Elektronische Rechnungen mit dem Mustang Project

FileMaker und Mustang Project für elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen mit dem Mustang Project

Die Erstellung und der Versand von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD- oder Factur-X-Format sind in vielen Branchen mittlerweile ein Standard. Um diesen Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen, können Sie FileMaker und das Mustang Project in Verbindung mit JSON als Austauschformat nutzen. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine elektronische Rechnung mit FileMaker erstellen, diese in JSON exportieren, mit dem Mustang Project in eine ZUGFeRD-konforme PDF umwandeln und schließlich versenden können.

Das Mustang Project ist eine Open-Source-Java-Bibliothek, die es ermöglicht, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- und Factur-X-Format zu erstellen und zu verarbeiten. Um diese Bibliothek auf einem Apple Mac oder einem Windows-PC zu nutzen, müssen einige Schritte durchgeführt werden, darunter die Installation von Java, das Herunterladen der Mustang Project-Bibliothek und die Einrichtung der Entwicklungsumgebung.

Inhaltsverzeichnis

Elektronische Rechnungen mit dem Mustang Project

Was ist das Mustang Project?

Das Mustang Project wurde entwickelt, um die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD- und Factur-X-konformen Rechnungen zu unterstützen. Diese Rechnungsformate kombinieren PDF-Dokumente mit maschinenlesbaren XML-Daten, die sowohl von Menschen als auch von automatisierten Systemen verarbeitet werden können. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und Factur-X sind standardisierte Formate, die vor allem in Deutschland und Frankreich verwendet werden, um den Rechnungsprozess zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinfachen.

Das Mustang Project ist eine Java-basierte Bibliothek, die entwickelt wurde, um die Einbettung von ZUGFeRD- und Factur-X-Daten in PDF-Rechnungen zu ermöglichen. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es Entwicklern ermöglichen, elektronische Rechnungen zu erzeugen, die den aktuellen rechtlichen und technischen Standards entsprechen.

Wer betreibt das Mustang Project?

Das Mustang Project wird von einer Open-Source-Community entwickelt und gepflegt, die sich auf die Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs konzentriert. Die Initiative wird von Konik.io unterstützt, einer Plattform, die Werkzeuge für die automatisierte Rechnungsverarbeitung bereitstellt. Die Entwicklergemeinschaft besteht aus Experten auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungen, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, eine leistungsfähige und kostenlose Lösung für Unternehmen jeder Größe anzubieten.

Die Open-Source-Natur des Projekts ermöglicht es jedem, zur Weiterentwicklung der Bibliothek beizutragen. Gleichzeitig können Unternehmen und Entwickler die Bibliothek kostenfrei nutzen, um eigene Lösungen für den elektronischen Rechnungsaustausch zu entwickeln.

Möglichkeiten mit FileMaker und dem Mustang Project

Eine der Hauptstärken des Mustang Projects liegt in seiner Flexibilität. Die Bibliothek kann in verschiedene Umgebungen integriert werden, darunter auch FileMaker. FileMaker-Nutzer, die Rechnungen generieren und diese als elektronische ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnungen ausgeben möchten, können das Mustang Project nutzen, um diese Prozesse zu automatisieren. Hier sind einige der wichtigsten Möglichkeiten, die das Mustang Project in Verbindung mit FileMaker bietet:

1. Erstellung von ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen

Mit FileMaker können Unternehmen Rechnungsdaten speichern, verwalten und verarbeiten. Durch die Integration des Mustang Projects ist es möglich, diese Rechnungsdaten in standardisierte elektronische Rechnungen zu konvertieren, die den Anforderungen von ZUGFeRD und Factur-X entsprechen. Der Ablauf könnte beispielsweise so aussehen:

Rechnungsdaten werden in FileMaker eingegeben und gespeichert.
Ein PDF-Dokument der Rechnung wird mit FileMaker generiert.
Das Mustang Project wird aufgerufen, um die XML-Daten zu erzeugen und in die PDF-Datei einzubetten.
Die fertige ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung wird dann an den Kunden oder die Behörde gesendet.

Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Unternehmen nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass ihre Rechnungen den geltenden Standards entsprechen.

