Connecter FileMaker à HubSpot CRM
Dans le monde moderne de l'entreprise, l'intégration de différents systèmes est essentielle pour assurer le bon déroulement des activités. C'est particulièrement important lorsqu'il s'agit de relier un système de gestion de la relation client (CRM) performant comme HubSpot à une solution ERP sur mesure basée sur FileMaker comme gFM-Business. Cette connexion permet une collaboration transparente entre les équipes de vente, de marketing et de gestion des opérations, en échangeant et en synchronisant les données de manière efficace et transparente.
Cet article traite des différentes manières dont le système CRM HubSpot peut être connecté à la plateforme FileMaker et plus particulièrement au logiciel ERP gFM-Business. Il présente des méthodes allant de simples exportations manuelles de données à des solutions middleware, en passant par des intégrations API, qui permettent une synchronisation flexible et efficace des deux systèmes.
Table des matières
Aperçu des systèmes
HubSpot CRM
HubSpot CRM est une solution logicielle puissante basée sur le cloud, principalement utilisée à des fins de vente, de marketing et de service clientèle. Elle offre un grand nombre d'outils pour gérer les contacts avec les clients, les processus de vente, la planification et l'automatisation des campagnes de marketing et la gestion des demandes de service après-vente. HubSpot offre une interface API ouverte qui permet une intégration complète avec d'autres applications.
Claris FileMaker
FileMaker est une solution de base de données flexible et multiplateforme, souvent utilisée par les PME et les petites entreprises. FileMaker permet de créer des solutions de base de données sur mesure pour répondre à des besoins spécifiques, sans nécessiter de connaissances approfondies en programmation.
Logiciel ERP gFM-Business
Le logiciel gFM-Business ERP, basé sur FileMaker, est un logiciel d'entreprise complet pour les petites et moyennes entreprises. Il propose des modules pour la gestion de la relation client, la gestion des marchandises, la comptabilité, la gestion de projet et bien plus encore. Comme gFM-Business est basé sur FileMaker, il existe un lien étroit entre ces deux systèmes.
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Chemins de connexion entre HubSpot et FileMaker
Il existe plusieurs façons de connecter HubSpot à FileMaker et gFM-Business. Celles-ci vont de simples processus d'exportation et d'importation manuels à des intégrations automatisées basées sur l'API. Le choix de la connexion dépend de la complexité de l'entreprise et de l'automatisation souhaitée.
Importation/exportation CSV
L'une des formes les plus simples d'intégration de données entre HubSpot et FileMaker ou gFM-Business est l'importation et l'exportation de fichiers CSV. Les deux systèmes prennent en charge l'exportation et l'importation de fichiers CSV, ce qui permet de transférer manuellement des données telles que les contacts clients ou les informations de vente entre les deux systèmes.
Avantages :
- Simplicité de mise en œuvre
- Aucune connaissance en programmation requise
- Prêt à l'emploi
Inconvénients :
- Pas de synchronisation en temps réel
- Travail manuel nécessaire
- Potentiellement sujet aux erreurs
Cette méthode convient surtout aux entreprises qui ne doivent synchroniser des données qu'occasionnellement et qui n'ont pas besoin d'une intégration en temps réel.
Intégration basée sur l'API
Une méthode plus avancée et plus efficace pour connecter HubSpot à FileMaker et gFM-Business consiste à utiliser l'API ouverte de HubSpot. L'API permet de synchroniser les données en temps réel entre les deux systèmes en développant des scripts individuels ou des intergiciels qui automatisent l'échange de données.
Les étapes de la mise en œuvre :
- Configurer l'accès à l'API de HubSpot: Il faut d'abord créer un accès API chez HubSpot, qui permet d'accéder aux données dans le CRM. HubSpot met à disposition une documentation complète et des SDK pour faciliter l'intégration.
- Intégration de l'API FileMakerFileMaker offre ses propres possibilités d'API, soit via l'API FileMaker Data, soit via ODBC/JDBC. Ces API permettent d'accéder aux tables de base de données d'applications externes, dont HubSpot.
