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FileMaker mit Claris Connect verbinden

  • FileMaker-Datenbanken mit Claris Connect nutzen.
FileMaker Tipps und Anleitungen

FileMaker mit Claris Connect verbinden

Claris Connect ist ein leistungsstarkes Automatisierungs-Tool von Claris, das es ermöglicht, unterschiedliche Dienste und Anwendungen miteinander zu verknüpfen und automatisierte Workflows zu erstellen. Für Nutzer von FileMaker kann Claris Connect dabei helfen, externe Anwendungen nahtlos in FileMaker-Lösungen zu integrieren.

Vielfältige Services mit Claris Connect

Claris Connect bietet eine Vielzahl von Konnektoren, die für deutsche Nutzer besonders interessant sind und zur Automatisierung und Integration von Geschäftsanwendungen beitragen können. DATEV, einer der führenden Anbieter für Steuer- und Finanzsoftware in Deutschland, kann beispielsweise in Workflows integriert werden, um Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und Finanzdaten zwischen verschiedenen Systemen nahtlos zu synchronisieren. Auch Shopware, eine der beliebtesten E-Commerce-Plattformen in Deutschland, lässt sich in Claris Connect einbinden, um Bestellungen, Kundendaten und Lagerbestände automatisch zu verwalten.

Darüber hinaus sind Google Workspace und Microsoft 365, die in vielen deutschen Unternehmen weit verbreitet sind, ebenfalls kompatibel, was die Integration von E-Mails, Kalendern und Dokumentenmanagement in automatisierte Workflows ermöglicht. Für Unternehmen, die auf Slack oder Microsoft Teams setzen, kann Claris Connect Nachrichten oder Benachrichtigungen automatisieren und Arbeitsabläufe verbessern. Schließlich lassen sich auch Mailchimp oder Sendinblue, beides beliebte Tools für E-Mail-Marketing in Deutschland, über Claris Connect an CRM-Systeme wie FileMaker anbinden, um Marketingkampagnen zu automatisieren und gezielt zu steuern. Diese Services bieten deutschen Nutzern eine breite Palette von Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und durch Automatisierung die Effizienz ihrer Geschäftstätigkeit zu steigern.

FileMaker mit Claris Connect verbinden

Die folgende Anleitung beschreibt, wie man Claris Connect mit FileMaker nutzt und führt ein konkretes Beispiel durch, das für deutsche Nutzer geeignet ist: die Automatisierung eines Rechnungsprozesses mithilfe von FileMaker und DocuSign.

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1. Voraussetzungen

Bevor Sie starten, sollten Sie sicherstellen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Claris Connect Konto: Sie benötigen ein aktives Konto bei Claris Connect.
  • FileMaker-Lizenz: Stellen Sie sicher, dass Ihre FileMaker-Lösung die Verwendung von Claris Connect unterstützt.
  • DocuSign Konto: Für dieses Beispiel benötigen Sie außerdem ein Konto bei DocuSign, um digitale Signaturen zu ermöglichen.
  • FileMaker-Datenbank: Eine einfache FileMaker-Datenbank, die Kundeninformationen, Rechnungsdaten und Statusfelder enthält.

2. Einrichten der FileMaker-Datenbank

In FileMaker legen Sie eine Datenbank an, die für den Rechnungsprozess verwendet wird. Folgende Felder werden für die Automatisierung benötigt:

  • Kundenname: Textfeld für den Namen des Kunden.
  • Rechnungsnummer: Automatisch generierte Nummer für jede Rechnung.
  • Rechnungsstatus: Textfeld (z. B. „Unterschrift ausstehend“, „Unterschrieben“, „Versandt“).
  • Rechnungsdokument (Containerfeld): Containerfeld für das hochzuladende PDF-Dokument der Rechnung.
  • E-Mail-Adresse: Textfeld für die E-Mail-Adresse des Kunden.
  • Rechnungsbetrag: Feld für den Rechnungsbetrag.

