FileMaker et Microsoft Outlook
L'intégration de FileMaker avec Microsoft Outlook permet aux entreprises d'optimiser leurs processus commerciaux en réunissant la gestion des données et la communication dans un environnement transparent. Une telle connexion apporte des avantages considérables, notamment dans l'automatisation de l'envoi d'e-mails, de la gestion des contacts et des fonctionnalités de calendrier. Dans ce rapport, nous examinons les différentes manières dont FileMaker peut être connecté à Microsoft Outlook et nous expliquons les méthodes et les plug-ins courants qui aident à assurer une communication transparente entre les deux systèmes.
1. aperçu de la connexion de FileMaker à Outlook
Microsoft Outlook est l'un des programmes de messagerie et de calendrier les plus utilisés au monde, souvent associé à Microsoft 365 (anciennement Office 365). Une intégration d'Outlook avec FileMaker permet de contrôler les fonctions suivantes directement à partir de la base de données FileMaker :
- Envoi d'e-mails: Envoi automatisé ou manuel d'e-mails aux clients, sur la base des entrées de la base de données (p. ex. factures, commandes).
- Gestion des contactsSynchronisation et gestion des contacts entre FileMaker et Outlook.
- Intégration du calendrier: Création et gestion de rendez-vous, de réunions ou de rappels dans Outlook directement à partir de FileMaker.
2. possibilités d'intégration de FileMaker avec Microsoft Outlook
Il existe différentes méthodes et outils pour connecter FileMaker à Outlook. Ceux-ci vont des fonctions FileMaker natives aux plug-ins et aux API. Les options les plus courantes sont
- Scripts FileMaker pour l'envoi d'e-mails via Outlook
- Plug-ins FileMaker spécifiques à Outlook
- Utilisation de l'API Microsoft Graph (basée sur le cloud)
- Connexion via des outils d'automatisation comme Zapier ou Integromat (Make)
2.1 Scripts FileMaker pour l'envoi d'e-mails via Outlook
L'une des façons les plus simples et les plus natives de connecter FileMaker à Outlook est d'utiliser des scripts FileMaker pour contrôler l'envoi d'e-mails via Outlook.
Fonctionnalités de messagerie électronique natives : FileMaker offre la possibilité d'envoyer des e-mails directement à partir de la base de données. Pour ce faire, on utilise la commande de script Envoyer un e-mail. Dans la configuration, vous pouvez sélectionner Outlook comme client de messagerie par défaut, ce qui permet à FileMaker d'accéder directement à Outlook.
Exemple de script :
Envoyer un e-mail [ Envoyer via un client de messagerie ; To : Clients::E-mail ; Subject : "Votre facture" ; Message : "Cher client, vous trouverez ci-joint votre facture actuelle" ; Annexe : Factures::PDF ; ]
Ce script envoie un e-mail à l'adresse e-mail enregistrée dans le champ client, définit un objet prédéfini et ajoute la facture correspondante en pièce jointe. Outlook s'ouvre en tant que client de messagerie et l'utilisateur peut vérifier et modifier l'e-mail avant de l'envoyer.
Avantages: Cette méthode est facile à mettre en œuvre, ne nécessite aucun plug-in supplémentaire et utilise le client Outlook déjà installé. Elle est idéale pour les petites automatisations.
Restrictions: La solution native est relativement limitée, car elle ne prend pas en charge des fonctions avancées telles que la gestion des calendriers ou des automatisations complexes (p. ex. chaînes d'e-mails, e-mails de réponse automatisés). De plus, elle nécessite une confirmation manuelle de la part de l'utilisateur.
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2.2 Plugins FileMaker spécifiques à Outlook
Une manière plus large et plus professionnelle d'intégrer FileMaker et Outlook est d'utiliser des plug-ins. Ceux-ci offrent une plus grande flexibilité et étendent considérablement les fonctionnalités natives de FileMaker. Il existe plusieurs plug-ins spécialement conçus pour connecter FileMaker à Outlook.
Exemple : 360Works Email Plugin
Le plugin 360Works Email est un outil puissant qui étend les fonctionnalités de messagerie électronique directement dans FileMaker. Outre l'envoi et la réception d'e-mails, le plugin prend également en charge l'intégration avec Outlook pour synchroniser les contacts, le calendrier et les fonctions de messagerie avancées.
