Conectar FileMaker con Claris Connect
Claris Connect es una potente herramienta de automatización de Claris que permite vincular diferentes servicios y aplicaciones y crear flujos de trabajo automatizados. Para los usuarios de FileMaker, Claris Connect puede ayudar a integrar perfectamente aplicaciones externas en las soluciones de FileMaker.
Índice
- Conectar FileMaker con Claris Connect
- Amplia gama de servicios con Claris Connect
- Conectar FileMaker con Claris Connect
- Software ERP FileMaker con gestión de mercancías, CRM y facturación, personalizable de forma flexible.
- 1. requisitos
- 2. configuración de la base de datos FileMaker
- 3. conectar Claris Connect con FileMaker
- 4. añadir conector DocuSign
- Curso intensivo de FileMakerAprenda FileMaker de forma rápida y eficaz en 20 capítulos.
- 5. automatización del proceso de facturación
- 6. pruebas y optimización
- Preguntas frecuentes sobre FileMaker y Claris Connect
- Resumen
Amplia gama de servicios con Claris Connect
Claris Connect ofrece diversos conectores de especial interés para los usuarios alemanes que pueden contribuir a la automatización e integración de las aplicaciones empresariales. DATEVuno de los principales proveedores de software fiscal y financiero de Alemania, puede integrarse en los flujos de trabajo, por ejemplo, para automatizar los procesos contables y sincronizar a la perfección los datos financieros entre distintos sistemas. También Tiendauna de las plataformas de comercio electrónico más populares en Alemania, puede integrarse en Claris Connect para gestionar automáticamente los pedidos, los datos de los clientes y los niveles de existencias.
Además Espacio de trabajo de Google y Microsoft 365que se utilizan ampliamente en muchas empresas alemanas, lo que permite integrar correos electrónicos, calendarios y gestión de documentos en flujos de trabajo automatizados. Para las empresas que dependen de Slack o Microsoft Teams Claris Connect puede automatizar mensajes o notificaciones y mejorar los flujos de trabajo. Por último, también puede Mailchimp o Sendinblueambas herramientas populares para el marketing por correo electrónico en Alemania, a sistemas CRM como FileMaker a través de Claris Connect con el fin de automatizar y orientar las campañas de marketing. Estos servicios ofrecen a los usuarios alemanes una amplia gama de opciones para optimizar procesos y aumentar la eficiencia de sus actividades empresariales mediante la automatización.
Conectar FileMaker con Claris Connect
La siguiente guía describe cómo utilizar Claris Connect con FileMaker y proporciona un ejemplo concreto adecuado para usuarios alemanes: la automatización de un proceso de facturación mediante FileMaker y DocuSign.
Software ERP FileMaker con gestión de mercancías, CRM y facturación, personalizable de forma flexible.
Más información
1. requisitos
Antes de empezar, debes asegurarte de que se cumplen los siguientes requisitos:
- Cuenta de Claris ConnectNecesitas una cuenta activa en Claris Connect.
- Licencia de FileMakerAsegúrese de que su solución FileMaker admite el uso de Claris Connect.
- Cuenta DocuSignPara este ejemplo, también necesita una cuenta con DocuSign para habilitar las firmas digitales.
- Base de datos FileMakerUna sencilla base de datos FileMaker que contiene información de clientes, datos de facturas y campos de estado.
2. configuración de la base de datos FileMaker
En FileMaker, se crea una base de datos que se utiliza para el proceso de facturación. Los siguientes campos son necesarios para la automatización:
- Nombre del clienteCampo de texto para el nombre del cliente.
- Número de facturaNúmero generado automáticamente para cada factura.
- Estado de la facturaCampo de texto (por ejemplo, "Firma pendiente", "Firmado", "Despachado").
- Documento de factura (campo contenedor): Campo contenedor del documento PDF de la factura a cargar.
- Correo electrónicoCampo de texto para la dirección de correo electrónico del cliente.
- Importe de la facturaCampo para el importe de la factura.
