FileMaker y Microsoft Outlook
La integración de FileMaker con Microsoft Outlook permite a las empresas optimizar sus procesos empresariales combinando la gestión de datos y la comunicación en un entorno sin fisuras. Esta conexión aporta importantes ventajas, especialmente en la automatización del envío de correo electrónico, la gestión de contactos y las funciones de calendario. En este informe, examinamos las distintas formas en que FileMaker puede conectarse a Microsoft Outlook y explicamos los métodos y plugins más comunes que ayudan a garantizar una comunicación fluida entre ambos sistemas.
1. visión general de la conexión entre FileMaker y Outlook
Microsoft Outlook es uno de los programas de correo electrónico y calendario más utilizados en el mundo y, a menudo, se utiliza junto con Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Una integración de Outlook con FileMaker permite controlar las siguientes funciones directamente desde la base de datos de FileMaker:
- Envío por correo electrónicoEnvío automático o manual de correos electrónicos a los clientes en función de las entradas de la base de datos (por ejemplo, facturas, pedidos).
- Gestión de contactosSincronización y mantenimiento de contactos entre FileMaker y Outlook.
- Integración del calendarioCreación y gestión de citas, reuniones o recordatorios en Outlook directamente desde FileMaker.
2. posibilidades de integrar FileMaker con Microsoft Outlook
Existen varios métodos y herramientas para conectar FileMaker con Outlook. Van desde funciones nativas de FileMaker hasta plugins y API. Las opciones más comunes son
- Guiones de FileMaker para enviar correos electrónicos a través de Outlook
- Plug-ins de FileMaker específicos de Outlook
- Uso de Microsoft Graph API (basado en la nube)
- Conexión a través de herramientas de automatización como Zapier o Integromat (Make)
2.1 Guiones de FileMaker para enviar correos electrónicos a través de Outlook
Una de las formas más sencillas y nativas de conectar FileMaker con Outlook es utilizar guiones de FileMaker para controlar el envío de correos electrónicos a través de Outlook.
Funciones nativas de correo electrónico: FileMaker ofrece la opción de enviar correos electrónicos directamente desde la base de datos. Para ello, utilice el comando de guión Enviar correo electrónico. En la configuración, puede seleccionar Outlook como cliente de correo predeterminado, lo que permite a FileMaker acceder directamente a Outlook.
Ejemplo de guión:
Enviar correo electrónico [ Enviar a través de cliente de correo electrónico; A: Clientes::Correo electrónico; Asunto: "Su factura"; Mensaje: "Estimado cliente, le adjuntamos su factura actual"; Adjunto: Facturas::PDF; ]
Este script envía un correo electrónico a la dirección de correo electrónico almacenada en el campo de cliente, establece un asunto predefinido y añade la factura correspondiente como archivo adjunto. Outlook se abre como cliente de correo electrónico y el usuario puede comprobar y modificar el correo antes de enviarlo.
VentajasEste método es fácil de implementar, no requiere plugins adicionales y utiliza el cliente Outlook que ya está instalado. Es ideal para pequeñas automatizaciones.
RestriccionesLa solución nativa es relativamente limitada, ya que no admite funciones avanzadas como la gestión de calendarios o automatizaciones complejas (por ejemplo, cadenas de correos electrónicos, correos de respuesta automática). Además, requiere confirmación manual por parte del usuario.
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2.2 Complementos de FileMaker específicos de Outlook
Una opción más profesional y de mayor alcance para integrar FileMaker y Outlook es el uso de plugins. Éstos ofrecen una mayor flexibilidad y amplían considerablemente la funcionalidad nativa de FileMaker. Existen varios plugins especialmente desarrollados para conectar FileMaker con Outlook.
Ejemplo: 360Works Email Plugin
360Works Email Plugin es una potente herramienta que amplía las funciones de correo electrónico directamente en FileMaker. Además de enviar y recibir correos electrónicos, el plugin también admite la integración con Outlook para sincronizar contactos, calendarios y funciones de correo electrónico ampliadas.
