Wagen 0
Elektronische Rechnungen empfangen mit FileMaker
Menü
Elektronische Rechnungen mit FileMaker
Die Implementierung elektronischer Rechnungen in bestehende FileMaker-Lösungen ist ein immer wichtigeres Thema in der digitalen Geschäftswelt. Vor allem durch die zunehmende gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen für bestimmte Geschäftsprozesse und die daraus resultierenden Vorteile, wie Kosteneffizienz und Prozessautomatisierung, wird es für Unternehmen unerlässlich, effiziente Lösungen zur Verarbeitung solcher Rechnungen zu entwickeln. In diesem Kontext stehen unterschiedliche Standards für elektronische Rechnungen zur Verfügung, darunter XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Diese Standards bringen unterschiedliche technische Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bezug auf das Einlesen und Verarbeiten der enthaltenen Daten.
Herausforderungen beim Einlesen elektronischer Rechnungen
Eine der größten Herausforderungen beim Einlesen elektronischer Rechnungen ist die Vielfalt der Formate und der Art der Daten, die verarbeitet werden müssen. Während bei der XRechnung die Struktur relativ klar ist und nur ein XML-Dokument analysiert werden muss, stellt die Verarbeitung einer ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung eine größere Herausforderung dar. Hierbei handelt es sich um hybride Dokumente, die sowohl ein PDF-Dokument als auch eingebettete XML-Daten enthalten.
Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X
XRechnung: Dieser Standard enthält alle relevanten Rechnungsdaten in einer reinen XML-Datei. Das Einlesen dieser Daten erfordert das Parsen des XML-Dokuments, um die benötigten Informationen zu extrahieren. Die Herausforderung hierbei liegt vor allem in der Komplexität des XML-Formats und der Notwendigkeit, sicherzustellen, dass alle relevanten Datenfelder korrekt ausgelesen und interpretiert werden.
ZUGFeRD/Factur-X: Bei diesem Format sind die XML-Daten in eine PDF-Datei eingebettet. Das bedeutet, dass das PDF zunächst extrahiert und analysiert werden muss, um an die XML-Daten zu gelangen. Dieser Prozess erfordert spezielle Tools oder Plugins, um die eingebetteten Informationen zuverlässig aus dem PDF-Dokument zu extrahieren.
Möglichkeiten zur Verarbeitung von PDFs in FileMaker
Eine Schlüsselherausforderung beim Einlesen von ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen ist die Extraktion der XML-Daten aus dem PDF. Hier bieten sich unterschiedliche Ansätze und Tools, die in FileMaker integriert werden können:
MBS Plugin (MonkeyBread Software): Das MBS Plugin ist eine leistungsstarke Erweiterung für FileMaker, die eine Vielzahl an Funktionen bietet, darunter auch umfassende PDF-Verarbeitungsfähigkeiten. Mit diesem Plugin kann FileMaker PDFs lesen und analysieren, um eingebettete XML-Daten zu extrahieren. Es ermöglicht außerdem den Zugriff auf die Metadaten des PDFs und unterstützt das Parsen und die Verarbeitung der enthaltenen Inhalte. Das MBS Plugin ist besonders hilfreich für Entwickler, die eine flexible und umfassende Lösung benötigen, um PDFs in ihren FileMaker-Workflows zu verarbeiten.
DynaPDF Plugin: Das DynaPDF Plugin ist ein weiteres leistungsfähiges Werkzeug zur PDF-Verarbeitung in FileMaker. Es bietet Funktionen zum Erstellen, Modifizieren und Auslesen von PDF-Dateien und eignet sich hervorragend für den Zugriff auf eingebettete XML-Daten in ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen. Mit DynaPDF können die XML-Daten sicher extrahiert und für die weitere Verarbeitung in FileMaker bereitgestellt werden. Darüber hinaus bietet das Plugin Funktionen zur Analyse und Extraktion von Text und Bildern aus PDFs, was es zu einer vielseitigen Lösung für umfassende PDF-Verarbeitungsanforderungen macht.
Technische Anforderungen und Überlegungen
Beim Einsatz solcher Plugins und Tools sind verschiedene technische Aspekte zu berücksichtigen. Dazu gehört zum einen die Lizenzierung der Plugins, da viele dieser Tools kostenpflichtig sind und je nach Funktionsumfang unterschiedliche Lizenzmodelle anbieten. Zum anderen ist eine sorgfältige Planung der Integration in bestehende FileMaker-Lösungen erforderlich, um sicherzustellen, dass die Plugins nahtlos funktionieren und keine Kompatibilitätsprobleme auftreten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Performance der Lösung. Das Einlesen und Verarbeiten von XML-Daten aus PDFs kann rechenintensiv sein, insbesondere wenn große Mengen an Rechnungen gleichzeitig verarbeitet werden müssen. Daher ist es ratsam, die Lösung so zu gestalten, dass sie effizient mit den vorhandenen Ressourcen arbeitet und eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit gewährleistet.