2. Verarbeitung von eingehenden elektronischen Rechnungen

Neben der Erstellung von Rechnungen ermöglicht das Mustang Project auch die Verarbeitung von empfangenen elektronischen Rechnungen. Wenn ein Unternehmen eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung erhält, kann diese mit dem Mustang Project eingelesen und die relevanten XML-Daten extrahiert werden. Diese Daten können dann direkt in FileMaker importiert und zur weiteren Verarbeitung genutzt werden, beispielsweise für die Buchhaltung oder das Bestandsmanagement.

Dies schafft die Möglichkeit, den Rechnungsprozess zu automatisieren und Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu reduzieren. FileMaker kann die XML-Daten extrahieren, in die entsprechenden Datenbankfelder einspeisen und so den Workflow effizienter gestalten.

3. Kosteneffiziente Lösung für kleine und mittlere Unternehmen

Da das Mustang Project als Open-Source-Lösung kostenlos zur Verfügung steht, bietet es vor allem kleinen und mittleren Unternehmen eine kosteneffiziente Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu implementieren. Der Verzicht auf teure proprietäre Softwarelösungen ermöglicht es Unternehmen, den elektronischen Rechnungsaustausch zu modernisieren und gleichzeitig Kosten zu sparen.

FileMaker, als flexible und benutzerfreundliche Plattform, ermöglicht es Unternehmen, ihre eigenen individuellen Lösungen zur Rechnungsverarbeitung zu entwickeln und das Mustang Project nahtlos zu integrieren.

4. Anpassung an spezifische Unternehmensbedürfnisse

Dank der Offenheit und Flexibilität von FileMaker und dem Mustang Project können Unternehmen ihre Lösungen genau an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Das Mustang Project kann so konfiguriert werden, dass es die spezifischen Geschäftsprozesse des Unternehmens unterstützt, während FileMaker als zentrale Datenbank- und Automatisierungsplattform dient.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das in einer bestimmten Branche tätig ist, bestimmte Informationen in die ZUGFeRD-Rechnung einbetten oder spezielle Anpassungen für internationale Rechnungen vornehmen. Durch den Einsatz von FileMaker und Mustang Project ist es möglich, diese Anforderungen in einer maßgeschneiderten Lösung zu implementieren.

Die Integration mit FileMaker eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, um den Rechnungsworkflow zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren. Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, bietet die Kombination von FileMaker und Mustang Project eine ideale Plattform zur Umsetzung dieser Ziele. Egal ob es um die Erstellung von Rechnungen, den Empfang von Rechnungen oder die Anpassung an branchenspezifische Anforderungen geht – das Mustang Project bietet eine flexible und zukunftssichere Lösung.

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Voraussetzungen

FileMaker Pro Advanced oder FileMaker Server
Java Runtime Environment (JRE) für das Mustang Project
Mustang Project Library, heruntergeladen von der offiziellen Website (Mustang Project)
Grundlegende Kenntnisse in FileMaker-Scripting und JSON
Ein Basisverständnis der ZUGFeRD-/Factur-X-Standards

Installation und Einrichtung des Mustang Projects

Um das Mustang Project auszuführen, benötigen Sie das Java Runtime Environment (JRE) oder das Java Development Kit (JDK) auf Ihrem Computer.
Falls Java nicht installiert ist, laden Sie die neueste Version von JDK oder JRE von der offiziellen Oracle-Website herunter und installieren Sie sie.
Laden Sie die neueste Version der Mustang Project JAR-Datei von der offiziellen Website herunter.
Erstellen Sie ein Verzeichnis, in dem Sie die Mustang Project JAR-Datei speichern. Sie können dies im Terminal oder über den Finder tun.

Ausführung von Mustang Project

Erstellen Sie eine einfache Rechnung mithilfe der Mustang Project-Bibliothek. Erstellen Sie eine Datei namens ZUGFeRDTest.java mit dem folgenden Inhalt:

import org.mustangproject.ZUGFeRD.ZUGFeRDExporterFromA3; public class ZUGFeRDTest { public static void main(String[] args) { try { ZUGFeRDExporterFromA3 exporter = new ZUGFeRDExporterFromA3(); exporter.load("input.pdf"); exporter.export("output_with_zugferd.pdf"); System.out.println("Rechnung erfolgreich erstellt."); } catch (Exception e) { e.printStackTrace(); } } }

Speichern Sie die Datei im selben Verzeichnis wie die JAR-Datei.

