FileMaker mit Lexware verbinden

Die Übergabe von Buchungen und zugehörigen Belegen an eine Buchhaltungssoftware wie Lexware stellt für viele Unternehmen einen wichtigen Teil des täglichen Workflows dar. Effiziente Buchungsprozesse sind entscheidend, um den Überblick über Finanzen zu behalten und die rechtlichen Anforderungen in der Buchhaltung zu erfüllen. Dabei kann es hilfreich sein, Softwarelösungen wie FileMaker zur Organisation der Buchungen und Belege einzusetzen, um diese dann nahtlos an Lexware zu übergeben. Insbesondere wenn regelmäßige Buchungsvorgänge und größere Datenmengen verarbeitet werden müssen, kann eine Automatisierung der Übergabe den Prozess erheblich vereinfachen und beschleunigen. Die gFM-Business ERP-Software bietet den Export von Buchungen im DATEV-EXTF-Format sowie im individuellen Feldformat, was für die meisten Anwendungen ausreichend sein sollte. Soll Lexware direkt mit FileMaker verbunden werden, finden Sie entsprechende Möglichkeiten im folgenden Beitrag.

Lexware bietet verschiedene Wege, um Buchungsdaten zu importieren, und der CSV-Import hat sich als die gängigste Methode etabliert. Doch gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung und Automatisierung wünschen sich viele Unternehmen auch die Möglichkeit, Buchungen über moderne API-Schnittstellen zu übermitteln. Zwar stellt Lexware derzeit keine öffentliche REST API zur Verfügung, jedoch gibt es alternative Ansätze, um den Datenaustausch effizient zu gestalten, sei es über Drittanbieter-Lösungen oder automatisierte Workflows, die auf bestehenden Funktionalitäten aufbauen.

Möglichkeiten zur Integration

1. Datenaustausch über CSV-Import (empfohlene Methode)

Die Standardmethode zur Übergabe von Buchungen an Lexware erfolgt nach wie vor über den CSV-Import. Wie in der vorherigen Anleitung beschrieben, können Sie in FileMaker Buchungen erfassen und diese dann als CSV-Datei exportieren, die anschließend in Lexware importiert wird.

Vorteile dieser Methode:

Einfach zu implementieren
Keine API-Kenntnisse notwendig
Flexibel anpassbar an verschiedene Datenformate

2. Nutzung von Drittanbieter-Integrationen

Es gibt einige Drittanbieter, die APIs oder Middleware-Lösungen anbieten, um Daten von anderen Anwendungen (wie FileMaker) in Lexware zu integrieren. Diese Lösungen bieten in der Regel eine Brücke zwischen verschiedenen Systemen, sind jedoch oft kostenpflichtig und bedürfen zusätzlicher Anpassungen.

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So könnten Sie eine API-Integration über Drittanbieter-Lösungen durchführen:

Anbindung über Cloud-Dienste: Einige Anbieter stellen Cloud-basierte Integrationsplattformen zur Verfügung, die als Schnittstelle zwischen FileMaker und Lexware fungieren. Solche Plattformen können API-Funktionalitäten bieten, um Buchungen automatisch zu übertragen.
Lexware-Schnittstellen von Partnern: Es gibt spezialisierte Partner von Lexware, die maßgeschneiderte Lösungen für bestimmte Unternehmensanforderungen anbieten, darunter auch die Möglichkeit, über eine eigene API auf Lexware zuzugreifen.

3. Spezielle API für Lexware Cloud-Version

In bestimmten Lexware-Cloud-Produkten gibt es eine eingeschränkte API-Funktionalität, die sich jedoch hauptsächlich auf das Abrufen und Verwalten von Kundendaten und Dokumenten konzentriert. Diese API ist nicht standardisiert für die direkte Buchungsübergabe im Sinne einer REST API. Allerdings könnte es sich lohnen, bei Lexware direkt nachzufragen, ob spezifische API-Zugänge für Ihr Anwendungsgebiet angeboten werden.

Übertragung von Buchungen und Belegen von FileMaker zu Lexware

Voraussetzungen:

FileMaker Pro: Dies ist Ihre zentrale Datenbank zur Verwaltung von Buchungen und Belegen.
Lexware: Ihre Buchhaltungssoftware, die CSV-Dateien zum Import von Buchungsdaten akzeptiert.
Grundkenntnisse in FileMaker: Sie sollten mit der Erstellung von Layouts, Skripten und der Datenverwaltung in FileMaker vertraut sein.

Schritt 1: Strukturierung der FileMaker-Datenbank

1.1. Anlegen der Tabellen und Felder

Zunächst sollten Sie in FileMaker eine geeignete Datenbankstruktur erstellen. Hierfür benötigen Sie mindestens zwei Tabellen: eine für die Buchungen und eine für die Belege.