FileMaker ERP-Software mit integrierter Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Mehr Informationen
XRechnung in FileMaker importieren und verarbeiten
Eine umfassende Implementierung des Imports einer XRechnung in eine FileMaker-Lösung beinhaltet neben den allgemeinen Pflichtfeldern der Rechnung auch die Verarbeitung von Belegpositionen (Einzelposten) und eine Validierung der Daten, um die Integrität der eingelesenen Informationen zu gewährleisten. Im Folgenden wird der Prozess detailliert beschrieben.
BaseElements Plugin für das XML-Parsing
Mit dem BaseElements Plugin lässt sich die Verarbeitung von XML-Daten in FileMaker deutlich vereinfachen. Das Plugin bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Erweiterung der FileMaker-Funktionalität, darunter das Parsen von XML-Daten. Eine der am häufigsten genutzten Funktionen für diesen Zweck ist BE_XPath, mit der sich XML-Daten aus einer Datei oder einer Variablen extrahieren lassen.
Überblick über das BaseElements Plugin
Das BaseElements Plugin ist ein kostenloses Plugin, das speziell für FileMaker entwickelt wurde, um zusätzliche Funktionen zur Verfügung zu stellen. Es ist besonders nützlich für die Arbeit mit XML, JSON, Dateiverwaltung und anderen speziellen Anforderungen, die FileMaker von Haus aus nicht unterstützt. Mit der BE_XPath-Funktion können XML-Daten schnell und präzise extrahiert werden, indem man XPath-Ausdrücke verwendet, um spezifische Teile des XML-Dokuments auszulesen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Import einer XRechnung
1. Vorbereitungen in FileMaker
Stellen Sie sicher, dass Ihre FileMaker-Datenbank die benötigten Tabellen und Felder enthält, wie zuvor beschrieben:
Haupttabelle „Rechnungen“:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Käufername
- Käuferadresse
- Verkäufername
- Verkäuferadresse
- Gesamtbetrag
- Mehrwertsteuerbetrag
- Währung
- Zahlungsbedingungen
Verknüpfte Tabelle „Rechnungspositionen“:
- Artikelbeschreibung
- Menge
- Einzelpreis
- Gesamtbetrag der Position
- MwSt.-Satz
FileMaker Crashkurs
Schnell und effektiv FileMaker
lernen in 20 Kapiteln.
Kostenlos teilnehmen
2. XML-Datei importieren
Laden Sie den Inhalt der XML-Datei in eine Variable, z. B. mit der Funktion Daten importieren oder indem Sie den Inhalt direkt aus einer Datei lesen.
Variable setzen [$xmlPfad; Wert: "Pfad/zu/der/XRechnung.xml"]
Variable setzen [$xmlContent; Wert: BE_ReadTextFromFile($xmlPfad)]
--- Import der Pflichtfelder mit BE_XPath ---
Variable setzen [$Rechnungsnummer; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cbc:ID")]
Variable setzen [$Rechnungsdatum; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cbc:IssueDate")]
Variable setzen [$Käufername; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:PartyName/cbc:Name")]
Variable setzen [$Käuferadresse; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:PostalAddress/cbc:StreetName") & ", " & BE_XPath($xmlContent; "cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:PostalAddress/cbc:CityName")]
Variable setzen [$Verkäufername; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyName/cbc:Name")]
Variable setzen [$Verkäuferadresse; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PostalAddress/cbc:StreetName") & ", " & BE_XPath($xmlContent; "cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PostalAddress/cbc:CityName")]
Variable setzen [$Gesamtbetrag; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cac:LegalMonetaryTotal/cbc:PayableAmount")]
Variable setzen [$Mehrwertsteuerbetrag; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cac:TaxTotal/cbc:TaxAmount")]
Variable setzen [$Währung; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cbc:DocumentCurrencyCode")]
Variable setzen [$Zahlungsbedingungen; Wert: BE_XPath($xmlContent; "cac:PaymentTerms/cbc:Note")]
--- Erstelle neuen Datensatz in der Haupttabelle ---
Neuer Datensatz/Abfrage
Feldwert setzen [Rechnungen::Rechnungsnummer; $Rechnungsnummer]