Kompilieren und Ausführen des Skripts

Navigieren Sie im Terminal zu Ihrem Verzeichnis:

cd ~/Documents/mustang_project

Kompilieren Sie das Java-Programm:

javac -cp mustangproject.jar ZUGFeRDTest.java

Führen Sie das Java-Programm aus:

java -cp .:mustangproject.jar ZUGFeRDTest

Achten Sie darauf, dass in macOS : als Trennzeichen verwendet wird, um mehrere Pfade zu trennen. Wenn alles korrekt eingerichtet ist, sollten Sie sehen, dass die PDF-Rechnung erfolgreich erstellt wurde.

Vorbereitung der Datenbank in FileMaker

Erstellen einer Rechnungstabelle und Positionstabelle

Zunächst müssen Sie zwei Tabellen in FileMaker erstellen, in der Sie die Rechnungs- und Positionsdaten speichern. Die beiden Tabellen werden über die Rechnungsnummer miteinander verknüpft (1:n). Wenn Sie bereits eine FileMaker-Lösung mit entsprechenden Tabellen haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

Im folgenden finden Sie die grundlegenden Felder, die Sie für die Erstellung einer Rechnung benötigen:

Rechnungsnummer (Text)
Rechnungsdatum (Datum)
Kundendaten (Text oder separate Felder für Name, Adresse, Steuer-ID)
Artikel/Leistungen/Preis pro Position (Positionstabelle)
Nettobetrag (Zahl)
Mehrwertsteuerbetrag (Zahl)
Bruttobetrag (Zahl)
Zahlungsbedingungen (Text)

JSON-Datenstruktur vorbereiten

Sie sollten Ihre Rechnungsdaten in eine JSON-Struktur umwandeln, die als Austauschformat zwischen FileMaker und dem Mustang Project dient. Verwenden Sie die JSONSetElement-Funktion von FileMaker, um die Daten zu formatieren.

Beispiel für die Erstellung einer JSON-Rechnung in FileMaker

JSON für die Rechnungspositionen erstellen

Zuerst erstellen Sie in der Rechnungspositionen-Tabelle ein Formelfeld, das für jede Position das JSON-Objekt enthält. Nennen wir das Feld z.B. Position_JSON.

Berechnungsdefinition für das Feld Position_JSON in der Rechnungspositionen-Tabelle:

JSONSetElement ( "{}" ; ["description"; Positionen::Beschreibung ; JSONString] ; ["quantity"; Positionen::Menge ; JSONNumber] ; ["price"; Positionen::Preis ; JSONNumber] )

Diese Berechnung erstellt ein JSON-Objekt für jede Rechnungsposition mit den Attributen description, quantity, und price.

JSON für die gesamte Rechnung erstellen

In der Rechnungstabelle verwenden Sie nun die List-Funktion, um alle Positionen zusammenzuführen. Dies wird in der Hauptberechnung als Array von JSON-Objekten unter dem Key „items“ eingefügt.

Hauptberechnungsformel in der Rechnungstabelle:

Variable setzen [$json; Wert: JSONSetElement ( "{}" ; ["invoice_number"; Rechnungen::Rechnungsnummer ; JSONString] ; ["invoice_date"; Rechnungen::Rechnungsdatum ; JSONString] ; ["customer"; JSONSetElement ( "{}" ; ["name"; Rechnungen::Name ; JSONString] ; ["address"; Rechnungen::Adresse ; JSONString] ); JSONObject ] ; ["items"; "[" & Austauschen ( Liste ( Rechnungspositionen::Position_JSON ) ; ¶ ; "," ) & "]" ; JSONRaw] ; ["total"; Rechnungen::Gesamtbetrag ; JSONNumber] )]

Erklärung der Berechnung

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Diese Daten werden mit JSONSetElement in das JSON eingefügt.
Kundendaten: Ein weiteres JSONSetElement wird verwendet, um die Kundendaten (Name und Adresse) als verschachteltes JSON-Objekt unter dem Key „customer“ zu speichern.
Rechnungspositionen: Hier verwenden wir List ( Rechnungspositionen::Position_JSON ), um alle Positionen aus der Position_JSON-Berechnung zu sammeln. Das Ergebnis der List-Funktion enthält jede Position auf einer neuen Zeile. Damit dies als JSON-Array funktioniert, verwenden wir Substitute, um die Zeilenumbrüche (¶) durch Kommas zu ersetzen und die Positionen in eckige Klammern ([ ]) zu setzen. Wir nutzen dabei JSONRaw, damit FileMaker diese Zeichenfolge als gültiges JSON-Array behandelt.
Gesamtbetrag: Dieser wird als JSONNumber eingefügt.