Fonctions principales :
Envoi et réception d'e-mails via Outlook : Le plugin permet d'envoyer des e-mails directement via Outlook et d'importer les e-mails reçus dans FileMaker.
Synchronisation des contacts: Synchronisez vos contacts FileMaker avec ceux d'Outlook.
Fonctions du calendrier: Créez, modifiez et supprimez des rendez-vous dans Outlook directement à partir de FileMaker.
Avantages : Pas besoin de solutions basées sur le cloud, car le plugin est installé localement sur le serveur FileMaker et le client. Nombreuses fonctionnalités, notamment la prise en charge des pièces jointes, des entrées de calendrier et de la gestion des contacts.
RestrictionsL'utilisation de plugins nécessite une installation sur chaque client, ce qui peut entraîner des frais administratifs dans les grandes entreprises. De plus, les plugins sont payants et doivent faire l'objet d'une licence.
Autres plugins populaires: Outre le plugin 360Works, il existe d'autres options comme le plugin Dacons MailIt ou BaseElements, qui permettent également une intégration avec Outlook et offrent des possibilités étendues de messagerie et de calendrier. Dans le logiciel ERP gFM-Business, le plugin MailIt de Dacons est utilisé comme base pour le client de messagerie intégré.
2.3 Utilisation de l'API Microsoft Graph (basée sur le cloud)
Pour une solution moderne et basée sur le cloud, il est possible d'utiliser l'API Microsoft Graph. Cette API permet de communiquer avec les services Microsoft 365, y compris Outlook, à un niveau très détaillé et flexible.
Avantages de l'API Graph :
- Solution basée sur le cloud : cette solution ne nécessite pas d'installation locale ou de plugins, car elle communique directement avec le cloud Microsoft 365.
- Des fonctionnalités complètes : L'API Graph vous permet d'accéder à toutes les fonctions d'Outlook, y compris la messagerie, les contacts, le calendrier et les tâches.
- Possibilités d'automatisation : Vous pouvez créer des workflows complexes qui, par exemple, envoient automatiquement des e-mails sur la base des entrées de la base de données, créent des rendez-vous dans le calendrier ou synchronisent les informations de contact.
exemple :
FileMaker peut faire appel à des services web tels que l'API Graph via des commandes Insert from URL et cURL pour envoyer des e-mails, créer des rendez-vous ou synchroniser des contacts. Pour cela, il faut mettre en place des clés d'API et des mécanismes d'authentification OAuth.
RestrictionsLa mise en place de l'API Microsoft Graph nécessite un savoir-faire technique en matière d'appels à l'API, de mécanismes d'authentification et de travail avec JSON. C'est une bonne option pour les entreprises qui sont déjà fortement intégrées dans le cloud Microsoft 365, mais elle peut être trop complexe pour les petites équipes.
2.4 Connexion via des outils d'automatisation comme Zapier ou Integromat (Make)
Une autre façon de relier FileMaker et Outlook est d'utiliser des plateformes d'automatisation telles que Zapier ou Integromat (Make). Ces services permettent de créer des workflows entre différentes apps sans avoir à programmer soi-même.
exemple :
Vous pourriez mettre en place un flux de travail dans Zapier qui enverrait automatiquement un e-mail dans Outlook lorsqu'un nouvel enregistrement est créé dans FileMaker. Pour ce faire, vous devriez connecter FileMaker et Outlook à Zapier via des webhooks.
Avantages : Convivialité : aucune connaissance en programmation n'est nécessaire, car les flux de travail sont créés via une interface visuelle. Flexibilité : automatiser un grand nombre de tâches, y compris l'envoi d'e-mails, la synchronisation des calendriers et la gestion des contacts.
RestrictionsCes solutions sont généralement basées sur des abonnements et peuvent être coûteuses si elles sont utilisées à grande échelle. De plus, l'utilisation de Zapier ou Make est basée sur le cloud, ce qui pourrait poser problème aux entreprises qui doivent travailler localement pour des raisons de sécurité.
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3. utiliser l'API Microsoft Graph pour les e-mails, les rendez-vous et les contacts
L'API Microsoft Graph permet d'accéder aux données et aux services du cloud Microsoft 365, y compris les e-mails, les calendriers, les contacts et plus encore. Vous pouvez intégrer FileMaker à l'API Microsoft Graph pour envoyer des e-mails, créer des rendez-vous ou synchroniser des contacts.