Feldwert setzen [Rechnungen::Rechnungsdatum; $Rechnungsdatum]
Feldwert setzen [Rechnungen::Käufername; $Käufername]
Feldwert setzen [Rechnungen::Käuferadresse; $Käuferadresse]
Feldwert setzen [Rechnungen::Verkäufername; $Verkäufername]
Feldwert setzen [Rechnungen::Verkäuferadresse; $Verkäuferadresse]
Feldwert setzen [Rechnungen::Gesamtbetrag; $Gesamtbetrag]
Feldwert setzen [Rechnungen::Mehrwertsteuerbetrag; $Mehrwertsteuerbetrag]
Feldwert setzen [Rechnungen::Währung; $Währung]
Feldwert setzen [Rechnungen::Zahlungsbedingungen; $Zahlungsbedingungen]
--- Import der Belegpositionen ---
Variable setzen [$PositionenAnzahl; Wert: BE_XPath($xmlContent; "count(//cac:InvoiceLine)")]
Variable setzen [$Counter; Wert: 1]
Schleife Anfang
Variable setzen [$Artikelbeschreibung; Wert: BE_XPath($xmlContent; "//cac:InvoiceLine[" & $Counter) & "]/cac:Item/cbc:Description")]
Variable setzen [$Menge; Wert: BE_XPath($xmlContent; "//cac:InvoiceLine[" & Get(SchleifenZähler) & "]/cbc:InvoicedQuantity")]
Variable setzen [$Einzelpreis; Wert: BE_XPath($xmlContent; "//cac:InvoiceLine[" & $Counter & "]/cac:Price/cbc:PriceAmount")]
Variable setzen [$GesamtbetragDerPosition; Wert: BE_XPath($xmlContent; "//cac:InvoiceLine[" & $Counter & "]/cbc:LineExtensionAmount")]
Variable setzen [$MwStSatz; Wert: BE_XPath($xmlContent; "//cac:InvoiceLine[" & $Counter & "]/cac:Item/cac:ClassifiedTaxCategory/cbc:Percent")]
Gehe zu Layout "Rechnungspositionen"
Neuer Datensatz/Abfrage
Feldwert setzen [Rechnungspositionen::Artikelbeschreibung; $Artikelbeschreibung]
Feldwert setzen [Rechnungspositionen::Menge; $Menge]
Feldwert setzen [Rechnungspositionen::Einzelpreis; $Einzelpreis]
Feldwert setzen [Rechnungspositionen::Gesamtbetrag der Position; $GesamtbetragDerPosition]
Feldwert setzen [Rechnungspositionen::MwSt.-Satz; $MwStSatz]
>>> Verknüpfen Sie den Datensatz mit der Haupttabelle [z.B. über die Rechnungsnummer]
Verlasse Schleife Wenn $PositionenAnzahl = $Counter
Variable setzen [$Counter; Wert: $Counter + 1]
Schleife Ende
3. Validierung der importierten Daten
Überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und keine Daten fehlen. Dies kann durch ein Skript erfolgen, das sicherstellt, dass alle notwendigen Variablen Werte enthalten.
Wenn [IstLeer(Rechnungen::Rechnungsnummer)]
Eigenes Dialogfeld anzeigen ["Fehler: Die Rechnungsnummer fehlt."]
Aktuelles Script verlassen
Ende wenn
Wenn [IstLeer(Rechnungen::Rechnungsdatum)]
Eigenes Dialogfeld anzeigen ["Fehler: Das Rechnungsdatum fehlt."]
Aktuelles Script verlassen
Ende wenn
--- Weitere Validierungsprüfungen für alle Pflichtfelder durchführen ---
Wenn [Summe von Rechnungspositionen::Gesamtbetrag der Position ≠ Rechnungen::Gesamtbetrag]
Eigenes Dialogfeld anzeigen ["Fehler: Die Summe der Belegpositionen stimmt nicht mit dem Gesamtbetrag überein."]
Aktuelles Script verlassen
Ende wenn
Weitere Felder und Daten elektronischer Rechnungen
In unserer Anleitung haben wir uns auf den Import der wichtigsten Pflichtfelder konzentriert, um einen grundlegenden Überblick über die Integration elektronischer Rechnungen in FileMaker zu bieten. Es ist jedoch wichtig zu erwähnen, dass elektronische Rechnungen noch viele weitere Felder und Informationen enthalten können, die je nach Anwendungsfall von Bedeutung sind.
Beispielsweise kann die Leitweg-ID, die vor allem im öffentlichen Sektor zur Identifikation von Verwaltungseinheiten genutzt wird, eine entscheidende Rolle spielen, um den korrekten Empfänger zu bestimmen. Zusätzliche Felder wie spezifische Referenznummern, Zahlungsinformationen und steuerliche Details sind ebenfalls relevant, um die Rechnungsverarbeitung zu erweitern und den gesetzlichen Anforderungen sowie individuellen Unternehmensbedürfnissen gerecht zu werden. Eine vollständige Implementierung sollte daher sorgfältig geprüft und gegebenenfalls um diese zusätzlichen Felder ergänzt werden, um eine umfassende Lösung zu gewährleisten. Nutzen Sie dafür die offizielle Dokumentation.