Endergebnis

Nach der Ausführung dieser Berechnungen erhalten Sie ein vollständig formatiertes JSON-Dokument, das die Rechnung mit den entsprechenden Positionen enthält. Dieses Dokument könnte dann als JSON-Datei exportiert oder weiterverarbeitet werden.

Beispiel für das finale JSON-Dokument

{ "invoice_number": "2024001", "invoice_date": "2024-08-01", "customer": { "name": "Max Mustermann", "address": "Musterstraße 1" }, "items": [ { "description": "Produkt A", "quantity": 2, "price": 50.00 }, { "description": "Produkt B", "quantity": 1, "price": 100.00 } ], "total": 200.00 }

Das Ergebnis dieses Skripts ist eine saubere JSON-Struktur, die alle relevanten Rechnungsinformationen enthält, einschließlich der Artikeldetails.

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PDF-Erstellung der Rechnung in FileMaker

PDF aus Rechnungsdaten erzeugen

Sobald die Daten in der Rechnungstabelle vorliegen, müssen Sie eine PDF-Rechnung generieren. Dies geschieht über den FileMaker-Befehl „Datensätze als PDF speichern“. Wir gehen in diesem Beispiel davon aus. dass Sie die Rechnung aus dem Datenbezug der Positionen heraus erzeugen.

Variable setzen [$path; Wert: Get ( TemporaryPath ) & „Rechnung_“ & Rechnungen::Rechnungsnummer & „.pdf“]
Datensätze als PDF speichern [Dialog: Aus; $path; Verzeichnisse erstellen: Aus ; Alle aufgerufenen Datensätze]

Dieses Skript speichert die Rechnung als PDF-Datei im temporären Verzeichnis.

JSON an Mustang Project übergeben

Nun wird das Mustang Project verwendet, um die JSON-Daten zu verarbeiten und die ZUGFeRD-Daten in die PDF einzubetten.

Erstellen des Java-Skripts zur Verarbeitung von JSON

Das Mustang Project ist eine Java-basierte Bibliothek, die Sie verwenden können, um die JSON-Daten in das ZUGFeRD-konforme XML umzuwandeln und in die PDF-Datei einzubetten. Ein einfaches Java-Skript kann die JSON-Daten verarbeiten und die ZUGFeRD-Daten in die PDF-Rechnung integrieren.

Beispiel für ein Java-Skript

import org.mustangproject.ZUGFeRD.ZUGFeRDExporterFromA3; import org.json.JSONObject; public class Main { public static void main(String[] args) { // JSON-Daten aus FileMaker erhalten (hier als Beispiel-Hardcode, in der Realität aus einer Datei oder DB) String jsonString = "{\"invoice_number\": \"2024-001\", \"invoice_date\": \"2024-08-01\", \"customer\": {\"name\": \"Musterkunde\", \"address\": \"Musterstraße 12\"}, \"items\": [{\"description\": \"Beratung\", \"quantity\": 5, \"price\": 100.0}], \"total\": 500.0}"; JSONObject json = new JSONObject(jsonString); // ZUGFeRDExporter initialisieren ZUGFeRDExporterFromA3 exporter = new ZUGFeRDExporterFromA3(); // Rechnung (PDF) laden exporter.load("rechnung.pdf"); // ZUGFeRD-Daten aus JSON extrahieren und setzen exporter.setZUGFeRDInvoiceDetailsFromJSON(json); // Exportieren der ZUGFeRD-konformen PDF exporter.export("rechnung_with_zugferd.pdf"); System.out.println("ZUGFeRD-Rechnung erfolgreich aus JSON-Daten erstellt."); } }

Dieses Java-Skript liest die JSON-Daten ein, wandelt sie in ZUGFeRD-XML um und bettet diese Daten in die PDF ein.