Ce guide montre comment utiliser l'API Microsoft Graph avec FileMaker en envoyant des requêtes API via cURL. Vous recevrez également un exemple de script pour l'envoi d'e-mails et la création d'entrées de calendrier.
Conditions préalables :
- Compte Microsoft 365 avec l'autorisation correspondante pour l'accès à l'API Microsoft Graph.
- Enregistrement de l'application Azure ADpour obtenir des jetons d'accès pour l'authentification.
- FileMaker Pro et des connaissances de base en JSON et cURL.
- Connaissances d'OAuth 2.0 pour l'authentification.
Étape 1 : Enregistrement de l'application dans Azure AD
Pour utiliser l'API Microsoft Graph, vous devez enregistrer une application dans Azure Active Directory (AD). Vous obtiendrez ainsi l'ID client, l'ID tenant et le Client Secret nécessaires à l'authentification.
- Connectez-vous au portail Azure et naviguez vers Azure Active Directory.
- Allez dans Enregistrements d'apps et cliquez sur Nouvel enregistrement.
- Donnez un nom à l'application et sélectionnez les types de comptes qui peuvent accéder à l'API.
- Sous URI de redirection, vous pouvez ajouter une URL factice (par ex. https://localhost).
- Après l'enregistrement, notez l'ID de l'application (Client-ID) et l'ID du répertoire (Tenant-ID).
- Allez dans Certificats & secrets et créez un nouveau secret client. Enregistrez la valeur du secret client.
Étape 2 : Générer un token OAuth 2.0
Vous avez besoin d'un jeton d'accès OAuth 2.0 pour authentifier les appels de l'API à Microsoft Graph. Utilisez le point d'accès API suivant pour générer un jeton :
POST https://login.microsoftonline.com/{tenant-id}/oauth2/v2.0/token
Les paramètres du corps doivent se présenter comme suit :
client_id=YOUR_CLIENT_ID
scope=https://graph.microsoft.com/.default
client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET
grant_type=client_credentials
Cette requête POST vous donne un jeton d'accès que vous pouvez utiliser dans vos requêtes cURL.
Étape 3 : Envoyer un e-mail avec FileMaker et l'API Microsoft Graph
Script FileMaker pour récupérer le jeton
Vous devez d'abord récupérer le jeton et l'enregistrer dans une variable FileMaker.
Définir la variable [$url ; valeur : "https://login.microsoftonline.com/YOUR_TENANT_ID/oauth2/v2.0/token"]
Définir la variable [$body ; valeur : "client_id=YOUR_CLIENT_ID&scope=https://graph.microsoft.com/.default&client_secret=YOUR_CLIENT_SECRET&grant_type=client_credentials"]
Insérer depuis URL [sélection ; dialogue : Off ; Destination : $response ; $url ; cURL options : "-X POST -H 'Content-Type : application/x-www-form-urlencoded' -d " & $body]
Définir la variable [$access_token ; Valeur : JSONGetElement($response ; "access_token")]
Script FileMaker pour l'envoi d'un e-mail
Après avoir reçu le jeton d'accès, vous pouvez envoyer un e-mail avec l'API Microsoft Graph.
Définir la variable [$url ; valeur : "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/sendMail"]
Définir la variable [$email_body ; valeur :
"{
'message' : {
'subject' : 'Test e-mail de FileMaker',
'corps' : {
'contentType' : 'Texte',
'content' : 'Ceci est un e-mail envoyé par FileMaker avec l'API Microsoft Graph'.
},
'toRecipients' : [
{
'emailAddress' : {
'adresse' : 'empfaenger@example.com'
}
}
]
},
'saveToSentItems' : 'true' (sauvegarder les éléments envoyés)
}"]
Insérer depuis URL [sélection ; dialogue : Désactivé ; Destination : $url ;
cURL options : "-X POST -H 'Authorization : Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type : application/json' -d " & $email_body]
Ce script utilise le script d'insertion d'URL externe de FileMaker pour envoyer une requête POST à l'API Microsoft Graph et envoyer un e-mail.
Exemple de script pour créer une entrée de calendrier
Le script suivant crée un nouveau rendez-vous dans le calendrier de l'utilisateur connecté.
Définir la variable [$url ; valeur : "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/events"]
Définir la variable [$event_body ; valeur :
"{
'subject' : 'Réunion avec l'API FileMaker
'corps' : {
'contentType' : 'HTML',
'content' : 'Réunion sur l'intégration de FileMaker avec l'API Graph de Microsoft
},
'start' : {
'dateTime': '2023-09-01T10:00:00',
'timeZone' : 'Heure normale du Pacifique'.