- Création de scriptsL'intégration effective nécessite la création de scripts qui transfèrent les données entre HubSpot et FileMaker/gFM-Business. Il pourrait s'agir d'échanger des contacts, des prospects ou des données de vente. Différents langages de programmation tels que Python, JavaScript ou PHP pourraient être utilisés à cet effet.
Avantages :
- Intégration des données en temps réel
- Automatisation élevée
- Moins de travail manuel
Inconvénients :
- Nécessite des connaissances en programmation
- Mise en œuvre complexe
- Maintenance des scripts et des API nécessaire
Middleware et plates-formes d'intégration
Une autre option pour l'intégration est l'utilisation de middleware ou de plateformes d'intégration telles que Zapier, Integromat, Claris Connect ou Make. Ces plateformes offrent une interface graphique pour la création de workflows qui peuvent synchroniser automatiquement les données entre HubSpot et FileMaker/gFM-Business, sans nécessiter de connaissances approfondies en programmation.
Procédure à suivre :
Connexion des systèmes : Dans le middleware, une connexion est établie entre HubSpot et FileMaker ou gFM-Business.
Création de workflows : L'interface graphique permet de définir des workflows qui, par exemple, créent automatiquement un enregistrement correspondant dans FileMaker lors de la création d'un nouveau prospect dans HubSpot.
Automatisation : les workflows s'exécutent automatiquement en arrière-plan et garantissent que les deux systèmes restent synchronisés.
Avantages :
- Aucune connaissance en programmation requise
- Interface utilisateur graphique
- Processus automatisés
Inconvénients :
- Dépendance vis-à-vis de fournisseurs tiers
- Coûts éventuels de la plate-forme
- Moins de flexibilité que les intégrations API individuelles
Utilisation de webhooks
HubSpot prend en charge les webhooks, qui peuvent être utilisés pour surveiller les événements dans HubSpot et envoyer des notifications automatiques ou des mises à jour de données à d'autres systèmes, tels que FileMaker ou gFM-Business. Cela nécessite la mise en œuvre d'un point d'accès Webhooks dans FileMaker, qui répond aux requêtes entrantes.
Procédure à suivre :
Configuration des webhooks dans HubSpot : HubSpot peut être configuré pour envoyer une requête HTTP à un point d'accès spécifié lors de certains événements (par ex. un nouveau prospect ou une information de contact mise à jour).
Configurer un point d'accès Webhook dans FileMaker : Dans FileMaker, il est possible de créer un script serveur qui recevra la requête du webhook et effectuera les actions appropriées, comme la création ou la mise à jour d'un enregistrement dans la base de données.
Avantages :
- Transmission de données en temps réel
- Haut degré d'automatisation
Inconvénients :
- Nécessite une certaine programmation
- Dépannage complexe en cas de configuration incorrecte du webhook
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Les défis de l'intégration
L'intégration de HubSpot et de FileMaker/gFM-Business peut présenter quelques défis, en particulier lorsqu'il s'agit de structures de données complexes ou de l'échange de grandes quantités de données.
Compatibilité des données
L'un des défis de l'intégration réside dans le fait que les modèles de données des deux systèmes peuvent ne pas être directement compatibles. Par exemple, certaines rubriques dans HubSpot peuvent ne pas avoir le même type de données que dans FileMaker ou les équivalents de rubriques correspondants peuvent manquer. Cela nécessite souvent des conversions de données supplémentaires ou des adaptations de la structure de la base de données.
Authentification et sécurité
Étant donné que des données clients sensibles sont échangées entre les systèmes, il faut veiller à une authentification et un cryptage sécurisés. Cela est particulièrement pertinent pour les intégrations basées sur l'API ou l'utilisation de webhooks.
Dépannage et entretien
Les intégrations basées sur l'API nécessitent une surveillance et une maintenance régulières afin de garantir que les données sont échangées correctement et qu'aucune erreur de synchronisation ne se produit. Les modifications apportées aux API des systèmes impliqués peuvent également nécessiter des adaptations des scripts d'intégration.
Connecter l'API HubSpot à FileMaker ou gFM-Business
L'intégration du CRM HubSpot avec le logiciel ERP gFM-Business basé sur FileMaker offre aux entreprises la possibilité de relier efficacement les processus de vente, de marketing et d'exploitation. Grâce à la connexion via l'API HubSpot et l'API FileMaker Data, les données peuvent être automatiquement synchronisées entre les deux systèmes. Cela crée un flux de données transparent entre le CRM et l'ERP et minimise les processus manuels.