Übergabe der JSON-Daten an das Java-Skript

Die JSON-Daten, die Sie in FileMaker generiert haben, müssen an das Java-Skript übergeben werden. Dies kann über eine Textdatei geschehen, die FileMaker erstellt, oder direkt über das Kommandozeilenargument des Java-Skripts.

Beispiel: Speichern Sie die JSON-Daten in eine Datei:

Variable setzen [$jsonFilePath; Wert: Get ( TemporaryPath ) & "invoice_data.json"] Exportiere alle Feldwerte [Rechnungen::JSON_Daten; "$jsonFilePath"]

Im Java-Skript können Sie dann diese Datei einlesen und verarbeiten.

Ausführen des Java-Skripts aus FileMaker

Verwenden Sie ein Shell-Skript oder Batch-Skript, um das Java-Skript aus FileMaker heraus aufzurufen. Dies kann mithilfe des Send Event-Befehls in FileMaker erfolgen.

Beispiel für ein Shell-Skript

#!/bin/bash java -cp mustangproject.jar org.mustangproject.ZUGFeRD.ZUGFeRDExporterFromA3 -input "/Pfad/zu/rechnung.pdf" -output "/Pfad/zu/rechnung_with_zugferd.pdf" -json "/Pfad/zu/invoice_data.json"

Dieses Shell-Skript führt das Java-Skript aus, das die PDF mit den ZUGFeRD-Daten versieht.

Versand der elektronischen Rechnung

Nachdem die ZUGFeRD-konforme PDF-Rechnung erstellt wurde, können Sie sie über FileMaker direkt an den Kunden per E-Mail versenden.

PDF per E-Mail versenden

Verwenden Sie das FileMaker E-Mail-Skript, um die ZUGFeRD-Rechnung als Anhang zu versenden:

E-Mail senden [Über E-Mail-Client; An: Kunden::E-Mail; Betreff: "Ihre Rechnung"; Nachricht: "Sehr geehrter Kunde, anbei erhalten Sie Ihre elektronische Rechnung."; Anhänge: "$path_to_final_pdf"]

Dieses Skript versendet die fertige PDF-Rechnung per E-Mail.

Formate für elektronische Rechnungen

Um aus FileMaker heraus verschiedene ZUGFeRD- und Factur-X-Formate im Mustang Project anzusprechen, erfolgt die Steuerung über den Java-Exporter ZUGFeRDExporterFromA3. Die Auswahl des Formats und Profils (z.B. Basic, Comfort, Extended oder Factur-X EN16931) wird dabei über Methoden wie setProfile() definiert.

Aus FileMaker heraus können Sie mithilfe von Shell-Skripten oder Batch-Dateien den Java-Exporter aufrufen und die gewünschten Parameter für das jeweilige Profil übergeben. Der Ablauf sieht so aus:

Rechnungsdaten in FileMaker sammeln und als PDF generieren.
Shell-Skript erstellen, das den ZUGFeRDExporterFromA3 mit dem entsprechenden Profil (z.B. BASIC, EN16931) aufruft.
JSON- oder XML-Daten übergeben und das Profil auswählen.
Die exportierte ZUGFeRD- oder Factur-X-konforme PDF wird dann erstellt und an den Empfänger gesendet oder gespeichert.

Beispiel in Java

exporter.setProfile(ZUGFeRDProfile.BASIC);

Durch die Parameterwahl im Skript wird das gewünschte Format direkt angesprochen.

Das Mustang Project unterstützt mehrere Formate für den Export elektronischer Rechnungen, insbesondere im ZUGFeRD- und Factur-X-Standard. Diese Standards definieren verschiedene Profile, die den Umfang und die Art der eingebetteten Daten bestimmen. Hier ist eine Liste der Hauptformate und Profile, die vom Mustang Project unterstützt werden, sowie deren jeweilige Namen für den Aufruf.