Funciones principales:
Envío y recepción de correos electrónicos a través de Outlook: El plugin permite enviar correos electrónicos directamente a través de Outlook e importar los correos recibidos a FileMaker.
Sincronización de contactosSincronice sus contactos de FileMaker con los contactos de Outlook.
Funciones de calendarioCree, edite y elimine citas en Outlook directamente desde FileMaker.
Ventajas: No se necesitan soluciones basadas en la nube, ya que el plugin se instala localmente en el servidor y el cliente de FileMaker. Amplias funciones, incluida la compatibilidad con archivos adjuntos, entradas de calendario y gestión de contactos.
RestriccionesEl uso de plugins requiere su instalación en cada cliente, lo que puede ocasionar trabajo administrativo en las grandes empresas. Además, los plugins están sujetos a un cargo y deben tener licencia.
Otros plugins popularesAdemás del plugin 360Works, existen otras opciones como Dacons MailIt o BaseElements Plugin, que también permiten la integración con Outlook y ofrecen opciones ampliadas de correo electrónico y calendario. En el software ERP gFM-Business, el plugin MailIt de Dacons se utiliza como base para el cliente de correo electrónico integrado.
2.3 Uso de la API Graph de Microsoft (basada en la nube)
La API Microsoft Graph puede utilizarse para una solución moderna y basada en la nube. Esta API permite la comunicación con los servicios de Microsoft 365, incluido Outlook, a un nivel muy detallado y flexible.
Ventajas de la Graph API:
- Solución basada en la nube: Esta solución no requiere instalaciones locales ni plugins, ya que se comunica directamente con la nube de Microsoft 365.
- Funciones completas: La API de Graph te da acceso a todas las funciones de Outlook, incluidos el correo electrónico, los contactos, el calendario y las tareas.
- Opciones de automatización: Puedes crear flujos de trabajo complejos que, por ejemplo, envíen automáticamente correos electrónicos en función de las entradas de la base de datos, creen citas en el calendario o sincronicen la información de los contactos.
Ejemplo:
FileMaker puede dirigirse a servicios Web como Graph API mediante los comandos Insertar desde URL y cURL para enviar correos electrónicos, crear citas o sincronizar contactos. Para ello, deben implementarse claves API y mecanismos de autenticación OAuth.
RestriccionesLa configuración de la API Microsoft Graph requiere conocimientos técnicos en cuanto a llamadas a la API, mecanismos de autenticación y trabajo con JSON. Es una buena opción para las organizaciones que ya están muy integradas en la nube de Microsoft 365, pero puede resultar demasiado compleja para los equipos más pequeños.
2.4 Conexión mediante herramientas de automatización como Zapier o Integromat (Make)
Otra forma de conectar FileMaker y Outlook es utilizar plataformas de automatización como Zapier o Integromat (Make). Estos servicios permiten crear flujos de trabajo entre distintas apps sin tener que programarlos uno mismo.
Ejemplo:
Podría configurar un flujo de trabajo en Zapier que envíe automáticamente un correo electrónico en Outlook cuando se cree un nuevo registro en FileMaker. Para ello, tendría que conectar FileMaker y Outlook a Zapier mediante webhooks.
Ventajas: Facilidad de uso: no se necesitan conocimientos de programación, ya que los flujos de trabajo se crean a través de una interfaz visual. Flexibilidad: automatiza diversas tareas, como el envío de correos electrónicos, la sincronización de calendarios y la gestión de contactos.
RestriccionesEstas soluciones suelen basarse en suscripciones y pueden llegar a ser costosas si se utilizan mucho. Además, el uso de Zapier o Make está basado en la nube, lo que podría suponer un problema para las empresas que necesitan trabajar localmente por motivos de seguridad.
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3. utilizar Microsoft Graph API para el correo electrónico, las citas y los contactos
Microsoft Graph API permite acceder a datos y servicios en la nube de Microsoft 365, incluidos correos electrónicos, calendarios, contactos y mucho más. Puede integrar FileMaker con Microsoft Graph API para enviar correos electrónicos, crear citas o sincronizar contactos.