Ce guide explique les étapes de base pour connecter HubSpot CRM à FileMaker et au logiciel ERP gFM-Business, en se basant sur l'utilisation des API des deux systèmes.
Conditions préalables
Avant de commencer, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :
- FileMaker Server (ou FileMaker Pro Advanced) est installé et configuré.
- Accès à HubSpot avec des clés API ou des jetons OAuth.
- Connaissance des API REST et des formats de données JSON.
- Connaissances en programmation FileMaker Script et Web-Requests (cURL).
Étape 1 : Configurer l'accès à l'API HubSpot
Tout d'abord, vous devez avoir accès à l'API HubSpot pour extraire des données du CRM HubSpot ou y envoyer des données.
1.1 Créer une clé d'API HubSpot
- Connectez-vous à votre compte HubSpot.
- Allez dans Paramètres.
- Dans le menu de gauche, cherchez la section Intégrations et cliquez sur Clés API.
- Générez une nouvelle clé d'API si vous n'en avez pas encore et copiez-la pour une utilisation ultérieure. Vous pouvez également utiliser OAuth pour établir une connexion API plus sûre, recommandée pour les applications plus importantes et plus sécurisées.
1.2 Vérifier les points de terminaison de l'API
HubSpot propose une documentation complète sur l'API à l'adresse developers.hubspot.com/docs/api/overview. Les principaux points de terminaison incluent
- Contacts: /contacts/v1/
- Entreprise: /companies/v2/
- Deals: /deals/v1/
- Engagements: /engagements/v1/
Vous avez besoin de ces points de terminaison pour extraire les données pertinentes de HubSpot ou pour y envoyer des données.
Étape 2 : Se connecter à FileMaker
FileMaker propose une API de données qui permet d'intégrer des services Web externes tels que l'API HubSpot. Vous pouvez envoyer et recevoir des requêtes REST via l'API FileMaker Data pour synchroniser les données.
2.1 Mettre en œuvre les appels API dans FileMaker
Utilisez la fonction Insert from URL de FileMaker pour envoyer des requêtes API à HubSpot et traiter les réponses.
Créer une requête API dans FileMakerCréez un nouveau script dans FileMaker qui utilise la fonction Insert from URL. Indiquez ici l'URL de l'API HubSpot, le point final et la clé de l'API.
Exemple de requête GET pour récupérer les coordonnées d'un contact :
Définir la variable [$url ; valeur : "https://api.hubapi.com/contacts/v1/lists/all/contacts/all?hapikey=IHR_HUBSPOT_API_KEY"]
Insérer depuis URL [Sélection ; Dialogue : Désactivé ; Destination : $response ; $url]
Ce script enregistre la réponse JSON de HubSpot dans la variable $response.
Traiter les données JSON dans FileMaker: Utiliser la fonction JSONGetElement de FileMaker pour extraire des données spécifiques de la réponse JSON et les écrire dans des rubriques.
exemple :
Définir la variable [$email ; Valeur: JSONGetElement ( $response ; "contacts[0].properties.email.value" )]
Définir la valeur du champ [Contacts::Email ; $email]
Enregistrer les données dans FileMaker : vous pouvez enregistrer les données extraites dans les rubriques correspondantes de la base de données gFM Business, par ex. contacts, entreprises, deals, etc.
2.2 Envoi de données à HubSpot
Pour ajouter ou mettre à jour des données dans HubSpot (p. ex. créer un nouveau contact), vous utilisez une requête POST. Cela nécessite l'envoi de données JSON à l'API HubSpot.
Exemple de création d'un nouveau contact dans HubSpot :
Définir la variable [$url ; Valeur: "https://api.hubapi.com/contacts/v1/contact?hapikey=YOUR_HUBSPOT_API_KEY"]
Définir la variable [$data ; Valeur: "{ 'properties' : [ {'property' : 'email', 'value' : 'test@example.com' }, {'property' : 'firstname', 'value' : 'Max' }, {'property' : 'lastname', 'value' : 'Mustermann' } ] }"]
Insérer depuis URL [sélection ; dialogue : Off ; Destination : $response ; URL : $url ; options cURL : "-X POST -H 'Content-Type : application/json' -d " & $data]
Intégration avec gFM-Business ERP
Le logiciel ERP gFM-Business est basé sur FileMaker et peut donc bénéficier des mêmes méthodes que celles décrites pour l'intégration générale de HubSpot et FileMaker.