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Mehr Informationen

Unterstützte Export-Formate und Profile im Mustang Project

ZUGFeRD 1.0 Basic
Name für den Aufruf: BASIC
Beschreibung: Dieses Profil enthält grundlegende Daten und ist für kleinere Rechnungen geeignet, bei denen keine detaillierten Positionen erforderlich sind.
ZUGFeRD 1.0 Comfort
Name für den Aufruf: COMFORT
Beschreibung: Enthält detailliertere Informationen als das Basic-Profil, einschließlich einzelner Positionen der Rechnung. Es ist für die meisten Geschäftstransaktionen geeignet.
ZUGFeRD 1.0 Extended
Name für den Aufruf: EXTENDED
Beschreibung: Das umfassendste Profil in ZUGFeRD 1.0, das auch sehr detaillierte Informationen für komplexere Rechnungen und internationale Transaktionen enthält.
ZUGFeRD 2.0 Basic
Name für den Aufruf: BASIC
Beschreibung: Bietet grundlegende Rechnungsdaten, ähnlich dem ZUGFeRD 1.0 Basic, jedoch im verbesserten 2.0-Standard. Weniger detailliert und für einfache Transaktionen gedacht.
ZUGFeRD 2.0 Comfort
Name für den Aufruf: COMFORT
Beschreibung: Ein mittleres Profil, das detailliertere Rechnungsdaten bereitstellt, jedoch nicht so umfassend wie Extended. Es ist der Standard für die meisten Geschäftsvorfälle.
ZUGFeRD 2.0 Extended
Name für den Aufruf: EXTENDED
Beschreibung: Enthält die vollständigsten Informationen und unterstützt auch komplexe und internationale Rechnungen. Geeignet für Unternehmen mit erweiterten Berichtsanforderungen.
Factur-X Minimum
Name für den Aufruf: MINIMUM
Beschreibung: Das Factur-X-Minimum-Profil ist sehr einfach und enthält nur grundlegende Informationen. Es ist für sehr einfache Rechnungen gedacht, bei denen nur wenige Daten erforderlich sind.
Factur-X Basic
Name für den Aufruf: BASIC
Beschreibung: Enthält mehr Informationen als das Minimum-Profil und ist für kleine Unternehmen und grundlegende Rechnungen geeignet.
Factur-X EN16931
Name für den Aufruf: EN16931
Beschreibung: Dies ist das Standardprofil für elektronische Rechnungen, das den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Es wird in Europa für grenzüberschreitende Transaktionen und B2G-Rechnungen (Business-to-Government) verwendet.
Factur-X Extended
Name für den Aufruf: EXTENDED
Beschreibung: Das umfassendste Factur-X-Profil, das für komplexe Rechnungen gedacht ist, die detaillierte Informationen enthalten müssen.