Tabelle „Buchungen“: Diese Tabelle enthält alle relevanten Informationen zu den Buchungen. Die wichtigsten Felder sind:
- Buchungsnummer
- Datum der Buchung
- Belegnummer
- Soll-Konto
- Haben-Konto
- Betrag
- Buchungstext
- Steuerschlüssel (falls notwendig)
Tabelle „Belege“: In dieser Tabelle werden die zu den Buchungen gehörenden Belege gespeichert. Folgende Felder sind dabei wichtig:
- Belegnummer (um die Verknüpfung zur Tabelle „Buchungen“ herzustellen)
- Belegdatei (dieses Feld kann entweder einen Dateipfad oder ein Containerfeld enthalten, in dem das PDF direkt gespeichert wird)

1.2. Verknüpfung der Tabellen

Um sicherzustellen, dass die richtigen Belege den jeweiligen Buchungen zugeordnet sind, sollten Sie eine Beziehung zwischen den Tabellen „Buchungen“ und „Belege“ herstellen. Dies erfolgt über das Feld „Belegnummer“. Dadurch können Sie innerhalb der Buchungsübersicht die zugehörigen Belege anzeigen lassen.

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Schritt 2: Erfassen und Importieren von Buchungen und Belegen

2.1. Buchungen erfassen

Sie können die Buchungen manuell in die Tabelle „Buchungen“ eingeben oder Daten aus externen Quellen importieren (zum Beispiel aus Excel-Tabellen oder CSV-Dateien). FileMaker bietet eine einfache Importfunktion, um Daten aus verschiedenen Formaten zu übernehmen.

2.2. Belege verknüpfen

Für jede Buchung sollten Sie den entsprechenden Beleg in der „Belege“-Tabelle speichern. Dies kann über ein Containerfeld erfolgen, in das Sie die PDF-Datei direkt hochladen, oder Sie speichern nur den Dateipfad, falls die Datei extern verwaltet wird. Über das gemeinsame Feld „Belegnummer“ stellen Sie die Verbindung zur jeweiligen Buchung her.

Schritt 3: Export der Buchungen im CSV-Format

Da Lexware den Import von Buchungen im CSV-Format unterstützt, müssen Sie die Buchungen aus FileMaker exportieren. Dazu können Sie ein Skript in FileMaker verwenden, das die Daten im richtigen Format ausgibt.

3.1. Erstellung eines Exportskripts

In FileMaker können Sie ein Skript erstellen, das die Buchungen als CSV-Datei exportiert. Ein einfaches Beispiel für ein solches Skript könnte wie folgt aussehen:

Datensätze exportieren [Mit Dialog: Aus; „Pfad/zur/Datei.csv“; CSV-Format; Tabelle: Buchungen]

In diesem Skript wird die Tabelle „Buchungen“ als CSV-Datei exportiert. Sie können den Speicherort und Dateinamen anpassen, um den Exportprozess zu automatisieren. Achten Sie darauf, dass die Reihenfolge der Felder mit den Anforderungen von Lexware übereinstimmt.

3.2. Anpassung des Exportlayouts

Stellen Sie sicher, dass nur die relevanten Felder für den Export ausgewählt werden. Dazu können Sie entweder ein spezielles Layout für den Export erstellen oder direkt die passenden Felder der „Buchungen“-Tabelle auswählen.

Es ist wichtig, dass die exportierte CSV-Datei genau den Feldern entspricht, die Lexware für den Import benötigt (z.B. Konto, Betrag, Buchungstext etc.). Überprüfen Sie die Felder und das Trennzeichen (normalerweise das Semikolon oder Komma).

Schritt 4: Vorbereitung des Imports in Lexware

Nachdem die CSV-Datei aus FileMaker exportiert wurde, ist der nächste Schritt, diese in Lexware zu importieren. Hier sind die nötigen Schritte:

Import vorbereiten: Öffnen Sie Lexware und wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie die Buchungen importieren möchten (zum Beispiel im Buchungsmodul).
CSV-Datei auswählen: Gehen Sie in Lexware in das Importmenü und wählen Sie die zuvor exportierte CSV-Datei aus.
Zuordnung der Felder: Lexware wird Sie möglicherweise dazu auffordern, die Felder der CSV-Datei den Buchungsfeldern in Lexware zuzuordnen. Dies erfolgt normalerweise nur einmal, und Lexware merkt sich diese Zuordnung für zukünftige Importe.

Schritt 5: Belege übergeben

Falls die Belege ebenfalls mit den Buchungen verknüpft werden sollen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Externe Ablage der PDFs: Die PDF-Dateien können an einem zentralen Speicherort abgelegt werden, und der Dateipfad kann in der CSV-Datei exportiert und in Lexware hinterlegt werden. Auf diese Weise können Sie die Belege im Nachhinein über Lexware aufrufen.
Manueller Upload in Lexware: Alternativ können Sie die Belege manuell in Lexware hochladen, falls diese Funktion in der genutzten Version vorhanden ist. Einige Lexware-Versionen erlauben es, PDF-Dateien direkt an die Buchung zu hängen.

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Mit diesen Schritten können Sie eine nahtlose Übergabe Ihrer Buchungen und Belege von FileMaker an Lexware sicherstellen. Wenn Sie regelmäßig Buchungen übergeben müssen, lohnt es sich, die Skripte und den Exportprozess in FileMaker so weit wie möglich zu automatisieren.

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