Esta guía le muestra cómo utilizar Microsoft Graph API con FileMaker mediante el envío de solicitudes de API a través de cURL. También recibirá un script de ejemplo para enviar correos electrónicos y crear entradas de calendario.
Requisitos previos:
- Cuenta Microsoft 365 con la autorización adecuada para acceder a Microsoft Graph API.
- Registro de aplicaciones Azure ADpara obtener tokens de acceso para la autenticación.
- FileMaker Pro y conocimientos básicos de JSON y cURL.
- Conocimientos de OAuth 2.0 para la autenticación.
Paso 1: Registro de la aplicación en Azure AD
Para utilizar la API Microsoft Graph, debe registrar una aplicación en Azure Active Directory (AD). Esto le proporcionará el ID de cliente, el ID de inquilino y el secreto de cliente necesarios para la autenticación.
- Inicie sesión en el portal de Azure y vaya a Azure Active Directory.
- Vaya a Registros de aplicaciones y haga clic en Nuevo registro.
- Asigne un nombre a la aplicación y seleccione los tipos de cuenta que pueden acceder a la API.
- En Redirect URI puede añadir una URL ficticia (por ejemplo, https://localhost).
- Tras el registro, anote el ID de la aplicación (ID del cliente) y el ID del directorio (ID del inquilino).
- Vaya a Certificados y Secretos y cree un nuevo secreto de cliente. Guarde el valor del secreto de cliente.
Paso 2: Generar token OAuth 2.0
Necesita un token de acceso OAuth 2.0 para autenticar las llamadas de API a Microsoft Graph. Utilice el siguiente punto final de API para generar un token:
POST https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token
Los parámetros del cuerpo deben tener este aspecto:
client_id=SU_ID_CLIENTE
alcance=https://graph.microsoft.com/.default
client_secret=Su_SECRETO_CLIENTE
grant_type=credenciales_cliente
Esta solicitud POST le proporciona un token de acceso que puede utilizar en sus solicitudes cURL.
Paso 3: Enviar un correo electrónico con FileMaker y Microsoft Graph API
Script de FileMaker para recuperar el token
Primero hay que recuperar el token y guardarlo en una variable de FileMaker.
Establecer variable [$url; valor: "https://login.microsoftonline.com/YOUR_TENANT_ID/oauth2/v2.0/token"]
Establecer variable [$body; valor: "client_id=YOUR_CLIENT_ID&scope=https://graph.microsoft.com/.default&client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET&grant_type=client_credentials"]
Insertar desde URL [Selección; Diálogo: Off; Target: $response; $url; cURL options: "-X POST -H 'Content-Type: application/x-www-form-urlencoded' -d " & $body]
Establecer variable [$access_token; Valor: JSONGetElement($response; "access_token")].
Script de FileMaker para enviar un correo electrónico
Tras recibir el token de acceso, puede enviar un correo electrónico utilizando la API de Microsoft Graph.
Establecer variable [$url; valor: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/sendMail"]
Establecer variable [$email_body; Valor:
"{
'mensaje': {
asunto": "Correo electrónico de prueba de FileMaker",
'body': {
contentType": "Texto",
content':'Este es un correo electrónico enviado desde FileMaker mediante la API Microsoft Graph.
},
destinatarios": [
{
'emailAddress': {
dirección": "empfaenger@example.com
}
}
]
},
saveToSentItems': 'true'
}"]
Insertar desde URL [Selección; Diálogo: Desactivado; Objetivo: $url;
Opciones de cURL: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $email_body]".
Este guión utiliza el guión "Pegar desde URL" de FileMaker para enviar una solicitud POST a la API de Microsoft Graph y enviar un correo electrónico.
Ejemplo de secuencia de comandos para crear una entrada de calendario
El siguiente script crea una nueva cita en el calendario del usuario conectado.
Establecer variable [$url; valor: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events"]
Establecer variable [$event_body; Valor:
"{
asunto": "Reunión con la API de FileMaker",
'body': {
contentType": "HTML",
content": "Debate sobre la integración de FileMaker con Microsoft Graph API.