Synchronisation automatique des données de contact
Une application fréquente pour l'intégration de HubSpot et de gFM-Business ERP est la synchronisation automatique des données de contact. Par exemple, lorsqu'un nouveau contact est créé dans HubSpot, il doit être automatiquement transféré dans gFM-Business ERP.
- Importation de données depuis HubSpot: écrire un script qui envoie régulièrement (par exemple via une planification) des requêtes API à HubSpot pour extraire les nouveaux contacts ou les contacts mis à jour et les enregistrer dans gFM-Business.
- Exportation des données vers HubSpot: Lorsque de nouvelles données clients ou commerciales sont créées dans gFM-Business, une requête POST peut être envoyée à l'API HubSpot afin de les enregistrer dans HubSpot.
Automatisation du flux de travail
L'intégration de HubSpot avec gFM-Business ERP permet d'automatiser les flux de travail. Par exemple, un marché nouvellement créé dans HubSpot peut déclencher automatiquement un nouveau projet dans gFM-Business. Pour ce faire, il faut programmer un webhook ou une requête API qui réagit à certains événements dans HubSpot et exécute une action dans gFM-Business ERP.
API RESTful avec gFM-Business ERP et FileMaker Server
Plus d'informations Automatisation et gestion des erreurs
Automatisation des appels à l'API
Les scripts API peuvent être automatisés dans FileMaker Server en configurant des programmes. Ceux-ci exécutent les scripts à intervalles réguliers et maintiennent les systèmes synchronisés. Cela est particulièrement utile pour la mise à jour des contacts, des offres et des deals.
Gestion des erreurs
Une partie importante de l'intégration des API est la gestion des erreurs. Assurez-vous que votre script réagit aux erreurs renvoyées par les API HubSpot ou FileMaker (par exemple, des clés d'API non valides, des erreurs de serveur, etc.) Pour ce faire, utilisez la fonction Get (LastError) de FileMaker et traitez les erreurs en conséquence.
Exemple:
Si [Obtenir ( DernierErreurN° ) ≠ 0]
Afficher sa propre boîte de dialogue ["Erreur" ; "Il y a eu un problème avec la requête API"].
Fin Quand
Utilisation de solutions middleware
Pour les besoins d'intégration plus complexes ou lorsque le développement en interne n'est pas possible, des solutions middleware telles que Zapier, Integromat ou Workato peuvent être utilisées pour relier HubSpot et FileMaker. Ces plates-formes proposent des connecteurs prédéfinis pour HubSpot et permettent d'envoyer des données vers des webhooks ou des API de FileMaker.
Foire aux questions sur FileMaker et HubSpot
- Comment connecter FileMaker au CRM HubSpot ?
- Vous pouvez connecter FileMaker à HubSpot CRM en utilisant l'API HubSpot. Pour ce faire, vous créez des scripts dans FileMaker qui envoient des requêtes API à HubSpot afin de récupérer ou de mettre à jour des données telles que les contacts, les contrats ou les entreprises. L'API permet d'intégrer les systèmes entre eux.
- De quoi ai-je besoin pour utiliser l'API HubSpot dans FileMaker ?
- Vous devez disposer d'une clé API ou d'un jeton OAuth de HubSpot pour pouvoir utiliser l'API HubSpot. Ces autorisations permettent à FileMaker d'accéder aux données de votre compte HubSpot et d'échanger des informations.
- Quelles données puis-je synchroniser entre FileMaker et HubSpot ?
- Vous pouvez synchroniser de nombreuses données différentes entre FileMaker et HubSpot, telles que des contacts, des sociétés, des contrats, des e-mails et des tâches. Vous pouvez récupérer ces données depuis HubSpot ou insérer de nouveaux enregistrements de FileMaker dans HubSpot.