3. Claris Connect mit FileMaker verbinden

  • Anmeldung bei Claris Connect: Melden Sie sich bei Ihrem Claris Connect Konto an.
  • Neues Projekt anlegen: Legen Sie in Claris Connect ein neues Projekt für die Integration mit FileMaker und DocuSign an.
  • FileMaker-Konnektor einrichten:
    • Wählen Sie im Dashboard „+ New Flow“.
    • Geben Sie dem Flow einen passenden Namen, z.B. „Rechnungsversand und Signierung“.
    • Wählen Sie „FileMaker“ als Anwendung für den Auslöser (Trigger).
    • Wählen Sie die Aktion „Record Created“ oder „Record Updated“ als Trigger-Ereignis. Dies bedeutet, dass der Workflow startet, wenn eine neue Rechnung erstellt oder eine bestehende Rechnung aktualisiert wird.
  • FileMaker-Datenbank verbinden:
    • Melden Sie sich mit Ihren FileMaker-Server-Zugangsdaten an.
    • Wählen Sie die FileMaker-Datenbank und das Layout aus, das die Rechnungsdaten enthält. In unserem Beispiel wird ein Layout verwendet, das die Felder für Kundenname, Rechnungsstatus, und das Rechnungs-PDF enthält.

4. DocuSign-Konnektor hinzufügen

Nun fügen Sie DocuSign als zweiten Dienst hinzu, der die Rechnung signieren soll:

  • DocuSign als Aktion hinzufügen:
    • Fügen Sie eine neue Aktion in Ihrem Flow hinzu und wählen Sie „DocuSign“ als App aus.
    • Wählen Sie die Aktion „Send Document for Signature“ aus.
    • Verbinden Sie Claris Connect mit Ihrem DocuSign-Konto.
  • Dokumentkonfiguration in DocuSign:
    • Verknüpfen Sie das PDF-Dokument, das im FileMaker-Containerfeld gespeichert wurde, mit DocuSign.
    • Definieren Sie den Empfänger (basierend auf der E-Mail-Adresse, die in FileMaker gespeichert ist).
    • Fügen Sie die entsprechenden Signaturfelder hinzu, die der Empfänger im Dokument unterschreiben muss.

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5. Automatisierung des Rechnungsprozesses

Rechnungsversand automatisieren:
  • Sobald eine neue Rechnung in FileMaker erstellt und das PDF hochgeladen wurde, wird die Datei automatisch an DocuSign weitergeleitet.
  • Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, die Rechnung digital zu unterschreiben.
Statusaktualisierung in FileMaker:
  • Nachdem der Kunde die Rechnung signiert hat, wird der Status in DocuSign aktualisiert.
  • Sie können in Claris Connect einen zweiten Trigger einrichten, der auf das „Document Signed“-Ereignis in DocuSign reagiert.
  • Sobald DocuSign die Unterschrift bestätigt, aktualisiert Claris Connect den Rechnungsstatus in FileMaker auf „Unterschrieben“.
Abschließender Versand:

Nachdem die Rechnung unterschrieben wurde, können Sie eine weitere Aktion hinzufügen, z.B. eine automatisierte E-Mail an den Kunden, die die unterschriebene Rechnung als PDF im Anhang enthält.

6. Testen und Optimieren

Sobald alle Schritte eingerichtet sind, sollten Sie den gesamten Workflow testen. Erstellen Sie in FileMaker eine neue Rechnung und prüfen Sie, ob die Datei korrekt an DocuSign gesendet wird und ob die Statusänderungen in FileMaker nach der Unterschrift automatisch aktualisiert werden. Passen Sie bei Bedarf die Logik oder die Feldzuweisungen an.

