Collegare FileMaker con Lexware
Il trasferimento delle registrazioni e dei documenti associati a un software di contabilità come Lexware è una parte importante del flusso di lavoro quotidiano di molte aziende. Processi di registrazione efficienti sono fondamentali per mantenere una visione d'insieme delle finanze e per soddisfare i requisiti legali in materia di contabilità. Può essere utile utilizzare soluzioni software come FileMaker per organizzare registrazioni e ricevute e poi trasferirle senza problemi a Lexware. Soprattutto quando è necessario elaborare transazioni contabili regolari e grandi quantità di dati, l'automazione del trasferimento può semplificare e velocizzare notevolmente il processo. Il gFM-Software ERP aziendale offre l'esportazione dei messaggi in formato DATEV-EXTF e in formato di campo individuale, che dovrebbe essere sufficiente per la maggior parte delle applicazioni. Se volete collegare Lexware direttamente a FileMaker, troverete le opzioni corrispondenti nel seguente articolo.
Lexware offre diversi modi per importare i dati delle prenotazioni e l'importazione CSV si è affermata come il metodo più comune. Tuttavia, soprattutto in tempi di crescente digitalizzazione e automazione, molte aziende vorrebbero avere anche la possibilità di trasferire le prenotazioni tramite moderne interfacce API. Sebbene Lexware non fornisca attualmente un'API REST pubblica, esistono approcci alternativi per organizzare in modo efficiente lo scambio di dati, sia tramite soluzioni di terze parti che tramite flussi di lavoro automatizzati che si basano sulle funzionalità esistenti.
Opportunità di integrazione
1. Scambio di dati tramite importazione CSV (metodo consigliato)
Il metodo standard per trasferire le registrazioni a Lexware è ancora quello di utilizzare il sito web Importazione CSV. Come descritto nelle istruzioni precedenti, è possibile inserire le prenotazioni in FileMaker e poi esportarle in un file CSV, che viene poi importato in Lexware.
Vantaggi di questo metodo:
- Facile da implementare
- Non è richiesta alcuna conoscenza delle API
- Adattabile in modo flessibile a diversi formati di dati
2. Utilizzo di integrazioni di terze parti
Esistono alcuni fornitori di terze parti che offrono API o soluzioni middleware per integrare i dati da altre applicazioni (come FileMaker) in Lexware da integrare. Queste soluzioni offrono solitamente un ponte tra sistemi diversi, ma sono spesso a pagamento e richiedono una personalizzazione aggiuntiva.
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Ulteriori informazioni
Ciò consente di eseguire un'integrazione API tramite soluzioni di terze parti:
- Connessione tramite servizi cloudAlcuni fornitori offrono piattaforme di integrazione basate su cloud che fungono da interfaccia tra FileMaker e Lexware. Tali piattaforme possono offrire funzionalità API per trasferire automaticamente le prenotazioni.
- Interfacce Lexware dei partnerEsistono partner specializzati in Lexware che offrono soluzioni personalizzate per esigenze aziendali specifiche, compresa la possibilità di accedere a Lexware tramite le proprie API.
3. API speciali per la versione Lexware Cloud
In alcuni Prodotti cloud Lexware Le funzionalità dell'API sono limitate, ma si concentrano principalmente sul reperimento e sulla gestione dei dati e dei documenti dei clienti. Questa API non è standardizzata per il trasferimento diretto delle prenotazioni nel senso di un'API REST. Tuttavia, può valere la pena di chiedere direttamente a Lexware se viene offerto un accesso API specifico per la vostra area di applicazione.
Trasferimento di messaggi e documenti da FileMaker a Lexware
Prerequisiti:
- FileMaker ProÈ il vostro database centrale per la gestione delle prenotazioni e delle ricevute.
- LexwareIl vostro software di contabilità che accetta file CSV per l'importazione dei dati di prenotazione.
- Conoscenza di base di FileMakerDovete avere familiarità con la creazione di layout, script e gestione dei dati in FileMaker.
Fase 1: strutturazione del database FileMaker
1.1 Creazione di tabelle e campi
Innanzitutto, è necessario creare una struttura di database adeguata in FileMaker. A tale scopo sono necessarie almeno due tabelle: una per le prenotazioni e una per i voucher.