- Comment configurer la communication API entre FileMaker et HubSpot ?
- Pour mettre en place la communication API, utilisez la commande "Coller depuis URL" dans FileMaker pour envoyer des requêtes HTTP à l'API HubSpot. Vous spécifiez alors les points de terminaison, les clés API et les paramètres nécessaires pour demander ou mettre à jour des données spécifiques.
- Puis-je synchroniser FileMaker et HubSpot en temps réel ?
- Oui, vous pouvez mettre en place une synchronisation en temps réel en programmant des appels API réguliers de FileMaker vers HubSpot. FileMaker peut ainsi récupérer automatiquement des données depuis HubSpot ou envoyer des données à HubSpot dès qu'un enregistrement est mis à jour.
- Quelles sont les méthodes d'authentification prises en charge par HubSpot ?
- HubSpot prend en charge l'authentification par clé API et OAuth 2.0. Pour une intégration de base, la clé API peut être utilisée, tandis qu'OAuth 2.0 est recommandé pour des accès plus sécurisés et dépendants de l'utilisateur.
- Puis-je importer des contacts HubSpot dans FileMaker ?
- Oui, vous pouvez importer des contacts de HubSpot dans votre base de données FileMaker via l'API. Pour ce faire, vous envoyez une requête GET au point final du contact HubSpot et vous traitez les données JSON renvoyées pour enregistrer les contacts dans FileMaker.
- Comment transférer des contacts de FileMaker vers HubSpot ?
- Pour transférer des contacts de FileMaker vers HubSpot, vous envoyez une requête POST au point final de contact HubSpot. Vous transmettez ainsi les informations de contact sous forme de données JSON, qui sont ensuite enregistrées dans HubSpot. Les scripts FileMaker peuvent automatiser ce processus.
- Puis-je utiliser les données de HubSpot pour créer des rapports dans FileMaker ?
- Oui, vous pouvez importer des données de HubSpot dans FileMaker et les utiliser dans des rapports. Grâce à des requêtes API régulières, vous pouvez récupérer des données actualisées sur les deals, les contacts et les activités dans FileMaker et les associer à vos propres données pour créer des rapports complets.
- Comment gérer les limites de l'API entre FileMaker et HubSpot ?
- HubSpot a des limites d'API qui varient en fonction du plan. Pour gérer ces limites, vous devez vous assurer que vos scripts FileMaker n'envoient des requêtes à HubSpot que lorsque cela est nécessaire. Vous pouvez également intercepter les messages d'erreur API et personnaliser les scripts afin d'optimiser le nombre d'appels API.
- Quels sont les avantages de la connexion de FileMaker à HubSpot ?
- La connexion de FileMaker à HubSpot permet de synchroniser efficacement les données des deux systèmes. Vous pouvez mieux gérer les relations avec les clients en regroupant les ventes, le marketing et l'assistance dans une base de données centrale, ce qui vous permet d'optimiser vos processus commerciaux.
Résumé
La connexion du système CRM HubSpot à FileMaker et au logiciel ERP gFM-Business peut se faire de différentes manières, depuis de simples importations manuelles de fichiers CSV jusqu'à des intégrations API complexes et automatisées. Le choix de la méthode la plus appropriée dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, des ressources disponibles et du niveau d'automatisation souhaité.
Pour les petites entreprises disposant de ressources techniques limitées, une intégration CSV pourrait suffire, tandis que les grandes entreprises ou celles qui ont des exigences élevées en matière d'automatisation et de synchronisation en temps réel pourraient bénéficier des avantages d'une solution basée sur l'API ou sur un middleware. Dans tous les cas, les entreprises devraient s'assurer que la solution d'intégration choisie est sûre, fiable et adaptée à leurs processus commerciaux spécifiques.
La connexion de HubSpot CRM au logiciel ERP gFM-Business basé sur FileMaker via les API des deux systèmes ouvre de nombreuses possibilités d'automatisation et d'optimisation des processus commerciaux. L'échange automatisé de données entre les deux systèmes permet d'augmenter l'efficacité, de minimiser les erreurs et de garantir un flux d'informations fluide. Selon les exigences, l'intégration peut être réalisée à l'aide de simples scripts, de middleware ou d'architectures API complexes.