Häufig gestellte Fragen zu FileMaker und Claris Connect

  • Was ist Claris Connect und wie funktioniert es mit FileMaker?
    • Claris Connect ist eine Automatisierungsplattform von Claris, die es ermöglicht, verschiedene Anwendungen und Dienste zu integrieren, um Workflows zu automatisieren. Es bietet eine native Verbindung zu FileMaker, wodurch Sie FileMaker-Daten automatisch mit anderen Anwendungen wie Google Drive, Slack, MailChimp und vielen weiteren Diensten synchronisieren können.
  • Wie kann ich FileMaker mit Claris Connect verbinden?
    • Um FileMaker mit Claris Connect zu verbinden, benötigen Sie ein Claris Connect-Konto. Über das Claris Connect-Dashboard können Sie dann FileMaker als eine der Anwendungen auswählen und die Verbindung herstellen, indem Sie die FileMaker API oder Webhooks verwenden. Die Integration erfolgt mit wenigen Klicks, ohne tiefere Programmierkenntnisse.
  • Welche Daten kann ich zwischen FileMaker und anderen Diensten über Claris Connect synchronisieren?
    • Sie können verschiedene Daten synchronisieren, darunter Kundeninformationen, Bestellungen, Kontakte, Produkte, Kalenderdaten und vieles mehr. Claris Connect automatisiert den Austausch dieser Daten zwischen FileMaker und anderen Anwendungen.
  • Wie richte ich einen Workflow in Claris Connect für FileMaker ein?
    • Sie erstellen einen neuen Workflow im Claris Connect-Dashboard und wählen FileMaker als Quelle oder Ziel aus. Dann definieren Sie Trigger (z. B. wenn ein neuer Datensatz in FileMaker erstellt wird) und Aktionen (z. B. Senden einer E-Mail oder Hinzufügen eines Kontakts in einem anderen Dienst). Die Workflows sind vollständig anpassbar und können verschiedene Apps und Dienste integrieren.
  • Kann ich in Echtzeit Daten zwischen FileMaker und anderen Apps über Claris Connect synchronisieren?
    • Ja, Claris Connect ermöglicht die Echtzeit-Synchronisation zwischen FileMaker und anderen Anwendungen. Sobald ein Triggerereignis eintritt (z. B. das Erstellen eines neuen Datensatzes in FileMaker), wird der definierte Workflow sofort ausgeführt und die Aktion in einer anderen Anwendung ausgeführt.
  • Welche Authentifizierungsmethoden werden für die Verbindung zwischen FileMaker und Claris Connect verwendet?
    • Claris Connect nutzt die FileMaker Data API für die Verbindung zu FileMaker-Datenbanken. Sie müssen API-Zugangsdaten wie Benutzername, Passwort und Server-URL bereitstellen, um eine sichere Verbindung herzustellen.
  • Kann ich E-Mails automatisiert aus FileMaker über Claris Connect versenden?
    • Ja, Claris Connect ermöglicht es, automatisierte E-Mails zu versenden. Sie können einen Workflow erstellen, bei dem z. B. eine E-Mail über einen Dienst wie Gmail oder Outlook gesendet wird, sobald ein neuer Datensatz in FileMaker erstellt oder aktualisiert wird.
  • Kann ich mit Claris Connect Daten von FileMaker in Cloud-Dienste wie Google Sheets übertragen?
    • Ja, Sie können Daten aus FileMaker über Claris Connect in Cloud-Dienste wie Google Sheets, Dropbox oder OneDrive übertragen. Ein Workflow kann beispielsweise so eingerichtet werden, dass neue FileMaker-Datensätze automatisch in einer Google Sheets-Tabelle gespeichert werden.
  • Wie kann ich den Versand von SMS-Nachrichten aus FileMaker über Claris Connect automatisieren?
    • Claris Connect unterstützt die Integration mit SMS-Diensten wie Twilio. Sie können einen Workflow erstellen, bei dem eine SMS automatisch gesendet wird, wenn ein bestimmter Datensatz in FileMaker erstellt oder geändert wird, z. B. zur Bestätigung eines Auftrags oder einer Terminvereinbarung.
  • Wie sicher ist die Verbindung zwischen FileMaker und Claris Connect?
    • Die Verbindung zwischen FileMaker und Claris Connect erfolgt über die FileMaker Data API, die mit SSL/TLS verschlüsselt wird. Zudem können Sie in Claris Connect Zugriffskontrollen und Berechtigungen festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Workflows und Daten haben.
  • Kann ich FileMaker-Daten über Claris Connect auch mit internen Anwendungen synchronisieren?
    • Ja, Claris Connect ermöglicht nicht nur die Integration mit Cloud-Diensten, sondern auch mit internen Anwendungen, die API-Zugriff unterstützen. Sie können Workflows erstellen, die Daten von FileMaker an eine interne Anwendung übertragen oder umgekehrt.
  • Ist Claris Connect schwer zu bedienen, wenn ich keine Programmierkenntnisse habe?
    • Claris Connect ist benutzerfreundlich und erfordert keine Programmierkenntnisse. Die Workflows werden über eine grafische Benutzeroberfläche eingerichtet, bei der Sie Trigger und Aktionen per Drag-and-Drop auswählen können. Es ist speziell darauf ausgelegt, dass auch Nutzer ohne technische Vorkenntnisse Automatisierungen erstellen können.

Zusammenfassung

Mit Claris Connect und FileMaker können Sie eine Vielzahl von Geschäftsprozessen automatisieren und externe Dienste nahtlos integrieren. Durch die intuitive Benutzeroberfläche und die Flexibilität der Plattform lassen sich komplexe Workflows, wie etwa die automatische Rechnungsversendung und Signierung, problemlos umsetzen. Für deutsche Nutzer sind Dienste wie DocuSign, DATEV und Cloud-Speicheranwendungen leicht in die Automatisierung einzubinden, was Unternehmen eine moderne und effiziente Arbeitsweise ermöglicht.

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