},
'end' : {
'dateTime': '2023-09-01T11:00:00',
'timeZone' : 'Heure normale du Pacifique'.
},
'attendees' : [
{
'emailAddress' : {
'adresse' : 'teilnehmer@example.com'
},
'type' : 'required' (obligatoire)
}
]
}"]
Insérer depuis URL [sélection ; dialogue : Désactivé ; Destination : $url ;
cURL options : "-X POST -H 'Authorization : Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type : application/json' -d " & $event_body]
Ce script crée une entrée de calendrier pour une réunion dans le calendrier de l'utilisateur. Vous pouvez personnaliser la date, l'heure et les participants selon vos besoins.
Exemple de script pour synchroniser les contacts
Ce script montre comment synchroniser un contact dans Microsoft 365 avec FileMaker.
Définir la variable [$url ; valeur : "https://graph.microsoft.com/v1.0/me/contacts"]
Définir la variable [$contact_body ; valeur :
"{
'givenName' : 'Max',
'surname' : 'Mustermann',
'emailAddresses' : [
{
'address' : 'max.mustermann@example.com',
'nom' : 'Max Mustermann
}
],
'businessPhones' : [
'+49 123 456789'
]
}"]
Insérer depuis URL [sélection ; dialogue : Désactivé ; Destination : $url ;
cURL options : "-X POST -H 'Authorization : Bearer " & $access_token & "' -H 'Content-Type : application/json' -d " & $contact_body]
Ce script ajoute un nouveau contact avec prénom, nom, e-mail et numéro de téléphone dans le compte Microsoft 365 de l'utilisateur.
FileMaker ERP avec client de messagerie intégré et synchronisation avec le calendrier Apple.
Plus d'informations
4. questions fréquentes sur FileMaker et Microsoft Outlook
- Comment connecter FileMaker à Microsoft Outlook ?
- Vous pouvez connecter FileMaker à Microsoft Outlook via l'API Microsoft Graph ou les pilotes ODBC. Cela permet d'accéder aux e-mails, aux contacts et aux entrées de calendrier directement depuis FileMaker.
- Quelles données puis-je synchroniser entre FileMaker et Outlook ?
- Vous pouvez synchroniser les e-mails, les contacts, les entrées de calendrier et les tâches. Ces données peuvent être importées dans FileMaker à partir d'Outlook ou écrites dans Outlook à partir de FileMaker.
- Quelle méthode d'authentification utilise l'API Microsoft Graph pour Outlook ?
- L'API Microsoft Graph utilise OAuth 2.0. Pour établir une connexion, vous devez enregistrer une application dans Azure Active Directory et obtenir un jeton d'accès avec l'ID et le secret du client.
- Puis-je importer des e-mails d'Outlook dans FileMaker ?
- Oui, vous pouvez envoyer une requête GET via l'API Microsoft Graph pour récupérer des données d'e-mail depuis Outlook et les stocker dans FileMaker. Cela permet de gérer les e-mails au sein de la base de données FileMaker.
- Comment envoyer des e-mails directement depuis FileMaker avec Microsoft Outlook ?
- Vous pouvez envoyer une requête POST à l'API Microsoft Graph pour envoyer des e-mails directement depuis FileMaker via Outlook. Ce faisant, vous pouvez transmettre les données de l'e-mail telles que le destinataire, l'objet et le message au format JSON.
- Puis-je importer des contacts Outlook dans FileMaker ?
- Oui, vous pouvez importer des contacts Outlook dans FileMaker via l'API Microsoft Graph. Une requête GET sur le point de terminaison des contacts permet d'obtenir les données des contacts et de les enregistrer dans FileMaker.
- Comment intégrer le calendrier Outlook dans FileMaker ?
- Vous pouvez récupérer des données de calendrier via l'API Microsoft Graph en envoyant une requête GET au point final du calendrier. Les entrées de calendrier peuvent ensuite être affichées ou modifiées dans FileMaker.
- Comment gérer les limites de l'API lors de la connexion de FileMaker et Outlook ?
- L'API Microsoft Graph a des limites API qui restreignent le nombre de requêtes par unité de temps. Assurez-vous que vos scripts n'envoient que les appels API nécessaires et que vous implémentez la gestion des erreurs pour répondre aux limites de l'API.
