumentů spojených s příspěvky. Důležitá jsou následující pole:
- Číslo dokumentu (pro vytvoření odkazu na tabulku "Příspěvky")
- Soubor dokumentu (toto pole může obsahovat buď cestu k souboru, nebo pole kontejneru, do kterého je PDF soubor přímo uložen).
1.2 Propojení tabulek
Abyste zajistili přiřazení správných poukazů k příslušným zaúčtováním, měli byste vytvořit vztah mezi tabulkami "Zaúčtování" a "Poukazy". To se provádí prostřednictvím pole "Číslo poukazu". To vám umožní zobrazit přiřazené poukazy v rámci přehledu zaúčtování.
Čtyři platformy FileMaker ERP pro optimalizaci provozních procesů.
Vyžádat si informace Krok 2: Zadávání a import rezervací a účtenek
2.1 Zadávání rezervací
Rezervace můžete zadávat ručně do tabulky "Rezervace" nebo importovat data z externích zdrojů (například z tabulek Excel nebo souborů CSV). FileMaker nabízí jednoduchou funkci importu pro přenos dat z různých formátů.
2.2 Propojení dokumentů
Pro každé zaúčtování byste měli uložit příslušnou účtenku do tabulky "Účtenky". To lze provést prostřednictvím pole kontejneru, do kterého nahrajete přímo soubor PDF, nebo můžete uložit pouze cestu k souboru, pokud je soubor spravován externě. K vytvoření vazby na příslušné zaúčtování použijte společné pole "Číslo účtenky".
Krok 3: Export rezervací do formátu CSV
Vzhledem k tomu, že Lexware nepodporuje import příspěvků ve formátu CSV, je nutné příspěvky exportovat z aplikace FileMaker. K tomu můžete použít skript v aplikaci FileMaker, který data vypíše ve správném formátu.
3.1 Vytvoření exportního skriptu
V aplikaci FileMaker můžete vytvořit skript, který exportuje rezervace jako soubor CSV. Jednoduchý příklad takového skriptu může vypadat takto:
Export datových záznamů [V dialogu: Vypnuto; "Path/to/file.csv"; Formát CSV; Tabulka: Rezervace]
V tomto skriptu je tabulka "Rezervace" exportována jako soubor CSV. Umístění úložiště a název souboru můžete přizpůsobit a proces exportu tak automatizovat. Ujistěte se, že pořadí polí odpovídá požadavkům společnosti Lexware.
3.2 Přizpůsobení rozložení exportu
Ujistěte se, že jsou pro export vybrána pouze příslušná pole. Za tímto účelem můžete buď vytvořit speciální rozvržení pro export, nebo přímo vybrat příslušná pole v tabulce "Rezervace".
Je důležité, aby exportovaný soubor CSV přesně odpovídal polím, která společnost Lexware vyžaduje pro import (např. účet, částka, text rezervace atd.). Zkontrolujte pole a oddělovač (obvykle středník nebo čárka).
Krok 4: Příprava importu v Lexware
Po exportu souboru CSV z aplikace FileMaker je dalším krokem jeho import do aplikace Lexware. Zde jsou uvedeny nezbytné kroky:
- Příprava importuOtevřete Lexware a vyberte oblast, do které chcete importovat rezervace (například v modulu rezervací).
- Vyberte soubor CSVPřejděte do nabídky Import v Lexware a vyberte dříve exportovaný soubor CSV.
- Přiřazení políLexware vás může požádat o přiřazení polí souboru CSV k rezervačním polím v Lexware. To se obvykle provádí pouze jednou a Lexware si toto přiřazení pamatuje pro budoucí importy.
Krok 5: Převod poukazů
Pokud mají být poukázky také propojeny s příspěvky, existují různé možnosti:
- Externí ukládání souborů PDFSoubory PDF lze ukládat do centrálního úložiště a cestu k souboru lze exportovat do souboru CSV a uložit do softwaru Lexware. Tímto způsobem lze dokumenty následně vyvolat prostřednictvím Lexware.
- Ruční nahrávání v LexwarePokud je tato funkce ve verzi, kterou používáte, k dispozici, můžete do Lexware nahrát poukazy ručně. Některé verze softwaru Lexware umožňují přikládat soubory PDF přímo k účtování.
Rychlokurz FileMakeru
Rychlý a efektivní FileMaker
učení ve 20 kapitolách.
Zúčastněte se zdarma