},
'inicio': {
'dateTime': '2023-09-01T10:00:00',
timeZone': 'Pacific Standard Time' (Hora estándar del Pacífico)
},
'end': {
'dateTime': '2023-09-01T11:00:00',
timeZone': 'Pacific Standard Time' (Hora estándar del Pacífico)
},
asistentes": [
{
'emailAddress': {
dirección": "teilnehmer@example.com
},
tipo": "obligatorio
}
]
}"]
Insertar desde URL [Selección; Diálogo: Desactivado; Objetivo: $url;
Opciones cURL: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $event_body]".
Este script crea una entrada para una reunión en el calendario del usuario. Puede ajustar la fecha, la hora y los participantes según sea necesario.
Ejemplo de script para sincronizar contactos
Este guion muestra cómo se puede sincronizar un contacto de Microsoft 365 con FileMaker.
Establecer variable [$url; valor: "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/contacts"]
Establecer variable [$contact_body; Valor:
"{
'givenName': 'Max',
'apellido': 'Mustermann',
'emailAddresses': [
{
'dirección': 'max.mustermann@example.com',
nombre: Max Mustermann
}
],
businessPhones': [
'+49 123 456789'
]
}"]
Insertar desde URL [Selección; Diálogo: Desactivado; Objetivo: $url;
Opciones cURL: "-X POST -H 'Authorisation: Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type: application/json' -d " & $contact_body]".
Este script añade un nuevo contacto con nombre, apellidos, correo electrónico y número de teléfono a la cuenta de Microsoft 365 del usuario.
FileMaker ERP con cliente de correo electrónico integrado y sincronización con Apple Calendar.
Más información
4. preguntas frecuentes sobre FileMaker y Microsoft Outlook
- ¿Cómo puedo conectar FileMaker con Microsoft Outlook?
- Puede conectar FileMaker a Microsoft Outlook mediante la API Microsoft Graph o los controladores ODBC. Esto permite acceder a correos electrónicos, contactos y entradas de calendario directamente desde FileMaker.
- ¿Qué datos puedo sincronizar entre FileMaker y Outlook?
- Puede sincronizar correos electrónicos, contactos, entradas de calendario y tareas. Estos datos pueden importarse de Outlook a FileMaker o escribirse de FileMaker a Outlook.
- ¿Qué método de autenticación utiliza la API Microsoft Graph para Outlook?
- La API Microsoft Graph utiliza OAuth 2.0. Para establecer una conexión, debe registrar una aplicación en Azure Active Directory y obtener un token de acceso con el ID de cliente y el secreto de cliente.
- ¿Puedo importar correos electrónicos de Outlook a FileMaker?
- Sí, puede enviar una solicitud GET a través de Microsoft Graph API para recuperar datos de correo electrónico de Outlook y almacenarlos en FileMaker. Esto le permite gestionar los correos electrónicos dentro de la base de datos de FileMaker.
- ¿Cómo puedo enviar correos electrónicos directamente desde FileMaker con Microsoft Outlook?
- Puede enviar una solicitud POST a Microsoft Graph API para enviar correos electrónicos directamente desde FileMaker a través de Outlook. Puede transmitir los datos del correo electrónico, como el destinatario, el asunto y el mensaje, en formato JSON.
- ¿Puedo importar contactos de Outlook a FileMaker?
- Sí, puede importar contactos de Outlook en FileMaker a través de Microsoft Graph API. Una solicitud GET al punto final de contactos permite obtener los datos de contacto y guardarlos en FileMaker.
- ¿Cómo puedo integrar el calendario de Outlook en FileMaker?
- Puede recuperar los datos del calendario a través de la API de Microsoft Graph realizando una solicitud GET al punto final del calendario. A continuación, las entradas del calendario se pueden mostrar o editar en FileMaker.
- ¿Cómo puedo solucionar los límites de la API al conectar FileMaker y Outlook?
- La API Microsoft Graph tiene límites de API que restringen el número de solicitudes por unidad de tiempo. Asegúrese de que sus scripts solo envían las llamadas a la API necesarias y de que implementa la gestión de errores para reaccionar ante los límites de la API.
- ¿Cuáles son las ventajas de integrar FileMaker con Outlook?