- Quels sont les avantages de l'intégration de FileMaker avec Outlook ?
- L'intégration permet de gérer les e-mails, les contacts et les calendriers de manière centralisée dans FileMaker. Cela permet de gagner du temps et de réduire le besoin de systèmes séparés, ce qui rend les processus de travail plus efficaces.
- Existe-t-il des alternatives à l'API Microsoft Graph pour l'envoi d'e-mails dans FileMaker ?
- Oui, vous pouvez également envoyer des e-mails directement depuis FileMaker via SMTP, sans utiliser Outlook. Pour ce faire, utilisez la commande "Envoyer à un destinataire e-mail" de FileMaker, qui utilise les options de messagerie intégrées du système.
- Qu'est-ce que le plug-in 360Works Email et comment l'utiliser pour l'envoi d'e-mails dans FileMaker ?
- Le 360Works Email Plugin est un plug-in pour FileMaker qui offre des fonctions de messagerie avancées. Il permet d'envoyer des e-mails via SMTP, de récupérer des e-mails via IMAP et prend en charge les pièces jointes, les e-mails HTML et bien plus encore.
- Quels sont les avantages du plug-in 360Works Email par rapport à la fonction de messagerie intégrée de FileMaker ?
- Le plugin 360Works Email offre une plus grande flexibilité et des fonctionnalités avancées telles que l'accès IMAP pour la consultation des e-mails, la prise en charge des e-mails HTML, la possibilité de joindre plusieurs fichiers et un journal d'erreurs détaillé. Il est idéal pour les besoins de messagerie plus exigeants.
- Puis-je utiliser le plugin 360Works Email pour envoyer des e-mails en masse ?
- Oui, le plugin 360Works Email est parfaitement adapté à l'envoi d'e-mails en masse. Vous pouvez créer des scripts dans FileMaker qui envoient des e-mails personnalisés à un grand nombre de destinataires et automatiser l'envoi.
- Puis-je gérer les e-mails de différents comptes avec le plugin 360Works Email ?
- Oui, le plugin prend en charge la gestion de plusieurs comptes de messagerie. Vous pouvez configurer différents serveurs SMTP et paramètres IMAP afin d'envoyer ou de récupérer des e-mails depuis différents comptes.
- L'intégration de FileMaker avec Outlook ou un plug-in de messagerie est-elle difficile ?
- L'intégration via l'API Microsoft Graph ou le 360Works Email Plugin nécessite des connaissances en matière de communication API et de scripting FileMaker, mais elle est facilement réalisable grâce à la documentation fournie. Ces deux solutions offrent de puissantes possibilités d'intégrer efficacement le trafic de messagerie dans FileMaker.
5. résumé
L'intégration de FileMaker avec Microsoft Outlook offre une multitude de possibilités pour rendre les processus commerciaux plus efficaces et améliorer la convivialité. En fonction des besoins spécifiques et de l'infrastructure technique de votre entreprise, vous pouvez choisir parmi différentes méthodes pour établir une connexion entre les deux systèmes :
- Pour une intégration simple du courrier électronique, la fonction native "Send Mail" de FileMaker est souvent suffisante.
- Pour des besoins plus complexes et des fonctionnalités complètes, des plugins comme le 360Works Email Plugin sont un excellent choix.
- Pour les solutions modernes basées sur le cloud, l'API Microsoft Graph offre une flexibilité maximale et un accès à l'ensemble de l'écosystème Microsoft 365.
- Les plateformes d'automatisation telles que Zapier ou Make conviennent aux utilisateurs qui souhaitent créer des flux de travail rapides et visuels sans devoir se plonger profondément dans la programmation.
Le choix de la bonne méthode dépend en fin de compte des besoins spécifiques et des possibilités techniques de votre entreprise, ainsi que des fonctions Outlook que vous souhaitez intégrer dans votre solution FileMaker.
L'API Microsoft Graph vous permet d'intégrer FileMaker et le logiciel ERP gFM-Business avec les services de Microsoft 365 pour envoyer des e-mails, créer des entrées de calendrier et synchroniser des contacts. Ces exemples montrent les bases du travail avec l'API Microsoft Graph et FileMaker, en utilisant les commandes cURL pour envoyer les requêtes API et traiter les données JSON reçues. Une solide mise en place d'OAuth 2.0 pour l'authentification et une bonne gestion des erreurs sont essentielles pour garantir des intégrations sans problème.