3. conectar Claris Connect con FileMaker
- Registro en Claris ConnectInicia sesión en tu cuenta de Claris Connect.
- Crear un nuevo proyectoCree un nuevo proyecto en Claris Connect para la integración con FileMaker y DocuSign.
- Configurar el conector de FileMaker:
- Seleccione "+ Nuevo flujo" en el panel de control.
- Dé al flujo un nombre adecuado, por ejemplo "Envío y firma de facturas".
- Seleccione "FileMaker" como aplicación para el activador.
- Seleccione la acción "Registro creado" o "Registro actualizado" como evento desencadenante. Esto significa que el flujo de trabajo se inicia cuando se crea una nueva factura o se actualiza una factura existente.
- Conectar la base de datos FileMaker:
- Inicie sesión con sus datos de acceso al servidor FileMaker.
- Seleccione la base de datos FileMaker y la presentación que contiene los datos de la factura. En nuestro ejemplo, se utiliza una presentación que contiene los campos del nombre del cliente, el estado de la factura y el PDF de la factura.
4. añadir conector DocuSign
Ahora añade DocuSign como el segundo servicio que debe firmar la factura:
- Añadir DocuSign como acción:
- Añade una nueva acción en tu Flow y selecciona "DocuSign" como aplicación.
- Seleccione la acción "Enviar documento para su firma".
- Conecte Claris Connect a su cuenta DocuSign.
- Configuración de documentos en DocuSign:
- Vincule el documento PDF guardado en el campo contenedor de FileMaker a DocuSign.
- Defina el destinatario (basándose en la dirección de correo electrónico almacenada en FileMaker).
- Añade los campos de firma correspondientes que el destinatario debe firmar en el documento.
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5. automatización del proceso de facturación
Automatice el envío de facturas:
- En cuanto se crea una nueva factura en FileMaker y se carga el PDF, el archivo se reenvía automáticamente a DocuSign.
- El cliente recibe un correo electrónico con una solicitud para firmar la factura digitalmente.
Actualización de estado en FileMaker:
- Una vez que el cliente ha firmado la factura, el estado se actualiza en DocuSign.
- Puede configurar un segundo activador en Claris Connect que reaccione al evento "Documento firmado" en DocuSign.
- En cuanto DocuSign confirma la firma, Claris Connect actualiza el estado de la factura en FileMaker a "Firmado".
Envío final:
Una vez firmada la factura, puede añadir otra acción, por ejemplo, un correo electrónico automático al cliente que contenga la factura firmada como archivo adjunto en formato PDF.
6. pruebas y optimización
Una vez configurados todos los pasos, debería probar todo el flujo de trabajo. Cree una nueva factura en FileMaker y compruebe si el archivo se envía correctamente a DocuSign y si los cambios de estado en FileMaker se actualizan automáticamente tras la firma. Si es necesario, ajuste la lógica o las asignaciones de campos.
Preguntas frecuentes sobre FileMaker y Claris Connect
- ¿Qué es Claris Connect y cómo funciona con FileMaker?
- Claris Connect es una plataforma de automatización de Claris que permite integrar varias aplicaciones y servicios para automatizar flujos de trabajo. Proporciona una conexión nativa con FileMaker, lo que le permite sincronizar automáticamente los datos de FileMaker con otras aplicaciones como Google Drive, Slack, MailChimp y muchos otros servicios.
- ¿Cómo puedo conectar FileMaker con Claris Connect?
- Para conectar FileMaker a Claris Connect, necesita una cuenta de Claris Connect. A continuación, desde el panel de control de Claris Connect, puede seleccionar FileMaker como una de las aplicaciones y establecer la conexión mediante la API de FileMaker o webhooks. La integración se realiza con unos pocos clics, sin necesidad de conocimientos profundos de programación.
- ¿Qué datos puedo sincronizar entre FileMaker y otros servicios a través de Claris Connect?
- Puede sincronizar diversos datos, como información de clientes, pedidos, contactos, productos, datos de calendario y mucho más. Claris Connect automatiza el intercambio de estos datos entre FileMaker y otras aplicaciones.