- Tabella "PrenotazioniQuesta tabella contiene tutte le informazioni rilevanti sulle prenotazioni. I campi più importanti sono
- Numero di prenotazione
- Data di prenotazione
- Numero del documento
- Conto di addebito
- Conto di credito
- Importo
- Testo della prenotazione
- Chiave fiscale (se necessaria)
- Tabella "RicevimentiQuesta tabella viene utilizzata per salvare i documenti associati ai messaggi. I campi seguenti sono importanti:
- Numero del documento (per creare il collegamento alla tabella "Registrazioni")
- File del documento (questo campo può contenere un percorso di file o un campo contenitore in cui il PDF viene salvato direttamente)
1.2 Collegamento delle tabelle
Per garantire che i buoni corretti siano assegnati alle rispettive registrazioni, è necessario creare una relazione tra le tabelle "Registrazioni" e "Buoni". Ciò avviene tramite il campo "Numero del buono". In questo modo è possibile visualizzare i buoni associati nella panoramica delle registrazioni.
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Richiesta di informazioni Fase 2: inserimento e importazione di prenotazioni e ricevute
2.1 Inserire le prenotazioni
È possibile inserire manualmente le prenotazioni nella tabella "Prenotazioni" o importare i dati da fonti esterne (ad esempio da fogli di calcolo Excel o file CSV). FileMaker offre una semplice funzione di importazione per trasferire i dati da vari formati.
2.2 Collegamento dei documenti
Per ogni invio, è necessario salvare la ricevuta corrispondente nella tabella "Ricevute". Questo può essere fatto tramite un campo contenitore in cui caricare direttamente il file PDF, oppure si può salvare solo il percorso del file se il file è gestito esternamente. Utilizzare il campo comune "Numero del buono" per stabilire il collegamento con la relativa registrazione.
Fase 3: Esportazione delle prenotazioni in formato CSV
Poiché Lexware supporta l'importazione dei messaggi in formato CSV, è necessario esportare i messaggi da FileMaker. A tal fine, è possibile utilizzare uno script in FileMaker che produce i dati nel formato corretto.
3.1 Creazione di uno script di esportazione
In FileMaker è possibile creare uno script che esporta le prenotazioni in un file CSV. Un semplice esempio di script di questo tipo potrebbe essere il seguente:
Esportazione di record di dati [Con dialogo: Off; "Path/to/file.csv"; formato CSV; Tabella: Prenotazioni].
In questo script, la tabella "Prenotazioni" viene esportata come file CSV. È possibile personalizzare il percorso di archiviazione e il nome del file per automatizzare il processo di esportazione. Assicurarsi che l'ordine dei campi corrisponda ai requisiti di Lexware.
3.2 Personalizzazione del layout di esportazione
Assicurarsi che per l'esportazione vengano selezionati solo i campi pertinenti. A tal fine, è possibile creare un layout speciale per l'esportazione o selezionare direttamente i campi appropriati nella tabella "Prenotazioni".
È importante che il file CSV esportato corrisponda esattamente ai campi che Lexware richiede per l'importazione (ad esempio, conto, importo, testo della prenotazione, ecc.) Controllare i campi e il separatore (normalmente il punto o la virgola).
Passo 4: preparazione dell'importazione in Lexware
Una volta esportato il file CSV da FileMaker, il passo successivo è importarlo in Lexware. Ecco i passaggi necessari:
- Preparare l'importazioneAprire Lexware e selezionare l'area in cui si desidera importare le prenotazioni (ad esempio, nel modulo prenotazioni).
- Selezionare il file CSVAccedere al menu di importazione di Lexware e selezionare il file CSV precedentemente esportato.
- Assegnazione dei campiLexware può chiedere di assegnare i campi del file CSV ai campi di prenotazione in Lexware. Di solito questa operazione viene eseguita una sola volta e Lexware ricorda questa assegnazione per le importazioni future.
Fase 5: Trasferimento dei voucher
Se anche i buoni devono essere collegati alle registrazioni, esistono diverse opzioni:
- Archiviazione esterna di PDFI file PDF possono essere archiviati in una posizione centrale e il percorso del file può essere esportato nel file CSV e memorizzato in Lexware. In questo modo, è possibile richiamare i documenti in seguito tramite Lexware.
- Caricamento manuale in LexwareIn alternativa, è possibile caricare manualmente i voucher in Lexware, se questa funzione è disponibile nella versione in uso. Alcune versioni di Lexware consentono di allegare file PDF direttamente alla pubblicazione.
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