Häufig gestellte Fragen zu FileMaker und E-Rechnungen

Was ist das Mustang Project und wofür wird es verwendet?
- Das Mustang Project ist eine Open-Source-Bibliothek, die es ermöglicht, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zu erstellen. Es wird verwendet, um gesetzeskonforme elektronische Rechnungen zu erstellen, die sowohl Menschen als auch Maschinen lesbar sind.
Wie kann ich das Mustang Project mit FileMaker nutzen?
- Sie können das Mustang Project über FileMaker-Skripte und Plug-ins integrieren, um ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnungen direkt aus Ihrer FileMaker-Datenbank zu generieren. Hierbei werden XML-Daten erzeugt und in PDF-Dateien eingebettet, die dann an Kunden verschickt werden können.
Was ist das ZUGFeRD-Format und warum ist es wichtig?
- Das ZUGFeRD-Format ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Es ermöglicht, dass Rechnungen sowohl von Menschen gelesen als auch von Maschinen automatisch verarbeitet werden können. Dies ist besonders für Unternehmen wichtig, die elektronische Rechnungen gesetzeskonform und effizient austauschen möchten.
Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung in FileMaker?
- Um eine ZUGFeRD-Rechnung in FileMaker zu erstellen, sammeln Sie zunächst die Rechnungsdaten (Kundeninformationen, Produkte, Preise etc.). Mit der Integration des Mustang Projects können Sie diese Daten in eine ZUGFeRD-kompatible XML-Datei umwandeln und diese Datei in eine PDF-Rechnung einbetten.
Welche Vorteile bietet das Mustang Project für elektronische Rechnungen?
- Das Mustang Project bietet eine einfache Möglichkeit, ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnungen zu erstellen, ohne teure kommerzielle Software zu benötigen. Es unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und den Rechnungsversand zu automatisieren.
Ist die Nutzung des Mustang Projects für FileMaker kostenpflichtig?
- Nein, das Mustang Project ist Open-Source und somit kostenlos nutzbar. Es kann in Ihre FileMaker-Datenbank integriert werden, um elektronische Rechnungen zu erstellen, ohne Lizenzkosten zu verursachen.
Wie sende ich die elektronischen Rechnungen aus FileMaker per E-Mail?
- Nachdem die elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format mit FileMaker und dem Mustang Project erstellt wurde, können Sie die PDF-Datei über ein FileMaker-Skript per E-Mail an Ihre Kunden senden. Das Skript kann automatisch den Versand auslösen, sobald die Rechnung generiert wurde.
Welche Informationen müssen in einer ZUGFeRD-Rechnung enthalten sein?
- Eine ZUGFeRD-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthalten, wie z. B. die vollständige Adresse des Kunden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer des Unternehmens, detaillierte Produktinformationen, die Gesamtsumme und den Steuerbetrag. Diese Daten werden sowohl im PDF als auch in der XML-Datei eingebettet.
Kann ich bestehende Rechnungsdaten aus FileMaker in ZUGFeRD konvertieren?
- Ja, Sie können bestehende Rechnungsdaten in FileMaker mit dem Mustang Project in das ZUGFeRD-Format konvertieren. Dazu erfassen Sie die Daten wie gewohnt in FileMaker und verwenden das Mustang Project, um daraus eine ZUGFeRD-konforme XML-Datei zu erstellen, die in das PDF eingebettet wird.
Ist das ZUGFeRD-Format auch für den internationalen Rechnungsversand geeignet?
- Ja, das ZUGFeRD-Format ist nicht nur in Deutschland anerkannt, sondern basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Es kann auch für den internationalen Versand von Rechnungen verwendet werden, sofern die Empfänger diesen Standard unterstützen.
Wie sicher sind elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format?
- Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind sicher, da sie in einem nicht veränderbaren PDF-Container eingebettet werden. Zudem können Sie in FileMaker zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie digitale Signaturen, implementieren, um die Authentizität der Rechnung zu gewährleisten.
Wie kann ich das Mustang Project in meine bestehende FileMaker-Datenbank integrieren?
- Sie können das Mustang Project entweder als Java-Bibliothek in ein bestehendes FileMaker-Plugin integrieren oder über Skripte eine Schnittstelle zur Mustang Project-Bibliothek erstellen. Die Integration erfordert einige Anpassungen an den Datenfluss in Ihrer FileMaker-Datenbank, um die richtigen Rechnungsdaten in das ZUGFeRD-Format zu exportieren.

Zusammenfassung

Mit dieser Anleitung können Sie den Prozess der Erstellung und des Versands von elektronischen ZUGFeRD-Rechnungen in FileMaker unter Verwendung des Mustang Projects und JSON als Austauschformat vollständig automatisieren. Durch die Verwendung von JSON als Datenformat wird die Handhabung der Rechnungsdaten vereinfacht und die direkte Arbeit mit XML vermieden. Die Kombination von FileMaker, Java und dem Mustang Project bietet eine flexible und leistungsfähige Lösung für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen.

Die Alternative zur Nutzung des Mustang Projektes zur Erstellung elektronischer Rechnungen ist die direkte Implementierung in FileMaker zur Erzeugung und bei Bedarf zum Einlesen elektronischer Rechnungen. FileMaker stellt alle Scriptbefehle zur Verfügung, um XML-Dateien zu erstellen und zu lesen. Allerdings kann FileMaker keine PDF/A-Dateien im ZUGFeRD-Standard mit Bordmitteln erstellen, dafür wird das MBS FileMaker Plugin und das DynaPDF-Plugin benötigt. Mit dieser Methode hat man insgesamt noch flexiblere Möglichkeiten und kann auch weitere Formate wie z.B. XRechnung oder UBL-Rechnungen integrieren, muss dann aber jedes einzelne XML-Format selbst in FileMaker integrieren.

Elektronische Rechnungen mit dem Mustang Project