Vier FileMaker ERP-Plattformen für optimale Betriebsprozesse.
Alle Kauflizenzen ZUGFeRD und mehr mit dem MBS- und DynaPDF Plugin
Das MBS FileMaker Plugin ist ein äußerst vielseitiges Plugin für FileMaker, das erweiterte Funktionen zur Verfügung stellt, darunter die Fähigkeit, elektronische Rechnungen sowohl einzulesen als auch zu erzeugen. Mit dem MBS Plugin können Entwickler umfassende Automatisierungslösungen für den Umgang mit XML-Daten und eingebetteten Rechnungsinformationen implementieren. Ein besonders wertvolles Merkmal ist die Integration von DynaPDF, einer leistungsstarken PDF-Bibliothek, die es ermöglicht, PDF-Dokumente zu erstellen und zu manipulieren, einschließlich solcher, die das ZUGFeRD/Factur-X-Format unterstützen. Dies bedeutet, dass das Plugin nicht nur in der Lage ist, die Daten aus PDFs auszulesen und in FileMaker zu importieren, sondern auch neue elektronische Rechnungen zu generieren, die den gängigen Standards entsprechen.
Das MBS Plugin wird mit einer umfangreichen Sammlung von Beispieldateien geliefert, die verschiedene Anwendungsfälle abdecken, darunter auch das Erstellen und Einlesen von ZUGFeRD-Rechnungen. Diese Beispiele bieten eine hervorragende Grundlage, um sich schnell in die Funktionsweise des Plugins einzuarbeiten. Darüber hinaus stellt der Hersteller auf seiner Website eine detaillierte Anleitung zur Verfügung, die Schritt für Schritt beschreibt, wie sich elektronische Rechnungen mithilfe des MBS Plugins und DynaPDF erstellen lassen. Eine aktuelle Anleitung ist unter diesem Link zu finden, die auch Download-Links für Beispieldateien zu elektronischen Rechnungen enthält. Diese Ressource ist besonders hilfreich für Entwickler, die tiefer in die Automatisierung von Rechnungsprozessen in FileMaker eintauchen und rechtskonforme elektronische Rechnungen gemäß ZUGFeRD/Factur-X-Standards erstellen.
Forenbeitrag zur Integration elektronischer Rechnungen
In unserem Forum haben wir einen neuen Beitrag veröffentlicht, der sich der Diskussion über die Integration und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in FileMaker widmet. In diesem Beitrag laden wir alle Interessierten dazu ein, persönliche Fragen zu stellen und ihre Erfahrungen zu teilen. Egal, ob es um den Einsatz von Plugins wie dem MBS Plugin oder dem BaseElements Plugin geht, die Implementierung von Skripten oder die Optimierung von Workflows – dieser Forenbeitrag ist der perfekte Ort, um sich auszutauschen und von der Expertise der Community zu profitieren. Wir möchten eine lebendige Diskussion anregen, in der Lösungen, Herausforderungen und Best Practices besprochen werden können. Schauen Sie vorbei und werden Sie Teil des Gesprächs!
Zusammenfassung
Die Integration des Einlesens elektronischer Rechnungen in bestehende FileMaker-Lösungen bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, insbesondere bei der Verarbeitung von ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen. Während die XRechnung vorwiegend eine XML-basierte Herausforderung darstellt, erfordert die ZUGFeRD/Factur-X-Verarbeitung den Einsatz spezieller PDF-Tools und Plugins wie MBS und DynaPDF. Eine sorgfältige Planung, die Berücksichtigung technischer Anforderungen sowie die Wahl der richtigen Plugins sind entscheidend für die erfolgreiche Implementierung einer effizienten und zuverlässigen Lösung.
Das kostenlose BaseElements Plugin und der Befehl BE_XPath ermöglichen es, XML-Daten in FileMaker zu verarbeiten und Daten zuverlässig zu importieren. Die Nutzung von XPath ermöglicht eine präzise Extraktion der relevanten Informationen und eine flexible Anpassung an verschiedene XML-Strukturen.
Sollen auch ZUGFeRD- oder Factur-X-Dateien importiert und ausgelesen werden, empfiehlt sich die Nutzung des MBS Plugins in Verbindung mit dem DynaPDF-Plugin, die auch mit entsprechenden Beispieldateien ausgeliefert werden.
Elektronische Rechnungen mit FileMaker
Menü
Diese Seite teilen:
ERP-Software so flexibel wie Ihr Unternehmen.
Wir beraten Sie gern.
Anpassbare ERP-Software für Mac, Windows und iOS.