- La integración permite gestionar correos electrónicos, contactos y calendarios de forma centralizada en FileMaker. Esto ahorra tiempo y reduce la necesidad de utilizar sistemas independientes, lo que hace que los flujos de trabajo sean más eficientes.
- ¿Existen alternativas a Microsoft Graph API para enviar correos electrónicos en FileMaker?
- Sí, también puede enviar correos electrónicos directamente desde FileMaker a través de SMTP sin utilizar Outlook. Para ello, utilice el comando "Enviar a destinatario de correo electrónico" de FileMaker, que utiliza las opciones de correo electrónico integradas en el sistema.
- ¿Qué es el 360Works Email Plugin y cómo se puede utilizar para enviar correos electrónicos en FileMaker?
- 360Works Email Plugin es un plug-in para FileMaker que ofrece funciones ampliadas de correo electrónico. Le permite enviar correos electrónicos a través de SMTP, recuperar correos electrónicos a través de IMAP y admite archivos adjuntos, correos electrónicos HTML y mucho más.
- ¿Qué ventajas ofrece el 360Works Email Plugin en comparación con la función de correo electrónico integrada de FileMaker?
- 360Works Email Plugin ofrece más flexibilidad y funciones avanzadas, como acceso IMAP para recuperar mensajes de correo electrónico, compatibilidad con mensajes de correo electrónico HTML, posibilidad de adjuntar varios archivos y registro detallado de errores. Es ideal para las necesidades de correo electrónico más exigentes.
- ¿Puedo utilizar el plugin 360Works Email para enviar correos masivos?
- Sí, el 360Works Email Plugin es ideal para enviar correos electrónicos masivos. Puede crear guiones en FileMaker que envíen correos electrónicos personalizados a un gran número de destinatarios y automatizar el proceso de envío.
- ¿Puedo gestionar correos electrónicos de diferentes cuentas con el 360Works Email Plugin?
- Sí, el plugin soporta la gestión de múltiples cuentas de correo electrónico. Puede configurar diferentes servidores SMTP y ajustes IMAP para enviar o recuperar correos electrónicos de diferentes cuentas.
- ¿Es difícil integrar FileMaker con Outlook o con un plug-in de correo electrónico?
- La integración a través de Microsoft Graph API o 360Works Email Plugin requiere conocimientos de comunicación API y secuencias de comandos de FileMaker, pero es fácil de implementar con la documentación proporcionada. Ambas soluciones ofrecen potentes opciones para integrar eficazmente el tráfico de correo electrónico en FileMaker.
5. resumen
La integración de FileMaker con Microsoft Outlook ofrece multitud de posibilidades para hacer más eficientes los procesos empresariales y aumentar la facilidad de uso. En función de los requisitos específicos y de la infraestructura técnica de su empresa, puede elegir entre varios métodos para establecer una conexión entre ambos sistemas:
- La función nativa "Enviar correo" de FileMaker suele ser suficiente para una integración sencilla del correo electrónico.
- Para requisitos más complejos y funciones más completas, plugins como 360Works Email Plugin son una opción excelente.
- Para las soluciones modernas basadas en la nube, la API Microsoft Graph ofrece la máxima flexibilidad y acceso a todo el ecosistema de Microsoft 365.
- Las plataformas de automatización como Zapier o Make son adecuadas para los usuarios que desean crear flujos de trabajo rápidos y visuales sin tener que familiarizarse a fondo con la programación.
La elección del método adecuado depende en última instancia de los requisitos específicos y las capacidades técnicas de su organización, así como de las funciones de Outlook que desee integrar en su solución FileMaker.
Con Microsoft Graph API, puede integrar FileMaker y el software ERP gFM Business con los servicios de Microsoft 365 para enviar correos electrónicos, crear entradas de calendario y sincronizar contactos. Estos ejemplos muestran los aspectos básicos del trabajo con Microsoft Graph API y FileMaker, utilizando los comandos cURL para enviar solicitudes de API y procesar los datos JSON recibidos. Una configuración sólida de OAuth 2.0 para la autenticación y una buena gestión de errores son cruciales para garantizar integraciones fluidas.