- ¿Cómo configuro un flujo de trabajo en Claris Connect para FileMaker?
- Cree un nuevo flujo de trabajo en el panel de control de Claris Connect y seleccione FileMaker como origen o destino. A continuación, defina los desencadenantes (por ejemplo, cuando se crea un nuevo registro en FileMaker) y las acciones (por ejemplo, enviar un correo electrónico o añadir un contacto en otro servicio). Los flujos de trabajo son totalmente personalizables y pueden integrar distintas aplicaciones y servicios.
- ¿Puedo sincronizar datos entre FileMaker y otras apps en tiempo real a través de Claris Connect?
- Sí, Claris Connect permite la sincronización en tiempo real entre FileMaker y otras aplicaciones. En cuanto se produce un evento desencadenante (por ejemplo, la creación de un nuevo registro en FileMaker), el flujo de trabajo definido se ejecuta inmediatamente y la acción se realiza en otra aplicación.
- ¿Qué métodos de autenticación se utilizan para la conexión entre FileMaker y Claris Connect?
- Claris Connect utiliza la API de datos de FileMaker para conectarse a las bases de datos de FileMaker. Debe proporcionar credenciales de API como el nombre de usuario, la contraseña y la URL del servidor para establecer una conexión segura.
- ¿Puedo enviar correos electrónicos automáticamente desde FileMaker a través de Claris Connect?
- Sí, Claris Connect permite enviar correos electrónicos automatizados. Puede crear un flujo de trabajo en el que, por ejemplo, se envíe un correo electrónico a través de un servicio como Gmail o Outlook en cuanto se cree o actualice un nuevo registro en FileMaker.
- ¿Puedo utilizar Claris Connect para transferir datos de FileMaker a servicios en la nube como Google Sheets?
- Sí, puede transferir datos de FileMaker a servicios en la nube como Google Sheets, Dropbox o OneDrive a través de Claris Connect. Por ejemplo, se puede configurar un flujo de trabajo para que los nuevos registros de FileMaker se guarden automáticamente en una hoja de cálculo de Google Sheets.
- ¿Cómo puedo automatizar el envío de mensajes SMS desde FileMaker a través de Claris Connect?
- Claris Connect admite la integración con servicios de SMS como Twilio. Puede crear un flujo de trabajo en el que se envíe automáticamente un SMS cuando se cree o modifique un registro específico en FileMaker, por ejemplo, para confirmar un pedido o una cita.
- ¿Es segura la conexión entre FileMaker y Claris Connect?
- La conexión entre FileMaker y Claris Connect se realiza a través de la API de datos de FileMaker, que está cifrada con SSL/TLS. También puede definir controles de acceso y privilegios en Claris Connect para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los flujos de trabajo y a los datos.
- ¿Puedo sincronizar también los datos de FileMaker con aplicaciones internas a través de Claris Connect?
- Sí, Claris Connect no solo permite la integración con servicios en la nube, sino también con aplicaciones internas que admitan el acceso a API. Puede crear flujos de trabajo que transfieran datos de FileMaker a una aplicación interna o viceversa.
- ¿Es difícil utilizar Claris Connect si no tengo conocimientos de programación?
- Claris Connect es fácil de usar y no requiere conocimientos de programación. Los flujos de trabajo se configuran a través de una interfaz gráfica de usuario en la que se pueden seleccionar desencadenantes y acciones mediante la función de arrastrar y soltar. Está diseñado específicamente para que usuarios sin conocimientos técnicos puedan crear automatizaciones.
Resumen
Con Claris Connect y FileMaker, puede automatizar una amplia gama de procesos empresariales e integrar a la perfección servicios externos. La interfaz de usuario intuitiva y la flexibilidad de la plataforma facilitan la implementación de flujos de trabajo complejos, como el envío y la firma automatizados de facturas. Para los usuarios alemanes, servicios como DocuSign, DATEV y aplicaciones de almacenamiento en la nube pueden integrarse fácilmente en la automatización, lo que permite a las empresas trabajar de forma moderna y eficiente.
